秘书工作的被动与主动.doc

秘书工作的被动与主动秘书工作有很大的被动性：秘书的工作任务是领导分派的，受领导“交办”的制约；秘书的工作时间受领导的支配，加班加点地搞接待、赶文稿、整材料是经常的。可以说，秘书的工作没有分内分外之分，没有上班下班之别，一切要服从领导的安排。即便是撰写文稿、承办领导交代的事务，秘书也不能按自己的心意写和办，而要按照领导的意图写和办。秘书工作的被动性十分明显。 有人根据秘书工作的被动性、总结出“交办交办，一交就办，不交不办”的说法。这种说法是不全面的，很容易对秘书工作产生误导。这种说法完全否定了秘书工作的主动性，把秘书工作当成了被动应付，而忽视了秘书工作的主动服务。 秘书工作有被动性，但不能处处被动、事事被动。秘书不能像一粒算盘珠子，拨拨动动，不拨不动。秘书眼里没有活，不知平常该干什么，一切只在听到领导吩咐以后才去做，陷入完全的被动之中。其实，秘书工作是一项富有创造性的工作。秘书工作的成败优劣，不在于能否被动地做好工作，而在于秘书在被动中发挥主动精神，创造性地做好工作，变被动服务为主动服务。 秘书的主动服务主要有以下几方面： 一、例行公事提前办。秘书工作有很多规律性、程序性的工作，例如办公会议前要向各位领导收集议题，以便第一把手最终确定本次办公会议的议题；会后要起草本次办公会议的会议纪要。再如办公室文件的归档，事前要编制立卷类目，平时要注意文件的收集、整理和归卷工作，最后还要组合案卷、编目定卷。这些规律性、程序性的工作完全不必要等领导发话后才去做，尤其不能等到领导催办时才去做。 二、信息工作随时做。秘书工作的一个重要方面就是做好信息工作，为领导者提供优质高效的信息服务。信息是领导科学决策、科学管理的基础。秘书是领导的助手，是领导的耳目，根据领导者决策和管理的需要，随时向领导者提供必要的、可靠的、准确而充分的信息，是秘书的本分，如果等领导者向秘书索要信息，而秘书才去收集整理的话，岂不贻误时机。 三、材料收集不能停。秘书经常要为领导撰写文稿，为领导准备有关材料。材料的收集工作不能等要写文稿时才去收集，秘书平时就要做一个有心人，关心同本单位有关的各种信息、材料，做好材料的积累、存储，一旦需要，拿出来就能用。尤其是报告、总结一类的文稿，需用的材料比较全面、丰富，现写现找肯定来不及。尤其是领导要的材料，往往急着用，有时快下班了才说要什么材料，而第二天一早领导就要带着这些材料去向上级汇报。秘书平时不做好材料的收集、整理、归类工作，是无法应对这种情况的。 四、突发事件立即办。每个单位，总会出现一些随机性、偶发性的事件，有些突发事件如不立即处理，将会造成严重后果。如果领导当时就在秘书身边，当然可以先请示，再按领导的指示意见去办。如果领导不在，一时又联系不上领导，秘书必须当机立断，迅速果断地处理突发事件，把损失减少到最低程度。这不仅是秘书主动性的表现，更是秘书应变能力、办事能力的突出表现。当然，事情过后，秘书必须详尽地向领导汇报事件的发生原因、经过、所采取的处理措施等，以求得领导的帮助、指正。 以上四条，是秘书工作主动性的主要方面，当然并不限于这四条。秘书工作又是被动，又是主动，那如何处理被动与主动的关系呢？对立统一是宇宙间的普遍法则，被动与主动也是对立的统一，统一在秘书的工作上。秘书工作是宏观上的被动，微观上的主动；是整体上的被动，局部上的主动。两者结合起来，就是宏观被动控制下的微观主动，整体被动态势下的局部主动。具体而言，某件事在办不办的问题上，秘书处在被动的地位，领导说办就办，领导说不办就不办，秘书受被动控制；领导说办，在怎么办的问题上，秘书就处在有限主动的地位，即在遵奉领导意图的前提下，努力去办；在办得好不好的问题上，秘书更可以最大限度地发挥创造性，把事情办得尽可能完美。简单的图示如下：办不办怎么办办得如何 被动有限主动发挥创造 受控制主观能动创造完美 在被动中发挥主动、创造完美、才是秘书的不同凡响之处。 如何对待被动与主动的关系，几乎是每一位秘书工作者天天要碰到的问题，必须正确对待，也必须善于对待。总之，对领导布置的工作，要遵从但不盲从，遵从是贯彻领导意图不走样，不盲从是有节、有度地为领导拾遗补缺；做工作要主动而不盲动，主动是积极地发挥主观能动性，努力