高效会议管理技巧讲义.ppt

力帆集团第三期管理提高班 高效会议管理技巧主讲 谢秀敏 2006 06 22 当今会议面面观 调查发现 在浪费时间的事情列表上 会议总是居于首位 因为会议通常都没有很好的组织和召开 为什么要开会 一 会议的意义 集思广益的渠道组织及部门的存在群体沟通的方式 二 会议的目的 开展有效的沟通传达资讯监督员工 协调矛盾达成协议与解决问题资源共享开发创意激励士气巩固主管的地位 三 会议的种类 四 会议的频率 1 固定的部门会议 2 全体会议 3 处理突发事件的会议 4 一对一会议 五 会议成本的计算 1 会议的时间成本 2 直接的会议成本 3 效率损失成本 讨论 会议低效的原因 六 如何提高会议的效率 终结无效率的浪费 管理您的会议 1 会前6准备 先决定会议希望达成的結果想想会议是否有必要召开邀请适当的人出席准备背景资料设定会议纲领及时间表预先设想可能的冲突 2 明确会议目的 会前是否经过多次讨论和意见征询是否希望在会议上通过某项决议 3 只在必要时召集 举行团体会议要慎重首先考虑使用一对一会议一对一会议为整天忙碌而又必须在工作中保持紧密联系的同事之间提供了有效交流的时间 在每周的相同时间安排一对一的会议 如果不是安排好固定时间 人们不能信任这种会议 他们还是照常在任何时间都来找你 4 做好会前筹划 1 时间安排 2 参会人员的选择参会人员对决议能否达成负直接责任 所有与会者都要准备在会上发言 如果是不喜欢发表意见的人尽可能不要安排与会 请最有经验和才能的人参加 3 预约参会人员所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人 以找出最适宜所有参会人的开会时间 确定了会议时间后要提前一周告知参加会议的人员 这样可以让他们提前安排好自己的工作日程 以免出现打扰别人计划或参会人员无法到场的情况 在预约人员的同时需要把会议的主要目的告诉他们 如果有相关的资料可以提前发放 让他们有充分考虑的时间 4 会议资料准备有用的信息应该在会议召开前就贴在公司内部网站上 这样每个人都可以看到它 而实际的会议时间就可以用来讨论怎样解决新问题 并形成建议 会议使用的文字资料也需要提前一天发放给与会人员 让他们有思想准备 会议结束2 3天后 所有与会者应拿到会议记录 5 遵守时间 不要迟到浪费时间等于浪费生命 浪费别人的时间等于谋财害命 不要随意推迟和变更开会时间打乱原定计划会影响与会人员的其他工作安排 有些人可能因此不能出席会议 管理召集部门 人 的威信下降 严格按照议程进行 不要超时 6 按部就班 7 主持人的角色定位 要掌握会议节奏和控制会议 营造和谐气氛照议程进行正确总结讨论内容引导发言者解释令人困惑的发言帮助与会者厘清不假思索的想法尊重少数人的意见 避免会中意见一面倒的情况减少与议题无关的争辩与讨论保持中立态度 8 与会者的准备工作 确认自己在会前收到的议程表 对自己负责的议题有充分的了解 并有充分的资料提供给其他与会者 除非已被指定对某议题发表演讲 否则有义务在会中主动提出建设性的意见 努力去了解其他与会者对议程上议题的观点 他们的兴趣所在 是否有权威在背后支持这些观点找出可能存在的你的反对者 并预先与其协商 折中 与会者的责任 发言内容要有组织适时发言一次只讨论一个重点口齿清晰 陈述有力一针见血音量适当解释方式让人易懂口吻要自信在要点处可稍加大音量 七 主持人的会议管理技巧 两名话 1 如何听 2 如何说 倾听的具体方法 点头且微笑眼神接触倾听的声音身子前倾重复总结记录 倾听 小总结 我也有相同的经历 如果是我的话 说话的技巧 展示 即主持人使用流利的话语把自己的想法展示给大家 探询 后来呢 那结果怎么样呢 那你到底什么意思呢 你能再给我们讲清楚一点吗 评论 我明白你的意思了 我认为问题是 这样两者的沟通就可以顺畅进行了 建立 我们讨论完第一个问题了 接着我们再进一步 第二个问题您怎么看 那我们再深一步 你如何看待这个问题的成因呢 我们进一步具体怎么解决这个方案呢 说话的技巧 总结 刚才大家讨论非常好 我来总结一下你们说的是一 二 三 测试理解情况 刚才这位先生的发言大家都清楚了吗 或者说 您刚才是说的这个意思 我理解对了吗 排除与引进 您这个观点太好了 那么您对下一个问题怎么看 或是 你这个问题回答得非常好 您旁边那位有什么见解呀 后边那位有什么见解呀 就程序提出建议 好 这个程序我们现在进行到第二步了 那我建议我们马上转入第三步的程序 我们讨论这几个方案到底哪个适用 八 如何处理会议中的意外情况 与 Cicada蝉 相遇 非语言性暗示探询 总结 测试了解程度提醒仪程带入别人的话题 与 Shark鲨鱼 相遇 同理心重申会议言论自由 但正面意见更好非语言性打断 与 Donkey驴 相遇 突出他的贡献重复问题短暂沉默 遭遇 RabbitTracking兔子般追踪 肯定他的贡献重申会议流程 不行在调整 与 Crab螃蟹 跑题者 相遇 突然沉默能否把讨论的告诉大家是否觉得分组讨论对打瞌睡的可休息及加快进程 九 会议的记录及跟进 会议记录的重要性 仅次于主持人记录和维持议程观察员 团体会议的误区 社会性懈怠 我不说总有人说 团体思维 一条线 团体极化 收购 会后跟进 对自己有关的作出标记分析参会者的表情及态度实施方案是否部门在开会会议评估报告