中国电信集中MSS项目_关联交易管理系统操作手册.doc

1 中国电信中国电信 20142014 年年 全国集中全国集中 MSSMSS 关联交易管理系统关联交易管理系统 用户操作手册用户操作手册 2 文档管理文档管理 文档信息 文档名称 最初作者 当前修改作者 版本信息 版本日期作者修改注释 批准 姓名职务 姓名 日期 姓名 日期 3 目录目录 1文档说明文档说明 5 1 1编制说明编制说明 5 1 2项目背景项目背景 5 1 3文档目标文档目标 5 2登录系统登录系统 5 2 1用户登录 5 3系统功能系统功能 7 3 1系统功能模块 7 3 2角色简介 7 3 3常用操作 8 3 3 1常用操作 8 4功能操作功能操作 8 4 1系统主要业务功能简介 8 4 2系统功能操作 10 4 2 1业务数据采集 财辅报账单 10 4 2 2业务数据采集 财辅红冲报账单 13 4 2 3业务数据采集 采购订单 16 4 2 4业务数据采集 物料凭证 19 4 2 5业务数据采集 手工发起业务单 22 4 2 6业务单查询 对方发起业务单查询 27 4 2 7业务单查询 本方发起业务单查询 29 4 2 8业务单查询 未提交业务单查询 32 4 2 9业务单查询 驳回待提交业务单查询 35 4 2 10业务核对 财辅业务单核对 39 4 2 11业务核对 财辅红冲业务单核对 40 4 2 12业务核对 采购业务单核对 43 4 2 13业务核对 手工发起业务单核对 46 4 2 14财务对账 数据录入 48 4 2 15财务对账 数据核对 52 4 2 16财务对账 批量上报退回 55 4 4 2 17财务对账 退回申请审批 57 4 2 18关联交易查询 58 4 2 19业财追溯 64 5 1 文档说明文档说明 1 1 编制说明编制说明 本操作手册适用于指导中国电信全国集中 MSS 项目关联交易管理系统的学 习使用 1 2 项目背景项目背景 通过集中 MSS 系统的建设 目标是在中国电信全国范围内建立一个集中 规范 统一的管理支撑系统的平台 通过数据规范的统一和数据透明促进企业 内部数据和信息的共享 建立贯穿集团 省 地市的采购与库存管理体系一体 化和标准化管理流程 提高采购执行效率 规范采购业务行为 规避采购风险 降低库存水平 提升供应链的总体运营效率 通过建立集团级企业管理信息数 据仓库 为业务部门和管理层提供实时准确的业务管理和决策支持信息 其次 通过建设集中 MSS 系统这样一个规范高度统一 业务高度集成的 平台 为加强业务整合 统一业务模式 规范业务操作 优化业务流程 固化 管理要求提供有效的管理手段和强有力的系统支撑 总之 通过集中 MSS 系统的建设 将有效促进中国电信的纵向管理一体 化和横向业务集成化进而达到集约高效 为中国电信进一步提高管理水平 保 持可持续发展和实现精确管理搭建强大的技术和管理平台 1 3 文档目标文档目标 2 登录系统登录系统 2 1用户登录 关联交易发生业务单位的相关人员 可以登录本系统进行使用 建议显示 器分辩率设定为 1024 768 以上 IE 浏览器版本为 7 0 及以上 IE9 O 最佳 两种登录方式 6 第一种 直接使用系统地址进行登录 该方式适用于非主业公司不具备单 点登录条件 如未 MSS 集中单位 通服公司 其他单位 在登录时 在 IE 浏览 器地址栏内输入访问地址 出现登录界面如下图 输入分配的用户名和密码 注意 区分大小写 点击 登录 按钮 即 可进入系统首页 如图 第二种 通过 MSS 集中的集成门户单点登录 该方式适用于 MSS 上线单位 可以访问集成门户的用户 首先登录集成门户 找到关联交易管理系统单点登 录图标链接 如下图 点击该图标链接 进行关联交易管理系统 如下图 7 3 系统功能系统功能 3 1系统功能模块 序号模块描述 1 业务数据采集 通过接口获取的 MM 系统采购订单 物料凭证 财辅系统报账单 以及用户手工发起业务单 2 业务单查询可对生成的各类业务单进行查询 3 业务核对 供应商单位对各类业务单进行核对 核对完 成 生成关联交易标识码 4 数据管理财务对账 包括手工录入凭证 进行核对 5 报送管理 核对完成后 对数据进行上报 退回和申请 退回 6 关联交易查询对关联交易数据进行查询 7 业财追溯 进行业务单到财务凭证的追溯和财务凭证到 业务单的追溯 3 2角色简介 用户角色场景说明职责说明 节点单位财务管理岗 本单位有下级单位时 本单位为 节点单位 负责下级单位关联交易数据上报 退回的 审批工作 每个节点单位一人 财务管理岗 二级管理 员 本单位无下级单位时 本单位为基层单位 负责基层单位的业务用户管理 事前业务 核对监督工作 财务核对岗本单位无下级单位时 负责基层单位的事后财务核对工作 可为 8 本单位为基层单位SSC 人员 报账业务事前核对人员 发起方 对方 为 MSS 上线单位 对方发起报账业务事前核对时 本方进行 确认的人员 物资销售业务核对人员 发起方 对方 为 MSS 上线单位 对方发起采购业务事前核对时 本方进行 确认的销售人员 手工起单事前核对人员 发起方 对方 为非 MSS 上线单位 对方为非 MSS 上线单位发起手工起单业 务 本方记收入 时 本方的核对人员 料账员 物资采购业务 公共账号 发起方 本方 为 MSS 上线单位 本方为 MSS 上线单位 在库存辅助系统 进行收货过账的人员 如果对方驳回 需 确认具体原因并协调双方进业务调整 3 3 常用操作 3 3 1 常用操作 4 功能操作功能操作 4 1系统主要业务功能简介 序 号 模块名称一级模块名称二级说明 财辅报账单 财辅通过接口传送的报账单信 息 财辅红冲报账单 财辅通过接口传送的红冲报账 单信息 采购订单 SAP MM 通过接口传送的采购订 单信息 物料凭证 SAP MM 通过接口传送的物料凭 证信息 1 业务数据采集 手工发起业务单手工发起进行核对的收入类业 9 务单 本方发起业务单查询查询本方单位发起的业务单 对方发起业务单查询查询对方单位发起的业务单 未提交业务单查询 查询因核对环节无用户导致未 提交的业务单 2 业务单查询 驳回待提交业务单查询 查询在核对环节被驳回的业务 单 财辅业务单核对 关联方单位用户对财辅业务单 进行人工核对 财辅红冲业务单核对 关联方单位用户对财辅红冲业 务单进行人工核对 采购业务单核对 供应商单位用户对采购业务单 进行人工核对 3 业务核对 手工发起业务单核对 对方单位对手工发起的业务单 进行核对 数据录入 财务核对岗进行事后财务凭证 的录入 4 数据管理 数据核对 财务核对岗进行事后财务凭证 的自动和手工核对 批量上报退回 对核对完成的凭证进行上报和 批量上报 以及上级单位对已 上报的进行退回和批量退回 5 报送管理 退回申请审批 上级对下级提交的退回申请进 行审批 业务类型汇总查询针对业务类型查询汇总数据 业务类型明细查询针对业务类型明细进行查询 科目汇总查询针对科目查询汇总数据 科目明细查询针对科目明细进行查询 6 关联交易查询 凭证字段查询按照凭证字段进行查询 关联交易标识码查询 按关联交易标识码快速查询属 于同一标识码的所有业务单 并能联查对应的原始财辅报账 单 物料凭证 采购订单等 ERP 单据 对账失败凭证查询 查询所有事后核对失败的凭证 数据 凭证分录查询针对系统多有凭证分录的查询 标识码不一致查询 查询所有已核对但标识码不一 致的凭证数据 无对方凭证业务单查询 查询所有事前已核对 但事后 只有单方凭证的业务单 7 业财追溯 无业务单凭证查询 查询所有没有进行事前业务核 对的凭证数据 10 4 2系统功能操作 4 2 1 系统管理 分级授权管理 4 2 1 1业务说明 财务管理岗 二级管理员 进行本单位用户的维护 包括用户新增 修改 启用 停用 授权 修改密码等操作 4 2 1 2涉及角色 财务管理岗 二级管理员 4 2 1 3操作流程 1 新增修改用户 点击新建按钮 弹出用户信息录入窗口 带有红色 号的 为必填字段 11 2 角色维护 点击 关联角色 页签 将要和用户进行关联的角色打勾 该 用户就自动继承了所属角色的所有权限 去掉勾选 用户就没有了该角色的 全部权限 12 3 授权 该授权是针对特定用户进行特定权限的设置 一般情况下 给用户设 置所属角色后 该用户会自动拥有该角色的权限 如果使用角色的权限不能满 足系统用户的操作需求时 就需要进行单独授权 进行授权时 首选要选定用户 用户可多选 选择后点击 授权 按钮 然后分别进行 基础数据项资源 功能权限 多组织机构资源的设置 基础数据项资源 是对系统内的基础数据设置权限 包括查询 添加 修 改 删除和引用 功能权限 包括对系统功能菜单的权限设置 设置后 用户即可拥有所配 置功能菜单的操作权限 13 多组织机构资源 设置对系统内组织的权限 适用于对多个平级并列的单 位拥有权限的用户 可以在此处单独设置多组织权限 并且权限区分访问和审 批 访问的可以查看和录入 审批的权限 只针对工作流生效 4 启用停用 二级管理员对不再使用的员工账号进行停用操作 停用后的用 户账号 将不能再登录全面预算管理系统 启用后即可恢复该用户的所有权 限 5 操作日志 选中用户 点击 操作日志 可以查看该用户在系统内的操 作记录 14 4 2 2 业务数据采集 财辅报账单 4 2 2 1业务说明 为接口数据备查 从财辅系统发起的列账类报账单 付款类报账单 SP 报 账单 通过接口传送到关联交易系统 完成手工或者自动核对 并生成关联交 易标识码 原始报账单信息可在此进行查看 4 2 2 2涉及角色 节点单位财务管理岗 财务管理岗 二级管理员 财务核对岗 4 2 2 3操作流程 1 在 业务核对 业务数据采集下 点击打开 财辅报账单 展示当前权限 范围内的财辅报账单列表 2 列表上方为过滤条件 可按照 所属单位 报账单编号 报账部门名 称 报账人名称 关联交易业务类型 合同名称 进行过滤 15 3 为便于查看 系统对财辅报账单列表提供列选 排序和固定的功能 列选 可以对财辅报账单列表显示的字段进行自定义 选择哪些字段显示 哪些字段不显示 排序 可以对财辅报账单列表上下顺序进行排序 设定每个字段按照升序 降序或者拼音进行排序 16 固定 可以对财辅报账单列表中某一列进行固定 设置某一列为固定后 在拖动滚动条时 固定列右侧的可以滚动 固定列左侧的无法滚动 4 因 财辅报账单 为接口数据 系统不允许修改删除 只能进行查看 双击 业务单可打开业务单界面查看明细 17 4 2 3 业务数据采集 财辅红冲报账单 4 2 3 1业务说明 为接口数据备查 从财辅系统发起的红冲报账单 通过接口传送到关联交 易系统 完成手工核对 红冲待冲销凭证 并生成与原报账单一致的关联交易 标识码 原始红冲报账单信息可在此进行查看 4 2 3 2涉及角色 节点单位财务管理岗 财务管理岗 二级管理员 财务核对岗 4 2 3 3操作流程 1 在 业务核对 业务数据采集下 点击打开 财辅红冲报账单 展示当前 权限范围内的财辅红冲报账单列表 18 2 列表上方为过滤条件 可按照 待冲销凭证号 原凭证公司代码 原凭证会计年度 原报账单号 原关联交易标识码 进行过滤 3 为便于查看 系统对财辅红冲报账单列表提供列选和固定的功能 列选 可以对财辅红冲报账单列表显示的字段进行自定义 选择哪些字段 显示 哪些字段不显示 19 固定 可以对财辅红冲报账单列表中某一列进行固定 设置某一列为固定 后 在拖动滚动条时 固定列右侧的可以滚动 固定列左侧的无法滚动 4 因 财辅红冲报账单 为接口数据 系统不允许修改删除 只能进行查看 双击业务单可打开业务单界面查看明细 20 4 2 4 业务数据采集 采购订单 4 2 4 1业务说明 为接口数据备查 将 SAP MM 系统中的采购订单 通过接口传送到关联交易 系统 完成手工或者自动核对 并生成关联交易标识码 原始采购订单信息可 在此进行查看 4 2 4 2涉及角色 节点单位财务管理岗 4 2 4 3操作流程 1 在 业务核对 业务数据采集下 点击打开 采购订单 展示当前权限范 围内的采购订单 21 2 列表上方为过滤条件 可按照 所属单位 主供应商 采购订单编号 采购订单总金额 进行过滤 3 为便于查看 系统对采购订单列表提供列选 排序和固定的功能 列选 可以对采购订单列表显示的字段进行自定义 选择哪些字段显示 哪些字段不显示 排序 可以对采购订单列表上下顺序进行排序 设定每个字段按照升序 降序或者拼音进行排序 22 固定 可以对采购订单列表中某一列进行固定 设置某一列为固定后 在 拖动滚动条时 固定列右侧的可以滚动 固定列左侧的无法滚动 4 因 采购订单 为接口数据 系统不允许修改删除 只能进行查看 双击业 务单可打开业务单界面查看明细 23 4 2 5 业务数据采集 物料凭证 4 2 5 1业务说明 为接口数据备查 将 SAP MM 系统中的物料凭证 通过接口传送到关联交易 系统 完成手工或者自动核对 并生成关联交易标识码 原始采购订单信息可 在此进行查看 4 2 5 2涉及角色 节点单位财务管理岗 4 2 5 3操作流程 1 在 业务核对 业务数据采集下 点击打开 物料凭证 展示当前权限范 围内的物料凭证 24 2 列表上方为过滤条件 可按照 所属单位 物料凭证号 物料凭证年 度 进行过滤 3 为便于查看 系统对物料凭证列表提供列选 排序和固定的功能 列选 可以对物料凭证列表显示的字段进行自定义 选择哪些字段显示 哪些字段不显示 排序 可以对物料凭证列表上下顺序进行排序 设定每个字段按照升序 降序或者拼音进行排序 25 固定 可以对物料凭证列表中某一列进行固定 设置某一列为固定后 在 拖动滚动条时 固定列右侧的可以滚动 固定列左侧的无法滚动 4 因 物料凭证 为接口数据 系统不允许修改删除 只能进行查看 双击业 务单可打开业务单界面查看明细 26 4 2 6 业务数据采集 手工发起业务单 4 2 6 1业务说明 手工发起业务单位可以在此手工发起业务单和查询本方单位发起的手工发 起业务单 完成手工核对 并生成关联交易标识码 4 2 6 2涉及角色 节点单位财务管理岗 财务管理岗 二级管理员 财务核对岗 所有人 4 2 6 3操作流程 1 在业务核对 业务数据采集下 点击打开 手工发起业务单 默认展示 当前年度本方单位手工发起的业务单列表 27 2 点击 新建 按钮 新建一张手工发起业务单 填写完信息后可以点击保 存按钮进行保存 点击提交按钮 可以将发起的业务单提交给供应商单位 进行核对 注 业务单界面上单据编号 单据日期 年度 期间 单据类型 所属单 位 采购单位 发起人 发起人电话 发起人邮箱字段系统自动填充 关联 交易业务类型 采购合同名称 采购合同编号 供应商单位字段为手动必填项 选择供应商单位字段时 需确保所选的供应商单位有 手工起单事前核对人 员 角色 点击 流程监控 按钮 可以查看该业务单审核流程情况 28 3 因 手工发起业务单 为手工发起数据 允许对未提交的业务单修改 删 除 双击未提交的业务单可打开业务单界面对其进行修改 删除 提交操 作 对于未提交的的业务单不允许修改 删除 只允许查看 双击已提交的业 务单可打开业务单界面对其进行查看 注 对已提交且审核同意的手工业务单可以联查双方凭证 本方凭证查询 对方凭证查询 对未提交或已提交单驳回的手工发起业务单不能联查双方凭 证 本方凭证查询 对方凭证查询 29 4 列表上方为过滤条件 可按照 工作流状态 对方单位 所属单位 单据编码 年度 期间 关联交易业务类型 关联 交易标识码 进行过滤查询 5 为便于查看 系统对手工起单业务单列表提供列选 排序和固定的功能 列选 可以对手工起单业务单列表显示的字段进行自定义 选择哪些字段显示 哪些字段不显示 30 固定 可以对手工发起业务单列表中某一列进行固定 设置某一列为固定 后 在拖动滚动条时 固定列右侧的可以滚动 固定列左侧的无法滚动 31 4 2 7 业务单查询 对方发起业务单查询 4 2 7 1业务说明 针对业务单的查询 对方单位作为采购单位发起的 本方单位作为供应商 进行核对的业务单 包括已核对和未核对的全部业务单 4 2 7 2涉及角色 节点单位财务管理岗 财务管理岗 二级管理员 财务核对岗 4 2 7 3操作流程 1 在 业务核对 业务单查询下 点击打开 对方发起业务单查询 菜单 展 示 对方单位 为当前登录人所属单位的所有业务单 包括财辅业务单 财辅 红冲业务单 采购业务单 手工发起业务单 2 列表上方为过滤条件 可根据年度 期间 本方单位 单据类型 关联交易 业务类型 工作流状态等进行过滤查询 对方单位默认为当前登录用户所属单 位 对于节点单位管理员 可以查询对方单位为下级所属单位的所有业务单 32 3 为便于查看 系统对查询出的业务单提供导出 列选 排序和固定的功能 导出 选择要导出的单据 点击导出按钮 即可导出为 Excel 文件 列选 可以对对方发起业务单列表显示的字段进行自定义 选择哪些字段 显示 哪些字段不显示 排序 可以对对方发起业务单列表上下顺序进行排序 设定每个字段按照 升序 降序或者拼音进行排序 33 固定 可以对对方发起业务单列表中某一列进行固定 设置某一列为固定 后 在拖动滚动条时 只固定列右侧的可以滚动 固定列左侧的无法滚动 4 本方发起业务单查询 对查询结果只能进行查看 不能修改和删除 双击业 务单可打开业务单界面查看明细 5 业务单上可以联查双方会计凭证 包括本方会计凭证和对方会计凭证 4 2 8 业务单查询 本方发起业务单查询 4 2 8 1业务说明 针对业务单的查询 本方单位作为供应商进行核对的业务单 对方单位作 为采购单位发起的 包括已核对和未核对的全部业务单 4 2 8 2涉及角色 节点单位财务管理岗 财务管理岗 二级管理员 财务核对岗 34 4 2 8 3操作流程 1 在 业务核对 业务单查询下 点击打开 本方发起业务单查询 菜单 展 示 本方单位 为当前登录人所属单位的所有业务单 包括财辅业务单 财辅 红冲业务单 采购业务单 手工发起业务单 2 列表上方为过滤条件 可根据年度 期间 本方单位 单据类型 关联交易 业务类型 工作流状态等进行过滤查询 本方单位默认为当前登录用户所属单 位 对于节点单位管理员 可以查询本方单位为下级所属单位的所有业务单 3 为便于查看 系统对查询出的业务单提供导出 列选 排序和固定的功能 导出 选择要导出的单据 点击导出按钮 即可导出为 Excel 文件 列选 可以对对方发起业务单列表显示的字段进行自定义 选择哪些字段 显示 哪些字段不显示 35 排序 可以对对方发起业务单列表上下顺序进行排序 设定每个字段按照 升序 降序或者拼音进行排序 36 固定 可以对对方发起业务单列表中某一列进行固定 设置某一列为固定 后 在拖动滚动条时 只固定列右侧的可以滚动 固定列左侧的无法滚动 4 本方发起业务单查询 对查询结果只能进行查看 不能修改和删除 双击业 务单可打开业务单界面查看明细 5 业务单上可以联查双方会计凭证 包括本方会计凭证和对方会计凭证 4 2 9 业务单查询 未提交业务单查询 4 2 9 1业务说明 针对未提交业务单的查询 包括未核对的报账业务单 含红冲 没有物 资核对用户的采购业务单和手工发起未提交的手工业务单 4 2 9 2涉及角色 节点单位财务管理岗 财务管理岗 二级管理员 财务核对岗 37 4 2 9 3操作流程 1 在 业务核对 业务单查询下 点击打开 未提交业务单查询 菜单 展示 为未提交的所有业务单 包括财辅业务单 财辅红冲业务单 采购业务单 手 工发起业务单 2 列表上方为过滤条件 可根据年度 期间 本方单位 对方单位 单据类型 关联交易业务类型 单据编号等进行过滤查询 对方单位默认为当前登录用户 所属单位 对于节点单位管理员 可以查询对方单位为下级所属单位的所有未 提交业务单 3 为便于查看 系统对查询出的业务单提供导出 列选 排序和固定的功能 导出 选择要导出的单据 点击导出按钮 即可导出为 Excel 文件 38 列选 可以对对方发起业务单列表显示的字段进行自定义 选择哪些字段 显示 哪些字段不显示 排序 可以对对方发起业务单列表上下顺序进行排序 设定每个字段按照 升序 降序或者拼音进行排序 39 固定 可以对对方发起业务单列表中某一列进行固定 设置某一列为固定 后 在拖动滚动条时 只固定列右侧的可以滚动 固定列左侧的无法滚动 4 未提交业务单查询 对查询结果只能进行查看 不能修改和删除 双击业务 单可打开业务单界面查看明细 4 2 10业务单查询 驳回待提交业务单查询 4 2 10 1 业务说明 针对业务单的查询 本方单位作为采购单位发起的 对方单位作为供应商 进行核对的业务单 如果对方单位驳回了业务单 在线下沟通后 可重新提交 已驳回的采购业务单 4 2 10 2 涉及角色 财务管理岗 二级管理员 料帐员 40 4 2 10 3 操作流程 1 在 业务核对 业务单查询下 点击打开 驳回待提交业务单查询 菜单 展示 本方 为当前登录人所属单位的所有已驳回的采购业务单 2 列表上方为过滤条件 可根据年度 期间 本方单位 单据类型 业务场景 关联交易业务类型 单据编号 关联交易标识码进行过滤查询 3 为便于查看 系统对查询出的业务单提供导出 列选 排序和固定的功能 导出 选择要导出的单据 点击导出按钮 即可导出为 Excel 文件 列选 可以对驳回待提交业务单列表显示的字段进行自定义 选择哪些字 段显示 哪些字段不显示 41 排序 可以对驳回待提交业务单列表上下顺序进行排序 设定每个字段按 照升序 降序或者拼音进行排序 42 固定 可以对驳回待提交业务单列表中某一列进行固定 设置某一列为固 定后 在拖动滚动条时 只固定列右侧的可以滚动 固定列左侧的无法滚动 4 驳回待提交业务单查询 对查询结果只能进行查看 不能修改和删除 双击 业务单可打开业务单界面查看明细 43 5 经过线下沟通 采购单位料帐员业务单明细上点击提交 重新提交业务单 进入正常的审批流程 6 业务单上可以联查物料凭证 可以联查双方会计凭证 包括本方会计凭证和 方会计凭证 4 2 11业务核对 财辅业务单核对 4 2 11 1 业务说明 报账人在财务辅助系统提交的列账类报账单 付款类报账单 SP 报账单等 通过接口提交到关联交易系统 付款类 SP 报账类 非关联交易上线单位 外 部关联方类报账单在关联交易系统自动核对完成 其中付款类 SP 报账类自动 核对后发送通知邮件给报账人 需要进行手工核对的列账类报账单 在生成业务单的同时从报账单获取关 联方核对人邮箱 并发送核对提醒邮件 提醒关联方核对人在关联交易系统中 进行业务单核对 如邮箱不正确系统自动将邮件发送失败备注在不通过原因中 与其他信息用分号相隔 同意核对后生成关联交易标识码 返回财务辅助系 统 拒绝核对后不生成关联交易标识码 用户填写的审批意见 返回财务辅助 系统不通过原因中 如果供应商单位核对人在报账单提交后 6 天未进行审核 系统将发送提醒 邮件提醒核对 超过 7 天未进行审核时 系统会自动进行审核 并发送邮件给 核对人 44 4 2 11 2 涉及角色 报账业务事前核对人员 4 2 11 3 操作流程 4 2 12业务核对 财辅红冲业务单核对 4 2 12 1 业务说明 红冲报账单需要核对人进行手工核对 在生成红冲业务单的同时从红冲报 账单获取关联方核对人邮箱 并发送核对提醒邮件 提醒关联方核对人在关联 交易系统中进行业务单核对 同意核对后将原关联交易标识码写入关联交易标 识码返回给财务辅助系统 拒绝核对后不返回关联交易标识码 用户填写的审 批意见返回财务辅助系统不通过原因中 红冲业务核对系统判断如下 1 如关联方邮箱不正确系统自动将 邮件发送失败 备注在不通过原因中 与其他信息用分号相隔 2 红冲业务单被确认时 通过原关联交易标识码和原报账单编号给原业 务单打 是否冲销业务 标识 如原信息错误找不到原单据则不给原业务单打 是否冲销业务 标识且将 原单据信息错误 备注在不通过原因中与其他信息 用分号相隔 将原关联交易标识码写入关联交易标识码一同返回财务辅助系统 3 红冲业务单被确认时 系统自动判断红冲业务单金额是否与原单据校 验金额绝对值相等 如不相等则将 与原单据金额不相等 备注在不通过原因中 与其他信息用分号相隔 将原关联交易标识码写入关联交易标识码一同返回财 务辅助系统 如果供应商单位核对人在报账单提交后6天未进行审核 系统将发送提醒邮 件提醒核对 超过7天未进行审核时 系统会自动进行审核 并发送邮件给核对 人 4 2 12 2 涉及角色 报账业务事前核对人员 45 4 2 12 3 操作流程 1 红冲报账单通过接口传到关联交易系统中后 会生成待办 由关联方核对 人进行审核 核对人在首页可以看到待办 在财辅业务单核对菜单下可以看 到待审批业务单 2 打开业务单 点击同意 业务单审核通过 将原关联交易标识码写入关联 交易标识码 接口返回给财辅系统 3 打开业务单 点击驳回 录入审批意见 46 4 可以在 全部 等待下一步审批 审批通过 驳回 中查看各种状 态的财辅红冲业务单 47 4 2 13业务核对 采购业务单核对 4 2 13 1 业务说明 SAP MM 系统中的采购订单 物料凭证通过接口提交到关联交易系统 供应 商为外部单位 非上线单位的业务单在关联交易系统自动核对完成 供应商为 抬头供应商 或业务场景为服务确认的业务单在关联交易系统自动核对完成 并发送通知邮件给报账人 业务场景为物资收货 物资退货的采购业务单需要进行手工核对 在生成 业务单的同时送提醒邮件给供应商物资销售业务核对人员 提醒关联方核对人 在关联交易系统中进行业务单核对 同意后提交生成关联交易标识码 如果供应商单位核对人驳回 则业务单进入驳回待提交状态 邮件通知采 购方料帐员进行重新提交 4 2 13 2 涉及角色 物资核对岗 料帐员 4 2 13 3 操作流程 1 采购订单 物料凭证通过接口传到关联交易系统中后 会生成关联交易业 务单 同时生成待办 由关联方物资销售业务核对人员进行审核 核对人在 首页可以看到待办 或者物资销售业务核对人员可以在采购业务单核对菜单下可以看到待审批业务 单 48 2 打开业务单 填写供应商补充信息 点击同意 业务单审核通过 会生成 关联交易标识码 3 打开业务单 录入审批意见 点击驳回 49 4 可以在 全部 等待下一步审批 审批通过 驳回 中查看各种状 态的采购业务单 5 可以在业务单核对列表 批量选中业务单 进行同意 驳回的操作 50 4 2 14业务核对 手工发起业务单核对 4 2 14 1 业务说明 手工起单发起人在业务单采集中新建提交完成 同时发送核对提醒邮件给 供应商单位所在的手工起单事前核对人员角色下的用户进行业务单核对 同意 后提交生成关联交易标识码 驳回时邮件通知手工起单发起人对业务单进行修 改再次提交 4 2 14 2 涉及角色 手工起单事前核对人员 4 2 14 3 操作流程 1 手工发起业务单新建提交完成后 会生成待办 由手工起单事前核对人员进 行审核 核对人在首页可以看到待办 在手工发起业务单核对菜单下可以看到 待审批业务单 2 打开业务单 点击同意 业务单审核通过 会生成关联交易标识码 51 3 打开业务单 点击驳回 录入拒绝原因 4 可以在 全部 等待下一步审批 审批通过 驳回 中查看各种状态 的手工发起业务单 52 4 2 15财务对账 数据录入 4 2 15 1 业务说明 数据录入是指向系统中录入必要的关联交易事后会计凭证数据 这部分数 据是事后核对工作开展的必要基础 也是核对操作数据的来源 也为之后的数 据查询和分析提供数据支撑 同时 在数据录入的时候系统就可以完成相关的 符合条件的数据的核对 不需要再进入核对计算界面操作 节约了时间 提高 了效率 业务数据录入同时负责对录入的数据进行管理维护 4 2 15 2 涉及角色 财务核对岗 4 2 15 3 操作流程 1 在 财务对账 数据管理 点击打开 数据录入 进入数据录入界面 2 选择时期后 进入相应的时期界面 53 3 页面上部是功能项 左侧显示单位树形目录 上方为功能按钮区 右侧为数 据区 注意 系统默认显示所有业务类型的数据 a 单位树目录 单位树形目录作为数据录入的向导 可从中选择当前需要操作的单位 单 击树形目录中的 标记使其显示为 可打开该单位的下一级节点 鼠标单击 树形目录中的单位名称即可选择该单位 如果单位数量较多 要快速找到某户单位 可使用单位搜索功能查找单位 在单位树编辑框中输入要查找单位的单位名称或单位代码 系统搜索到的单位 将自动列出 单击单位名称即可切换到该单位 单位搜索为模糊匹配查询 可通过单位名称或单位代码进行搜索 系统会 将所有包含搜索内容的单位在搜索结果中列出 b 功能按钮区 功能按钮区提供数据录入常用的功能选项 以下是对功能按钮区的主要功 能项的介绍 上报 将当前单位当前时期的数据上报 上报后无法修改数据 退回 上级单位将下级已上报的数据退回 申请退回 向上级单位申请退回本方单位 跳转上报管理 跳转到上报管理界面 对单位进行上报或退回管理 c 数据区 54 数据区默认显示所有业务类型的数据 当数据很多时 可以通过左上方的 业务类型选择要查看的数据 4 数据填录区常用功能介绍 当进行数据填录的时候 针对浮动表 数据填录区表头下方会出现一行功 能按钮 如下图所示 下面介绍这些功能按钮的作用 切换到核对界面切换到核对界面 直接进入 数据核对 界面 体现了数据录入与核对计算的关联 数据录 入的同时系统就进行了一次核对计算 产品在设计的时候还充分考虑到了操作 人员的操作习惯和方便性 在数据录入界面加入了 切换到核对界面 的按钮 这样就可以很快捷的将录入和核对结合起来 随时掌控数据录入和核对情况 便于修改和其他操作 提高了正确性和工作效率 新建新建 单张凭证录入 同一张凭证可录入多个行项 包括交易和往来 红色显示的字段为必填字段 在一张凭证填录完后 填录页面下方有 保存 和 保存并继续 两个 选项 55 两者的区别为 保存 是直接将记录保存并系统自动核对 退出新 增记录界面 保存并继续 是保存现在的记录 不退出新增记录界 面 可以在上一条记录的基础上做小的修改即可 修改 删除修改 删除 在 所有凭证 和 已核对 界面不能进行数据的修改和删除 只有在 未核对 界面能修改和删除数据 已上报数据不能修改 已核对数据和未核 对有差额分录必须取消核对才能修改 注 如果对方已上报 则不能任意取消 必须是对方退回后再修改 批量新建批量新建 建议不超过 1000 条记录 保存的时候系统会进行自动核对 支持从 EXCEL 复制粘贴 EXCEL 的字段必须和批量新建的字段顺序一致 过滤过滤 在数据录入界面可以按照我们的要求进行对数据的过滤 方便查看数据 点击录入弹出如下对话框 注 对方单位显示的是和本方单位发生数据的单位 56 生成样本文件生成样本文件和导入 导入 生成样本文件是系统会生成一个数据导入的样本文件 数据导入时依据样 本文件的格式 导出导出 数据导出是将系统当前显示的数据导出成 Excel 文件 查找业务单查找业务单 选择数据之后可通过该功能按钮查看相关的事前业务单 关联业务单关联业务单和取消关联业务单取消关联业务单 针对上线单位接口导入的收入数据 收入凭证接口导入系统之后没有关联 交易标识码 需要手工发起业务单 在对方核对确认业务单之后 系统生成业 务单的关联交易标识码 在数据录入页面需要选择收入凭证通过 联业务单 关联业务单 收入凭证将与业务单使用相同的标识码 4 2 16财务对账 数据核对 4 2 16 1 业务说明 关联交易核对计算功能主要用于根据设置的相关核对规则 对关联双方单 位针对同一笔业务录入的关联交易记录按照关联交易标识码 科目对应关系 单位对应关系以及交易金额的对应关系 进行关联交易核对处理过程 关联交易核对计算不仅可以处理自动核对的情况 也支持对于关联交易标 识码不相同的同一笔业务的记录进行手工核对 以及对已经手工核对上的核对 分录进行核对确认 取消核对等操作 4 2 16 2 涉及角色 财务核对岗 4 2 16 3 操作流程 1 进入核对分录界面有两个方式 57 1 在数据录入界面点击 切换到核对界面 按钮 2 在 财务核对 数据管理 中选择左边的 核对计算 2 时期和单位选择 在 数据管理 中选择左边的 核对计算 系统将弹出如下所示的对话 框 58 除了单位和时期 必选 还可以同时选择其他过滤条件 另外 可以保 存选择的过滤方案 注 数据支持跨月核对 数据在 X 月份核对 只有在 X 月的核对页面看到核对的分录 3 核对计算过程 自动核对 系统执行自动核对 核对符合自动核对规则的数据 手工核对 手工选择数据核对 支持标识码不一致的数据核对 4 完成核对 核对完成之后是返回的该单位全部关联交易核对情况 分为三部分 所有凭证 默认当月所有数据已经核对状态 当勾 显示累计 时 则 显示从初期到当前时期的所有凭证 已核对 显示已核对中默认只显示当前时期核对的数据 当勾 显示累 计 时 则显示从初期到当前时期的核对分录 未核对 上半部分显示未核对有差额的分录 下半部分显示双方的未核 对记录 在此 未核对界面 双击数据行项可直接修改数据 本方未 核对数据 界面如下图 在 未核对 页签下 窗口右上方提供三个显示选择按钮 未核对有差额 显示 未核对有差额 记录 本方单位和对方单位未核 对记录不显示 未核对 显示本方单位和对方单位未核对记录 不显示 未核对有差额 记录 59 全部 显示 未核对有差额 记录以及本方单位和对方单位未核对记录 5 功能按钮说明 取消核对 针对选择的已核对数据或未核对有差额数据 数据变为未 核对状态 全部取消 取消当月所有已核对数据 列选 设置数据显示的字段及字段显示的顺序 列锁定 点击数据某一字段之后 点击 列锁定 功能按钮可以锁定 该字段之前的数据列 4 2 17财务对账 批量上报退回 4 2 17 1 业务说明 上级节点用户批量上报或退回有审批权限的单位 方便多个单位的批量处 理上报退回 60 4 2 17 2 涉及角色 财务管理岗 4 2 17 3