上海工程技术大学档案馆2011年3月2日.ppt

2011年档案工作 上海工程技术大学档案馆2011年3月2日 明确了高校档案工作的 校长负责制 1 2 将档案工作纳入学校整体发展规划 促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展 3 建立健全与办学规模相适应的高校档案机构 落实人员编制 档案库房 发展档案事业所需设备以及经费 1 贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策 批准学校档案工作规章制度 4 研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题 办法 首次规定高校档案工作由高校校长领导 同时明确了分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作 这一规定 开创了我国高等院校档案管理体制改革的新纪元 一 高等学校档案管理办法 教育部27号令 解读 一 高等学校档案管理办法 教育部27号令 解读 确定了高校档案的特有属性和管理范围 2 高等学校档案 是指高等学校从事招生 教学 科研 管理等活动中直接形成的对学生 学校 社会具有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式不同载体的历史记录 第一章 第二条 一 高等学校档案管理办法 教育部27号令 解读 高校档案具体管理范围 3学生类 5科研类 10外事类 1党群类 2行政类 4教学类 6基建类 7设备类 8产品类 9出版类 11财会类 规定了高校档案机构的管理职责 3 规定了档案的利用和公布权限 4 1 高校档案机构应当按照国家有关规定公布档案 未经高等学校授权 其他任何组织或者个人无权公布学校档案 第二十七条 2 查阅 摘录 复制未开放的档案 应当经档案机构负责人批准 第二十九条 3 加盖高校档案机构公章的档案复制件 与原件具有同等效力 第三十条 4 高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构 第三十二条 一 高等学校档案管理办法 教育部27号令 解读 一 高等学校档案管理办法 教育部27号令 解读 对档案工作提出了明确要求 5 1 高校档案工作人员应当遵纪守法 爱岗敬业 忠于职守 具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能 第十一条 2 高等学校应当建立 健全档案工作的检查 考核与评估制度 定期布置 检查 总结 验收档案工作 明确岗位职责 强化责任意识 提高学校档案管理水平 第十四条 3 高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档 十五条 4 学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求 组织本部门的教学 科研和管理等人员及时整理档案和立卷 2011年院 部 直属单位年度大学文化建设考核指标编制依据和评分办法三 评分标准 一 高等学校档案管理办法 教育部27号令 解读 对档案工作提出了明确要求 6 5 立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律 对文件材料系统整理组卷 编制页号或者件号 制作卷内目录 交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交 第十六条 6 归档的档案材料应当质地优良 书绘工整 声像清晰 符合有关规范和标准的要求 电子文件的归档要求按照国家档案局发布的 电子公文归档管理暂行办法 以及 电子文件归档与管理规范 执行 第十七条 7 高等学校中的个人对其从事教学 科研 管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料 应当按照规定及时归档 任何个人不得据为己有 第二十四条 8 对归档时间提出了明确要求 二 在 大管理 大档案 大开放 大服务 视野下对档案工作的再认识 1 档案是评价学校综合办学水平的 窗口 学校从事教育教学活动 学校管理 教科研工作和教育督导评估必不可少的资料在档案里 各部门应重视并围绕学校的中心工作 特别是重大活动 重要会议 重点建设项目 重大科研项目 重大改革工程 重要工作内容等 通过注重收集 加强管理为学校保存有价值的历史资料 2 档案是一种信息产品 二 在 大管理 大档案 大开放 大服务 视野下对档案工作的再认识 信息时代1 突破了学校档案原来所涵盖的以纸质 录音带 录像带 实物等传统档案载体的藩篱 2 突出了电子或数字载体在新时代档案物理载体中的重要地位 3 高校档案信息化建设是档案资源建设的方向与核心 要把电子文件及其归档后形成的电子档案开发好 管理好 1 坚持以法治档原则 执行学校的档案管理办法和档案工作的规章制度 2 督促和检查本部门各项教学活动 科研课题 产品生产与科技开发 外事 基本建设 仪器设备 出版 财会及日常工作中形成的文件材料 原始材料 原始记录的收集和积累工作 3 主动收集资料 做好积累工作 以保证文件材料的有效积累 并按照有关规定和手续 及时做好预立卷和存档移交工作 4 积极支持 配合专职档案人员的业务工作 经常向档案馆反映广大师生员工对档案工作的意见和要求 研究改进档案工作 5 保守档案秘密 维护档案的完整和安全 6 学习档案知识 提高业务水平 三 兼职档案员工作职责 四 档案馆2011年工作要点依照 高等学校档案管理办法 坚持依法治档 做好档案的安全保密工作 以人事 学生两大块重点档案的接管工作为契机 不断优化档案管理制度和程序 提高管理效能 使我校档案工作稳定持续发展 按照档案工作新形势的发展要求 积极把握档案工作发展脉搏 不断提升档案工作发展能力 重点推进 上海工程技术大学电子文件归档管理办法 的落实 着力做好重大档案材料的归档工作 以档案电子化协同学校信息化建设步伐为主线 以纸质档案与电子档案同步收归为常规 努力推进档案电子化建设工作 初步建立档案电子化收归和管理体系雏形 逐步形成具有新时期特征的纸质文件 电子文件融合一体的归档新模式 1 梳理规章制度 加强依法治档 依章管档力度 2 加强学习与培训 提升工作绩效水平 3 立足档案工作实际 稳步推进档案电子化建设 四 档案馆2011年工作要点加强学校重要档案的收集 归档工作 指导好 督促好各有关部门对我校的各种重要活动 重大事件 重点基建 科研项目等各种载体的档案 进行重点收集 及时归档 留存好学校教学 科研和各项管理活动的真实写照 档案编研走编研与陈展一体化的服务模式 形成既有陈展新颖 又富教育意义的编研成果 服务大学文化建设与宣传 服务大学生素质教育和励志教育 围绕学校大局工作开展相关的主题档案展示活动 ABC 4 面向学校发展 强化档案服务体系的质量建设 5 开展档案编研和宣传工作 传扬学校历史发展的精气神 五 切实做好重点档案归档工作 用调研 目标与思路三个环节提领档案工作 调研是做好档案收集的前提 确定科学的目标是做好档案收集的核心 理清工作思路是做好档案收集的关键 重点档案归档工作 找准结合点 提高关联度 找准档案收集与学校工作大局的结合点 提高档案材料与学校发展的关联度 宏观层面 微观层面 2011年学校重点档案收集要求 重点档案收集与管理是强化档案服务 传扬好学校时代发展精气神的重要基础 五 切实做好重点档案归档工作 重点档案务必重点收集 及时归档 留存好学校教学 科研和各项管理活动的真实写照 1 加强重点档案的收集与保管我校重点档案是指学校举办的各种重要活动 重大事件 重点基建 科研项目等各种载体的档案 2 重点档案建档范围的确定 1 归档对象是重大活动及其事件的形成 进展 完成各个环节中形成的文件材料 必须对学校和社会当前与长远具有参考和凭证作用 2 归档的文件材料 必须反映重大活动及其事件的全过程 必须遵循其自然形成规律 保持有机联系 保证归档的文件材料完整 准确 系统 具体而言 2011年重点档案建档范围就是各单位围绕2011年上海工程技术大学行政工作要点细化后的本单位重点工作 特色工作的全过程 五 切实做好重点档案归档工作 3 档案形成的基本要求 1 真实 是指档案内容是否是在现实活动中真实发生的事实中产生的 只要有一处被发现有假或存疑 即为不真实 只有各项指标全部被确认为真的记录材料才能转化为档案 五 切实做好重点档案归档工作 2 原始 档案之所以珍贵 是因为它真实地记载和反映历史的原貌 原始性是档案价值的基础 离开了原始性 档案便不成其为档案 要严格防止档案的原始特征受到损害 五 切实做好重点档案归档工作 3 确切 档案内容要确切地记载和反映活动的信息 而且需要保证在较长的时期内能够真实再现 文字材料最好是通用文字 声音 影像等材料 则需要附上文字说明 照片 唱片 录音 录像 电子文件 缩微胶片等不能直接识读的材料 有必要同时保存保证其复原再现的相应设备 五 切实做好重点档案归档工作 4 联系 虽然形成为档案的记录材料是在各自的活动中 并由许多单位和个人分别形成的 但从社会整体来看 又都是相互联系的 档案经过集中后才能全面完整地反映社会生活 因此每一份材料都会与其它相近的材料保持着一定的联系 对于那些无头无尾 并找不到其与其它材