公文管理办法(试行)

精品文档公文管理办法（试行）第一章 总则第一条 为使公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国务院办公厅国家行政机关公文处理办法（国发200023号）、关于规范保险机构向保监会行文的通知（保监办发20003号）等有关规定，结合公司实际情况，制定本办法。 第二条 长城人寿保险股份有限公司（筹）的公文，是公司在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达国家有关行业政策信息，颁布公司规章制度、施行管理措施，请示和答复问题、联系商洽业务、制定计划、总结经验、记载活动的重要工具，是公司开展经营管理和外联活动的有效手段。 第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条 公文处理应当坚持实事求是和精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。第五条 总公司办公室是主管本公司各部室公文处理的管理机构，负责本公司上报及下发各种公文的处理，以及指导各部门（含下设机构）的公文处理工作。第二章 公文种类第六条 长城人寿保险股份有限公司（筹）公文种类：（一）决定。适用于公司在制定战略发展目标、经营方针，设立组织机构等重大事项、行为做出安排以及用于对公司经营业务、行政工作、人事任免及奖惩等。 （二）通知。适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文；传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免和聘用人员。（三）报告。适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（四）请示。适用于向上级请求指示和批准的事项。（五）批复。适用于答复下级单位的请示事项。（六）会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。（七）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题；请求批准和答复审批事项。 第七条 发文字号 根据不同部门编制发文字号，包括长寿发、长寿人、长寿办、长寿函、长寿复、长寿办函、董事长会纪、长寿会纪等； 第三章 公文格式第八条 公司公文一般由版头、秘密等级、编号、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文日期、印章、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。（一）版头1、总公司（含各部室）发文的版头，由长城人寿保险股份有限公司（筹）加“文件”二字组成，用初号黑体字，套红居中印在公文首页上部。2、分公司（含各部室）发文的版头，由长城人寿保险股份有限公司（筹）的规范化简称“长城人寿（筹）”加分公司全称加“文件”组成，用小初号黑体字，套红居中印在公文首页上部。3、会议纪要的版头用初号黑体字，套红居中印在公文首页上部。（二）密级，是公文的秘密等级，用黑体四号字标注于公文首页右上角。密级分为绝密、机密、秘密三等。公文密级发文单位根据秘密程度确定。（三） 编号，是公文印制份数的顺序号，用黑体四号字标注于密级下方。只有秘密公文须标明编号，普通公文无须标注。（四）紧急程度，是对公文送达和办理的时间要求。对涉及紧急事宜的公文，应当根据公文的时间要求在公文的右上角加盖“急件”章，必要时可注明公文的送出时间。（五）发文字号，由发文部门简称、年份和序号组成。用仿宋小三号字（GB2312,下同）标注于版头下方居中，联合行文，只标明主办单位发文字号。（六）签发人，是公文的主要责任者。上行文要求在发文字号右侧用黑体三号字标注“签发人”，“签发人”后面标注签发人姓名。（七）标题，一般由相关介词“关于”、公文主题和文种三部分内容组成，应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题用黑体小二号字居中排印。 （八）主送单位，是公文的主要受理单位，其名称应用全称或者规范化简称,位于正文上方，用仿宋小三号字顶格排印。 （九）正文，是公文的主体，位于主送单位下方。采用仿宋小三号字，行距一倍半排印。（十）附件，是公文的说明材料。置于主件之后，字体字号同正文，但须用黑体三号字在左上角标注“附件”，有多个附件须标明“附件1”、“附件2”等，并与主件装订在一起。在正文之后、成文日期和发文部门印章之前须用仿宋小三号字注明附件的名称。（十一）成文日期，以负责人签发的日期为准。联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。成文日期须写明年、月、日，用仿宋小三号字标注于正文的右下方。（十二）印章，公文除会议纪要以外，应当加盖印章。印章盖在成文日期上，以代替发文部门署名，要求骑年盖月。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。（十三）主题词，一般为3至5个，是反映公文内容的关键词。除会议纪要外，公文应当标注主题词。用黑体小三号字标注于抄送单位上方。（十四）抄送单位，是除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称。抄送单位名称用仿宋小三号字标注于内部报送上方。 （十五）公司下发的公文版记中抄送单位之下用仿宋小三号字加入“承办：”及承办人联系电话，以方便工作联系。 （十六）印制版记，由公文印发部门全称或规范化简称、印发日期和份数组成，用仿宋小三号字标注于公文末页下端。 第九条 公司公文一般用纸采用国际标准A4型（210mm297mm），左侧装订。第四章 行文规则 第十条 行文应当确有必要，注重效用。凡是能通过当面协商、电话联系等方式解决的问题，不要行文。 第十一条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，原则上实行逐级行文，一般不得越级请示和报告。 第十二条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得同时抄送其下级单位。 “报告”不得夹带请示事项。第十三条 上级单位有权直接向其隶属的下级机构发出领导性、指挥性公文。总公司各部门在各自职权范围内可以向分公司行文，并同时报送总经理室和总公司办公室。部门之间对有关问题未协商一致，不得各自向下行文。 第十四条 报送文件的具体要求 （一）总公司向保监会行文，各二级机构向保监会派出机构（当地保监局）行文。下属分支机构向上一级单位行文，应当采用“请示”和“报告”两种公文形式。 （二）公司报送保监会的“请示”，凡涉及机构设立、高级管理人员任职资格审查（包括各种申报材料）和任命、保险条款费率审批和备案、申请扩大业务范围等方面的，一律报送3份。其他事项的“请示”报送1份。“报告”一律报送3份。 （三）二级机构报送总公司的“请示”和“报告”一律报送3份，应当统一交总公司办公室分发处理，不得多处投报。（四）公司各单位、各部门报送保监会的公文统一由总公司办公室负责对文件进行核稿，如无问题应及时送呈保监会办公室分发处理。各单位、各部门不得擅自向保监会部门或个人寄送和传递公文。除正常的工作沟通联络外，也不得擅自通过电话等方式向保监会催办或询问有关公文的批办情况。第五章 发文办理 第十五条 发文办理是指制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。 第十六条 草拟公文应当做到： （一）符合国家的法律、法规，符合上级监管机关的指示，符合公司发展战略。 （二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点准确，篇幅力求简短。（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送单位的行文关系确定。（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。 （五）人名、地名、时间、数字、引文准确。日期应当写具体的年、月、日。在同一公文中，数字的使用应前后一致。结构层次序数的表示，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。引用公文应注明发文时间、机关、标题和文号。公文中数字除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 （六）公文中汉字、标点符号和数字的用法符合国家发布的标准，并使用国家法定计量单位。 （七）会议纪要中，姓名职务并用时，一般是姓名在前，职务在后。姓名职务之后不再加“同志”字样。（八）草拟公文，一律使用统一的公司公文拟稿纸，并使用钢笔或黑色签字笔，按规定填写有关内容。第十七条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当主动出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请公司领导协调或裁定。 第十八条 发文作业程序（一）公文的撰写及流程 1、根据工作需要或领导指示，起草人草拟文件，填写公文拟稿纸，送部门领导审签； 2、总公司各部门的文件，主办部门领导审签后应将文稿交总公司办公室处理； 3、各分支机构的文件，主办部门领导审签后应将文稿交所在机构人事行政部，由人事行政部审核，并送需要会签的其他部门签批，然后再根据相关规定和签批权限报机构领导审签后交总公司办公室处理； 4、总公司办公室根据相关规定及文件的内容，审核确定相应的会签领导及终审签发领导并负责送签； 5、发文部门负责人、分支机构总经理室、总公司总经理室领导及终审签发人有权退回文件修改或否决。（二）核稿公文核稿分为拟稿单位核稿和办公室核稿。总公司各部门由部门内部文档管理员进行初审，分支机构由人事行政部进行初审，总公司办公室统一进行复核后，方可呈领导签发。审核的主要内容包括：1、是否确需行文以及行文的级别、方式是否妥当。 2、是否符合党和国家的法律、法规，是否符合上级监管机构的指示，是否符合公司发展战略。 3、与已发布的文件有无矛盾和重复。 4、涉及公司内其他职能部门或外单位的问题，是否与其协商、会签。如意见不一致，主办部门有无加以说明。 5、是否符合行文规则，是否符合文种使用、报批程序和公文格式的有关规定。 6、密级确定是否合乎规定，发送范围是否恰当，有关附件和资料是否齐备。7、发文稿纸及版面是否整洁。核稿人员对内容杂乱、文字冗长的公文，应要求主办部门拟稿人加工修改；对涂改勾划较乱的公文，应先退主办部门拟稿人清稿。主办部门应最迟在1个工作日内（逢节假日顺延）将文稿誉清并送办公室。 对退回改写的公文文稿，主办部门应在3个工作日内将改好的文稿送办公室。誉清或改写的原稿不得销毁，应附在誉清稿或改写稿之后。（三）送签由办公室文件管理人员负责所有文件的送签工作。送签后，非急件在交办期内不得催签，以免影响领导的正常工作。公文办文时间一般为：1.普通件6天之内；2.急件1天之内；3.特急件随时办理，1小时内完成。（四）签发 1、各级领导签批公文时必须写上姓名和审批时间，并应当使用钢笔或黑色签字笔。 2、主批人应当明确签署意见、姓名和审批时间，其他审批人圈阅视为同意。拟稿人不能签发自己起草的文件。3、总公司发文由总经理签发，重要公文须根据实际情况送交董事长审阅和签发。 （五） 编号、打印、校对 1、公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。 2、经过复核后，由办公室专职人员进行编号、打印，确定印制份数。并根据公司印章管理有关规定用印。 （六）登记、发文 （一）公文传递要准确、迅速、安全、保密，并要履行登记手续。发出的公文要根据内容需要注明密级和缓急程度，带密级的文件要采取一定的保密措施，通过专人进行传递。（二）除秘密公文外，公司下发文件一般采用网上发布方式。文件上网由办公室负责统一进行。需要传阅的文件须附文件传阅单，由办公室负责分发、登记，对文件传阅过程进行管控。第六章 收文办理 第十九条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。第二十条 签收、登记。负责处理公司文件信函的文秘人员收到外来文件信函后应逐件清点，并登记收文日期（特急文件要填明时间）、来文单位、内容、密级、时限要求等，做到随收、随登。第二十一条 审核收到下级单位上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否由本级公司办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他规定，是否符合公司规章制度；涉及其他部门和单位职权内的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。 经审核，对不符合上述要求的，经请示办公室负责人批准后，及时退回送文单位并说明理由。第二十二条 拟办、批办 （一）经审核，需要办理的外来公文，公司办公室文秘人员应当填写“文件处理单”，提出拟办意见，送办公室负责人审核后，呈公司领导批示后办理。 （二）办公室批办文件，要写明承办部门，需要两个以上部门办理的应当明确主办单位。紧急和重要公文，要提出办理要求，限定办结时间。第二十三条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回办公室并说明理由。第二十四条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请公司领导协调或裁定。第二十五条 催办办公室对公文的承办情况有权进行督促、检查。对紧急公文或者重要公文应及时跟踪，催办，对一般公文定期催办，并随时向主管领导反馈办理情况。第七章 公文归档第二十六条 公文办理完毕后，应当根据公司档案管理相关规定及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。 第二十三条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），并确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。 第二十四条 联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。第八章 公文管理 第二十五条 公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。 第二十六条 文秘部门应当建立健全本单位公文处理的有关制度。 第二十七条 办公室定期对公文进行清理、清退和销毁。不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。销毁秘密公文应当严格登记，经主管领导批准后，由二人监销，保证不丢失、不漏销。个人不得擅自销毁公文。 第二十八条 员工调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。 第二十九条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。第九章 附则第四十五条 本办法自发文之日起开始执行。 第四十六条 本办法适用于公司系统各单位。第四十七条 本办法由总公司办公室负责解释。附件1：公文审批流程附件2：公文签批格式附件1： 公文审批流程1、红头文件（包括正式上报公文和下发公文）红头文件需求部门执行核心部门控制部门审批部门行为实施环节发文部门办公室会签部门分管总经理总经理董事长管理行为在充分沟通的前提下，草拟公文，填写公文拟稿纸文档管理员初审部门负责人审核、提交办公室登记，及时将分管总出具意见反馈给拟稿部门，拟稿部门修改文件内容或做出解释，通过办公室呈送分管总进行审批，进行多次沟通和签批文档管理员存档、部门内部责任人执行存档、执行存档、执行收文、登记、核稿审核签批手续齐备存档、下发复印件审核签批手续齐备存档、上报或下发复印件审核签批手续齐备存档、上报或下发送 签出具意见沟通不 同 意 意见有分歧根据审批权限须上报批复意见根据审批权限须上报存档、执行反 馈 反 馈审核、签批同 意存档、执行审核、签发阅知审核 签发沟 通2、外部来文（保监会、行业协会等上级领导单位下发的公文）外部来文执行核心部门控制部门审批部门行为实施环节办公室承办部门分管总经理总经理董事长管理行为收文、审核、登记、填写文件处理单负责人审核根据批复意见和权限，进行处理审核签批手续齐备根据领导意见进行处理审核签批手续齐备存档、根据需要回复来文单位上 报 反 批 复阅知、承办、协调催 办结 果反 须上报 批复意见馈 馈审阅、批示阅知阅知、认可审阅、批示沟 通3、公司内部呈批件（用于公司内部请示事项）内部呈批件需求部门执行核心部门控制部门审批部门行为实施环节报送部门办公室会签部门分管总经理总经理董事长管理行为在充分沟通的前提下，草拟公文，填写内部签报表文档管理员初审部门负责人审核、提交办公室登记，及时将分管总出具意见反馈给报送部门，报送部门修改文件内容或做出解释，通过办公室呈送分管总进行审批，进行多次沟通和签批文档管理员存档、部门内部责任人执行存档、办理存档、办理登记、复核审核签批手续齐备原件存档复印件审核签批手续齐备反馈原件存档复印件审核签批手续齐备原件存档送 签出具意见沟通不 同 意 意见有分歧根据审批权限须上报批复意见根据审批权限须上报存档、办理反 馈审核、签批同 意存档、办理审核、签批阅知签批沟 通附件2： 公文签批格式1、公文拟稿纸（用于草拟公文）长城人寿保险股份有限公司（筹）公 文 拟 稿 纸密级（ ） 缓急（ ）标题草拟公文的标题附件填写附件名称，多个附件用序号“1、”，“2”标注拟稿部门草拟公文部门名称拟稿人公文拟稿人姓名及联系电话拟稿部门领导意见公文拟稿部门领导签审并签名拟稿日期公文拟稿完毕日期主 送主送单位应与文件抬头一致抄 送抄送单位应为只需知会而不需执行的单位签批领导及部门此栏由拟稿部门根据公文内容确定会签领导及部门，由职级高向低排列，办公室审核会签意见领导签发由会签领导出具明确意见，不可签为“已阅”，同时落款姓名和时间根据公文抬头即主送单位确定相应有签发权的领导，并由该领导签署意见和姓名，签发日期。主题词：由秘书填写发文号： 长寿 号打印份数打字：校对：封发日期：经办人：2、下行文格式 （用于总、分公司各部门对内发文） 密级 编号 长城人寿保险股份有限公司（筹）文件长寿 200 号关于的通知（黑体小二黑）总公司各部门、各机构(仿宋小三号字)：正文（仿宋小三号字，行距一倍半）附件：一、二、(加盖印章)二 年 月 日主题词： 通知抄送：打印： 共打印 份承办： 联系电话：长城人寿保险股份有限公司（筹） 年 月 日印发3、上行文格式（用于向上级领导、监管单位报送公文） 密级 编号 长城人寿保险股份有限公司（筹）文件长寿发 号 签发人： 关于的请示（黑体小二号字）中国保监会（仿宋小三号字）：正文（仿宋小三号字，行距一倍半）附件：一、二、二 年 月 日主题词： 请示抄送：打印： 共打印 份承办： 联系电话：长城人寿保险股份有限公司（筹） 年