【案例篇】天津环保汽车博览会.doc

中国（国际）节能汽车及节能技术博览会1目录一、办展环境分析2二、展会基本信息41、展会定位42、展会组织结构4三、展会发展规划6四、展会执行方案61、展会招展62、展会招商103、专业观众组织134、展会宣传145、展会相关活动156、展会时间管理167、展会危机管理16五、展会效果评估方案17六、展会财务结算18七、附录18一、办展环境分析政治环境中国节能技术政策大纲意见稿中提出“要鼓励发展节能型轿车和柴油车”。节能与新能源汽车产业发展规划(20122020年)，我国已明确“当前重点推进纯电动汽车和插电式混合动力汽车产业化，推广普及非插电式混合动力汽车”的发展路径；国家支持汽车产业的发展，推动产业结构调整和整合，重点从生产环节向销售环节转变；国家陆续推出汽车补贴政策，汽车贷款政策，小排量车的减征购置税等促进汽车产业发展天津市节能与新能源汽车示范推广及产业发展规划规划期为2013至2020年，并提出了一系列发展目标，为实现节能与新能源汽车发展的目标，天津将重点抓好五项工程。其中推广应用工程包括，实施电动公交车示范运营、新能源出租车示范应用、燃气汽车推广应用等。2、经济环境中国加入WTO后市场份额不断扩大，现已成为世界上最大的汽车消费国。 市场吸引将使汽车产业链中的诸多环节具有规模经济效应，形成专业化优势。我国GDP的持续稳定增长以及自由的市场经济环境为环保汽车产业的发展提供了良好的基础。人民生活收入的提高增加了对汽车消费的需求。成品油价格的一路飙升让有车一族承受着巨大的压力3、技术环境市场技术得到不断提高，并以此建立自主品牌。各企业将自主开发或者利用外国技术开发具有自主知识产权的汽车产品，提高自主研发能力产品结构趋于合理，术水平和管理水平稳步提升节能降耗成为汽车产业的发展方向，环保型汽车技术不断更新。节能型工业空调前处理装置， 变频技术应用等技术不断创新。4、社会环境城乡一体化加速，公共交通供不应求以及居民可收入支配的提高增加了居民对汽车的需求。近年来一二线城市交通拥堵状况严重以及限行政策带给汽车行业的发展巨大的压力。人们价值观念的转变更追求高质量生活。政治环境中国节能技术政策大纲节能与新能源汽车产业发展规划国家补贴政策税收政策技术环境节能降耗成为主流趋势变频技术等应用不断创新社会环境公共交通供不应求交通拥堵严重，汽车限行人们观念转变，追求高质量生活经济环境世界汽车消费大国稳增，市场经济环境人们收入提高，需求扩大油价飙升 5、相关展会分析： 2013香港新能源汽车展览会2013年第五届法国（巴黎）世界新能源汽车博览会；2013中国天津国际汽车贸易展览会2013年北京国际新能源汽车展览会以北京为例分析：主题：北京国际车展顺应绿色奥运的潮流，将绿色环保理念落实在整个车展中。车展阵容：展位面积达到18万平方米，开展首日观众人数超过8万人，车展参展商达到2100家，展车数量超过1000辆。全球首发新车数量7款车型全球首发，亚洲首发车24款、中国首发车上百辆。本届车展大量引进概念车，新型车，以及高档轿车展会影响： 这一届的车展赢得了众多参展商及资深汽车评论员的肯定，环保车的概念更加深入民心，不同的新技术也纷纷引起人们的关注这次车展还引起了人们对不同车型的关注，整体上看，自主品牌在微型车关注度上有绝对优势，同时在小型车、紧凑型、中高级和SUV有举足轻重的份额以下为环保汽车发展swot分析 S W O TS:技术优势基础设施逐步完善产业链初步形成展地面积大，展位充足，联系便捷W:采购成本高电动汽车市场不足电动汽车充电等相关问题仍未解决T:与传统汽车行业相比新能源汽车的威胁不大，但技术研发需要加强 O:新能源发展趋势国家支持国内本土产业和行业的支持二、展会基本信息1、展会定位此次车展旨在促进环保汽车行业发展，响应政府要求，服务于消费者，大幅度推广环保节能汽车，为天津车展塑造个性，打造具有中国特色的国际车展形象。 2、展会组织结构展会名称：天津环保汽车博览会展会主题：绿色生活科技创新展会举办地：天津梅江会展中心展会时间：参展商报到2015年5月14日-15日08：30-17：00特装展位进场搭建2015年5月14日08：30-17：30标准展位进场布展2015年5月14日08：30-17：302015年5月16日08：30-20：00安全检查2015年5月15日15：00-16：30开幕式2015年5月15日09：30-10：00开幕酒会2015年5月15日19：00-21:00展览时间2015年5月15日-18日8:30-17:00撤展时间2015年5月19日8:30-12:00办展频率：一年举办一次办展单位：主办单位：中国环保汽车贸易有限公司承办单位：天津星港会展公司协办单位：中国环保汽车协会、中国展览馆协会、中国对外贸易公司展品范围环保车系列：混合动力汽车、电动汽车、燃料电池汽车、代用燃料汽车等新能源汽车 汽车配件：新能源汽车动力驱动和控制及相关零部件、汽车节能减排零部件及电子产品、电池及配套技术产品和材料新能源技术及设备：新能源汽车充电设施等基础设施建设技术、设备、汽车节能减排动力系统及产品、汽车尾气净化及排气后处理技术与设备、汽车噪音污染控制技术及产品、汽车废气再循环装置、燃油蒸发回收装置 、汽车节能环保修复技术与设备 、汽车节油技术及产品 、汽车节能减排检验、测试技术、设备及产品、汽车环保回收、新能源汽车制造设备、工艺装备及新材料 展会规模：此次展会与梅江会展中心举办，其坐落于天津市生态宜居地区，濒临梅江风景区，环境优美，交通便利。总用地面积35.62万平米，建筑面积10万平米，33000万平米的室外展览区域，54000平米的室内展览面积，8000多平米的会议面积，宽敞的登陆大厅贯穿全馆。 此次拟招参展企业400多家。室内外同时进行展览，参展观众预估达到20000人/天三、展会发展规划从2003年起，在国内，北京、上海、广州等地陆续举办了一届又一届大型汽车展览会。且从2005年起各类汽车配件展、汽车装饰展业陆续开展。至今，国内比较知名的是上海国际汽车展览会和北京国际汽车展览会。作为附着汽车行业发展的车展，伴随着汽车行业这棵常青树，车展也将长青不倒。 随着国内外汽车行业的发展，不论是旧的燃油汽车还是到新能源环保汽车，汽车作为一种时代必须的交通工具，作为身份与地位的象征受到了广大消费者的喜爱。伴随着经济的发展和社会的进步，汽车也从奢侈品慢慢转变成了生活必需品。 “十二五”规划的提出，使得国内汽车行业逐步由传统汽车向新能源汽车进行结构调整。而新能源汽车的发展也需要一个展示和交流的平台，这就为车展提供了广阔的市场。 综上所述，此次环保展将取得巨大的成功，为参展商提供广阔的市场，增强消费者对节能环保汽车的了解，刺激环保汽车市场快速发展。在接下来的日子里，天津环保汽车博览会将成为国际盛会，发展越来越好。四、展会执行方案1、展会招展方案建立目标参展商数据库行业企业名单政府主管部门外国驻华机构专业 报刊、杂志商业和企业行会专业网站展位划分展会价格：选择类型国内企业国外企业N1展区节能汽车展示区RMB800/平方米USD200/平方米N2展区配件及能源设备区RMB8,600/展位 USD2,000/展位光地最少36 平方米，标准摊位是9平方米，B区只提供9平方米或者18平方米之标准展位。 如展位多过一面开口，将会另外收附加费：5%(两面开口）; 7.5%（三面开口）; 10% 独立展位（四面开口）。会务费：所有展位申请须收取每9 平方米RMB 500 为会务费（含饮用水） 展会营销模式网络营销公共关系营销合作营销直复营销关系营销基准营销展会营销模式2、招展具体方案及人员安排任务具体职责负责人联系方式备注总指挥1.全面负责展会筹备工作；2.确定展会具体实施方案和资金投入计划，上报公司总经理批准；3.负责指挥相关人员参加展会，调动现场工作人员完成各自任务待定2015.4.1召开一次评审会。2015.4.24开展会前动员会。策划专员1. 负责展会的细节的策划工作；2.负责直接与服务提供商进行沟通，协助总指挥处理应急事件；3.组织相关人员准备展会需要各种物品，保障顺利布展；4.负责具体付款和报账工作；5.负责展会结束后的后续工作。待定2015.5.10完成参展物品发货工作。2015.5.15参会人到达天津。商务专员1. 收集竞争对手信息；2. 照相，对展会全过程进行记录；3. 对公司产品有兴趣的客户进行跟踪，回答客户提的各种商务问题。待定2015.5.10前，准备好照相机-会务专员1.预订酒店和来回火车票、机票；2.准备礼品和相关资料；3.维持会场秩序，发放礼品和公司资料，收集客户名片或签名；4.负责安排车辆接送等后勤保障工作。待定2015.2.27前完成展品、礼品和宣传资料的种类和数量清单。2015.3.30确定参展物品的发货日期。2015.3.30之前完成展会礼品的订货工作，保证准时随展品发货。安防产品专员1. 准备安防参展产品已经安装过程需要使用的物品和工具；2. 负责安防展品的安装、调试和讲解工作；3. 负责接待对安防相关来访客户。待定支持专员1.负责提供符合要求的产品展示系统图；2.跟踪展品的准备工作，保证按时发出展品；3.组织制作各种产品展示标牌。待定2015.4.15确定展品的准备工作。招展进度计划时间名称时间说明计划招展时间2014年5月15日20日招展开始前一周发送招展函，到15日9:00开始正式招展招展初步完成计划时间2014年5月 18日截至20日17：00补招时间2014年5月1920日若有招展计划完成后未回招展合同电子邮件的参展商，截至20日17:00停止对其招展招展函的编制及发送（见附录）2、展会招商方案（1）展会招商依据分析 中国天津环保汽车博览会的社会影响力及其商机利用 展会的参与群体 特定的价值参观人群：本届展会将云集当前国内汽车行业精英，其价值观及生活品位将成为某些产品的目标人群。 本届展会还邀请天津市领导、汽车产业知名专家、学者。赞助本次活动将同与会知名人士取得良好的沟通；众多的媒体亦将应邀出席本次博览会，作为赞助方将有机会获得媒体曝光的机会。展会的社会影响力天津环保汽车博览会的社会影响力主要体现在以下几个方面：打造城市展会品牌，推动天津市环保汽车产业发展，带动环保汽车相关产品消费。 天津环保汽车博览会的举办有利于开拓市场，促进消费，搞活流通，扩大开放，交流信息，推进改革。 举办天津环保汽车博览会，有助于加强参展商与国内外先进汽车产业设备和技术的交流与合作，不仅可以稳固国内阵地 ，还可以参与国际竞争。 天津环保汽车博览会有利于促进会展行业发展。会展经济作为一个国家或城市经济和社会发达程度的重要标志，不仅可以实现文化和经济联姻，而且会产生与其它各业相互促进的作用。（2）招商数据库建立 行业企业名录收集 商会和行业协会收集政府主管部门收集外国驻华机构收集专业网站收集同类展会收集专业报刊收集（3）招商渠道专业媒体：中国环保节能汽车网，中国新能源汽车信息网大众媒体：新浪、网易、搜狐相关展会：新能源汽车展会行业协会商会：中国环保节能协会国际组织 招商代理 外国驻华 政府有机构 部门 （4）招商宣传推广召开新闻发布会宣传推广时间段 具体工作内容 展会筹备初期 向新闻界介绍举办展会的时间、地点、办展目的、展会主题、展品范围和展会的发展前景等，起“消息发布”和“事件提醒”作用。 招展结束后 展会筹备进展情况、参展商的特点及构成，吸引目标观众界时参观，激励尚未决定参展商前来参展。 展会开幕前 通报展会特点、参展商构成、展会招商情况、展品范围、贵宾邀请等。 展会闭幕后 通报展会的展出效果、展出者收获、参展商和观众的构成和特点、贵宾参展情况以及展会的未来发展等。 （5） 赞助招商项目 方案一：2015年天津环保汽车博览会总冠名(首席冠名)项目 方案二：2015年天津环保汽车博览会各项活动分冠名项目 方案三：2015年天津环保汽车博览会赞助合作项目 方案四：2015年天津环保汽车博览会指定产品招商项目 方案五：2015年天津环保汽车博览会延伸产品招商项目 方案六: 2015年天津环保汽车博览会奖品(礼品)赞助项目 招商及工作进度计划（见附录甘特表）3、专业观众组织方案专业观众明确：汽车厂商、汽车零部件商、研发、设计工作者、采购人员、汽车专业院校的专家、研究人员、经销商、各地政府主管汽车产业的官员、相关行业协会人员和媒体记者等专业人士莅临参观。专业观众邀请：（1） 展览会前可区分国内与国外两个目标市场来展开：1） 国内推广：通过与展览主题相关的专业杂志、网站、报纸、电台、电视台投放广。告及邀请新闻媒体撰写相关软性文章来进行，提高目标观众对展览会的关注程度。利用政府资源进行推广，具体体现在行业相关网站和行业垂直专刊。利用收集整理的目标观众数据库进行直邮推广，寄邀请函与入场券。参加国内相关行业的重点展览会进行与目标观众面对面的推广。2） 国际推广：需充分利用网络所具的便捷与即时的特点，与世界著名商务网站的文字链接或旗帜广告等，也可利用一些相关的贸易杂志做展览会的广告。利用自己建立的数据库或其他现有数据库资源对境外目标观众与专业买家进行EMAIL邀请并提供展览观众网上预注册服务。注意保持与境外相关行业协会、商会、驻华使领馆商务处与国际旅行社团的经常性联络，邀请这些组织与机构展开境外的观众组织活动。参加境外观众较为集中的著名品牌展览会推广。（2）展览会期间开展各类增值服务与论坛活动加强观众的兴趣与积极性：流程增值服务：快速办理观众注册手续、行李寄存、住宿办理、订票服务、展览向导、城市地图、参展商查询等。现场增值服务：免费上网区、免费电话、现场贸易撮合、商务谈判区、咖啡区等。论坛增值服务：为参展的专业观众提供参展商产品发布会、行业研讨会、专业发展趋势论坛、座谈会等。公共增值服务：展览组织机构协同展览举办城市提供的多项服务，如免费公共交通、免费停车、免费参观其它展览、餐饮打折等服务。（3）展览会后及时将相关信息传递给已参加或潜在的目标观众：展览会报告：系统地向目标观众提供展览会所取得的成绩，将参展商、展品与观众构成的形成分析报告，并注意通过媒体渠道及时地发布。发送感谢信：及时向到会的观众发送感谢信并寄展览的相关报告与最新的评估咨询，使展览观众能直接感受展览组织机构的精心服务，感谢信可附带一份观众满意度调查问卷。（Survey of Satisfaction）及时更新网站：展览结束后将本届内容和统计资料及时更新，同时将下届展览的主题、调整内容、报名注册方法等资讯在网站更新发布。观众座谈会：展览结束后召集主要的观众组团单位与观众的座谈会，利用座谈会与观众面对面地交流展览观众组织工作中的细节问题，获得评价信息。4、展会宣传方案新闻发布1）电视媒体报道 天津电视台、天津汽车频道、天津广播电台、天津广播电台发布新闻和展会预告。 2）新闻报纸报道 今晚报、天津广播电视报、中国技术市场报、每日新报、城市快报、今晚经济周报、求知报、滨海时报、天津日报等主流媒体对大会作了详细现场报道。专业媒体宣传1）网站媒体杂志报道 环保节能协会、环保节能杂志、中国展会网、外会展网、新华会展等专业展览网站将对本次展会进行全方位立体化宣传 2）网络平台宣传微信、微博、贴吧、人人等（对节能环保汽车发起话题讨论），同时设置展会抢票系统。3）户外广告利用人流量较大的公共场所，如：机场、车站、商业街道和广场、专业市场、市内主要街道与展馆周围等地点，通过路牌、墙体、灯箱、海报、升空气球、大型布幔、条幅、吉祥物、电子显示频等广泛宣传。4）展会宣传推广进度计划为了更好地配合展会筹备、招展和招商等工作的需要，我们对展会的宣传推广工作及其要达到的效果进行统筹规划和事先安排。展会的宣传工作必须严格地按照机会开展，并对各阶段的宣传推广效果及时进行检查。时间 宣传推广组合 宣传推广措施 计划达到的宣传推广效果 2015.4 专业媒体+大众媒体 新闻发布会+合作报纸与网站的报道 迅速提高展会的知名度，同时向公众告知将有这样的一个展会要举办 2015.2 同类型展会宣传+专业推介 同类型展会合作+人员拜访 有针对性地开展宣传，联系重要观众 2015.2 相关活动+专项宣传+大众媒体 公共关系活动+户外大型活动+新闻发布会 扩大展会的社会影响，建立展会的良好形象 2015.2 相关活动+专项宣传 重要客户跟踪拜访+户外活动 扩大知名度 2015.2 专业媒体+大众宣传 新闻发布会+合作报纸与网站的报道+大规模平面广告轰炸 短时间内形成轰动效益，吸引更多的社会关注 5、展会相关活动及日程安排活动一：开幕酒会，环保汽车发布会活动二：举行2015环保节能汽车论坛活动三： 购门票，获新能源汽车试驾权，展会观众通过门票上的抽奖券可参与新能源汽车试驾权的抽奖活动，具体详情请阅读现场活动公告细则。环保节能汽车试驾大赛，参赛观众将能够有机会获得汽车节能环保系列产品。活动四：参与“微”车展活动惊喜不断，现场将设立微信，微博活动区，关注车展微信、微博的；观众可以在现场活动精彩好礼。当然，整个展会还有美丽可爱的车模小姐一路陪伴。日程安排日期具体内容时间5/15开幕式暨企业新品发布会9:00-11:005/17环保节能汽车论坛9:00-11:005/1518环保节能汽车试驾大赛14:30-17:305/1518“微”车展活动9:00-11:006、展会时间管理（见附录甘特表）7、危机管理方案展前检测：（1）提前做好几天的天气变化应对方案（2）现场安保，服务人员的安排要到位尤其是接待客户咨询，客户意见反馈，协调外场紧急状况等，避免人员临时有事应急不了的情况，后勤服务安排到位（3）提前几天检测好水、电等；（4）逐一排查各大展厅、展位的相关设备，保证参展商顺利参展（5）安排好各参展商经出展馆的通道，确保参展车辆及时有序的入馆参展（6）安排好参展团、参展观众的进馆通道，尽量避免因人员拥挤出现的意外事故现场预防：（1）确保现场工作人员，特邀嘉宾，媒体人员，参展观众的安全，协助其他管理部门处置现场安全事件，疏导观众（2）现场展览器材，设备，制作物，包装物品本身的安全（3）做好现场展览区内物品丢失，破损造成的安全事件处置（4）做好工作人员，嘉宾，来宾私人物品安全提醒（5）做好应对现场突发事件准备，包括现场人员疏导，现场救护协助，现场来宾问询及其他需求协助，联系交通部门做好展馆周围的交通顺畅，配合政府管理部门、警方的其他安全措施协助潜在危险及应急方案：（1）确保参与试驾活动时的人员安全，做好专业教练陪同及应急医护工作（2）办展机构自有资金投入和举债筹措办展资金给财务带来的不确定性，例如资金短缺或会展过程中某项资金空白导致会展不能按计划进行，要提前让财务部做好预算，和银行联系好以便临时调转资金（3）对参展商的过于放心。由于参展商众多，不能做到全面监督，也无法对各个情况的监测。所以在此次参展中要协调众多参展商，增加管理人员，明细参展流程，加强监控。（4）货物处理。在包装汽车，贴标签和运输货物中的疏忽大意都可能存在问题，而将汽车运到展台的过程也可能留下隐患。要特别注意保护新车安全抵达会展展馆，对每辆车进行检查，确定无误后正确放在相应展区。（5）确定最后期限可能导致的混乱。 由于参展商、承包商、装修商、独立承包商等几乎同时到达展馆，而参展的汽车数量多，体积大，价值高，因此退出展会时很容易和出现混乱， 因此应分为不同的时间段对展品进行输进和输出。五、展会效果评估方案（1）评估时间：展会结束后期 （2）评估途径 1) 召开总结会议，策划人员及现场工作人员对活动进行总结与评估。 2) 对参会人员进行随机的问卷调查。 3) 对参展商进行回访与合作总结。 （3）评估工作 1）对每一份回访记录进行归类与整理，制作成表格与柱图。 2）注意对参会人员的总结进行科学分析，为论坛期间成本等各项数据进行核准与统计，科学评估。六、展会财务结算（见附录）七、附录1、甘特表2、展会财务预算表3、展品运输费用表免费VIP客户邀请服务申请表5、境外参展人员入境邀请函申请表6、展位租金标准表7、参展合同书附录1、甘特表月份 项目5678910111212345141516171819展会宣传展会招展展会招商展会布置展会展览展后整理2.展会财务预算表费用项目数量单价备注总计（元）展馆租赁费用汽车展区2国内￥800/国外200/一个展期按 7 天计3000,000配件展区2国内￥8600/展位国外2000/展位安保费用30,000会务费用会议场地租赁470000/天1360,000会场布置 80000音箱大屏幕租赁1套200,000茶水费20,000餐饮费60,000 清洁费用300,000宣传推广费用网络6800001895,000综合性报刊36000专业报刊431000内部报刊288000展会专刊210000人员推广100000直接邮寄50000公共关系50000相关活动50000其它包括参展运输费用等1000,000合计7850,0003、展品运输费用表展品运输费用表类别项目去程回程合计总计展品费制作，购买费包装费维护费（保卫，清洁）保险费关税增值税附加税销售税所得税运输费参展企业所在地陆运费及杂费发运地仓储费装货港口、机场、车站费保险费运输及杂费运地港口、机场所产生的费用装卸费目的地仓储费、堆存费至展馆运费装卸费、掏箱费空箱回运费运输代理费海关代理费其他4、免费VIP客户邀请服务申请表免费VIP客户邀请服务申请表Free VIP Invitation Service递交截止日期Submission Deadline：公司Company负责人Contact传真Fax联络人Association电话Tel电邮Email注：为增加贵公司的参展效益，我们诚意为贵公司提供免费“VIP客户邀请”服务。此服务让贵公司邀请VIP买家参观天津节能汽车博览会，并让他们在展前获赠“贵宾资料”包当中包括：买家入场证。于参观者休息室免费享有2赠劵，展品预览，礼品一份5、境外参展人员入境邀请函申请表APPLICATION FOR FOREIGN VISITORS TO ENTER CHINA被邀请人情况APPLICANTS INFORMATION外文全名FULL NAME_ 国籍NATIONALITY_职业OPPUTATION_ 护照号码PASSORT NO._ 邀请单位INVITED (展会主办方全称)(Full Name Of Exhibition Organizer)拟出境日期DATEIN&OUTOF CHI