山东省中等职业学校学籍管理系统(学校版)试用版.doc

山东省中等职业学校学籍管理系统（学校版）试用版使用说明目 录1、系统安装说明11.1安装环境要求11.2系统安装过程12、系统总体流程说明23、系统操作说明23.1学校登录说明23.1.1学校基本信息录入23.1.2登录密码设置33.2学校和新生数据处理说明33.2.1学校信息修改33.2.2学生信息管理43.2.3 新生信息导入63.3学校和新生数据上报说明94、编码说明101、系统安装说明1.1安装环境要求本系统对安装环境无特殊要求，只需装有ACCESS数据库的通用计算机环境即可。如果需要导入VFP数据，需要安装VFP6.0环境。如果需要将数据导出到Excel中，还需要安装MS Excel 2003。1.2系统安装过程本系统包括pManagement.exe、data.mdb两个文件，其中pManagement.exe为系统的执行文件，直接执行即可，不需再次安装。data.mdb为数据库文件。2、系统总体流程说明设计本系统的主要目的在于为市级教育主管部门提供学生的学籍信息，同时也方便学校对学生学籍的管理。其总体流程如下所示：学校登录学校和新生数据导出学校和新生数据处理数据上报3、系统操作说明3.1学校登录说明 学校登录分为初次登录和再次登录。初次登录为首次运行本系统时学校的登录。再次登录为初次登录以后的登录。 初次登录时，学校需录入学校的基本信息并设置登录密码。3.1.1学校基本信息录入通过菜单：学校信息维护学校基本信息，录入学校的基本信息。操作界面如下所示：3.1.2登录密码设置通过菜单“学校信息维护登录密码维护”，设置6-19位的密码。此密码再次登录时，可通过菜单“学校信息维护登录密码维护”进行修改。操作界面如下所示： 初次登录后，用户可退出系统，进行再次登录。登录界面如下所示：没有设置密码时，部分菜单项为灰色，无法点击，如下图所示：用户录入正确的学校代码和密码后可以成功登录。学校代码为10位数字，密码为6-19位字符。请牢记学校的代码和密码！3.2学校和新生数据处理说明3.2.1学校信息修改学校基本信息录入后，可通过菜单“学校信息维护学校基本信息”，对其进行修改。点击“保存”按钮可覆盖原有信息。3.2.2学生信息管理通过菜单“新生报到管理新生数据维护”，显示学生信息管理窗口。工具条显示为具体内容为点击“增加”按钮，可逐条手动录入学生信息。弹出窗口如下图所示：查询字段下拉框中为学生信息的字段，操作符下拉框有可以执行的操作符：等于；LIKE：模糊查询，部分匹配；NOT LIKE ：模糊查询，不匹配；示例如下：IS NULL：查询空值，即没有录入数据的字段。选中IS NULL时，查询内容框将不可用。示例如下：显示全部按钮：将清空查询的筛选结果，显示所有的数据。导出Excel按钮：将表格中的数据导出到Excel中。需要事先安装MS Excel。如下图：3.2.3 新生信息导入通过菜单：新生报到管理新生信息导入，可批量自动导入学生信息，导入数据应为VFP创建的DBF文件。选择新生信息文件时，出现外部数据库驱动程序（8961）中的意外错误。可能是系统不支持该DBF文件。请用VFP打开该文件后，导出类型为Visual Foxpor 3.0 (DBF)的DBF文件，然后重新操作。错误现象如下图所示：正确打开包含学生数据的DBF文件后，显示如下界面：在源字段中，可以点击，显示字段下拉框。下拉框中包含待导入的学生信息DBF文件的所有字段。请选择与目的字段意义、长度、类型一致的源字段。对应关系设置部分有三个按钮：保存、清空、查看编码表。保存按钮：设置好源字段跟目的字段的对应关系后，需要保存设置好的对应关系。清空按钮：清空设置好的对应关系。查看编码表按钮：学生信息表中，许多数据是以编码保存的。待导入的学生信息DBF文件中，相应的民族字段也只能用编码表示才可以正确地导入。点击查看编码表按钮后，弹出窗口如下所示：编码代替内容是指数据库中保存的是编码，没有保存编码代表的内容。比如性别编码中“1 男”，1是编码，代表“男”。数据库中保存的是“1”，而不是“男”。内容包含编码是指数据库中保存的是编码内容，编码包含在内容中。比如生源地位置“1 省内东部”，1是编码，代表省内东部。但数据库中保存的不是“1”，而是“1 省内东部”。用户导入学生信息DBF数据前，最好先看一下编码，以免导入错误数据。 点击“导入”按钮后，系统将开始导入学生信息DBF数据到系统的数据库中。如下图所示：导入的数据可以通过菜单“新生报到管理-新生信息维护”进行。点击“修改”按钮后，弹出的“修改个人信息”如下图所示： 对于没有导入的字段，系统显示为空。即使系统要求该字段是必须录入的。可以在该窗口上修改为正确的数据。3.3学校和新生数据上报说明学校和新生数据录入完毕后，可将数据导出上报上级部门。可通过菜单“系统上报数据”，弹出“数据上报”窗口，点击“上报学校信息”按钮，输入文件名，将生成SCA文件；点击“上报学生信息”按钮，输入文件名，将生成STA文件。导出学校和新生数据，上报市级教育主管部门。系统生成的类型为SCA和STA的文件，通过人工，上报到市级教育主管部门即可。窗口如下图所示： 4、编码说明编码名称编码举例编码说明学校代码3702020010全省每所学校的唯一编号。系统注册码3