新发票系统操作说明.doc

发票在线应用系统操作说明1. 操作指南从用户的角度出发，考虑其易用性、友好性、便捷性等，发票在线应用系统在规划上做出如下规范：在操作的界面上有“*”标识的地方都是必须输入或选择的；在查询界面上点查询标题可自动排序，升序或降序；鼠标移动到输入框上停留几秒后会出现提示信息；系统登录1.1.1 登录条件有电脑并能联上互联网已获得网上开票资格，并取得登录用户名、密码等信息操作系统为Windows2000(SP4)/XP(SP2)/2003/Vista/win7浏览器为IE6.0以上版本有打印机两联式发票：针式打印机；单联式发票：针式打印机或激光打印机（较好预防发票遇水模糊）打印分辨率(DPI)应当在360以上1.1.2 业务说明首次登录中的用户名是由税务机关核定的企业名下的某个用户的代码，相当于企业的某个开票点，一般规则为：纳税人编码+三位流水号。如果遗忘用户名对应的密码，应持加盖了公章的书面申请、税务登记证副本到税务机关前台进行重置。操作员是由企业自行设置的，如果遗忘了操作员密码，可由企业管理员自行重置。1.1.3 操作说明 软件下载进入以下网页进行软件下载，并把软件安装到电脑。广东地税局网址：/portal/appmanager/gdn/main广东地税局网-下载中心-发票在线应用系统-广东地税发票在线打印控件和安装说明、证书 首次登录登录地址：:8443/fpzx；/wssw/点击“发票在线应用系统”图标进入； /portal/appmanager/gdn/main ，点击首页左边“发票在线应用信息系统”图标进入。输入正确的用户名、密码、页面显示的验证码后点击登录用户名：4420002890125001 密码：890125在该登录界面，纳税人可点击【证书下载】，则可下载ca证书到本地电脑中，并安装，具体的安装方法请参照“广东省地方税务局发票在线应用系统技术支持手册”中的3.1服务器端CA证书导入说明中的操作。 二次登录如果已经登录过系统并设置了两个或两个以上的开票员，则须选择当前用户名下的开票员，并输入对应密码后再次点击登录。付款方类别维护1.1.4 业务说明通过本模块可以增加、修改、删除在开具发票付款方的类别。由各个公司自行分类，如可按各省进行分类，也可按个人或公司进行分类，主要是为开具发票的操作员节省时间。1.1.5 操作说明增加类别：点击屏幕左边菜单系统维护-付款方类别维护：（新票） （旧票） 2.点击增加按钮，即出现以下对话框3.点击确定，即可生成类别，类别代码是系统自动生成，如下图用户可以在该界面对该类别进行修改与删除。特别提醒：在本系统【查询】出的数据按表格上的表头可以按升序或降序的顺序排列的。付款方信息维护1.1.6 业务说明本模块是为开具发票的付款方类别对应的具体信息。同一付款方类别可对应多个付款方信息，方便在开具发票时能够快速选择付款方资料，减少输入时间，提高工作效率。1.1.7 操作说明增加付款方信息1.点击屏幕左边菜单系统维护-付款方信息：2.点击增加按钮，分别录入名称、简称、类别、证件号码（身份证号/组织机构代码/纳税人识别号），其中付款方名称和类别为必填项，如下图所示3.点击确定，即可生成付款方信息，如下图所示。在此界面用户可对付款方信息进行修改、删除操作，可查询付款方信息。开票项目说明维护1.1.8 业务说明通过本模块可以增加、修改、删除开具发票中的开票项目说明。先设定好开票项目说明后，开具发票时就可以快速调用，减少输入时间，提高工作效率。1.1.9 操作说明增加开票项目说明点击屏幕左边菜单系统维护-开票项目说明（自开新票）以新票为例如图：（新票） （旧票） 2.点击增加按钮，即出现以下对话框3.纳税人根据常用的开票说明，填写完毕后，点击确定，即可生成发票项目说明数据，以备开票使用，如下图在该界面可修改，可删除，可查询开票项目说明。使用帮助查询1.1.10 业务说明该模块，纳税人可下载发票在线应用系统的操作手册、技术支持手册、常见问题列表。协助解决纳税人在使用过程中遇到的问题。1.1.11 操作说明登录系统后，纳税人在首页的右上角可以查看到以下界面点击【使用帮助】按钮，则可进入帮助中心，如下图纳税人选择需要下载的文件，点击文件后边的“”即可下载到本地，以供查看。开票状态查询1.1.12 业务说明登录发票在线应用系统的用户都可查看本企业的开票状态。本模块可查看的开具发票状态、红字发票状态、作废发票状态。1.1.13 操作说明登录系统后，纳税人在首页可以查看到以下界面上图有三盏灯，当各盏灯都为绿色的时候，表示纳税人的开票状态正常。当灯为非绿色时，表明出现异常状况，点击该灯，就会提示异常的原因。下列是三盏灯异常状况的说明：1.开具发票状态为红色时，表示开具发票异常，登录系统只可做查询操作。如下图2.红字发票状态为非绿色时，有两种颜色，橙色与红色。橙色表示纳税人的某个或某些开票项目不可开具红字发票。红色表示纳税人对所有票种都不可以开具红字发票。如下两图3.作废发票状态为非绿色时，有两种颜色，橙色与红色。橙色表示纳税人的某个或某些开票项目的发票不再作废。红色表示纳税人对所有发票都不可以作废。如下两图通知公告查询1.1.14 业务说明在该模块，纳税人可以查看到省局与市局关于发票在线应用系统的公告。公告有效期内，纳税人登录发票在线系统在线开票端时会直接显示在首页；过有效期后，纳税人点击链接，进入门户系统，也可查看。1.1.15 业务说明登录系统后，将在首页显示发票在线的相关通知公告：点击【省局通知】或【市局通知】，即可链接到省局网站（市局网站），查看之前发布的通知公告。如点击【省局通知】，可得出以下网页： 开票参数查询1.1.16 业务说明税务机关按发票种类+开票项目的各组合情况核定企业的每月开票限量、单张开票限额，达到开票限量后当月将无法继续开票。其中集团企业下的开票子用户的开票数量会由管理用户在公司开票限量内分配决定。本模块提供开票参数查询、开票数量统计，并提供开票界面的入口。1.1.17 操作说明登录系统后，将在首页以列表的方式显示开票参数：开票参数查询“剩余数量”大于零的开票项目，可以点击开具进入对应的发票开具界面（集团企业管理用户无此操作列）。数据统计口径：非集团企业用户看到的是本企业所有开票项目的数据列表；集团企业的管理用户看到的是本企业所有开票项目的数据列表；集团企业的开票用户看到的是分配给自己的所有开票项目的数据列表。发票开具1.1.18 业务说明 通用发票规则开票项目:用户可选，选择范围为税务机关核定的范围之内，必录。开票日期:不可编辑，首先默认取系统或KEY中日期显示。发票代码发票号码:不可编辑，根据返回的报文修改显示。付款方类型分为单位和个人，选择单位和个人都可以输入手机号码。付款方手机号码:付款方手机号码至多可以输入13个字符（6个中文字符）防伪码/密码区:不可编辑，保存前为空。付款方:可录入至多74个字符，34个中文字符，必录。付款方证件号码:可以录入66个字符或33个中文字符。收款方:自动带出开票单位名称。收款方号码: 自动带出开票单位纳税人识别号。主管税务机关名称及代码:自动带出开票单位的主管税务机关信息，同时也提供选择税务机关的功能。小写合计金额:根据表体内容相加显示。大写合计金额:大写金额不显示在页面，在打印时才打印到纸质发票上。开票项目说明:要求手工录入至少三个最多N个中英文字符，开票项目代码表中有设默认值的，可以在表头开票项目更新后自动带出，也可再修改，必录。金额:只能接受手工数据录入，两位小数，正常开票要求大于零(红字票自动置为原票负数不可修改)，必录。备注:可以输入10个以内的中英文字符，非必录。注：每录入一行数据，应当校验合计金额是否超过本用户的本开票项目对应的单张开票限额。提示内容:合计金额(1234.09元)已超过单张开票限额(1000.00元)。 1.1.19 操作说明点击开票参数列表中的开具按钮，或点击菜单发票开具下的对应票种，都可以进入到对应的发票开具界面，下图为通用发票的发票联：（新票）一、数据说明：如下图在开票界面的左上端，有纳税人开具该发票项目的信息。1可开票余量：在本月能开票的数量，按开票项目计算2核定开票总数为纳税人在网报系统中对该发票的开票额，按开票项目计算3库存余量：库存余量是指纸质发票库存余量，按发票种类计算二、填写说明：1付款方类型的选择，当选择单位或是个人时，如果输入手机号码，则该发票开具成功后，会以短信的形式将该发票的信息发送到手机号码所对应的手机上，以供查看。2付款方的填写有两种录入资料的方式，由企业选择适合本企业的方式：一为直接填写；二为调用本手册“4.5付款方信息维护”中的数据；以下是调用步骤 1）双击付款方后面的填写栏，即可出现纳税人在付款方信息维护中录入的数据，如下图2）也可在付款方后门的填写栏输入付款方名称的其中关键字，如下图3选择正确的付款方后，点击确定，即可出现如下窗口，即付款方与身份证号/组织机构代码/纳税人识别号都分别填写完毕。4.当付款方为个人时，在这一栏中，不仅可以填身份证，也可以填回乡证、护照等，供企业自由选择，如下图4.开票项目说明在这一栏中，企业可输入关键字，这样就可以调用本手册中4.6的开票项目说明维护里面的数据，供企业选择，如下图录入完毕后，点击开具按钮，系统将校验有关规则后向服务器提交开具请求，发票开具成功后会提示打印:确定无误后点击【确定】，则出现以下提示出现上述提示时，请准备好打印机与纸质发票后，点击确定按钮开始打印。特别提示：如果强行退出或打印失败，系统暂不提供补打功能，您需要对相应发票做“作废”处理。打印参数调整1.1.20 业务说明在本系统中的开具的多联票必须使用针式打印机一次性打印输出，不得拆联打印。在本系统中的开具的单联票可以使用针式、喷墨、激光等打印机进行打印输出。不同的打印机的输出可会稍有偏差，用户可以根据实际情况使用本功能进行适当调整以保证套打效果。1.1.21 操作说明点击菜单发票开具-调整打印参数，可以进入调整界面：用户须注意调整打印参数主要是针对操作员和发票种类设置，旧票调整的是整个页面的模板位置，而新票是调整票面信息位置。首先选择发票种类，工作区将显示对应票种的默认设置。用户可以在左边距、上边距中直接输入数值（单位为毫米）进行调整,也可点击左移、右移、上移、下移进行调整。测试过程中，可以点击测试打印进行模拟输出。调整无误后，请点击保存按钮以保存打印设置方案，设置方案将在下次打印发票时生效。注意：界面上的发票背景图可能与实际纸质发票有所不同，请以实际输出结果做为测试标准。电子发票作废1.1.22 业务说明发生错误开具、发票损毁或打印不成功等情形时，需要对已开具的发票（包括填用票、开具的红字发票、补录票的红冲票）进行作废操作，必须在本月作废。当作废红冲发票后，那张所对应得蓝票冲销状态变为填用状态。本系统只允许对本月开具的尚未记帐的发票做作废处理。对于作废的发票，请注意保存好对应的纸质发票（包括实际未成功打印输出的空白发票），并及时到税务机关前台核实后验销。非集团用户可以作废所有子用户的发票。集团管理子用户可以作废所有子用户的发票。集团开票子用户只能作废自己的发票。纳税人作废的发票，请在接下来的三个月内到税局前台验销。如果纳税人有作废未验销的发票，在发票开具界面会出现如下提示：1.当纳税人超过了验销期都还未到税局前台验销，则会提示：“该票种存在X张作废发票未验销，其中超期未验销的作废发票y份，不能继续开票，请立即到税务局办理作废发票验销。”出现该提示，纳税人则不可再开该票种的发票，且x大于或等于y。2.当纳税人有作废的发票只剩下最后一个月的验销期时，则会提示：“该票种存在X张作废发票未验销，请于本月底前到税务局办理作废发票验销（节假日不顺延）,逾期办理将不能继续开票。”出现该提示，不影响纳税人继续开票。3. 当纳税人有作废的发票还没超过验销期时，系统只会提示：“该票种存在X张作废发票未验销，请尽快到税务局办理作废发票验销。”出现该提示，不影响纳税人继续开票。1.1.23 操作说明点击菜单发票开具-电子发票作废，系统将首先进入查询界面，请根据实际情况输入查询条件后，点击查询按钮，系统将列出当前条件下的查询结果列表：确认将要进行作废操作的发票后，点击作废按钮，系统将进入作废发票的界面：以上界面中，无须对发票本身的信息作任何修改，只需录入空白纸质发票上的印刷流水号并填写作废原因后，点击作废按钮，系统经校验后将提示是否做废成功。纳税人可在该界面用A4纸打印该发票信息。特别提醒：凡是在本系统点击【查询】按钮后查出的数据，可以右击表格的标题（开票日期、金额合计等）就将表内的数据按升序或降序排列，具体如图所示：红字发票开具1.1.24 业务说明如果发生以前月份开具的发票出现错误、销售退回等原因时，则需要开具一张对应的红字发票进行冲销。本系统只允许对以前月份开出的蓝字（正数）发票进行红冲。比如当前为2010年6月，则只能对2010年5月31日及以前的发票进行红冲。开出红字发票，也将占用当月开票限量。非集团用户可以红冲所有子用户的发票。集团管理子用户不能开具红字发票。集团用户开票用户可以红冲本集团企业001子用户和本子用户开具的发票（非补录票）。1.1.25 操作说明点击菜单发票开具-红字发票开具，系统将首先进入查询界面，请根据实际情况输入查询条件后，点击查询按钮，系统将列出当前条件下的查询结果列表：确认将要进行红字冲销操作的发票后，点击红冲按钮，系统将进入红冲发票的界面：在该界面中，无须对发票本身的信息作任何修改，只需点击红冲原因的下拉菜单，选择红冲原因，再点击红冲按钮，系统经校验后将提示是否红冲成功。红冲成功后，红字票面将打印对应蓝字发票的号码。查询时红字发票将显示对应蓝字发票的号码；查询蓝字发票时，将显示对应红字发票的号码。2. 批量开票2.1操作说明批量数据开票功能主要包括以下四大功能：一、数据模板下载二、数据文件导入三、数据查询删除四、导入数据开票.1总体使用流程数据模板下载2.1.1 业务说明通过本模块，纳税人可下载资格认定的开票项目所对应的数据导入模板。数据必须按照对应票种的导入文件说明进行填写。2.1.2 操作说明纳税人使用有开票权限的子用户登录发票在线应用系统，点击屏幕左边的菜单批量开票数据模板下载，右边工作区中适用开票项目栏目将列示纳税人资格认定所申请的开票项目，发票模板栏目将列示纳税人资格认定所申请的开票项目所对应的发票模板，如下图所示：根据需要导入数据开票的发票种类，点击该票种右边【下载】栏下保存按钮。则可将该票种的“导入数据模板”与该模板的“导入文件说明”两份文档下载到本地电脑中，依据导入文件说明填写导入数据模板。数据文件导入2.1.3 业务说明纳税人根据4.2数据模板模块中下载的模板填写完毕后，进入该模块进行数据的导入工作。上传后的开票信息如果没有全部开具完毕，则无法再上传该开票项目所对应的数据。如文件中的数据存在错误，系统会给出所在行的错误提示信息，整个文件的数据都不进行导入，纳税人修改数据后，才可以重新导入数据。2.1.4 操作说明纳税人使用有开票权限的用户登录发票在线应用系统，点击屏幕左边的菜单导入数据开票数据文件导入，右边的工作区如下图：选择与填写的模板一致的开票项目、发票种类、主管税务机关。在“导入文件”中，点击【浏览】按钮，正确选择在本地电脑中填写的模板，如下图：点击【打开】，则可将该excel表格数据上传到发票在线系统，并可进入以下界面：所有带“*”号项填写完毕后，点击【导入】按钮，可分2种情况1.如果数据填写正确，则见到以下界面：在该界面可点击【继续导入】则可重新导入新的票种开票信息。点击【查看】，则可进入到4.4 数据查询删除模块。注：成功导入的数据有效时间为一个星期，如果纳税人在导入了开票数据一个星期后，还未开票，则该导入的数据将自动被删除，纳税人如果需要该开票数据，请重新导入。2.如果数据填写错误，则无法成功上传数据，并且系统会给出txt格式的文本提示，如以下界面：纳税人点击【保存】按钮后，保存文件到自己的电脑上，请按照该反馈信息进行调整您的数据，调整完毕后再重新上传。注：纳税人如果无法成功查看到出错提示，请参照帮助文档2.1、广东省地方税务局发票在线应用系统技术支持手册“3.8系统数据导出功能无法正常使用的解决方法”的操作进行设置。数据查询删除2.1.5 业务说明纳税人成功导入开票数据后，该数据无论是否已经开票成功，都可在该模块进行查询与删除的操作。2.1.6 操作说明纳税人使用有开票权限的用户登录发票在线应用系统，点击屏幕左边的菜单导入数据开票数据查询删除，右边的工作区如下图：点击【查询】按钮，则可进入如下界面：注：查询出来的列表点标题可以升序或降序排列。在一条发票记录前的选择框处打钩，再点击【删除】按钮，则可将该数据信息删除。选中“序号”左边的选择框处打钩，表示当前页全选。在一条发票记录后，点击【查看】按钮，则可查询该发票的开票明细，如下图：导入数据开票2.1.7 业务说明纳税人根据导入的开票数据，在模块进行批量开票。批量开具成功的发票，可进行发票作废、红冲发票、记账清单、查询等操作。2.1.8 操作说明纳税人使用有开票权限的用户登录发票在线应用系统，点击屏幕左边的菜单导入数据开票导入数据开票，右边的工作区如下图：填写完带“*”号的项目后，点击【查询】按钮，则可进入如下界面：打钩选择需要批量开票的发票后，点击右上角的【批量开票】按钮，则可打开如下界面：以上提示是针对批量开票中第一个未开的发票记录，点击【确定】按钮，则可将该发票正常打印出来。纳税人可继续根据提示开具下一张发票。注：在批量开票中，根据发票开具的状态不同，发票信息有四种颜色分别显示，如下图：【开票状态为“已开”】显示为绿色：表示纳税人已经成功开票该发票，在当前界面可显示发票代码、发票号码与开票时间，并且该发票可在开票情况查询中查询出开票明细。【开票状态为“开具失败”】显示为红色：表示该发票没有开具成功。【开票状态为“正在开具”】显示为紫色：表示该发票正在开具中，在操作过程中出现的提示语都是针对该发票做出的提示。【开票状态为“未开”】显示为黑色：表示该发票待开具。3.发票开具情况查询2.1.9 3.1业务说明发票开具成功后，用户可在本模块进行查询。特别的，在集团用户中，管理子用户可查询整个企业的开票情况；开票子用户，只能查询到本子用户开具发票的情况。非集团用户可查询到整个企业的开票情况。2.1.10 3.2操作说明点击菜单发票查询-发票开具情况查询，系统将进入查询界面，请根据实际情况输入查询条件后，点击查询按钮，系统将列出当前条件下的查询结果列表： 在该界面，纳税人可点击【导出】按钮，则可将该表格保存到本地电脑，供纳税人使用。3.用户可以点击发票号码以查阅该张发票的全部信息：发票信息查询界面中，用户不能做任何数据修改操作。特别的，如果点查看作废或红冲发票时，将显示作废人和红冲人员名称。注意事项：请于每月10日之前将前两个月开具的作废、红冲发票交到会计学会行政部，每月10日之前把上月的收费总