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浅谈应收账款的管理与风险规避 IT营销人 2005-2-25 0:19:00 阅读：578 回复：0 伴随着世界经济一体化的快速发展，作为商业信誉价值体现得重要方式之一，赊销行为日益成为各商家经营活动的结算方法。特别是一些竞争激烈的行业，例如大型超市，几乎把产品的赊销活动当作了进入卖场的行规。与此同时，对于商业信誉的接受方卖家，他们如何成功的将商业信誉兑换成货真价实的资金呢？这里自然的涉及到了一个应收账款的回收管理问题。在中国目前市场监督机制不完善，商家信誉等级普遍较低的情况下，如何很好的进行应收账款管理，规避应收风险，显得尤为重要。 一般而言，应收账款的管理主要从两个方面着手，即规范商家内部管理和加强客户经营监督。其中，内部管理又可分为前台管理和后台管理。现在分别加以说明：一、 规范内部管理（一） 加强后台制度管理，建立健全监督机制：1、 加强销售合同管理，重视主要条款内容：作为交易双方经济业务内容的法定载体，销售合同往往在应收账款的管理当中起着至关重要的决定性作用，因此，销售合同的管理是应收账款管理的重中之重。在与客户签订销售合同时，要着重注意以下事项： （1）、 明确各项交易条件，如：标的物名称、价格、付款方式、付款日期、运输情况等。 （2）、 明确双方的权利和违约责任。这里需要强调一下，从我公司目前实际操作情况来看，部分销售合同签订的相对较简单，往往仅仅规定了商品名称、价格、付款方式等条款，对于双方的违约责任很少提及或者即使提到也是蜻蜓点水，一带而过，而且往往不具有可操作性。在合同正常履行的情况下，往往体现不出来这些条款的重要。然而，签订合同的根本出发点就是要规避风险，一旦交易发生商业风险，如果没有制订切实可行的违约责任条款，那么对于受损的利益，再追索起来将十分困难。（3）、 确定合同期限，合同结束后视情况再行签订。这里也要强调一下，在实际操作当中千万不要嫌麻烦或感觉双方合作的一贯不错，就忽略合同的签订工作。要知道，在商业社会当中，仅仅的依靠个人关系或私交甚好等理由来维系合作关系，往往是十分脆弱的。 （4）、 加盖经销商的合同专用章（避免个体行为的私章或签字）。2、 定期的财务对帐 ：财务要形成定期的对帐制度，每隔一定时间（具体时间段可根据自身情况确定，一般以一个会计期间为准）必须同经销商核对一次帐目。涉及到以下几种情况，往往容易产生数据误差，尤其要提起重视： （1）、赊销产品品种多、规格繁杂； （2）、回款期限不同，或因经营条件的不同而同种产品回款期限不同； （3）、由于产品特性等原因多次出现平调、退货、换货； （4）、经销商集中结帐，无法严格划分具体的产品品种及赊销订单； （5）、有其他应付款项冲抵货款（如：客户返利、破损产品货款、广告款、终端销售推广费用等）； 以上情况会给应收帐款的管理带来困难，因此要制订一套规范的、定期的对帐制度，避免由于长时间不进行清理核对，使双方财务上的差距越拉越大，而造成呆、死帐，同时需要强调的是对帐之后要形成具有法律效应的文书，而不是口头承诺。 3、 制定合理的激励政策 ：在制定营销政策时，要将应收帐款的管理纳入对销售人员考核的项目之中，即个人利益不仅要和销售、回款业绩挂钩，也要和应收帐款的管理联系在一起，制订合理的应收帐款奖罚条例，从而充分的调动销售人员的应收账款清理积极性，使应收帐款得到快速及时的清理回收，降低风险的发生机率。4、 建立信用评定、审核制度 在实际工作中，真正能够做到现款现货的经销商很少，我们要建立信用评定、审核制度，对不同的经销商给予不同的信用额度和期限（根据行业不同，有所区别，一般为半年）。对经销商的信用管理要采取动态的管理办法，即每一考核期根据前期合作情况，对经销商的信用情况重新评定。 （二）、完善一线销售人员的监管：我们对于后台管理制度制订的不管多么合理，多么完善。最终和客户接洽的具体执行者必定是一线销售人员，所以，一线销售人员与客户接洽情况的好坏，直接影响到我们各项管理制度的真正落实效果。换句话说，一线销售人员的表现往往决定了，工作的最终目标收回账款，能否顺利实现。因此，对一线销售人员的培训与管理相当重要。1、 加强销售人员的原则性： 在实际的销售管理过程中，我们会感觉到销售人员总是帮助经销商向公司索要更多的利益。销售人员如何处理厂家与经销商的关系是一个重要的课题。我们经常听到：“厂家和经销商要达到共赢”，可是要真正做到这一点谈何容易。所以销售人员在同经销商维持良好的客情关系的同时，一定要加强他们的原则性，也就是销售人员的同情心和职业道德之间的关系，不折不扣的执行公司制定的销售政策及应收帐款管理政策。 2、 加强销售人员的回款意识： 我们应该培训销售人员培养成良好的习惯，懂得及时与客户联络沟通。比如，账款回收期限前一周，电话通知或拜访客户此项业务的负责人，预知其结款日期；期限前三天确定结款日期，如自己不能如约应通知对方自己的某一位同事会前往处理，如对方不能如约应建议对方授权其他人跟进此款；在结款日一定按时前往拜访。同时，应当使销售人员了解一些应收账款的管理常识，例如：（1）、时间是欠款者的保护伞，时间越长，追收成功率越低：根据对各个行业赊销调查，拖欠时间与账款回收成功与否大致存在以下函数关系 拖欠时间（月） 1 2 3 6 9 12 24 成功率（） 93 85 73 57 42 25 13 （2）、 应收账款的安全延长期 a、 客户拖欠之日数，不应超过回款期限的1/3；如超过，应马上采取行动追讨； b、 如赊销帐期是30天，最后收款期限不能超过40天； c、 如赊销账期是60天，最后收款期限不能超过80天； （3）、 如果不马上追讨，相当于将回款的机会让给别的公司，同时本公司的经营风险就相应的提高。 （三）、 加强销售人员终端管理、维护能力： 建立一套行之有效的终端维护的管理办法，不仅可以降低经销商的经营风险，确保公司货款的安全；同时也可以提升销售业绩，提高公司形象、产品形象在经销商中的地位，这对及时清欠应收帐款都是有益的。 （四）、 提高销售人员追款技巧： 销售人员在成功追收帐款中扮演着很重要的角色，在日常工作中要加强销售人员在以下几方面的培训： 1、 运用常识；2、 追讨函件； 3、 丰富、完善的客户资料档案；4、 让对方写下支付欠款的承诺函件，并加盖公章； 5、 与负责人直接接触；这样在实际操作当中，很难做到，但往往十分有效。6、 谨慎从事；7、 丰富自己财务、银行等方面的知识。如：支票、电汇、汇票、承兑汇票、退票等。 （五）、零售终端经营不善的危险信号： 在日常拜访中，检查零售终端的经营状况是终端代表重要工作之一，当终端出现下列状况时，我们就要特别的谨慎，应及时将此信息通报给经销商，避免经销商的经营损失： 1、正常的营运费用无法支付（如：房租、水电、工资）； 2、 商场负责人无正当理由的突然失踪； 3、 商场业务人员的频繁更换； 4、 商品大打折扣（低于供应商的底价）； 5、 频繁的有商家退出经营； 6、 货架出现大量的空位； 7、 大量使用礼品劵，抵供应商的货款； 8、 大量的无法兑付的空头支票； 9、 不正常的盘点； 10、 商场没有人气； 二、经销商的监管（一）、 建立完善的经销商开户制度 当公司开拓新的市场或对目标市场进行细分时，对经销商选择时进行充分、科学的评估是必要的，这不仅为将来的销售寻找一个合作伙伴，同时也降低了日益激烈的市场竞争所带来的经营风险。当我们面对着“买方市场”这个实际情况时，这是一个事半功倍的工作。 因此，合作前对经销商进行评估就显得尤为重要。评估的内容应包括： 1、 经销商的资信状况； 包括：企业发展状况、在行业中的口碑、历史交易记录、在销售通路中上、下游的评价等。 2、 经销商的财务状况； 包括：企业的性质、注册资金、资金来源、固定资产、流动资金、企业欠债情况、还债能力、经销商应收帐款等。 3、 经销商的经营状况； 包括：公司发展方向、负责人经营理念、主营销售渠道、是否有本行业的经验、是否有经销竞争产品、是否有代理畅销产品、销售队伍、销售规模、仓储、物流配送系统等。 4、 负责人的个人资料； 包括：社会地位、家庭背景、个人背景、家庭成员、婚姻状况、个人爱好、不良嗜好等。 （二）、对已合作经销商的监管： 1、 强化经销商的回款意识； 经销商在处理应付帐款时，会根据以下的原则而选择先后支付顺序： （1）、 对经销商利润贡献的多少； （2）、 代理产品销售金额的多少 （3）、 代理产品在经销商心目中的地位； （4）、 客情关系的维护程度； （5）、 厂家对货款管理的松、紧程度； 要经常性地强化经销商的回款意识，将本公司的付款顺序排列在前面，成为经销商的第一付款顺序是我们的目标和努力方向。 2、 控制发货以减少应收帐款； 按照经销商实际的经营情况，采用“多批少量”的方法可以有效地控制应收帐款。根据个人以往经验，以每月发货12次为宜，即每次发货量为经销商1530日的销售量。 3、 适当的通路促销以减少应收帐款； 根据2080原则，对于20这部分重点客户的应收帐款的管理，是应收款管理的重中之重。实行通路促销政策，可以有效地降低厂家的应收帐款。但此种方式应谨慎使用，不宜过濒（一年一次为宜）。同时建议：在年中以通路促销为条件、在年末以年终返利为条件促使重点大客户降低应收帐款。 4、 建立经销商的库存管理制度； 通过对经销商库存的动态管理（销售频率、销售数量、销售通路、覆盖区域等），及时了解经销商的经营状况，保证销售的正常运转，有效地控制应收帐款。 （三）、 经销商发生欠款的危险信号： 在日常经营、管理中，经销商出现的一些信息，对厂家货款的安全性是有警示作用的。如： 1、 办公地点由高档向低档搬迁； 2、频繁转换管理层、业务人员，公司离职人员增加； 3、 受到其他公司的法律诉讼； 4、 公司财务人员经常性的回避； 5、 付款比过去延迟；经常超出最后期限； 6、 多次破坏付款承诺； 7、 经常找不到公司负责人； 8、公司负责人发生意外； 9、公司决策层存在较严重的内部矛盾，未来发展方向不明确。 10、 公司有其他的不明确赢利的投资（投机）如：股票、期货等； 11、 不正常的不回复电话； 12、 开出大量的期票； 13、银行退票（理由：余款不足）； 14、 应收帐款过多，资金回笼困难； 15、 转换银行过于频繁； 16、 以低价抛售商品（低于供货商底价） 17、 突然下过大的定单（远远超出所在区域的销售能力）； 18、 发展过快（管理、经营不能同步发展）； 当经销商出现以上危险信息时，厂家采取果断、迅速的应变措施，可以降低应收帐款的回收风险。三、具体处理：（一）、应收帐款的处理方法 1、 销售资料（收货单据、发票等）是否齐备，内容是否准确无误。 2、 准时给予文件；其实越早给经销商发票，货款回收可能越早，同时要确认经销商收到发票； 3、 完善客户跟进制度：客户接触率与成功回收率是成正比的，越早与客户接触，与客户开诚布公的沟通，被拖欠的机会越低； 4、 定期探访：如客户到期付款，应按时上门收款，或电话催收；即使是过期一天，也应马上追收，不应有等待的心理； 5、 建立形象：客户是需要教育的，一定要给予客户一个正确的观念：我们对所有欠款都是非常严肃的，是不能够容忍被拖欠的； 6、 服务精神：认同及理解客户的困难和投诉，同时可以利用自身的优势帮助客户解决困难； 7、 技巧训练：追收欠款是需要技巧的，如：电话技巧、上门拜访技巧；同时应了解客户的经营状况、财务状况、个人背景等资料；（二）、已被拖欠款项的处理方法 1、 文件：检查被拖欠款项的销售文件是否齐备 2、 收集资料：要求客户提供拖欠款项的原因，并收集资料以证明其正确性； 3、 追讨文件：建立帐款催收制度。根据情况发展的不同，建立三种不同程度的追讨文件预告、警告、律师信，按情况及时发出； 4、 最后期限：要求客户了解最后的期限以及其后果，让客户了解最后期限