文件管理程序01.doc

质量管理体系文件控制程序 SDHT/QMS-CX01-2006文 件 控 制 程 序SDHT/QMS-CX01-20061目的为使质量管理体系文件处于受控状态，保证各使用场所都能得到相应文件的有关版本，防止使用失效或作废文件。2适用范围适用于公司与质量管理体系有关的所有文件的控制。3术语和定义采用公司质量手册中的术语和定义。4职责和权限4.1总经理a)负责质量方针和目标的批准及发布。b)负责质量手册的批准及颁布。c)负责人力资源、机构设置、成本管理、动力设备、工程预算等管理性文件的批准。4.2管理者代表负责质量手册的审核和质量管理体系程序文件的批准。4.3副总经理、三总师按照管理分工负责所管辖部室编制的业务文件的批准。4.4办公室a)负责本程序的制定和修订，并对本程序的实施进行监督和指导。b)负责公司所有文件的编号登记；质量手册和程序文件的发放。c)负责建立公司有效文件清单，并对其进行管理和控制。4.6各部室a)负责本部室专业管理性文件的编制、校核、报批和发放。b)负责建立本部室收文记录，并对本部室有效文件进行管理。4.7项目部a)负责建立项目部收文记录，并对项目部有效文件进行管理。b)负责项目部作废文件的回收、上交或处置。 5控制要求5.1文件类别a)综合性管理体系文件。包括质量手册、质量管理体系程序文件和作业指导文件。b)专业管理性文件。各部室与质量管理体系有关的专业管理性文件。如施工组织设计、技术交底、设计变更和工程洽商、工程合同文件、物资设备采购文件、操作规程等。c)行政管理性文件。与质量管理体系有关的行政管理性文件。如公司行政公文等。d)外来文件。包括法律法规、政府有关部门、河务局等上级单位下发的与工程质量有关的文件、设计图纸、各类标准、规范、图集等。5.2文件编号5.2.1综合性质量管理体系文件。如质量手册、程序文件汇编等。SDHT/QMS-01-2006 年代号 质量管理体系文件序号 质量管理体系代号 山东恒泰工程集团有限公司缩写 5.2.2程序文件。如文件控制程序。SDHT/QMS-CX01-2006 年代号 程序文件序号 程序文件代号5.2.3作业指导文件。SDHT/QMS-ZY01-2006 年代号 作业指导文件序号 作业指导文件代号5.2.5外来文件采用原有编号。如没有编号按照公司行政文件编号要求进行编号。5.3文件编制和审批5.3.1质量手册由管理者代表组织有关人员编制，管理者代表审核、总经理批准。5.3.2质量管理体系程序文件由管理者代表组织有关部室人员编制，各部室负责人会审、管理者代表批准。5.3.3质量管理体系作业指导文件由各部室组织编制，部室负责人审核、主管领导批准。5.3.4各部室编制的专业管理性文件和行政管理性文件，部室负责人校核、主管领导批准。5.3.5人力资源、机构设置、成本管理、动力设备、工程预算等管理性文件由总经理批准。5.4文件发放及控制5.4.1质量手册和质量管理体系程序文件由办公室发放。发放时标注分发号、受控状态。5.4.2质量管理体系的作业指导文件、各部室编制的专业管理性文件由办公室发放，发放时标注分发号、受控状态；公司行政管理文件由办公室发放，发放时标注分发号。5.4.3文件发放时填写“文件发放记录”。各部室、项目部受到文件后填写“收文记录”。5.4.4办公室建立公司“有效文件清单”。有效文件清单中包括内部所有与质量管理体系有关的文件。5.4.5公司内部使用的有效文件（不包括行政管理文件），包括使用的外来有效文件均加盖红色“受控”印章。5.4.6文件损坏时使用人可向文件办公室换发新文件。文件丢失时须说明丢失原因，经主管领导批准后补发文件，并编写新分发号。5.4.7调离公司的人员主动交还领取的文件资料。项目部解散时，将其领用的文件和资料交回公司办公室。5.5文件更改5.5.1各部室、项目部在实施质量手册和程序文件的过程中，文件内容如有不完善、不适用处，将所发现的文件不完善、不适用处及时上报工程部。5.5.2 质量手册和程序文件的更改由工程部填写“文件更改审批表”，经管理者代表审核、总经理审批后实施更改。文件持有人按要求进行修改并填写“文件更改记录”。5.5.3作业指导文件的更改由主管部室填写“文件更改审批表”，经部室负责人校核、主管领导审批后实施更改。文件持有人按要求进行修改并填写“文件更改记录”。5.5.4文件经多次修改或有根本性变动时重新印发，重新修订后的文件按原审批程序进行批准,并按原发放范围发放。5.5.5文件更改采用划改、换页、换版等形式。a)划改由文件更改通知部门提出划改要求；b)换页由文件更改通知部门更改文件的修订状态，如B版第一次更改，文件的版本号/修订状态更改为B/1；c)文件换版由办公室组织进行，并更改文件的版次，如再次换版，文件的版本号/修订状态更改为C/0，在新版本文件发布前须重新评审和批准。d)其他文件根据需要通过换发、补充等形式实施更改。5.6文件复印5.6.1加盖“受控”印章的文件未经原批准人批准不得复制。如果发现没有红色“受控”印章的文件，办公室有权没收。5.6.2各部室需复印“受控”文件时，填写“文件复印审批表”经原批准人批准后交办公室复印，加盖红色“受控”印章后按5.4条款要求进行文件发放。5.7文件的评审5.7.1质量管理体系文件在运行过程中或在内审和外审时发现不符合时均进行评审。如需更改按文件更改条款要求执行。5.7.2每年12月办公室组织各部室对质量管理体系文件的适用性、充分性及有效性进行评审，如需更改按5.5条款要求执行。评审后办公室发布当年公司“有效文件清单”。5.8外来文件由办公室提交主管领导进行识别，经主管领导批示后按批示要求分发，其控制按照本程序5.4条款执行。5.10文件归档5.10.1各部室、项目部对各类有效文件进行编目并分类贮存，以便于检索。各部室文件由各部室归档；项目部资料在项目部解散后全部交办公室归档。5.10.2工程竣工文件和资料按建筑工程资料管理规程或行业有关规定整理归档。5.10.3借阅文件由档案人员填写“文件/档案借阅登记表”，并经主管领导批准。5.11质量管理体系记录按照记录控制程序执行。5.12文件作废5.12.1因各种原因作废的文件/资料，立即停止使用。办公室及时从从使用场所收回。5.12.2需用做资料或积累经验保存的文件/资料，在其封面加盖红色“资料保存”印章。5.12.3确定无保留价值的文件由各部室填写“文件/资料处置记录”，经主管领导批准后销毁。5.13实施检查5.13.1各部室、项目部对各类文件认真保管，每月检查一次文件管理状况，保证现场文件的现行有效。5.13.2办公室结合其它检查机会对公司文件管理状况进行全面检查，确保本程序的有效实施。6相关/支持文件6.1建筑工程资料管理规程 DBJ01-51-20036.2记录控制程序 SDHT/QMS-CX02-20067相关记录7.1文件发放记录 SDHT/JL-4.2.3-017.2收文记录 SDHT/JL-4.2.3-027.3有效文件清单 SDHT/JL-4.2.3-03