管理文件和资料控制程序1.doc

浙江泰发机电实业有限公司文 件 号TF-ZC-001版 本 号B文件控制程序修改次数01 目的对质量和认证产品一致性有关的管理性文件和资料进行适当控制，防止错用、误用失效/作废文件，确保文件正确、适用，使各类人员能准确使用文件的有效版本。2 范围 适用于所有质量体系和认证产品一致性有关的管理性文件和资料控制。3 职责3.1公司办是管理性文件和资料的归口管理部门，负责质量手册和程序文件的标识、发放、收回、归档、作废和更改等活动的控制管理；同时负责对外来文件如法律法规的控制管理。3.2公司办负责组织质量手册、程序文件的编写及对三层次文件的标识、发放、收回、归档、作废和更改等活动的控制管理。3.3各职能部门负责相关文件的编写、以及对适当范围的外部文件的控制和管理。4 程序4.1文件和资料的种类a.质量体系文件：包括质量手册、程序文件、三层次文件和质量记录等质量文件。b.外部文件和资料：包括法律、法规、国家和行业标准、规程、顾客的资料等。4.2文件和资料的标识4.2.1质量手册、程序文件等质量体系文件按4.3条款规定的要求进行标识。4.2.2外部文件和资料采用原文件编号标识。4.2.3受控文件以“受控”印章标识，非受控文件以不盖受控印章标识。4.2.4作废文件以“作废”印章标识。4.3文件的编号方法4.3.1程序文件编号为:TF ZC 程序文件程序文件顺序号企业代号4.3.2质量手册编号TF ZS 手册代号发布年号企业代号4.3.3质量记录表单编号：4.3.3质量记录编号QR- 质量记录流水号对应程序文件顺序号记录代号4.3.4管理性文件XX XX XXXX 年号部门代号顺序号4.3.5部门代号规定：单位代号单位代号单位代号单位代号质量部ZL公司办GS销售部XS技术开发部JS供应部GY财务部CW生产部SC4.4文件和资料的编写、审核、批准发布。4.4.1管理者代表（质量保证负责人）织公司办编写质量手册，经审核后，由总经理批准发布。4.4.2公司办组织相关部门编写程序文件，经各相关职能部门负责人审核，管理者代表(质量保证负责人)批准发布。4.4.3跨部门的质量体系文件，由公司办协调组织相关部门编写、审核，管理者代表（质量保证负责人）批准、发布。各职能部门单独使用的质量体系文件，由各职能部门编写，部门负责人审核，管理者代表批准、发布。4.5文件和资料的发放和收回4.5.1对质量体系有效运行起重要作用的各个场所，都应有有效版本的相应文件，发文部门视文件的性质及适用范围，编制文件和资料发放范围表，经部门负责人审批，做好文件发放记录。4.5.3所有第三层次文件审批后报公司办编号登记，由发文部门编制文件和资料发放范围表，经管理者代表批准，由发文部门按规定的范围发放，同时发放记录报公司办备案。4.5.2公司办根据质量手册、程序文件的实际需要，编制文件和资料发放范围表，经管理者代表批准后，按规定的范围发放。4.5.4涉及二级发放时，由发放部门填写文件和资料发放范围表，经部门主管批准后进行发放。当涉及文件更改时由部门资料员实施更改，文件的更改符合4.6.3的规定。4.5.5文件和资料发放时，领用人需在文件和资料发放（收回）登记表上签名，发放的质量体系文件还需标注分发号；文件收回时，由收回人在文件和资料发放（收回）登记表上签名。4.5.6当文件破损严重影响使用时，文件使用人应到相关的文件管理部门办理更换手续，交回破损文件补发新文件，新文件的分发号与原文件相同。4.5.7受控文件如有丢失，文件使用人应及时报告，申请补发，补发文件应按原文件分发号执行。4.6文件和资料的更改4.6.1文件更改必须由文件更改提出人填写文件更改申请单，写明更改理由、更改内容，提交审批部门审批。必要时经相关部门会签，征求相关部门对更改的意见。4.6.2更改文件由原审批部门审批，如果由于原审批部门撤并或职能调整，而需指定其它部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。4.6.3文件更改批准后，由文件发放部门实施更改，更改采用划（贴）改且在更改处加盖“更改”印章， 并做好修改状态标识，文件若超过五处更改可直接换页，换页需注明更改次数，并做好文件更改记录，同时更改记录报文件控制部门存档。4.6.4质量记录空白表格的更改由更改人提供更改后的表样，交部门主管批准后报公司办存档，更改时需相应修订版本号。更改前的空白表格不做保存要求。4.6.4质量手册和程序文件的更改批准后，由公司办按4.6.3实施更改。4.6.5第三层次文件的更改批准后，由文件发放部门按4.6.3实施更改。4.6.6为有效地对文件和资料的更改实施控制，文件控制部门的文件管理员应编制文件现行修订状态控制清单，并及时记录文件的修订状态，以防止使用失效或作废文件。4.7作废文件的管理4.7.1作废文件由控制部门及时按文件和资料发放（收回）登记表收回，并加盖“作废”印章且做好记录。4.7.2需作资料保留的作废文件，由文件主管部门填写作废文件保留（销毁）申请单，经管代批准后，由文件控制部门加盖“作废”、“保留资料”印章后，登记归档。4.8文件归档在文件发布、换版时，控制部门应对文件进行归档，并填写部门受控文件清单，以便检索。4.9外来文件的管理4.9.1 各部门收到的其它管理性外来文件如：合同法等，由办公室对其进行审查后，记录在外来文件资料登记表上。 4.9.2外来文件的发放及控制按公司内部文件管理。4.10本程序形成的记录按质量记录控制程序进行收集、归档，并妥善保存。5 相关文件 技术工艺性文件管理办法6 质量记录QR-001-001文件（技术）资料发放范围表QR-001-002文件（技术）资料发放（收回）