10采购控制程序.doc

吉林省华兴工程建设有限公司采购控制程序文件编号：CX(QEO)-7-03-A版本号/修改状态：A/1页 码：4/41 目的对施工所用材料及机械设备的采购过程和供方进行控制，以确保所规定的采购要求是充分的、适宜的，采购的产品及机械设备符合规定的要求。 2 适用范围本程序适用与本公司承建的所有工程项目的材料及机械设备的采购；外委加工供方、监视和测量设备检定单位的选择、评价和重新评价；对材料供方提供服务的控制。 3 职责3.1 专业公司、项目部负责组织对供方进行选择和评价，编制合格供方清单，并对合格供方的供货业绩定期进行评价，建立合格供方档案，报经营管理处汇总。3.2 经营管理处负责汇总采购计划、对采购计划进行审核。3.3 经营管理处负责组织制定监视和测量设备、机械设备采购计划和采购要求。3.4 项目部负责制定材料采购计划、采购要求，提供监视和测量设备采购计划，报专业公司主管领导审核。3.5 项目部材料员负责进场材料的验证和现场管理，项目部质检员负责进货原材料复验。4 工作程序4.1 采购计划制定和审批4.1.1项目部根据工程技术人员提供的预算书和相关技术资料，制定采购计划和采购要求构成采购文件，说明材料、设备进场时间、数量，报专业公司审批。4.1.2专业公司负责审核采购文件，负责汇总采购计划和采购要求，将汇总后的采购文件送经营管理处。4.1.3专业公司经理批准采购文件。4.1.4急、缺、漏项需追加的施工材料由项目部编制采购计划，经项目部技术负责人审核，报项目经理审批后可按采购程序组织采购。4.2 采购文件 采购文件由采购计划、专业公司审核、专业公司经理批准意见组成。4.2.1采购计划 采购计划应说明材料名称、规格、质量、产地、数量，设备名称、型号、产地、性能、数量，进场时间。4.2.2审批意见 专业公司在采购文件上应有审核后同意与否的结论或要求，专业公司经理在采购文件上应有批准意见。只有具备以上要求的采购文件才是向供方沟通或说明的有效文件，并报经营管理处备案。4.3 供方评价4.3.1调查4.3.1.1项目部向可能与之合作的供方按照供方调查评审表进行调查，要求认真填写，加盖公章报专业公司。4.3.1.2调查内容a. 供方产品质量、价格、交货情况、后续服务、支持能力、相关经验和历史业绩；b. 供方的保证能力、遵守环境、职业健康安全有关的法律法规和其他要求的情况；c. 供方提供该类产品方面的顾客满意程度；d. 与供货能力有关的财务状况等。4.3.1.3调查方式a. 采用信函、电话、传真等方式了解供应类似产品的历史情况或其他使用者经验、质量保证能力。有否违反有关环境、职业健康安全方面的法律、法规和其他要求的行为，有条件的可亲临厂方实地考察，了解此类产品使用单位的使用结果。每次调查责任人员填写调查表并提出评价意见；b. 供方质量认定实验；c. 材料质量判定：供方提供样品及相关证明材料、对其分析检测，并出具质量检验报告。4.3.2 选择、评价、重新评价供方4.3.2.1A类、B类材料、设备，外委检测计量器具检定单位的评价与选择。a. 在评价前由专业公司负责提出供方调查评审表；b. 由公司专业公司根据调查结果和供方质量评定实验报告进行评价，并填写供方调查评审表。c. 评价分“好”、“较好”、“一般”、“差”四等，“差”的不为供方。在评价的基础上，由经济运行管理处提出合格供方清单，并形成文件。4.3.2.2C类材料由材料员自行组织采购（应有产品合格证）。4.3.2.3采购A类、B类材料、设备、监视和测量设备，必须在合格供方清单中选择供方。4. 3.2.4对合格供方实行监督管理，将监督管理情况填在供方调查评审表内，对产品出现不稳定的情况，供方出现违反有关环境、职业健康安全法律法规和其他要求的行为应限期纠正，并验证其效果，对不符合要求的供方从合格清单中删除。4. 3.2.5合格供方清单每年初由经营管理处负责更新和发布。4. 3.3经营管理处应保留评价结果，以及由评价可能产生任何针对所采购产品和供方的必要措施的记录(包括与供方沟通和供货业绩的记录)。4.4 采购合同的签订和变更4.4.1采购必须同供方签订合同，条款中应明确所订购材料产品执行的标准名称、类别、规格、型号、数量、价格、供货时间、付款方式、检验和验证办法及双方责任、义务、违约处罚办法，要特别明确采购产品达不到采购要求的处理办法。采购合同签订后记录在物资订货合同记录表上，合同副本上报财务，并存档。4.4.2采购合同的签订必须授权人办理。4.4.3签订后的采购合同需要变更时，应由原合同签定人及时通知供方更改合同。4.5 采购管理4.5.1所有施工材料和B类设备由项目部负责采购，A类设备由公司安全生产处负责审核，使用部门采购。4.5.2采购人员必须根据采购文件的要求在合格的供方处采购材料、设备等，专业公司、项目部严格按合同要求进行跟踪监督合同的正常运行。4.5.3采购物资进场，材料员按监视和测量控制程序进行验证。进场材料必要时到试验室复验。对进场的材料按标识和可追溯管理程序进行标识。不合格的材料执行不合格品控制程序。4.5.4采购设备进场后，由安全生产处及相关部门进行验收，合格设备列入设备台帐，不合格的设备执行不合格品控制程序。4.5.5材料进场后，应建立台帐，按物资管理制度进行管理。4.6 采购产品的验证4.6.1采购产品的验证按合同规定进行，顾客或公司需在供方的现场实施验证时，应在采购合同中说明验证的具体事项，以及产品放行的规定。4.6.2采购产品的检验或其他必要的活动有多种方式，公司应根据供方的质量、环境、职业健康安全保证能力和产品的重要性检验成本等具体情况，规定对其实施验证的方式和内容，对必须复验的材料由试验室实施。4.6.3顾客的验证不能免除本公司提供合格产品的责任，也不排除顾客拒收的可能。5 相关文件5.1文件控制程序 CX(QEO)-4-01-A5.2记录控制程序 CX(QEO)-4-02-A5.3监视和测量控制程序 CX(QEO