审核应对技巧.doc

GGEC 監査対応教育資料07.07.12 岩崎应对审核的技巧及方法1、审核的必需性为何要进行审核？ 对公司架构、职责方面内容进行检查 对公司存在问题的整改、改善以改善为目的追求获取利益 维持、提高质量管理控制水平 提高顾客信心2. 审核分类2-1. 顾客审核 客户审核等2-2. 公司内部审核 质管部、改善办等。2-3.ISO审核 认证机关等3. 不同审核不同重点 3-1.顾客审核促使质量得到维持以及提高、防止不良品流出到客户处。检查重点 是否有健全的质量管理体系？客户的自我保护 程序等的齐备状况 是否对质量进行管理监控？ 质量维持、提高的活动是否在日常中惯彻？ 有进行质量管理的证据吗？ 是否有防错措施？ 是否有对发生问题进行迅速分析以及对策的管理体系？4M管理人的管理、作业管理、材料管理、设备管理3-2. 公司内部审核找出公司的问题进行对策改善 公司整体改善审核重点 对公司组织架构、职责、质量管理体系 顾客管理 问题进行改善 检查公司组织架构,对问题点进行改善 检查各部门职责内容、对问题点进行改善 检查质量的维持及提高方面的问题点、对问题点进行改善 对提高顾客信心方面的管理内容进行检查、对问题点进行改善3-3. ISO审核检查所取得认证的质量管理体系的执行状况确认是否彻底执行所取得的认证检查重点已经取得ISO等认证的质量管理体系的维持以及管理 检查程序等内容寻找问题点 是否执行公司的程序 规章制度 是否有执行公司程序规章制度的证据 对应审核的技巧4-1. 审核者的心理 在尽可能短的时间内达成审核目的按所定计划时间内完成 对不能确切回答出来的问题，判断为或NG。审核人员不考虑审核成绩好坏对接受审核公司的影响,只会执行自己的职责进行正确的审核。审核人目的是进行审核，而不是对被审核公司进行改善。(外部审核) 不能询问审核员应如何解决所提问题的方法。 审核人没有义务回答解决方法，而且误解GGEC没有解决方法而持有不好印象。(外部审核) 不及时以及不简洁的回答会影响审核人的心情取得审核人许可后可以适当的安排休息。4-2. 事前准备审核前必须召集相关部门开会，进行以下事项沟通。 会议召集责任部门：质管部 对审核公司（或认证机关）、审核目的、审核人名字、职务、审核日程、审核时的注意事项等进行沟通说明。 要明确审核当日的总负责人(质管部 经理)，接待人 (含接待客户吃饭)，审核时的笔记人，各部门接待审核负责人，审核问题回答人，各部门内部问题点笔记人。GGEC问题点：没有执行到位。质管部以及相关部门负责人要事前检查和准备有可能会被审核的文件数据等资料如有问题的事先进行改善。GGEC问题点：没有执行到位。接待审核的相关部门负责人要向总负责人(质管部)汇报事前准备完成状况。如果有问题，预先进行改善。GGEC问题点：没有执行到位。总负责人(质管部)预先安排当日接受审核部门的先后顺序。但如果顾客(或认证机关)有自己的计划安排时,只能按审核人指定的审核顺序进行。 质管部事前进行模拟审核，事先对问题点进行改善。 GGEC的问题点：因为没有执行到位，审核时被发现很多问题。 4-3. 审核当日以及被审核者(接受审核人员）要注意的事项 公司负责人（总经理）要出席审核的初次会议。 会议中必须事先将手机关机。表示对审核人员的尊重。GGEC问题点：会议中接听手机的人很多。 会议中不允许窃窃私语、相互讨论的行为。是不尊重审核人的体现。审核人会误解为:是否在商讨不真实内容进行回复。GGEC的问题点：审核人员讲解以及会议中窃窃私语、讨论的人多。 对提出的疑问进行准确简短的回答。 提问以外的问题没有必要进行说明。GGEC的问题点：对提问以外的内容进行说明给审核员从中寻找出其他问题 对问题说明的时间过长使审核者感到厌烦。 理解审核员问题后进行回答。如不明白时可以问清楚。GGEC的问题点：因为不明白问题的具体含义,所回答内容引起审核员误判。 回答提问时、如觉得不能简单回复问题时,可以提供相关资料进行说明。资料说明更容易使审核员理解。GGEC的问题点：因为口头说明时间过长，而让人更难以理解。 日常管理资料、电脑记录的资料要事先做好准备.电脑资料可以事先打开,审核人有需求时可以马上点击提供。 平时要对资料进行整理。资料文件上要明确负责人，管理内容。如某些相关资料在其他部门保管的要事先知会其部门准备，如果审核员需要时,立刻能够提供出来应准备相关知情人员,以便接待审核人不能回复审核员的提问时,能够告知接待审核人真实内容,便于回复问题.GGEC问题点：资料管理极差，提供速度慢,浪费时间，或有时还不能提供。 各部门只能准备1人接待审核（不超过2人）很多人回答时内容可能不一，使审核员误解。 指定的会议笔记人要记录所有的审核中的提问以及回复内容、会议纪要。 审核时间过长时，可以向审核人提出休息建议。审核时间过长的话，审核者会既累又焦急。 审核完毕进行总结会议，可以询问审核人的审核结果分数。但如果审核人没有告知意思时,就不能再追问下去. 会议结束时，全体出席会议人应起立，向审核员说声：“非常感谢”。决不能各自随意地回去。GGEC 问题点：没有做到这方面的礼节。 4-4.审核的最后 审核结问题的分析对策以及确认 接受审核当日或第二天，全审核过程的记录者、各部门记录者要召开会议，对审核的内容进行总结。防止漏记审核的内容。 审核内容总结后，马上呈送给相关人员、总经理及各部门经理。 质管部要迅速召集相关接待审核人员召开会议，进行审核后反省、审核时发现的问题点汇总整改，对不良事项进行对策、明确完成期限。国光问题点 :没有立刻执行