加油站业务流程.ppt

课程设计目的 通过本次学习 使零售管理部门及相关管理人员了解加油卡的基本业务流程 深刻理解加油卡系统运营管理的意义和作用 清楚加油卡系统运营管理的环节 掌握加油卡业务管理工作的切入点 第一节加油站卡片管理 第二节加油站加油卡业务流程 第一节加油站卡片管理 学习要点了解中石化加油卡内部卡的分类 重点掌握内部卡的管理步骤和标准 内部卡 员工卡 验泵卡 维修卡 PSAM卡 卡片管理业务流程 一 卡片的领用操作步骤 领卡人员持站长或加油卡保管员签字的领用申请单到市分公司零管部领取内部卡片后 交由卡片保管员保管 市公司在卡管系统中进行领用操作 功能菜单 卡管系统 卡片管理 卡片管理 卡领用 二 卡片的分配1 员工卡1 员工卡可分配到个人 实名制管理 也可分配到班组 分配到班组的员工卡由带班长统一管理 交接时做好登记手续 2 员工卡分配后 必须做好卡片台帐登统 分配到班组的员工卡 管控系统中的 内部卡分配信息 及加油站手工卡片台帐中显示的持卡人为领班 3 加油站员工变动时 需做好卡片交接登记 对管控系统 员工管理 模块中的 员工信息 及时维护和更新 并对卡片回收入站取消分配 再重新分配给新的员工 确保管控系统中 内部卡分配信息 和手工卡片台帐 持卡人信息三者保持一致 2 验泵卡和维修卡1 原则上 每站限领各一张 最多不超于2张 2 卡片领取后 由分公司指定专人保管 使用 3 验泵卡和维修卡的分配和使用必须做好卡片台帐登统 3 PSAM卡1 加油站为每个加油机卡槽分配一张PSAM卡 并登记每张PSAM卡号及对应的油枪 2 PSAM卡由运维部门负责更换 4 系统操作功能菜单 管控系统 员工管理 内部卡管理 内部卡分配 三 卡片的使用1 员工卡1 员工卡是加油站员工为现金客户 记帐客户加油 交接班签到 签退以及结账时使用 每个员工可有多张员工卡 用于多条枪同时加油 员工应妥善保管员工卡及员工卡密码 卡片丢失由持卡员工承担 2 加油站员工发生变动时 由站长负责卡片移交监督 并做好卡片交接登记 同时对管控系统内的员工信息 卡分配信息进行维护和更新 2 验泵卡1 验泵卡是校验加油机的专用卡片 不得随意挪做它用 加油机强检和自检操作均需使用验泵卡 2 验泵后 站长应及时填写 加油机校验记录 并由ME或零管部指派人员 加油站站长签字确认 验泵所用油品做回罐处理 并填制 回罐记录单 由当班负责校验加油机的加油员 加油站长 计量员 ME或市零管部门人员签字确认 并从加油站管控系统中打印出验泵卡交易记录 一联交记账员 一联加油站留存 交记账员记账 3 维修卡1 维修卡是维修加油机 含排空 时使用的专用卡片 不得随意挪做它用 使用维修卡要在加油站 设备管理记录台账 上反映 2 维修用油必须做回罐处理 并填制 回罐记录单 由ME 加油站长 加油员及维修人员签字确认 并从加油站管控系统中打印出维修卡交易记录 一联交记账员 一联加油站留存 交记账员记账 4 PSAM卡1 PSAM卡是卡联网加油机上的重要设备 每条加油枪及POS机上都有一张PSAM卡 用于对客户加油卡的认证 2 站长应保障PSAM卡的安全 严禁私自拆装 PSAM卡一旦丢失被盗 必须立即逐级上报省公司 3 如果加油机毁损 报废 运维人员负责将PSAM卡拆卸下来 交站长或卡片管理员登记 上缴分公司 5 验泵 维修卡交易流水查询功能菜单 管控系统 交接班 查询 交易流水查询 四 卡片挂失和回收1 管理要求1 加油站对回收做好台账登记 每张卡片应注明回收站点名称 回收原因 卡号 定期上交上级零管部门 2 加油站在系统运行过程中 若丢失内部卡 须在管控系统中做 挂失 操作 若内部卡损坏 过期失效 须在管控系统中做 取消卡分配 操作 在系统中 挂失 和 取消卡分配 操作后 要立即下发油机数据 2 系统操作功能菜单 管控系统 员工管理 内部卡管理 内部卡分配 五 卡片盘点加油站应建立内部卡领 用 存 回收台帐 详细登记员工卡 维修卡 验泵卡和PSAM卡的领用 分配 坏卡回收和库存情况 每月卡稽核人 ME 保管员 站长 及卡管员 记账员 要对库存卡片进行盘点 核对手工账面 系统帐面和实物库存的一致性 并在月末盘点表上签字 第二节加油站加油卡业务流程 学习要点掌握加油卡系统在加油站主要业务流程 一 加油错误注意事项1 防止油机过冲加油前 需先确认用户卡内余额大于加油金额 判断是否使用定额 定量加油 以防油机出现过冲 若油机过冲 尽可能当场向客户索赔过冲交易金额 并立即上报市分公司零管 信息部门 2 避免产生灰卡 1 灰卡形成原因使用加油卡加油时 未等加油结束就将卡拔出 因加油机未完成对卡片加油金额的扣减 加油卡内的写灰信息未被解锁 该卡被列入 灰名单 简称 灰卡 此外 突然断电或油机异常时也会导致加油卡变成灰卡 2 灰卡解灰灰卡在重新插入加油机读卡器时 加油机会有置灰信息提示 灰卡必须重新完成扣款操作后才能恢复使用 该操作过程称为 解灰 本机解灰 加油卡被置灰时 重新插入将其置灰的加油机则可以立即解灰 本站解灰 在加油卡被置灰当天 用户可随时回到原加油站 在任意一台加油机上可以解灰 异站解灰 在加油卡被置灰48小时后 用户可到发卡省联网的加油站解灰 售卡网点解灰 在加油卡被置灰48小时后 用户到中国石化所属的任意一个售卡充值网点解灰 3 对黑卡的处理坏卡或挂失卡操作生效后 该卡被列入 黑名单 简称 黑卡 黑卡不能加油 加油机读卡器显示黑卡信息后 加油员应给客户耐心解释 并开具黑卡暂扣单 注明卡号 暂扣时间 加油站名称 扣卡经手人等信息 定期上交市分公司零管部 4 坏卡 过期卡的处理加油卡损坏或超过该卡有效使用期时 加油机读卡器会显示该加油卡为失效卡或过期卡 对于坏卡 加油员应提示客户到发卡网点办理补办新卡手续 对于过期卡 加油员应提示客户到发卡网点办理延期或换卡手续 5 限车号卡核对读卡器中显示车号 若一致 输入员工密码后抬枪加油 若不一致则把加油卡还给客户并做好解释工作 为保障客户的利益 对于限车号加油卡没有设置密码的 加油员应提醒客户增设卡密码 6 其它限制信息卡对于限油品 限油站 或其它限制信息 如限日加油次数 金额 每次加油量等 当不符合条件时油机将无法加油 POS机不能扣款 二 加油站班结流程1 上下班操作业务流程 加油站交 接班员工在当班负责的加油机上共同记录加油枪累计走字码 办理交接班签字手续 管理要求 加油机上下班操作必须与实际交接班同步 确保手工帐和管控系统结帐时点一致 同时还必须核对本班所有枪的数据是否完整 每个班结必须做到 不遗漏未结油枪 不遗漏未结交易记录 操作步骤 在加油机上使用员工卡进行上 下班 2 班次维护业务流程 单击 班次维护 手动维护每条枪的班结走字泵码 与手工交接班报表核对一致 保存并复核成功 班次维护时出现异常情况的处理方法 1 当交接班时发现数据异常 如出现TTC不连续 泵码数不连接等异常情况时 首先应进行数据回叫 回叫不成功 站内无法处理的 须及时上级主管部门和运维部门处理 2 如果存在定点客户加油 应对定点客户交易流水进行勾兑 保证定点客户帐户及时扣款 系统操作流程 班次维护操作流程 1 用鼠标点击左边的油枪1 2 然后对需要班结的加油员的交易记录进行选择 这时每一条加油流水数据前面的 都变成 3 点击保存 4 此时会出现下图提示 点击Yes 5 然后出现如下图提示 点击OK 6 按照5的方法 把剩下的油枪都做一遍手工处理 7 每条枪都做完以后 点击右下角的退出 8 查询 标签 如下图选择班次号 单击 查询 按钮 上面列表中显示班次信息 在列表中选中某一班次 下面列表中显示该班次的详细交易流水明细 2 流水回叫操作 2 方式2 功能菜单 管控系统 登录系统 交接班 交易流水维护 交易流水数据报警操作步骤 回叫漏采的流水 单击 漏采流水回叫 按钮 3 泵码交接业务流程 在泵码交接环节 对交班班长 接班班长 收银员 会计的系统人员选择应与加油站实际当班员工的身份相一致 以明确责任划分 功能菜单 管控系统 交接班 交接班 泵码交接 操作步骤 1 根据实际情况输入日期 交班班长 接班班长 收银员 会计 2 单击 确定 按钮 进行交接班操作 4 油罐交接功能菜单 管控系统 交接班 交接班 油罐交接操作步骤 1 进入 油罐交接录入 界面 选择油罐号 系统会在右下方的 油罐进油明细 中显示该油罐所有未交接的进油单的信息 选中需要交接的记录 并在 交班油高 中输入数据 或者单击 液位仪取数 按钮自动取得油罐中的油高 如果已经完成油罐容积表设置 系统会自动计算出 交班升数 如果没有自动计算则需要手工录入 交班升数 2 输入完毕后 单击 保存 按钮所有油罐输入完毕后 单击 全部复核 按钮 特别提醒 必须进行复核 否则不能正常交接班 5 发票交接业务流程 操作员需按照当班员工收 开 转的普通发票及增值税发票号码据实录入 功能菜单 管控系统 交接班 交接班 发票交接操作步骤 1 进入 票据交接录入 界面 选择票据的种类 普通发票 增值税发票 在票据交接中填写相关信息 如收票号码 开票号码等 单击 保存 按钮 对输入的内容确认无误后 单击 复核 按钮 6 班接7 班结数据核对业务流程 当班班长应对管控系统的班结报表与手工报表的相关交易数据进行核对 核对内容包括 起止泵码 走字数 回罐数 付油合计 现金付油数 金额 加油卡付油数 尤其要核对系统班结报表中的 走字数 与 付油总计 是否一致 如果不一致时 需要填写差异情况表 上报零管 信息和财务部门 功能菜单 管控系统 交接班 帐表 交接班表操作步骤 1 输入班结日期 选择班次号 2 单击 查询 按钮 选择需要查看的内容 如泵码交接 付油统计等 三 加油站日结流程业务流程 日结是从前一次日结账结束班号的下一班号开始 至选择结束时的结束班号为止 对此期间的所有进 销 存数据进行统计汇总 记账员应在加油站管控机上做日结账操作 必须生成 加油IC卡销售日报副表 另可生成 付油日报表 销售日报表 分罐保管账 和 库存商品明细账 并与相应的手工报表进行核对 四 数据通讯及校验 五 加油站异常数据处理加油站负责日常数据上报前的审核工作 不一致时 需填写数据差异表 报市分公司财务 零管和信息 报表与系统尾数差异数据上传造成的差异系统丢失数据 重复上传数据未加油错卡交易未加油逃卡交易无油品加油记录有交易明细无汇总积分加油 六 加油站调价操作流程1 油价接收2 加油机油价调整3 调价时异常情况处理4 调价后的报表设置 注意 数据传输 栏内所有项完成后 会出现一段时间系统无响应 实际上此时系统正在下发油机数据 因此不要对电脑进行操作 对于传输完油价数据就手动断开通讯的加油站 需要手动单击 下发油机数据 七 加油站油品变类操作流程1 准备工作1 对需变类的油罐所对应的油枪停止加油 进行班结 日结 月盘点操作 2 如果需变类的油品存在定点客户账存时 与定点客户协商后 应通过 交接班 模块的 更正 功能和 定点客户交易匹配 功能 将定点客户账存调整为零 2 油品调节操作 八 员工管理1 管控系统的员工信息和密码管理1 员工信息和密码设置业务流程 管控系统必须实行专人专码 管控系统初装成功后 加油站应在管控系统中建立对应的员工信息 给每一位员工一个编号和初始密码 上岗员工应对初始密码进行修改 确保进入管控系统的操作责任能够明确界定 如果发现密码被窃 必须立即重新设定 2 员工密码移交业务流程 加油站发生人员变动时 站长应按照员工管理要求及时对 员工信息 进行调整 调入员工应设置新的密码 3 员工角色建立业务流程 在 员工管理 中按照员工的实际身份建立站长 副站长 加油员等角色 4 员工权限分配业务流程 一般来说 根据加油站管理的需要 站长兼任本站管控系统管理员 有所有权限 副站长 记帐员 具体负责系统操作 和站长交替上班 应分配所有权限 由班长进行班结操作的加油站 班长具有班结 日结 油机监控 数据通讯 业务管理等权限 如果班长不进行班结操作 可只分配给班长油机监控