管理文秘结课论文.doc

石河子大学2011至2012学年第一学期 管理文秘 课程论文班级 09政治 姓名 张靖 学号 2009020571 成绩评语：写作要求：1、 字数3000字以上2、 主题明确，论证严密，条理清楚3、 内容完整，严禁抄袭命题组长签字：张洁秘书口才摘要：秘书在政府，企业等机构中发挥着重要作用，秘书的口才又是秘书成功的重要技能，同时秘书的口才依赖于秘书的知识水平和思想内涵。关键词：秘书，口才，重要性口才是人们进行交际的一种表达能力。随着市场经济的发展， 社会竞争的激烈，人们联系的增多，它已成为有效交际的重要手段。口才欠佳， 不仅得不到交际的最佳效果， 而且工作难以顺利进行。秘书由于其工作职能和在单位中所处的枢纽地位，纵向横向接触广泛， 更需要口才。口才已成为秘书谋生存、求发展，获得成功的不可或缺的业务能力一、秘书工作的职能决定了秘书需要口才任何机关、企事业单位的组织系统都是由领导部门、职能部门和秘书部门( 办公部门) 三种机构组成的。领导工作的职责在于决策和组织指挥，是决策机构；职能部门在于具体贯彻执行领导的决策和处理各种业务，是执行机构。决策机构和执行机构需要上下沟通、信息反馈；各职能部门之间需要互通信息、平衡协调；本单位与各有关单位也需要信息交流、相互联系。在这些方面起作用的是介于两者之间的辅助层秘书部门。可见秘书部门的职能就在于承上启下、协调左右、沟通内外、传递信息。在日常工作中，秘书要调查研究、汇报情况、传达指示、提出建议、协调商谈、应对宾客、电话联络等等， 所有这些工作职责说明， 秘书工作除了一部分要使用文字外，大量使用的是口头语言， 秘书不仅要“妙笔生花”， 还要“能说会道”， 因此秘书的口语表达能力不可忽视。日本人认为一个企业的职员是否会说话， 是事关该企业生死存亡的大事。对秘书个人而言，口才就更为重要。人们常说秘书有“ 三勤”： 脑勤、口勤、腿勤。其中的“口勤” 就是要常开口说话， 而且要会说话， 称职的秘书要既肯干又善说。有这样一个事例： 某单位领导不幸去世， 按规定， 其遗属住房标准必须降低。有关部门做了周到安排，准备了一套新居来调换， 派人去做说服请他们搬家， 没想到这位领导的遗孀就是不搬。后勤部门从办事员到最高负责人先后多次登门劝说，那位领导的遗霜又哭又闹， 劝说人员又气又恼， 双方矛盾很深， 事情就此搁浅。最后让办公室秘书前往协调， 秘书上门时首先表示关心慰问， 然后说明原住房标准高， 是为了便于领导工作， 现在就不再需要那么多房子了， 最后说， 后勤部门也考虑到换了新环境还可以减轻他们睹物思人的悲痛。一番入情入理的话语， 深深地打动了那位领导的遗孀。他们很快就痛痛快快地搬了新居。二、得体的语言表述是秘书必备的业务能力口才， 一般表现为语音纯正、口齿清楚、表意鲜明；表现为能适应环境、随机应变、要言不烦，或说理、或叙事、或抒情， 都能得心应口， 语言负有很强的说服力和感染力。作为秘书，其口才综合体现为措辞得体， 所谓得体具体表现在三个方面：一是说话符合秘书身份。秘书是领导的辅助人员，在与别的职能部门和人员打交道时，只能是牵头，而不是指挥，更不是发号施令。秘书若口大气粗， 表情生硬，狐假虎威，动辄以领导的名义指责他人，以命令的口吻下达任务，或以“二首长” 自居，盛气凌人，傲慢不恭，出言不逊，以责问式的语气伤害人的自尊心，必然引起对方的反感，或则暴跳起来，予以反驳，或则敷衍怠工，不予尽力。如此做往往脱离群众。秘书一旦脱离群众的合作， 工作就难以开展了。相反， 如果秘书以礼待人， 态度和气， 晓之以理， 动之以情， 那么对方便会欣然接受。这样， 即使是难办理的事情也可能得到解决。有这样两位秘书， 同样是对下级布置重要工作， 由于表达方式和态度不同， 结果截然相反。一个生硬地说：“这件事明天一定要完成， 否则就扣你的奖金”。另一个微笑地说：“这件事很紧急，不能过明天， 看来看去厂里只有你比较熟悉，有把握，令人放心 希望你帮帮忙。现在就看你的了。”结果， 前者惹起了对方愤慨， 他气乎乎地说：“我不会， 你找别人去”。后者却说得对方甜滋滋的， 他笑着说：“ 我试试吧。” 心里却想： 他这么看得起我， 我不能丢脸。二是说话符合原则政策、也符合实际。作为领导辅助者的秘书， 时时处处代表着一定组织单位的立场， 有时甚至直接代表领导本人处理问题， 因而在与人交谈时，不能随便表态，不能想说什么就说什么， 想怎么说就怎么说。领导工作是制定政策或掌握政策，秘书工作是为领导服务的， 其全部内容几乎都与政策紧密相连， 因此衡量秘书工作好坏最关键的一条便是看其是否正确地贯彻了政策精神，所以秘书的语言表达不能违背政策要求。秘书无论对内对外， 说话都要把好“政策关”，违反党和国家方针政策的话坚决不能说。秘书是领导的近身人员，直接为领导决策服务，秘书必须对领导负责。领导决策一定要根据客观情况， 否则将贻误大事。因此， 秘书无论是汇报工作、反映情况， 还是提供信息、提出建议，都要从本单位实际出发，不搞假、大、空、即不说与事实相左的假话， 不说自吹自擂的大话， 不说言之无物的空话。秘书不仅是领导的参谋和助手，还应是领导的诤友，是领导身边有真知灼见， 并敢于规劝的朋友。秘书不能投领导所好，看其脸色说话， 而要在意识到领导所做的事会产生错误的情况时敢于劝说。当然， 敢谏也要善谏，刘向说苑有：“ 辞不可不修， 说不可不善。左传 云：“ 从容委曲， 辞气不迫。”言谈有地还要委婉。既是进谏，可能伤了领导，但利于行的， 该说则说， 但不一定只是坦直逆耳的忠言。秘书要避免谈说中语不中听的现象产生，就得讲究语言的委婉含蓄， 使自己的主张很快被领导采纳。因此，秘书需要掌握一点“ 游说”技巧，善于根据领导的不同性格、兴趣、爱好、心理状态，以及当时的环境等灵活机动地引发话题， 使自己的言辞始终紧紧抓住领导的心， 巧妙而深刻地阐述自己的见解。使领导在不知不觉中接受自己的思想。这种“事例” 古已有之， 如婉言说赵太后的触龙， 善讽齐王纳谏的邹忌， 巧谏齐景公的晏子等， 他们的谈话艺术可为今天秘书学习的范例。三是说话要适时、适人、适度，即根据彼时的语言环境和说话对象， 以最合适的方式进行表述。秘书口头表达必须话随境迁，视具体场合而说。俗语说“ 到什么山上唱什么歌”， 秘书要懂得何时该说， 何时不该说，也要知道何时该多说，何时该少说， 说话不合适宜，往往伤了听者。某单位一青年结婚无房，秘书为之多方联系， 费了很大劲才调出一间小屋， 该青年不甚满意，只好“ 凑合”了。结婚那天，正当宾客满座，喜气洋洋时，秘书前往祝贺，说“ 恭喜你了! 只是这房子小了点， 委屈你们了。” 真是“哪壶不开提哪壶”， 不提房子还好， 一提房子新郎就来了火，弄得很不愉快。这秘书虽到不了“伤害”程度， 却也把自己置于尴尬境地。说话是个双向交流的过程，要使效果最佳，必须了解并适应交谈对象，学会看什么人说什么话。在日常工作中，秘书要和各种不同社会经历、不同身份地位、不同知识水平、不同年龄层次的人打交道，这些人对说话的理解能力、接受程度不一样， 秘书要根据实际情况， 采用合适的表述方式，或通俗、形象、简洁，或典雅、幽默、庄重；或言简意赅，或细细解说； 或委婉饶弯子， 或直率坦白。此外 秘书说话要恰如其分。“一言既出， 驷马难追”， 说深了， 难以拔出， 说浅了，难以奏效。如下级请求上级批准某项工程， 因资金问题不好解决， 领导正在全面衡量， 下级如果询问结果，秘书可以回答：“ 此事正在研究， 很快就答复你们”， 这就是适度的表现。 由此可见， 不同的口语表达会产生不同的工作效果。可以说， 说话是否得体是衡量秘书工作能力强弱的一个标志。三、秘书口才源于丰富的知识储备和较高的思想修养 有口才的人， 其功夫看上去是在嘴上， 其实在脑上。俗话说： “有麝自然香”。说话是内在智慧的外在表现， 智慧是以知识、学识、见识为基础的。在央视“实话实说”中侃侃而谈的崔永元，曾深有感慨地说： 要在说话方面有所成功， 其物质基础就在于读很多很多的书。可见， 好口才并非一朝一夕之功， 而是一个长期的知识积累与应用的渐进过程。孤陋寡闻、学识浅薄者，说话枯燥呆板， 甚至不知所云， 谬误百出； 学识渊博、见多识广者， 说话得心应口，游刃有余。善说者， 能揣摩他人心思，善于领会他人意图，然后对症下药，一语中的，效果立竿见影。有文章说： 我国原机电部副部长沉鸿， 始终注意保持共产党人本色。按规定，他可以领取保姆费，但从50 年代开始， 他就一直“拒领”， 直到80 年代后期， 他的新任秘书劝说：“你的工资还是三十年前的不到三百来块钱， 又没有奖金， 若再不领保姆费， 甭说日子会越过越紧，恐怕再买本象样的书也难了。一提不能再买书， 这伴嗜书如命的老人心动了。这位秘书不可谓不懂得心理学。心理学知识给了他巧妙的言辞， 达到了说话的目的。秘书“上管天文地理， 下管鸡毛蒜皮， 左管打架闹事，右管洗碗扫地。”秘书工作千头万绪， 千变万化， 没有深厚的知识功底， 没有巧妙的口头表达能力， 恐怕难以协调各种关系， 难以应付各种场面。合格的秘书， 离不开一副好口才， 好口才离不开健全合理的知识结构。秘书要掌握自然科学知识、社会科学知识、软科学知识，秘书要掌握秘书专业知识以及其所在的组织单位的专业知识，只有这样才能胜任秘书工作。秘书口才的形成除了要有渊博的知识外， 还在于其自身良好的思想品德修养。语言是思想的外露，“言为心声”， 一个粗俗或优美的灵魂， 在粗俗或优美的措辞中会自然而然地流露出来。一个人虽然不一定能完全表达出自己的思想， 或有意无意地掩盖自己的思想， 但总会在不知不觉中鉴别及透露自己，在别人眼里，他往往以每一句话描绘自己的轮廓与画像。当然， 我们所说的秘书要善于说服对方， 使之接受自己的意见， 指的是在情况明，是非清的情况下采取灵活巧妙的方法进行交谈， 秘书对本单位和相关单位的情况，以及有关方针政策和法规法令必须了如指掌，一旦需要， 就能顺手拈来，立即就某问题提出有针对性的意见。如果事先无准备，情况不明，政策法令不清，而是凭着自己的主观臆测进行“游说”， 这样，便成了诡辩，必给领导帮倒忙，给工作带来不良后果。有人说， 秘书“干部不大，责任不小”、“ 地位不高，任务重大。”的确， 秘书职权小，职责大，责权不成正比，因此，他很容易说话办事不当， 或偏左或靠右， 或越权越位，或失职。所以秘书良好的思想品德修养首先表现在摆正位置上。秘书位置摆正了，就能谨言慎行， 谦和诚挚， 严守机密； 反之， 则自作主张， 信口开河。曹操的主簿杨修便是这方面的反面典型。建安二十四年二月， 曹操率军攻打刘备， 到达阳平关， 刘备凭险坚守。曹操颁布了只有两个字的口令：“鸡肋”。下属不解其意， 唯主簿杨修自行整装， 并对人说： “ 鸡肋，食之无味， 弃之不得， 王要还师了。” 五月， 曹军果真引军回长安。杨修的话被证实了，但他最后被曹操以动摇军心之罪杀了头。身为领导的秘书， 知道的事情比别人早， 也比别人多。但在领导未公布之前，秘书无权把它公开。杨修几次凭着聪明揣摩到了曹操的心思， 但他太好表现自己， 处处把它泄露出去。他的言行把他恃才放旷的思想表露无疑。总之， 口才是思想