7合同评审控制程序.xls

深圳市凯柏光电有限公司 Kaibo Optoelectronic HK Limited 文件名称合同评审控制程序文件编号KBO QP 007版本A 0 制订部门业务部制订日期2011 05 07页码1 5 合合 同同 评评 审审 控控 制制 程程 序序 编制 审核 批准 评审 部 门 会 签 部 门 会 签 分发单位 总经理室 生产部 品质部 业务部 财务部 研发部 采购部 PMC部 资材部 行政部 深圳市凯柏光电有限公司 KaiboKaibo Optoelectronic HK Optoelectronic HK LimitedLimited 文件名称合同评审控制程序文件编号KBO QP 007版本A 0 制订部门业务部制订日期2011 05 07页码2 5 程序文件修订页 版本修 订 内 容编制审核批准修订日期 A 0初版发行付琴叶海张凯2011 05 07 深圳市凯柏光电有限公司 KaiboKaibo OptoelectronicOptoelectronic HK Limited HK Limited 文件名称合同评审控制程序文件编号KBO QP 007版本A 0 制订部门业务部制订日期2011 05 07页码3 5 合同评审控制程序 1 目的 为确保客户的要求得到充分的确定 并评审本公司是否具有满足客户要求的能力 对销售合同进行 合理的评估 以确保合同内容有效履行和满足 2 适用范围 适用于所有销售合同的评审 3 定义 合同 本程序定义为 公司和客户之间的业务往来 以任何方式传递的经双方确认的需要履行权力和 义务的协议 4 职责 4 1业务部 负责订单意向的收集及传递 并开立 合约审查单 给到PMC 4 2PMC 负责组织 合约审查单 的评审及跟进 4 3各相关部门 业务 工程 生产 采购 品质等 参与合同评审 并对合同中涉及到本部门职责 范围内的工作负责 5 作业流程图 见附件 流程图 6 作业内容 6 1业务信息的收集 6 1 1业务人员应积极通过各种途径收集相关的业务信息 然后与客户进行有效的沟通 以便充 分明白客户的要求 在有初步业务意向时 及时把公司的产品信息给到客户 6 2客户要求的确定 6 2 1业务人员与客户洽谈时 要详细了解客户的具体要求 对客户提出的问题不能确定的 应 及时反映给部门负责人或相关部门负责人 直到给客户一个明确的答复 同时将客户的具 体要求作好记录 6 2 2客户要求包括 6 2 2 1客户明确要求 光电参数 结构外观 灯头 IP等级 材质 颜色 重量等 包装 运输 售后服务 交货期等 6 2 2 2客户没有明确的要求 但预期或规定用途所必须具备的要求 6 2 2 3与顾客有关的法律法规的要求 如环保要求 安规要求等 6 2 3业务部在接到客户样品需求时 立即开立 样品申请单 经批准后交研发部 研发部回复 样品交复时间 按 研发控制程序 进行作业 6 3 合约审查单 的开立 6 3 1开立 合约审查单 的两种情况 a 寄给客人的样品经确认合格或回复可以量产 b 未 打样给客户确认 直接下订单 数量在10pcs以上的 需同时开立 样品申请单 到研发 6 3 2当业务部接到客户口头订单时 接单人员应复述给客户得到其肯定 并请客户回传书面订 单 合同 6 3 3业务部接到客户书面 纸质或电子档 的订单 合同后 均应在 订单记录单 上进行登 记 记录人员签字确认 并开立 合约审查单 6 3 4 合约审查单 需由业务部经理签字核准后方可发出 深圳市凯柏光电有限公司 KaiboKaibo OptoelectronicOptoelectronic HK Limited HK Limited 文件名称合同评审控制程序文件编号KBO QP 007版本A 0 制订部门业务部制订日期2011 05 07页码4 5 合同评审控制程序 6 4 合约审查单 的评审 6 4 1开立的 合约审查单 交PMC 由PMC负责召集各部门进行评审 参加评审的部门 总经理室 业务部 PMC 研发 品质 生产 采购 财务成本控制人员 6 4 2采购部 对原物料的交期以及瓶颈物料 耗时物料的解决方案 6 4 3研发部 对导入量产的准备和对客人提出变更之处的评估 以及产品在技术标准 法律法 规等方面进行评审 6 4 4品质部 对合同的质量条款 供应商的资质 验收标准 售后服务 以及质量保证期限等 进行评审 6 4 5生产部 对于现有生产能力 包含机器设备 人员 场地等 是否能满足客人交期及品质 等进行评估 6 4 6财务部 负责对合同结算方式 付款期限 各类零部件价格及相关费用测定予以审核 对 合同会给企业带来的效益情况做评估分析 国外业务订单需做好报关工作的评估 6 4 7PMC 综合以上各部门意见 结合现生产及订单状况 给予交期回复 6 5评审结果的处理 6 5 1能满足客户合同要求的 业务部回复客人交期 并开立 业务订单 给到PMC PMC按 产 品实现策划程序 作业 6 5 2评审结果不能满足客户合同要求 或客户合同本身与法律法规存在相抵触的内容 合约 审查单 经总经理审批后 由业务部与客人进行沟通处理 6 6合同的更改 6 6 1客户端及公司内部对产品本身结构 功能 包装相关的变更按 研发控制程序 进行变更 6 6 2客户端或公司内部在交期或订单数量等其它方面需要变更的 以邮件或 工作联络单 形 式进行通知确认 确认后的 工作联络单 发至相关部门 6 7 合同评审的各项记录 由业务部负责管理并保存 7 相关程序 7 1 产品实现策划程序 KBO QP 006 7 2 研发控制程序 KBO QP 008 8 质量记录 8 1 样品申请单 KBO QR SA 001 8 2 合约审查单 KBO QR SA 003 8 3 业务订单 KBO QR SA 004 8 4 订单记录单 KBO QR SA 008 深圳市凯柏光电有限公司 KaiboKaibo Optoelectronic HK Optoelectronic HK LimitedLimited 文件标题合同评审控制程序文件编号KBO QP 007版本A 0 制订部门业务部制订日期2011 05 07页码5 5 附件 流程图 作业流程权责单位质量记录 业务部