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第六章会议管理 6 1会议概述 6 1 1会议的含义 会议是现代社会生活 政治生活 经济生活中一种经常而广泛的活动形式 开会 同人们关系极为密切 而组织安排会议 则同秘书部门 秘书工作人员的关系极为密切 秘书必须了解会务工作的一般程序和工作方法 并掌握会议服务的操作技巧 使会议举行达到预期的目的 从词义上讲 会 是聚集 会合 议 是商议 议事 就是讨论和研究问题 会议是人们在法律范围内有组织地聚集在一起 讨论和研究问题的一种社会活动方式 从历史发展的角度看 人类进入群体社会后 有了相互交往就有了会议 古人说 议事以判 政乃不迷 尚书 周官 从信息论的角度看 会议是输入信息 加工信息 输出信息的一种方式 任何会议都有它的具体内容 即信息 没有新的信息 或者不是创造性地研究分析既有的信息 会议就失去了意义 就没有召开的价值 从系统工程的角度看 领导机关召开会议是一种领导方式 会内工作必须与会外工作配合 会前 会中与会后工作必须结合 才能使会议精神 决议得以贯彻 产生效果 这说明 会议不是孤立的 惟一的 万能的工作方式 6 1 2会议的要素 会议基本要素包括 目的 时间 会址 主持者 组织者 也可能同主持者合一 与会者 事项 议题 议程 信息 情况 观点 结论 对策等 会议规则 实现信息有效传递所需要的基本物质条件 会场和其他设施等 会议其他要素包括 名称 服务机构 秘书机构 经费 文件材料 专用设备工具 各种消耗性材料等 6 1 3会议的种类 1 根据会议的性质划分 2 依据会议的形式划分 决策性会议和非决策性会议 工作会议 座谈会议 恳谈会 动员会 现场会 研讨会 记者招待会 听证会 联席会议 董事会 3 根据会议的规模划分 小型会议 中型会议 大型会议 特大型会议 4 根据会议所跨的地域范围划分 国际性会议 全国性会议 地区性会议 部门会议 会议类型除以上划分外 还可以从保密角度划分为公开性会议 秘密性会议 从会议召开的载体上划分 可分为常规性会议 电视电话会议 电子计算机网络会议等 会议的功能是具体的 多方面的 但最本质的功能在于 实现信息的多向即时传递 也就是在同一时刻能在众人当中进行即刻反馈的信息沟通 其优势是 可以使信息沟通快捷方便 不必 一对一 逐个进行 能同时向多方面传播讯息 而且各方能即刻做出反应 节约时间 有较高的沟通效率 信息传递过程更可靠 信息失真度低 因为即刻的反馈可以及时消除误解 面对面交流 可借助情感力量和心理因素提高沟通效果 6 1 4会议的功能 有效聚集集体的智慧和力量 集体的智慧和力量要远远高于 大于个体智慧和力量的总和 但这里需要有一个必不可少的条件 就是必须将个体聚合成一个整体 而会议正可以实现这种效果 发扬民主 密切干群关系 统一思想 推动工作 会议的功能使其具备了其他信息交流工具 其他工作方式所没有或所不足的优势 它特别适用于深化或统一人们的认识 沟通感情 处理事务 在处理事务方面 特别适用于形成决策 指导或布置工作 协调关系 互通情况 联络感情 实现信息近距离多向传递等 6 2会前筹备 6 2 1会议方案的制定 会前筹备工作主要包括 制订会议计划 会前物品准备工作 如制发会议通知 准备会议文件和用品 会场布置 住宿和餐饮安排 1 安排会议主题或议题 2 确定会名 规模和规格 提出与会人员范围或人员名单 3 拟订会议的时间与会期 4 拟订会议的议程与日程安排 5 会议经费项目预算 6 其它事项 案例 时装秀 方案某服装集团为了开拓夏季服装市场 拟召开一个服装展示会 推出一批夏季新款时装 秘书小李拟了一个方案 内容如下 1 会议名称 2011XX服装集团夏季时装秀 2 参加会议人员 上级主管部门领导2人 行业协会代表3人 全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人 主办方领导及工作人员20名 另请模特公司服装表演队若干人 3 会议主持人 XX集团公司负责销售工作的副总经理 4 会议时间 2002年5月18日上午9点30至11点 5 会议程序 来宾签到 发调查表 展示会开幕 上级领导讲话 时装表演 展示活动闭幕 收调查表 发纪念品 6 会议文件 会议通知 邀请函 请柬 签到表 产品意见调查表 服装集团产品介绍资料 订货意向书 购销合同7 会址 服装集团小礼堂 8 会场布置 蓝色背景帷幕 中心挂服装品牌标识 上方挂展示会标题横幅 搭设T型服装表演台 安排来宾围绕就座 会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅 9 会议用品 纸 笔等文具 饮料 照明灯 音响设备 背景音乐资料 足够的椅子 纪念品 每人发XX服装集团生产的T恤衫1件 10 会务工作 安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到 住宿 安排交通车接送来宾 展示会后安排工作午餐 思考题 小李的会议方案有无改进的地方 6 2 2会前物品准备 1 会议文件准备 2 制发会议通知 3 会议用品的准备 4 选择与布置会场 5 安排会议食宿 6 3会中管理与服务工作 6 3 1接站 6 3 2会议签到 当举办大型会议的时候 由于与会人员来自各个地方 可能对会议地点与路程不太熟悉 因此秘书要安排人员到飞机场 火车站 长途客运站和码头等处迎接 接站时一般要持醒目标志 以免漏接与会者 为了随时掌握报到人数 要认真搞好签到工作 秘书人员在会议召开前应准备好签到所需的用品 目前 签到的方式主要有两种 1 簿式签到 簿式签到是指与会人员到会时 在签到簿上签上自己的姓名 单位 职务等内容 以表示到会 簿式签到方式简便易行 但容易在会场门口形成拥挤现象 因此 比较适合于小型会议或庆典性会议 2 卡片式签到 卡片式签到又可以分为两种 一种是将预先印制好的卡片 相当于入场券 提前发给与会者 入场时 交出一张即可 另一种是磁卡签到 即与会者进入会场时 手持事先领取的磁卡 送进电子签到机里 签到机便即时将其姓名 号码等内容输入电脑 与会者入场完毕 签到情况便立即在电脑屏幕上显示出来 卡片式签到方式适用于较大型会议 6 3 3协助正确使用会场设备并发放会议用品 会场内设备主要包括灯光设备 音响设备 空调设备 通风设备 录音 摄像等设备以及必要的安全设施等 秘书人员应当会使用这些设备 秘书人员还应提供会场用品 包括发放会议所需文具 随时提供主席台与会场人员饮用的茶水 饮料等 6 3 4协助完成与会人员的食宿安排 与会者食宿问题是会议召开期间会场外服务工作中最重要的工作 因此必须非常重视 虽然在会议召开前 食宿工作都已准备就绪 但与会人员到会后 仍然会对食宿问题提出一些具体的要求和意见 秘书人员应当虚心听取这些意见 尽可能满足与会者的要求 做到主动热情服务 例如有的与会者由于种种原因提出调整房间的要求 秘书人员应尽量给以调换 实在做不到的 也应耐心给予解释 并表示歉意 又如有的与会者可能对饮食不习惯 而提出意见 也应尽量改进 总之 合理的意见要求 应尽量采纳给以满足 6 3 5会议的进程控制 1 会议主持人对会场的控制主持人的主要责任是控制会议 阐明目标 鼓励大家各抒己见 并保证给予每一个会议成员有合理的发言时间 保证每一个会议成员都能发表自己的见解 保证每一个会议成员都明白根据会议决议自己应当承担的工作 主持人的责任具体包括以下几个方面 1 会前 确定以下各项 会议的目的 议事日程 与会人员 召开会议的时间和地点 会议种类和应散发的文字材料 2 会间 创造和谐的会议气氛 宣布开会 控制议程 鼓励讨论 总结发言 控制人员发言 做出决议 确定行动和责任 宣布闭会 3 会后 回顾会议情形 评价会议进展情况和结果 确信全体会议成员均已理解会议内容 2 采取有效手段控制会场气氛1 主持人要提前到达会场 当会议参加者进入会场时要与他们打招呼 并能与他们进行短时间的非正式交谈 另外 如果与会人员相互不认识 在会议开始之前予以介绍 2 开会时间要准时 不要因为个别人对会议的冷漠态度或尚未到场 而耽误大家的时间 除非特殊原因不可以推迟或取消会议 推迟或取消会议实际上是在扰乱别人的计划 继而影响工作效率 3 会议开始后 首先要简明扼要地引出主题 说明讨论目的 使每一个与会者都明白会议要达到什么结果 4 会议进程中 要使每一个会议成员对会议的成功具有责任感 鼓励与会者参与讨论 发表自己的见解 还要注意抵制讨论中可能出现的任何不和谐因素 5 在某一段时间里 要集中讨论一个议题 保证大家轮流充分发表自己的见解 6 对已表述的观点及时加以概括总结 引导会议进展 7 当讨论偏离主题时 主持人需提请大家紧扣主题 8 当会场出现混乱 应保持镇静 及时采取措施结束混乱状态 切不可自由放任 3 辅助引导会议的进程 促使会议决议的有效形成引导会议的进程 是指根据会议目标的需要 在会议进行过程中创造与会议目标相适应的环境气氛 掌握会议议程 维护会间秩序 排除外界对会议的干扰 从而引导决定 决议 结论的形成 1 引导会议进程的方法 会议召开之前 须认真研读有关文件材料 了解议题和议程 了解与会者的构成情况及基本意见倾向 明确会议开始和结束的时间 准时开会和散会 会议较长时 应建议安排短暂的休息并掌握好时机 不要安排在发言高潮或是某一问题的讨论尚未结束时 在参与组织讨论时 应建议规定讨论与不讨论的界限 给每位与会者以平等的发言机会和权利 当时机成熟时 应建议适时终止讨论或辩论 及时确认结论 形成决议 一个议题结束后应立即转换议题 以免延误时间或节外生枝 多议题会议的议题安排次序应科学合理 一般情况下 需要大家开动脑筋 集中献计献策的议题应建议放在会议前半部分进行 2 引导会议决议形成的技巧 认真倾听 最少限度地打断谈话 多提开放式 探索式问题 发言人表达观点时 要最大限度地给予鼓励 如点头示意 目光接触 树立自信心 确信自己能对任何冲突产生积极的影响 用直接 坦诚和适当的方法表达自己的愿望 意见 需求和信念 消除交流障碍 限制具有威胁性和挑衅性的行为 鼓励对会议决议影响较大又感到比较拘束的人员踊跃发表自己的意见 强调问题 应当将复杂的问题分解成若干容易处理的小问题 循序渐进 逐步导向问题的核心 使用精湛的人际交流技巧 接受他人积极有益的批评和建议 6 3 6做好会议记录 1 为会议记录做好准备工作 2 会议记录的内容 3 会议记录的方法 4 会议记录的修改 5 会议记录的要求 6 会议记录的结构与写法 6 3 7会议信息工作 1 收集会议信息 确定会议信息的搜集范围 选择会议信息的搜集渠道 确定搜集会议信息的方法 2 编写会议简报 会议简报反映会议进程 动态和主要问题 旨在协助领导掌握会议的全局和主要信息 以便及时指导 开好会议 写会议简报要做到简要明确 迅速及时 简报的结构是 报头 报核 报尾 1 报头 报头设在第一页的上方 约占全页三分之一的位置 下边用横线与正文部分隔开 2 报核 即简报中间部分 主要结构是 按语 标题 导语 主体 结尾3 报尾 在简报最后一页下部 用间隔横线与报核隔开 横线下居左写明发送范围 最后在间隔横线下居右的括弧内注明共印多少份 3 搞好对外宣传 如果会议领导者认为有必要 会务秘书应积极搞好对外宣传工作 这项工作首先应注意掌握信息的保密度 做到内外有别 若召开记者招待会 应做好充分的准备 对外宣传报道可以采取多种形式 一是由会议秘书撰写新闻报道稿件 经领导审阅后 向媒体发送 二是在会议召开期间 邀请有关媒体派记者驻会随访 发布消息 三是在会议结束时 召开记者招待会 由会议领导者直接介绍会议情况并回答记者提问 6 3 8做好会议值班 保卫工作 1 会议值班要制度健全 人员要坚守岗位中大型会议 一般要有会务秘书坚持24小时值守 以保证会议顺利结束 并随时应付各种突发事件 1 在会议中协助搜集有关情况 整理文件和资料 传递各种信息 2 要控制与会议无关人员随便出入会场 特别是保密性较强的会议更不能让外人随意进出 3 手边要有公司和各部门领导的联络方式 以便出了问题 及时与之联络 请示 4 要备有一份设备维修人员 车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录 5 要坚守岗位 人不离岗 保证会议信息的畅通无阻 6 必要时 要负责督导和协助专职会议服务人员为与会者做好各项具体的服务 7 做好会议期间各项活动与各种矛盾的协调工作 8 必要时 应建立主管领导带班制度 2 会议保卫工作1 会议安全保卫应包括与会的重要人员人身的安全保卫 2 会议重要文件的保卫 3 会场和驻地的保卫 4 会议的各种设备用品的保卫 5 与会者私人贵重物品的保卫 6 4会议的善后处理工作 6 4 1会议用品文件资料的收集 清退和立卷归档 1 会议文件的收集 1 收集会议文件资料的要求1 确定会议文件资料的收集范围 会前分发的保密文件要按会议文件资料的清退目录和发文登记簿逐人 逐件 逐项检查核对 以杜绝保密文件清退的死角 2 收集会议文件资料要及时 确保文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全 3 选择收集文件资料的渠道 运用收集文件资料的不同方式方法 4 与分发文件资料一样 收集会议文件也要履行严格的登记手续 认真检查文件资料是否有缺件 缺页 缺损的情况 及时采取措施补救毁损的文件资料 5 收集整理过程中要注意保密 2 需收集的文件资料1 会前准备并分发的文件 包括指导性文件 审议表决性文件 宣传交流性文件 参考说明性文件 会务管理性文件 2 会议期间产生的文件 包括决定 决议 议案 提案 会议记录 会议简报等 3 会后产生的文件 包括会议纪要 传达提纲 会议新闻报导等 2 会议用品文件资料的清退 在会议进行中 各种供会议使用的器材物品必然会被打乱置放位置 会议结束后 会务秘书应及时组织人员清点整理 物归原位 该清退的清退 该带走的带走 按照物品使用清单 逐一检查 以免丢失或损坏 一些大中型的会议 由会务秘书带到会场发送和会议期间产生的文件是很多的 会议结束后 秘书要按照文件领取表所登记的 点清剩余文件份数 做到物表相符 对于内部文件 机密文件以及其他应收回的文件要及时清退收回 然后逐号核对 经过清点 装袋 封袋 捆扎 装车等手续后再运回本部 3 会议文件的立卷归档 把会议过程中的一整套材料 包括通知 领导报告和讲话 会议记录或纪要 会议简报 会议报道等 进行分类立卷归档 1 会议文件立卷的基本原则会议立卷工作的基本原则是 一会一案 即以会议为单位立卷 按照会议文件资料的自然形成规律 保持文件之间的历史联系 反映公司工作活动的特点和真实面貌 便于保管和利用 2 会议文件立卷方法 编制案卷目录 灵活运用文件的特征立卷 3 会议文件立卷工作程序本部分主要针对的是大中型会议文件立卷 收集资料 这是立卷工作的第一步 要按会议文件立卷范围将会议中形成的所有文件 资料及时完整地收集起来 分发会议文件时须留出必要的份数 一般印发的以保存两份为宜 不包括原稿 重要会议文件的初稿 历次修正稿也应保存 如有复印稿 亦应保存一份 注意收集领导阅办完的会议文件资料 注意收集会议的非正式文件 如来往电报 电话记录 证件等 甄别整理 分类归卷 组卷 卷内文件编目 填写卷内文件资料备考表 拟定案卷标题 填案卷封面 案卷排列 编写案卷目录 上述工作完成后 即可按归档要求移交档案部门 在正常情况下 应在第二年上半年将上一年的案卷向档案部门移交归档 归档时交接双方应按照案卷目录清点核对无误后 履行签字手续 6 4 2会议经费结算工作 一 收款的方法和时机 有些会议要由与会代表向主办方支付一些必要的费用 如资料费 培训费 住宿费 餐饮费等 1 应在会议通知或预订表格中 详细注明收费的标准和方法 2 应注明与会人员可采用的支付方式 如现金 支票 信用卡等 3 如用信用卡收费 应问清姓名 卡号 有效期等 4 开具发票的工作人员 事先要与财务部门确定正确的收费开票程序 不能出任何差错 如果有些项目无法开具正式发票时 应与会议代表协商 开具收据或证明 二 在订购各种设备和享受服务时 应掌握付款方法和时间 三 会议付费的要求 1 会议经费的名称要规范 2 遵守公司零用现金 消费价格及用品报销的各种财务制度和规定 四 结算会议开支费用的程序 通知与会人员结算时间地点 清点费用支出发票 核实发票 填写报销单 将发票贴于报销单背面 请领导签字 到财务部门报销 与相关部门及人员结清费用 秘书要提醒与会人员结清食宿 会务等相关费用 会议一结束 应及时清点整个会议费用的实际支出 对照会前经费预算 逐笔账目进行核点 填写报销单 按报销要求将发票用胶水粘贴在报销单背面 请主管领导签字即可去财务处报销 一定要结清所有人的费用 将经费使用情况向领导汇报 案例 开具发票时有出入怎么办 公司员工小张去某城市参加全国电子产品交流会 会期一周 按照会议通知 他交了1600元的会务费 组织方开具了发票 小张回来报销时 财务处说发票无效不予报销 原因是发票上缺少财务章 小张马上与会务组织方联系 几经周折才写联系上 对方称他们的发票是正式的 不可能没有财务章 让小张将发票寄给他们 如果确实有问题愿意承担责任 点评 发票是报销的凭证 发票开具应按照规定的时限和顺序 逐栏 全部依次一次性如实开具 并加盖单位财务印章和发票专用章 不符合规定的发票 不得作为财务报销凭证 任何单位和个人有权拒收 任何单位和个人不得转借 转让 代开发票 没有经过税务机关批准 不得拆本使用发票 不得自行扩大专业发票使用范围 禁止倒买倒卖发票 发票监制章和发票防伪专用品 6 4 3安排与会人员返程 会议结束并不意味着会议工作就结束了 有外部人员参加的会议应根据会议的长短 外部与会人数多少等情况 及早安排好与会人员的返程事宜 做好与会人员的返程工作 主要包括以下两点 1 提早做好与会者车 船 飞机票的登记预订工作 1 应根据会期长短 外地与会人数多少等实际情况 及早安排好外地与会人员的返程事宜 2 要事先了解外地与会人员对时间安排 交通工具的要求 尊重他们的意愿 3 一般情况下要按先远后近的次序安排返程机票 车票的预订事宜 要掌握交通工具的航班 车次等情况 尽早与民航 铁路 公路 港口等部门沟通联系 提前预订好飞机 火车 汽车 轮船票 4 届时应编制与会者离开的时间表 安排好送行车辆 派人将外地与会人员送到机场 车站 港口 待他们乘坐的交通工具起程后再返回 如有必要 还应安排有关领导同志为与会人员送行 2 帮助与会者提前做好返程准备 1 提醒与会者及时归还向主办方或会议驻地单位借用的各种物品 2 提醒与会者及时与会务组结清各种账目 开好发票收据 3 帮助与会者检查 清退房间 避免遗忘各种物品 4 准备一些装资料的塑料袋和捆东西的绳子等物品 以备急需 5 帮助部分与会者托运大件物品 6 4 4整理 编写会议纪要 会议结束后 要运用会议纪要的形式 将会议的情况及议定事项记载下来 并要传达给与会单位的有关人员 使他们对某个会议有共同的认识与行动方向 以利于贯彻执行 这就需要编发会议纪要 会议纪要不同于会议记录 记录是如实记载 纪要则是根据会议的宗旨 用准确而精炼的语言综合记叙议事要点和决定事项 它是在记录的基础上进一步分析 综合 提炼而成的文件 会议纪要的种类 会议纪要的内容 会议纪要的拟写要求 印制并分发给有关部门有关人员或归档保存 6 4 5会议决定事项的反馈 会议决定事项的反馈就是将会议决策精神传播