内外部沟通工作指引.doc

XXXXXXXXXXXX工 作 指 示 内外部沟通工作指引文件编号：WI-AD-004日 期：2010-09-08版本A第 1 页，共 3 页制作： 审核： 批准：1. 目的 为了保证公司管理体系信息交流的及时性，有效性，规范各种沟通渠道，确保各种信息能够及时地传达到各部门或人员。2. 适用范围适用于公司内、外部各种形式的沟通。3. 定义无4. 权责4.1 行政人事部负责与外部劳动部门的沟通及内部各部门沟通协调。4.2 品质部负责与质量管理体系相关的外部联络沟通。4.3 市场部负责与客户的沟通。4.4 采购部负责与供方的沟通。4.5 各相关人员负责组织内上下级之间的沟通。5. 文件内容5.1 沟通的方式主要以书面文件为主，还包括：邮件、【内部联络单】、【会议记录】、传真、电话、口头交流等。5.2 外部沟通：5.2.1 外部信息沟通的主要内容为5.2.1.1 来自供方的信息。5.2.1.2 来自政府部门的信息。5.2.1.3 来自市场及客户的信息。5.2.1.4 其他外部有关方的信息。5.2.1.5 公司的管理要求向外部传递的信息。5.2.2 市场部接到客户的订单在进行评审时发现不能满足客户时，应及时以传真、邮件或电话与客户沟通协商处理，并在客户订单或【报价单】上作好记录。5.2.3评审合格后的订单，若客户提出对订单中的要求进行变更时，市场部组织确认后将结果反馈给客内外部沟通工作指引文件编号：WI-AD-004日 期：2010-09-08版本A第 2 页，共 3 页制作： 审核： 批准： 户，并做好相关记录。若我方因某些原因造成需对订单的要求进行变更时，市场部和客户进行沟 通，得到客户的确认且记录并保存好沟通的记录。5.2.4 若有客户退货时，由市场部负责接收并在【退货单】上作好记录。 5.2.5 采购部一般以传真【采购合约】向供应商进行购料，具体参照【采购作业管理程序】执行。5.2.6 当我方或供应商需对采购要求进行变更或采购物品质量异常时，双方应沟通协商并做好记录。5.2.7行政部与相关的政府部门做好适当的沟通，以了解政府部门对企业的一些要求。5.2.8 当出现与质量管理体系相关的疑问事情时，由品质部负责用电话、邮件或上门拜访等方式进行咨询，以确保质量管理体系的持续适宜性、充分性和有效性。5.3 内部沟通5.3.1 内部信息沟通的主要内容为：5.3.1.1 各部门内部沟通(各部门每周定期早会,提交【会议记录】至营运总监助理处)。5.3.1.2 各部门之间沟通协调。5.3.1.3 目标、指标、管理方案的完成情况。5.3.1.4 内审、外审、管理评审的结果。5.3.1.5 各单位之间的日常联络、常规报表、其他信息通报等。5.3.1.6 员工对安全、福利方面的抱怨(由行政部汇总后,做出改善处理)。5.3.2 当跨部门沟通时，可用【内部联络单】形式，对沟通的结果可用【会议记录】形式。5.3.3 上、下级沟通5.3.3.1 下级与上级沟通，应逐层往上沟通，例如：员工-组长-主管-经理-营运总监-总经理-总裁。5.3.3.2 上级与下级沟通，应逐层向下沟通传达，例如：总裁-总经理-营运总监-经理-主管-组长-员工。 5.2.3.3 上下级沟通时，若有特殊原因（上级外出时等），视情况可以与其沟通。内外部沟通工作指引文件编号：WI-AD-004日 期：2010-09-08版本A第 3 页，共 3 页制作： 审核： 批准：5.3.4 当组织内部需对订单要求变更时，填写【订单变更通知单】与市场部沟通，组织内部提出的变更经市场部与客户确认后，将信息反馈给各相关部门，以邮件或电话形式回复。5.3.5 客户投诉和退货处理按【客户抱怨处理程序】及【不合格品管制程序】执行。5.3.6 当来料品质出现异常时，品质部以【来料不良联络兼对策回答书】与各相关部门进行沟通处理。5.3.7 当制程出现异常时，品质部以【不良品内部处置联络书】与各相关部门进行沟通处理。5.3.8 当成品检验发现不能满足要求时，品管部以【异常改善处理单】给相关部门进行沟通，若要特采时，须经工程部或客户的批准。5.3.9 当因某种原因影响生产进度时，责任部门应及时向上级反映，以得到解决。5.3.10 当开发进展不能按计划完成时，工程部应以【内部联络单】或邮件形式主动向经营部进行沟通协调。5.3.11 当发现技术资料与实际存在差异或有疑问时，发现部门应及时与工程部讨论解决。5.3.12 当发现质量体系文件的要求与实际运作存在差异时，发现人员应及时反映到品质部，品质部召集相关人员分析讨论处理。6. 参考文件【采购作业管制程序】【合同评审管制