办公自动化收发文流程.doc

发文管理1、流程发文流程发文，根据在系中配置好的发文流程步骤来进行发文。在办公首页上点击“局流程发文”或“学校发文”。在弹出的发文稿纸上填写公文的基本信息，如标题、主题词、公文类型、紧急程度、密级等级、公文文号、附件、主送单位、抄送单位等。然后点击左上角的“编辑正文”进行正文编辑页面。在弹出的文件编辑页面中，点击左上角“套用模板”，选择公文的红头模板。选择模板后，便可输入正文内容，可从电脑上复制粘贴过来。之后点击“保存退出”。编辑完正文后，即可点击“提交”，选择下一个流程步骤，选择具体的办理人员，并勾选短信提醒，文件将流转到下一个办理人处理，同时下一个办理人会收到手机短信提醒。下一个办理人员登录进来后，可在首页上看到公文的拟稿时间，待办的状态。点击标题进入办理。进入发文稿纸后，可编辑修改正文，填写处理意见，查看文件的流转情况。在文件签发完后，进入文件编辑页面，可选择清除公文的修改痕迹，然后点击“盖章”，在弹出的框中选择要盖的电子印章和印章密码。这样盖章便完成了，将印章拖到公文落款的位置后，保存退出。完成盖章后，回到发文稿纸，点击“发送”，文件便发送出去。发送出去的文件格式为PDF格式。提示发送成功。最后将文件提交归档便可完成整个发文。可在个人和单位公文查询中查看文件发出去的接收情况。3、快速发文快速发文是指文件不需要经过流转，可直接进行文件的拟稿、盖章和发送，由一个人来完成，但用户必须具有盖章权限。4、文件补发文件补发是指当文件漏发时，可以快速进行补发。在单位公文查询的发文查询中，点击“文件补发”按钮，进行补发，在弹出的单位选择框中选择需要补发的单位，提交便可完成文件补发。5、收文发送收文发送是指，将收到上级单位的来文转发给其他单位。在单位公文查询的单位收文中，点击“收文发送”按钮，进行文件转发，在弹出的单位选择框中选择转发的单位，提交便可完成收文转发。五、收文管理1、流程收文流程收文是指根据设定的收文流程步骤来办理收文。收文在首页的待办栏中显示，状态显示办待签收，点击标题进去签收文件。文件签收完后，可以点击查看正文，也可提交进入流程。选择设置好的收文流程，确定提交。选择下一环节的办理人，勾选短信提醒，确定提交。在办文过程中，可查看正文，填写处理意见，查看流转情况，发起传阅等。当文件按照收文流程流转完后，便可进行归档完成收文处理。六、公文查询1、个人公文查询个人公文查询，用户处理过的发文和收文及传阅过的文件都可在此查询，可查看文件流转日志和文件的查收情况。文件提交给下一个办理人员，在下一个办理人员未处理前，可在此将文件撤回。2、部门公文查询部门公文查询，用户所在的部门处理过的发文和收文都可在此查询，可查看文件流转日志和文件的查收情况。部门所发出的文件，可在此进行补发，在文件未被主送单位签收之前，可将发文删除。部门收文也可在此发起传阅。3、单位公文查询单位公文查询，用户所在单位处理过的发文和收文都可在此查询，查看文件流转日志和文件的查收情况。单位所发出的文件，可在此进行补发，在文件未被主送单位签收之前，可将发文删除。单位收文也可在此发起传阅。4、公文归档管理归档后的发文和收文，可在此对归档后的文件正文和附件进行批量打包下载。信息管理1、专送发送在系统的办公首页点击“信息管理”“ 专送发送”、“撰写新专送”填写专送的标题、点击“选择员工”选择