往来会计工作流程一.doc

往来会计工作流程（一）该职责适用于地州、直销、二批、八县1、 业务员每天借单（往年代销、滚单、月结单据）收款，必须要出借条，借条是统一格式，经借单业务员、业务员直接主管、财务经理签字方可借出（金额不宜过大）2、 兑奖，每天早上业务员或者送货司机拿着费用报销单和奖卡、奖盖来兑奖，兑奖分为兑现金和兑产品的，要仔细检查业务员填写的费用报销单与实际收回的兑奖奖卡、奖盖是否一致。（1）直销业务员兑奖项目：大马邦酒刮刮奖、大马邦酒开箱奖、再来一瓶（酒、水）苏打水一提。（2）餐饮业务员兑奖项目：大马邦酒刮刮奖、大马邦酒开箱奖、大马邦酒、果醋开瓶费（果醋开瓶费必须查看销售出库单开单金额是否达到兑开瓶费的标准）再来一瓶（酒、水）苏打水一提等等，确认无误后在报销单上签字，并把业务员的奖卡奖盖收回统一保管，最后全部交给仓库李金雷。3、 登陆T1仔细审查当天业务草稿内开单员开出的销售出库单（直销、二批、八县、地州）核对。直销、二批客户以现款方式开出的销售出库单必须收回现款，收回现款并交钱的有出纳盖的现金收讫的章，在确认货已送款已交无误的情况下根据开单员或司机给的盖章的单据在T1里审核销售出库单并过账。八县、地州客户必须先款后货，如有一些特殊客户（合作以来信誉比较好的、有人担保）先货后款的必须及时跟踪地州客服内勤催回货款。备注：在T1中单据分为有金额的和没有金额的，有金额的又分现款、月结、汇款、垫付款、代销，这类单据中现款的在确认出纳已收钱盖章之后审核过账，同时按业务员分类保管；月结的在确认司机已送货，对方已签字或出具收货凭证的情况下审核过账，按业务员分类保存，月底催促相关业务员收款；汇款的单据在确认司机已送货（已收到相关托运部提供的托运凭证及其他对方收货证明）时审核过账，将单据全部再交回开单员保管。垫付款的单据在收到司机货开单员提供的单据时确认司机已送货（已收到相关托运部提供的托运凭证及其他对方收货证明）时审核过账，单据单独保存，可以询问司机或打电话给相关托运部联系时间收款，时间联系好之后借单据给相关司机进行收款；代销的在确认司机已送货（已收到相关托运部提供的托运凭证及其他对方收货证明）时审核过账，单据按相关业务员保管。没有金额的单据常见的有换货、返陈列的单据，此两类单据在确认司机已送货，对方已签字或出具收货凭证的情况下审核过账，按业务员把蓝联保存，绿联作废处理。4、 准确录入出纳提供的收款单、付款单、一般费用单。每天出纳都会把已收款的单据、付款的单据及报销的费用单出具凭证，按照出纳提供的收款、付款及费用凭证在T1里录制收款单、付款单、一般费用单。（凡是与客户往来有关的单据都为我处要处理的单据，常见的有相关客户的收款单，付客户运费、汇费、返点、兑奖(需兑现金)。5、 每周必须做各业务员的销售回款及销量统计表，在每周的星期六以电子表格的形式做好之后发给客服，制作返利，即将分销商卖出去的产品返利给总经销。首先，去地州客服要地州总经销下面分销商名称；在将客户名称输入单位应收应付，查询销售单，复制客户名称、日期、产品种类、数量、价格、金额；在计算给客户的单价等于金额/（销量+赠品），含税金额=给客户的单价*（销量+增量），核算单价是给定的，核算金额=核算单价*（销量+赠品量），最后返利=含税金额-核算单价，这个就是返利。在做对账单时一定要做返利。6、 每周及时催收地州垫付款。（地州客服确认客户回款后安排驾驶员收回）。7、 保管未收款单据，督促业务员及时收款、特别是往年未收款单据（需清楚每个业务员的应收款余额）。8、 月底提供给财务经理核算工资的报表（回款分析表）各种直销、二批、地州的销售、回款及重点客户，统计销量的时候注意在T1里边按业务员进行统计，如果按其他的可能会因前期的客户档案等不完全导致数据部准确。9、 商贸宝新客户导入财务通，也就是通俗的T1导入到T3的一个客户导入的过程，为后续的处理凭证做好相关的准备，首先找到往来单位，每一个明细分类的看，主要看的是有无财务通编码，有的就是已经导入到了T3的客户，找到没有导入的客户，打开编辑，把客户编码复制到财务通编码处，在把客户的编码、名称输入到T3的客户档案里边，按照区域进行分类添加（如省外XX省，昆明的XX区，必须是最低一级明细分类。注意必须保证T1和T3里的编码等相关信息是一致的，这个不一定要等到每个月的月底才弄，平时有时间也可以导入，减少月末的工作量。10、 到月底的时候要出凭证：主要就是（1）回款凭证；（2）销售凭证。在进系统准备出凭证之前要修改登录日期（为所出凭证的月份的最后一天），把T1里的所有单子全部审核过账之后才能出凭证，具体步骤是进入T1选中财务管理生成凭证选全部清除选中收款单、付款单、一般费用单、应收款增加、应收款减少，这个为回款凭证，是按照收款及付款等的日期出具的，也就是出凭证要按照日期出。出完回款凭证再出销售凭证，步骤相同，选项是销售出库单、销售换货单、销售退货单，最后点击合成，注意在点合成的时候要选凭证类型。关于错误凭证的处理，如果是在T3中没有被记账审核的凭证可以在T1中直接删除，如果已被记账审核的凭证则需要取消记账审核才可以删除，在T1中删除了以后还要在T3中删除，步骤是