应收期末对账不平之差异分析.pdf

金蝶知识库文档 金蝶软件 中国 有限公司 客户服务中心 第 1 页 共 22 页 应收期末对账不平之差异分析 应收期末对账不平之差异分析 本文档适用于 K 3 12 1wise 版本应收款管理模块 通过本文档的学习您将了解应收款管理期末对账时存在差异的原因及解决方法 2011 年 12 月 26 日 V1 0 编写人 冷 敏 2011 年 12 月 26 日 V2 0 修改人 朱灿坤 本文件使用须知 著作权人保留本文件的内容的解释权 并且仅将本文件内容提供给阁下个人使 用 对于内容中所含的版权和其他所有权声明 您应予以尊重并在其副本中予以保 留 您不得以任何方式修改 复制 公开展示 公布或分发这些内容或者以其他方 式把它们用于任何公开或商业目的 任何未经授权的使用都可能构成对版权 商标 和其他法律权利的侵犯 如果您不接受或违反上述约定 您使用本文件的授权将自 动终止 同时您应立即销毁任何已下载或打印好的本文件内容 著作权人对本文件内容可用性不附加任何形式的保证 也不保证本文件内容的 绝对准确性和绝对完整性 本文件中介绍的产品 技术 方案和配置等仅供您参考 且它们可能会随时变更 恕不另行通知 本文件中的内容也可能已经过期 著作权 人不承诺更新它们 如需得到最新的技术信息和服务 您可向当地的金蝶业务联系 人和合作伙伴进行咨询 著作权声明 著作权所有 2011 金蝶软件 中国 有限公司 所有权利均予保留 本期概述 版本信息 版权信息 金蝶知识库文档 金蝶软件 中国 有限公司 客户服务中心 第 2 页 共 22 页 目 录 目 录 1 应用背景 3 2 期末对账的取数原理 4 2 1 期末科目对账 4 2 2 期末总额对账 5 3 期末对账不平的原因分析 5 3 1 期初余额不平 5 3 2 本期发生额不平 5 3 2 1 单据与凭证不一致引起的差异 6 3 2 2 预收冲应收业务引起的差异 8 3 2 2 1 预收单和应收单核算相同往来科目 8 3 2 2 2 预收单和应收单核算不同往来科目 16 3 2 3 核算项目不同引起的差异 20 3 2 4 期末调汇引起的差异 22 3 3 期末余额不平 22 金蝶知识库文档 金蝶软件 中国 有限公司 客户服务中心 第 3 页 共 22 页 1 应用背景 1 应用背景 企业在月末期末对账过程中 会遇到应收与总账对账有差异的情况 因为企业业务较多 面对差异无从下手 本文档以应收款管理为例 结合具体案例分析期末对账不平的的原因和 排查思路 应收款管理提供了期末总额对账与期末科目对账两种方式 只有勾选系统参数选项 启 用对账与调汇 后 才可以进行期末科目对账 如图 1所示 图 1 系统参数 启用对账与调汇 若不勾选系统参数 启用对账与调汇 则在进行应收期末科目对账时 系统会出现如 图 2所示提示 金蝶知识库文档 金蝶软件 中国 有限公司 客户服务中心 第 4 页 共 22 页 图 2 系统参数没有勾选 启用对账与调汇 期末科目对账提示 2 期末对账的取数原理 2 期末对账的取数原理 2 1 期末科目对账 2 1 期末科目对账 在应收款管理模块 进行期末科目对账时 总账系统取数依据为 本期借方发生 取对账界面所查询期间往来科目的借方发生额 若勾选 考虑未过账凭 证 则包括未过账凭证中所查询对账科目的借方发生额 本期贷方发生 取对账界面所查询期间往来科目的贷方发生额 若勾选 考虑未过账凭 证 则包括未过账凭证中所查询对账科目的贷方发生额 应收系统取数依据为 本期借方发生 普票 增票 其他应收单 坏账损失单 勾选系统参数 预收冲应收需 要生成凭证 后 预收冲应收 的核销金额 应收冲应付 的核销金额 所有单据均按过 滤条件中的对账科目过滤 注意 注意 对账时 不包括销售方式为现销的单据 本期贷方发生 收款单 预收单 退款单 期末调汇金额 勾选系统参数 预收冲应收 需要生成凭证 后 预收冲应收 的核销金额 应收冲应付 的核销金额 所有单据均按 过滤条件中的对账科目过滤 进行期末科目对账时 总账系统和应收系统的取数都只取过滤界面所选择的往来科目数 据 金蝶知识库文档 金蝶软件 中国 有限公司 客户服务中心 第 5 页 共 22 页 2 2 期末总额对账 2 2 期末总额对账 总账系统 总账系统的本期借方发生 对账界面所设置科目的本期借方累计 若勾选 考虑未过账 凭证 则包括未过账凭证中该科目的发生额 总账系统的本期贷方发生 对账界面所设置科目的本期贷方累计 若勾选 考虑未过账 凭证 则包括未过账凭证中该科目的发生额 应收系统 不论过滤条件会计科目选什么 应收款管理系统均取所有的单据 不判断单据上得往来 科目是否等于过滤条件中的科目 3 期末对账不平的原因分析 3 期末对账不平的原因分析 进行期末对账时 如果出现对账余额不平的情况 需要确定期初余额是否一致 本期发 生是否一致 期末余额是否一致 只有先确定是哪一列的金额不一致 才能进一步排查不平 的原因 接下来将分别介绍不平的原因以及解决方法 3 1 期初余额不平 3 1 期初余额不平 期初余额不平分以下两种情况 1 如果对账期间是初始化期间 对账时 应收系统的期初数据取所有初始化单据上该 往来科目余额的合计数 即 普通发票 增值税发票 其他应收单 预收单 而总账的期初数 取的是在总账初始化录入的初始数据 如果此时的期初余额不平 那就得核对应收款管理模 块里录入的初始单据的金额和总账的初始数据录入界面科目的金额是否一致 单据上的核算 项目和总账初始数据录入所选择的核算项目是否对应一致 2 如果对账期间是非初始化期间 在应收款管理模块 期初余额取上一期间的期末余 额 而总账的期初余额取的是该科目上期的期末余额结转下来的数据 此时如果期初余额不 平 就应该将对账期间改成上一期 确认上期的期末余额是否能对得平 从上期查找差异 3 2 本期发生额不平 3 2 本期发生额不平 如果是本期发生额不平 我们主要可以从以下几个方面进行排查 金蝶知识库文档 金蝶软件 中国 有限公司 客户服务中心 第 6 页 共 22 页 3 2 13 2 1 单据与凭证不一致引起的差异 单据与凭证不一致引起的差异 对账时 如果本期发生额对不上 首先要检查应收款管理模块的单据 核销业务是否生 成凭证 或者在总账系统是否手工录入了该对账科目的凭证 查看本期期末对账时 本期发 生额明显对不上 如图 3 所示 图 3 期末科目对账发生额不平 当期末对账不平时 我们可以先通过期末对账检查来快速排查不平的原因 首先设置对 账检查的内容 如图 4 所示 金蝶知识库文档 金蝶软件 中国 有限公司 客户服务中心 第 7 页 共 22 页 图 4 期末对账检查设置 在 概述 页签中勾选了期末对账检查的选项后 再在 高级 页签里指定相应的往来 科目 如图 5 所示 图 5 设置对账检查科目 设置好期末对账检查的内容 点击 确定 就可以看到期末对账检查的结果 如图 6 所示 金蝶知识库文档 金蝶软件 中国 有限公司 客户服务中心 第 8 页 共 22 页 图 6 对账检查结果 从对账检查结果来看 本期借 贷方发生额出现差异的原因就是部分单据 核销业务没 有生成凭证 以及总账录入的凭证在应收款管理模块没有对应的单据 由此 我们可以根据 提示的单据号和凭证号进行进一步的检查 将对应的单据 核销业务生成凭证 手工录入相 应的单据指定凭证信息即可 注意 注意 在图 4 对账检查界面中 检查当前期间的单据是否已经生成凭证 选项是否可 勾选由应收款管理模块的系统参数 期末处理前凭证处理应该完成 来控制 如果系统参数 中没有勾选 期末处理前凭证处理应该完成 那么在对账检查界面的 检查当前期间的单 据是否已经生成凭证 选项黑色可以取消勾选 如果系统参数里勾选 期末处理前凭证处理 应该完成 对账检查界面的 检查当前期间的单据是否已经生成凭证 选项灰色默认勾选 不能取消 3 2 23 2 2 预收冲应收业务引起的差异 预收冲应收业务引起的差异 所谓预收冲应收 简单的说就是前期预收客户的款项 后期销售发货 开出发票后所做 的将预收款和应收款进行核销的一种业务 下面将针对预收冲应收的两种情况 分析该类业 务对期末对账的影响 3 2 2 13 2 2 1 预收单和应收单核算相同往来科目 预收单和应收单核算相同往来科目 某些企业在核算预收账款时 并不是通过 预收账款 这个科目来核算 而是通过 应 金蝶知识库文档 金蝶软件 中国 有限公司 客户服务中心 第 9 页 共 22 页 收账款 科目的贷方来确认预收款项 即 在录入预收单时 往来科目选择的是 应收账款 生成的凭证也选择 应收账款 如图 7 所示 图 7 预收单往来科目选择 应收账款 等到销售发货时 录入销售发票 往来科目选择 应收账款 生成凭证选择 应收账 款 如图 8 所示 金蝶知识库文档 金蝶软件 中国 有限公司 客户服务中心 第 10 页 共 22 页 图 8 录入销售发票 在没有进行 预收冲应收 的核销时 对该客户进行期末科目对账与期末总额对账 对 账科目选择 应收账款 期末科目对账结果如图 9 所示 图 9 期末科目对账无差异 期末总额对账结果如图 10 所示 金蝶知识库文档 金蝶软件 中国 有限公司 客户服务中心 第 11 页 共 22 页 图 10 期末总额对账无差异 从图 9 图 10 中可以看出 如果预收单和应收单核算相同往来科目 应收账款 相关 单据生成凭证后 在没有进行预收冲应收核销的情况下 期末科目对账与期末总额对账都是 没有差异的 如果在应收款管理模块做了预收冲应收核销操作 预收冲应收需要生成转账凭证 参 数的勾选对其结果是否有影响 接下来将对其进行说明 预收冲应收是否需要生成凭证是由系统参数 预收冲应收需要生成转账凭证 来控制的 如图 11 所示 金蝶知识库文档 金蝶软件 中国 有限公司 客户服务中心 第 12 页 共 22 页 图 11 系统参数 预收冲应收需要生成转账凭证 如果系统参数里勾选了 预收冲应收需要生成转账凭证 选项 但是预收冲应收业务没 有生成凭证时 期末科目对账的结果 如图 12 所示 图 12 预收冲应收不生成凭证时的对账结果 期末总额对账结果如图 13 所示 图 13 预收冲应收不生成凭证时的对账结果 从图 12 图 13 中可以看到 当勾选系统参数 预收冲应收需要生成转账凭证 但是 预收冲应收又没有生成凭证的时候 期末科目对账本期借 贷方发生额数据都是对不平的 应收系统的本期借 贷方都同时翻倍 但是期末余额是能对平的 期末总额对账无论是本期 金蝶知识库文档 金蝶软件 中国 有限公司 客户服务中心 第 13 页 共 22 页 发生还是期末都是没有差异的 如果预收冲应收核销后生成了转账凭证 如图 14 所示 图 14 预收冲应收生成转账凭证 此时的期末科目对账结果如图 15 所示 金蝶知识库文档 金蝶软件 中国 有限公司 客户服务中心 第 14 页 共 22 页 图 15 预收冲应收生成凭证后的对账结果 期末总额对账结果如图 16 所示 图 16 预收冲应收生成凭证后的对账结果 金蝶知识库文档 金蝶软件 中国 有限公司 客户服务中心 第 15 页 共 22 页 从图 15 图 16 中可以看到 当勾选系统参数 预收冲应收需要生成转账凭证 预收 冲应收也生成了转账凭证 期末科目对账总账系统和应收系统的本期借 贷方都同时翻倍 期末余额还是能对平的 期末总额对账借贷方有相同的差异 但是期末数据是平的 那么 如果不勾选系统参数 预收冲应收需要生成转账凭证 预收冲应收后期末科目 对账的结果又怎么样呢 如果不勾选系统参数 预收冲应收需要生成转账凭证 那么在凭证处理里选择 预收 冲应收 的事务类型时 单据序时簿里是没有需要生成凭证的记录的 此时进行期末科目对 账 结果如图 17 所示 图 17 不勾选 预收冲应收需要生成转账凭证 期末总额对账结果如图 18 所示 金蝶知识库文档 金蝶软件 中国 有限公司 客户服务中心 第 16 页 共 22 页 图 18 不勾选 预收冲应收需要生成转账凭证 从图 17 图 18 中可以看出 不勾选 预收冲应收需要生成转账凭证 时 期末科目对 账与期末总额对账本期发生与期末余额都是没有差异 由此可以得出结论 1 当预收单和应收单都核算相同往来科目 应收款管理模块的系统参数里勾选了 预收 冲应收需要生成转账凭证 不论预收冲应收是否生成了转账凭证 期末科目对账里的本期 借 贷方发生额都跟实际发生的业务数据不一致 出现发生额翻倍的情况 但是最后 期末 余额 是平的 2 勾选了 预收冲应收需要生成转账凭证 预收冲应收生成了转账凭证 期末总额对 账借贷方有相同的差异 但是期末数据是平的 如果预收冲应收没有生成转账凭证 期末总 额无论是本期发生还是期末都是没有差异 3 如果系统参数里不勾选 预收冲应收需要生成转账凭证 期末科目对账时 应收系 统和总账系统的本期借 贷方发生额是平的 数据与实际发生的业务数据是一致的 期末 余额 也是平的 期末总额对账本期发生与期末都是没有差异 4 如果预收单和应收单核算相同往来科目 则 预收冲应收 核销类型不需要生成转账 凭证 系统参数中也不用勾选 预收冲应收需要生成转账凭证 3 2 2 23 2 2 2 预收单和应收单核算不同往来科目 预收单和应收单核算不同往来科目 如果企业在录入预收单时 是通过 预收账款 科目来核算 而应收单是通过 应收 账款 科目来核算 在没有进行预收冲应收核销时时 期末科目对账的结果如图 19 所示 金蝶知识库文档 金蝶软件 中国 有限公司 客户服务中心 第 17 页 共 22 页 图 19 期末科目对账无差异 期末总额对账结果如图 20 所示 图 20 期末总额对账无差异 如果做了预收冲应收的核销 并且系统参数里也勾选了 预收冲应收需要生成转账凭 证 但是没有生成转账凭证时 期末科目对账的结果如图 21 所示 金蝶知识库文档 金蝶软件 中国 有限公司 客户服务中心 第 18 页 共 22 页 图 21 期末科目对账有差异 期末总额对账结果显示如图 22 所示 图 22 期末总额对账无差异 从图 21 中可以看出 此时的应收系统的两个科目数据通过该核销已经互相冲平 但是 总账系统里这两个科目还有余额 所以 最后两个系统的余额是不平的 如果预收冲应收生成转账凭证 查看期末科目对账 两个系统的发生额和余额都是平的 如图 23 所示 金蝶知识库文档 金蝶软件 中国 有限公司 客户服务中心 第 19 页 共 22 页 图 23 预收冲应收生成凭证期末科目对账无差异 期末总额对账界面如图 24 所示 图 24 预收冲应收生成凭证后期末总额对账本期发生有相同差异 如果不勾选系统参数 预收冲应收需要生成转账凭证 对账结果如图 25 所示 金蝶知识库文档 金蝶软件 中国 有限公司 客户服务中心 第 20 页 共 22 页 图 25 系统参数里不勾选 预收冲应收需要生成转账凭证 期末总额对账显示结果如图 26 所示 图 26 系统参数里不勾选 预收冲应收需要生成转账凭证 由此 可以得出结论 如果企业是用 预收账款 科目核算预收单 应收账款 科目 核算应收单 那么 为保证数据的一致性 需要在系统参数里勾选预收冲应收需要生成转账 凭证 并且将预收冲应收的业务生成转账凭证 3 2 33 2 3 核算项目不同引起的差异 核算项目不同引起的差异 当期末对账界面 过滤界面 勾选 显示核算项目明细 选项 当过滤条件中设置的科 金蝶知识库文档 金蝶软件 中国 有限公司 客户服务中心 第 21 页 共 22 页 目未下挂核算项目 或者科目下挂的核算项目并不是过滤条件选择的核算项目类别的情况 下 总账系统无法取该科目的数据 导致对账的差异 假设预收账款科目没有进行项目核算 在应收款管理新增一张预收单金额 500 往来科 目选择预收账款 并且生成了凭证 科目也是预收账款 进行期末科目对账时 过滤界面中 勾选 显示核算项目明细 同时科目选择 预收账款 如图 27 所示 图 27 过滤界面勾选 显示核算项目明细 此时 由于 预收账款 科目没有设置核算项目 总账数据并不会取到该凭证数据 期 末科目对账结果显示如图 28 所示 图 28 过滤界面勾选 显示核算项目明细 期末总额对账本期贷方发生也是有相同的差异 总账没有数据 此处不再截