凭证类型设置.doc

凭证类型设置记账凭证，按其反映的经济业务内容的不同，可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证；收款凭证和付款凭证具体又可分为现金收入凭证、现金付出凭证、银行存款收入凭证、银行存款付出凭证；有的企业不分收款、付款和转账业务，都使用一种记账凭证，可以看出凭证有多种分类方法，在本系统中提供五种凭证类型，见图2-3-1-1。用户应根据企业的实际情况选择其一。 图2-3-1-1 若用户选择“5.凭证类型自定义”，此时“自定义凭证类型设置”按钮被激活，用户便可按要求设置所需要的类型，具体的操作步骤如下： 单击“自定义凭证类型设置”按钮，进入“自定义凭证类型窗口”，窗口中有“增加”、“修改”、“删除”、“打印”等功能键。 单击其中的“增加”功能键，弹出窗口见图2-3-1-1-1。 图2-3-1-1-1 在此窗口中，需用户输入代码（代码可以是199中的任一数字或Az的英文字母，但不得重复）凭证类型，其它内容用户根据需要选择输入，输入时需注意的事项可参见图2-3-1-1中“注：”后面的内容。 单击图2-3-1-1中的“确认”按钮，屏幕切换至“自定义凭证类型窗口”中，同时该窗口中出现新增的凭证类型记录。用同样的方法，用户可一一自定义所需凭证类型。 初始化完成后，凭证类型即被固化，但若用户选择“凭证类型自定义”，则在“日常账务基础设置自定义凭证类型设置”子菜单中，系统还允许用户对自定义凭证类型的具体内容进行修改。凭证处理设置选项卡“凭证处理设置”内容较为丰富，它包括“凭证录入方式选择”、“凭证处理方式选择”和“凭证界面设置”3个界面，分别如下方图3-3-1-1、图3-3-1-2和图3-3-1-3所示，下面将逐一加以详细介绍。 图3-3-1-1凭证录入方式选项窗口 “凭证录入方式选项”界面的详细内容见图3-3-1-1，其中大部分选项内容可以根据操作员的习惯和需要作选择，现对各设置参数加以说明。 ：有两个选项“上一张凭证日期”和“当天”，该设置参数为“记账凭证录入”以及“收付式凭证录入”窗口中的“凭证日期”参数提供自动生成数据的依据。此处的设置结果对其它网络工作站也有效。 ：该参数可用于控制用户是否按日期先后顺序录入同类型的凭证，如当用户选择“不允许颠倒”选项时，就决定了用户必须按照日期从小到大的顺序逐一录入同类型的凭证，否则系统会给出下方图3-3-1-1-1所示的提示窗口，阻止操作的继续进行。该设置参数只能由财务主管控制，并且设置结果对其它网络工作站也有效。 图3-3-1-1-1 ：该设置参数系统提供“沿用上一行科目”、“沿用上一行科目的上一级科目”和“科目不沿用”3个单选项以及“沿用上一行科目的相关内容”复选项。用户在一张凭证中要录入多条明细时，如果选择了“科目不沿用”以外的选项，后一条明细会自动沿用上一条明细的科目或上一级科目，甚至是上一行科目的相关内容，这在特定的情况下会给操作带来很大的便利。 ：除了拥有与科目自动跟随方式相同的选项功能外，系统还提供自动平衡借贷方金额（即系统根据用户录入的借贷任一方的金额，自动填入另一方的金额，并且确保借贷平衡）和在凭证录入窗口的状态栏中显示当前科目余额的功能。 ：该设置参数用于控制在凭证录入过程中，当涉及到银行科目或数量科目时是否自动弹出相对应的相关内容窗口供用户设置。用户一旦选中了“数量科目相关内容窗自动弹出”选项，还可进一步控制数量科目相关内容窗的弹出方式：是一遇到数量科目便弹出对话框还是录入金额后再弹出（这在“数量科目处理方式”参数中设置），从这些小细节都不难看出新中大财务软件在设计上充分考虑软件的通用性和用户的易用性。 ：该设置参数提供的4个选项能进一步确保凭证的完整性和准确性。其中选项“项目核算科目项目未录入提示” 只能由财务主管控制，并且设置结果对其它网络工作站也有效。 凭证处理业务中，除了包括录入凭证外，还包括对凭证的修改、删除、打印、查询等操作，对于这些业务，本系统各提供了多种处理方式，用于满足不同用户的需求，具体见下图3-3-1-2。 图3-3-1-2凭证处理方式选择 现对该界面中的各设置参数加以说明：该设置参数用于控制是“任何有录入修改权的操作员都能修改凭证”还是“凭证只能由制单人本人修改”。 ：该设置参数可控制是否允许删除凭证，在允许删除凭证的前提下，可进一步控制“仅能删除最后一张”还是“能删除中间凭证”，如果用户删除了中间的某张凭证，系统会自动重新排列后面凭证的凭证号，而与下面将要介绍的“凭证号是否允许重排”选项的设置无关。 ：该设置参数可控制是否启用“日常账务凭证处理”中“重新排列凭证号”菜单，在默认状况下，该选项呈未选中状态，即“重新排列凭证号”菜单失效。 ：用户一旦确定某类凭证类型需进行签字流程，则在审核该类凭证前得预先履行“出纳签字”流程，这样可进一步确保凭证的完整性和正确性。在具体设置时，用户只需用鼠标单击需出纳签字的凭证类型所对应的“是否签字”栏，会弹出下拉框，选择其中的“是”或“否”即可。“是否签字”栏内为空时，缺省为“否”。 ：该设置选项提供凭证存入后、审核前和审核后处理凭证打印的方案。 ：此处的设置将决定“日常账务辅助管理预算管理”中对凭证设置的预算控制是否有效。：系统提供“前后翻页（标准）”和“列表方式”两种显示方式，具体格式分别如下方图3-3-1-2-1和图3-3-1-2-2所示。 图3-3-1-2-1图3-3-1-2-2 “前后翻页（标准）”的凭证查询窗口的格式与凭证录入窗口相类似，您可通过“前”、“后”、“首”、“尾”按钮逐一查看凭证；“列表方式”则是在一张表中罗列出所有满足用户所设置的查询条件的凭证。 ：在工作组版或大型版的多用户操作中，可能会出现其中某个用户在凭证录入中调用的科目正被另一工作站的用户删除、修改，如果选中该设置参数中的“在凭证存入前检查科目合法性”选项，可避免这种情况的发生。 以上介绍的“凭证处理方式选项”界面中有许多选项是只能由财务主管统一设置，且设置后对其它网络工作站也起效，具体见下方表格：序号选项选项具体内容1凭证修改1.任何有录入修改权的操作员都能修改。2.只能由制单人本人修改。2允许删除凭证1.仅能删除最后一张。2.能删除中间凭证。3凭证打印凭证未经审核不允许打印。4凭证录入预算控制1.不启用预算控制。2.启用预算控制。5凭证特殊处理在凭证存入前检查科目合法性。3-3-1-3凭证界面设计窗口“凭证界面设计”详细内容如图3-3-1-3所示，它主要用于用户从“字体”、“科目栏显示内容”、“栏宽”、“凭证颜色”等方面设置出自己所满意的“凭证录入窗口”的格式：字体：设置“摘要”、“科目”、“部门”和“金额”的字体、字号、粗细和字符集宽度。科目栏显示内容：规定科目显示级数。每列宽度：系统已在图3-3-1-3中显示了每条凭证明细的“摘要”、“科目”、“借方”和“贷方”的缺省宽度，用户可根据实际需要进行修改，具体操作时只需将鼠标在列交界处左右拖拉即可，但是这样只能较粗略的改变每列的宽度，若用户需要精确的控制每列的宽度，可通过下面介绍的“栏宽”实现。栏宽：可精确规定“摘要”、“科目”、“部门”和“金额”栏的宽度。其中填入的数字以字节为单位。凭证颜色设定：可以将不同的凭证类型录入界面设置为不同的颜色，但凭证颜色的设置不影响凭证打印的结果。凭证打印设置“凭证打印设置”包括采用统一格式、采用自定义格式和杂项3部分内容设置。 图3-3-2-1统一格式设置窗口 图3-3-2-1所示为采用统一格式的设置界面。如图所示，凭证打印统一格式有格式一和格式二2种，主要区别在于：格式二有“数量单价”或“外币汇率”栏目。 在界面的右边，系统提供许多选项可用于控制凭证将打印的内容范围、格式等等，如是否打印科目代码、是否将下级科目汇总打印、小写合计栏前是否加某货币符号、摘要栏是否包括发票号码等。这些选项同样适用于采用自定义格式打印凭证的情况。 图3-3-2-1自定义格式窗口自定义打印格式最多可设置10种，可以和不同的凭证类型对应。你可以在此单击 帮助按钮设置自定义打印格式，自定义凭证打印格式设置会在下面另辟小节加以详细介绍。若用户采用自定义格式打印凭证，则必须自定义打印纸尺寸，具体操作步骤为：打开Windows95、98、2000或Windows NT的控制面板，运行其中的“打印机”，选中某一打印机，选择“文件”菜单下的“属性”项，即可在打印机属性窗口中自定义纸张大小。 杂项设置界面供用户选择打印格式（采用固定格式还是自定义格式）和确定“在凭证打印时是否打开凭证打印预览对话窗”。建议用户进入“凭证打印格式选择”窗口后最好首先进行该设置界面的操作，因为其中的“打印格式设置”参数将直接决定用户在“采用统一格式”界面和“采用自定义格式”界面中的设置哪个真正起效，而且对于很多刚刚使用本系统的用户，往往认为要采用统一格式，只要在“采用统一格式”界面中选中所需的格式即可；要采用自定义格式，也只需在“采用自定义格式”界面中进行相应设置即可，而往往会忽视或不甚清楚“杂项”界面中“打印格式设置”参数的总开关控制作用。希望该提示能引起用户的重视，特别是初试的用户。自定义凭证打印格式 自定义凭证打印格式有10种，下方图3-3-4-1所示为“自定义凭证打印格式 格式1的设置窗口”。 图3-3-4-1在自定义凭证打印格式窗口的上方排列有一些常用工具，现分别对它们加以介绍。按钮图标图标所对应功能备注在单击或拖动位置处绘制一个文本框。功能同图3-3-4-1中“编辑”按钮中的“增加文本”菜单。在单击并拖动位置处绘制一条直线。功能同图3-3-4-1中“编辑”按钮中的“增加线条”菜单。在单击或拖动位置处绘制一个矩形。功能同图3-3-4-1中“编辑”按钮中的“增加矩形框”菜单。取舍凭证打印内容。功能同图3-3-4-1中“编辑”按钮中的“增减固定内容”菜单。修改选定文本和数字的字体 改变选取文本和数字的大小可在“字号”框中直接键入字号。将所选文本和数字加粗，如果所选内容已经加粗，单击该按钮将取消加粗格式。 为所选文字或数字添加下划线。如果所选内容已经具有下划线，单击该按钮将取消下划线格式。 将文本、数字或嵌入对象左对齐，右边可不对齐。 使文本、数字或嵌入对象居中 将文本、数字或嵌入对象右对齐，左可不对齐。 涵盖功能丰富，具体见下面介绍。 按钮提供丰富的功能，见图3-3-4-1-1。（1）增减固定内容（开头内容）该菜单功能与 按钮一致，即取舍凭证打印内容。具体操作在下方图3-3-4-1-2中进行。 图3-3-4-1-2 图3-3-4-1-1在图3-3-4-1-2中，用鼠标直接将“未选入”框中的凭证打印内容选中拖拉至右边的“已选入”框中，便完成凭证打印内容的取舍操作。（2）凭证业务笔数限定可以限定每页打印的业务笔数，每页允许打印的业务笔数范围为110笔，如果凭证的实际笔数多于限定笔数，系统将会自动分成多页打印。（3）主要内容字数限定。可以限定摘要、总科目、明细科目的字数和折行打印字体的高度，如果实际字数超出限定的字数，