桃园文学社晚会策划.doc

2012年社团联谊迎新晚会 策 划 书 主办单位： 西南大学学生社团联合会承办单位： 西南大学桃园文学社 西南大学晨曦文学社 西南大学Idea精英协会 Idea 精英协会、晨曦文学社、桃园文学社联谊晚会策划书一、活动背景金秋九月，重庆依旧骄阳似火，热情不减，西南大学也迎来了新一届的大一新生。新学期，新气象，大一新生的到来，为校园文化增加了新的活力，也为桃园文学社带来了一股新鲜的血液。在9月份刚结束的社团活动后，Idea 精英协会、晨曦文学社和桃园文学社的招新工作先后获得了圆满结束。干事们跟根据自己的兴趣找到了心仪的组织。Idea 精英协会、晨曦文学社和桃园文学社的继续发扬团结协作、友好互助的精神，共同携手，促进社团的发展。二、活动目的（一）为了一步加强3个社团的密切联系，扩大部长和干事的关系网，加深部长、干事之间的理解，相互学习、相互帮助使3个社团之间干事建立起深厚的友谊。（二）给干事们一个展现自我的机会，在舞台上绽放魅力，增强每个社员的存在感。（三）丰富社团的文化生活，给社员带来一场视觉盛宴，给社团活动新增一抹亮色。三、活动对象以 3个社团的所有社员为主，面向全校同学发出邀请。四、活动时间2012年11月4日 晚上7点-9点五、活动地点西大圆顶3楼六、活动流程（一）.前期准备（10月15号到11月2号）：1.确定节目的大概的种类及个数：节目形式 社团部门 个数武术 武术协会 1魔术 晨曦文学社 1乐器 邀请嘉宾 1走秀 友情邀请纺服专业 1 唱歌 2舞蹈 2诗歌朗诵 晨曦文学社 1小品 2初步共计11个节目，总节目数位12-15个，其他节目或其他节目形式适当加入。一个社团出3-4个节目。（二）节目的编排1.开场舞由Idea 精英协会营艺部负责，并在16号晚上11点之前将形式和人数确定下来。2.各社团在10月15号之前将节目负责人选出来，担任节目质量监督和排练人员的联系。在16号以前将社团内部的节目形式及人数确定好，并开始排练。3.拉赞助这主要由3个社团的外联部来拉，其他部门的部长和干事在有空的时候也投入拉赞助这个活动中。主要拉的物品和钱有：展板 1 块 约60-80元横幅 2 条 约 50元/条传单 10000份 幕布 1张 8mx6m（尽量拉）化妆费用 （向理发店尽量拉）奖品 （待定，看拉赞助的情况，可以是笔、本子、糖果等，准备 25份）3.支持人的培训及选定14号晚上7点在28教开始培训主持人4.礼仪的培训级选定每个社团内部选选出2个人，16号晚上9点半到27教进行培训和选择。5.宣传这主要由宣传部负责，与其他2个社团的宣传部联系，共同画展板一张，设计传单，并打印10000份。网络宣传：宣传内容由编辑部设计，发给部长和干事，修改为晚会活动的签名，并发晚会的说说，要求社员们在QQ群里发消息。在11月1号时，各部门都派人都人多的地点发传单，拉到横幅时就在根据社员所在的主要园区进行重点宣传，活动部和宣传部负责挂、收、保管横幅。社员联系：理事会在17号前将社员们的联系方式发给部长，部长在17号时将社员的通讯名单交到干事的手中，不仅拉近了距离，而且让锻炼干事领导力。同时，理事会的也跟社员再发一次晚会消息。6.制作和发放邀请函和门票由编辑部在11月1日前制作好，在11月1日时理事会负责发放邀请。邀请的主要嘉宾有：武术协会、社联的主席、理事长、社联中心负责人、棋艺社社长等。理事会通过了解社员能来的情况，估计出门票的大概数量，门票由宣传部设计，分给没个部门，主要是分给干事们去发，当社员都有票后，还能在园区广场处发放邀请门票。7.场地申请与确定：由晨曦文学社申请场地，圆顶三楼。8.由编辑部准备10道题文学知识竞答的题目。9.由活动部制作抽奖箱和座位号码，2个箱，分别是横坐标和坐标的选择。号码根据圆顶的位置确定，在11月2号前做好。10.宣传部向向武术协会借2个备用音响，在10月31日就得与他们联系，确保在3号能借到音响。11.在11月1日，各部门统计需要借的服装，租借服装主要由理事会负责和节目负责人负责。12.在10月21号所有的节目一起筛选。13.10月27号彩排一次。14.理事会和活动部一起购买会场布置物品。15.宣传部出一个会场设计与其他2个协会一起设计舞台。16.宣传部印制节目单400份，11月1日。17.编辑部：收集准备好社团的演出伴奏带。七、当天流程11月3日（周六）1.早上9：3017：00点会场的布置和舞具配备，音响设备的调试。2.17：00 所有演员换装准备，礼仪开始准备迎宾。3.19：00 开场舞4.报幕5.每个社团派一个代表发言6.节目表演：初定顺序：（1）走秀 纺服友人（2）民族歌曲 Idea 精英协会（3）武术 武术协会（4）印度舞 桃园文学社抽奖活动，给5个机会（5）乐器（6）诗歌朗诵 晨曦文学社（7）小品 Idea 精英协会（8）现代舞 晨曦文学社（9）舞台剧 桃园文学社（10）魔术 晨曦文学社 （11）历史剧 2个文学社文学知识竞答 10个题目（12）泰国歌 桃园文学社（13）舞蹈 Idea 精英协会（14）小品 晨曦文学社7.感谢来宾和社员的到来，送上祝福。8.晚会后工作细则：晚会结束后，各工作人员按照会前安排的相应工作进行收场工作。八、人员安排理事会：2名干事负责桃园文学社干事的签到；邀请嘉宾并通知会员；落实赞助商的接待与交流工作；礼仪迎宾；2位礼仪在抽奖环节搬上抽奖箱；协助布置会场；理事会2名干事发放小奖品。宣传部：1个指导舞台设计；灯光1人；协助会场布置；摄影留念。编辑部：发放节目单；协助会场布置；维护现场秩序2名轮流；换衣室的服务工作每2名干事轮流。外联部：2个引坐，1个男生当物具，协助会场布置，维护会场秩序2名干事轮流。活动部：会场布置，催场（谭诗柳+活动部一个干事），出1个男生当物具；摄影、拍照留念；2名干事轮流进行舞台设备管理。嘉宾：抽取中奖横纵坐标。九、商家宣传1、赞助商享有本次活动的冠名权。2、赞助商可以在横幅及宣传板上进行宣传。3、主持人在晚会现场对其鸣谢。4、在校内媒体进行宣传，扩大其影响力。注：1、各部门负责的工作应该与其他两个社团的负责人商量、相互协作完成。2、工作人员自备水和干粮。2、晚会结束后，先请嘉宾退场，然后支持人组织，工作人员协助引导观众有序退场。3、各部门在观众退场时要留守岗位，保管好旁边的物品；避免出现混乱时丢失物品的现象；（签到）。4、当嘉宾、领导和观众都退场后，全体工作人员立即开展清理会场工作，各负责人完成自己的工作即可离开会场;3、如不能马上归还的物品，先由理事会保管或带回相关责任人宿舍，并在以后的一天内由原定负责人送达。十、后续工作1、由商业部对赞助进行后续接待2.理事会统计经费情况3.宣传部对节目进行后期宣传4、由节目部负责物品的回收与归还11、 所需物资及经费预算项目金额场地申请 800横幅6条500喷绘展板100矿泉水100主持人及礼仪服装 2000场地布置的物资 卡纸、气球200荧光棒、口哨200 门票400嘉宾邀请函100不可预计费用500总计约5000十二、应急附表：（1 ）若晚会前停电，晚会最多推迟1 小时即20 ：00 举行，此间观众自由处理自己的时间；如果20 ：00 仍没有正常供电，则由主持人宣布晚会改天举办。 （2 ）在晚会前半部分之间停电超过10 分钟后由主持人宣布晚会改天重新举行；在晚会后半部分之间停电超过10 分钟后由主持人宣布晚会闭幕。 （3 ）在停电期间，由节目部负责演员的部织与服装道具的看管工作；由礼仪部负责领导及来宾的服务工作；由商家部负责现场秩序的维持；由舞台部负责舞台、音箱设备、灯光设备等的看管。 （ 4）在主持人宣布晚会改天举办或闭幕后，按 附则 中 会后工作分工细则 清理会场。 b、灯光应急方案： （ 1）四个照灯两个以内无法正常使用时，正常使用剩余照灯。 （ 2）四个照灯两个以上无法正常使用时，启动事前准备的照明器具。 c