档案管理中存在的问题及改进方法.ppt

企业档案工作 二 企业档案在管理中存在的共性问题及改进方法 一 存在的共性问题 主要集中在材料收集 档案整理 保管条件等几个方面 材料收集方面 材料不齐全 原因如下 1 相关规章制度不健全不完善 导致收集工作处于无序状态 或虽制定了 企业文件材料归档办法 企业档案工作岗位责任制 档案工作考核办法 等规章制度 但不切合单位的实际情况 对单位文件材料收集工作没有实际的指导意义 2 相关制度落实不到位 执行的力度不够 导致档案工作职责没有落到实处 一 存在的共性问题 档案整理方面 1 没有分类办法 2 有办法 但办法与实体分类不一致 保管条件方面 有些单位档案保管条件比较简陋 达不到档案安全保管的基本要求 二 改进的方法 1 制定文件材料归档办法和档案分类编号办法等制度 规定旨在解决本单位文件材料的归档范围 归档时间 归档手续 归档基本要求与类目划分编号等业务标准问题 第一条为规范本单位文件材料归档工作 丰富 完善本单位档案信息资源 依据有关规定 制定本办法 第二条本办法所称本单位文件材料 是指本单位在生产 经营和管理活动中形成的各种形式和载体的记录 第三条本单位各部门应当把文件材料的形成 积累 整理和归档工作 纳入本部门的职责范围 列入有关人员的岗位责任制 示例 文件材料归档办法 第四条各部门担负文件材料积累 整理和归档业务的人员应认真执行有关规定 确保文件材料的完整 准确 规范和及时归档 第五条档案部门应及时深入各部门了解 督促和指导有关人员做好文件材料的形成及应归档文件材料的积累 整理和归档工作 第六条文件材料归档的基本要求 一 归档文件的制作和书写材料应当有益于长久保存 不得使用圆珠笔 铅笔 纯兰墨水 红墨水 复写纸 热敏纸 二 归档文件材料应当完整 准确 签批手续完备 三 归档文件材料应当经部门或项目负责人审定 四 归档文件材料的整理应当系统 规范 五 音像材料 包括照片 录音 录像等 和实物要与文字说明一起归档 外文材料要与翻译材料一起归档 电子文件要与纸质文件一起归档 第七条文件材料的归档范围本单位各类文件材料的归档范围及保管期限见附件 第八条文件材料的归档时间 一 本单位各职能部门形成的管理性文件材料 一般应在办理完毕后的第二年上半年归档 二 工业企业产品 非工业企业业务项目 科研课题 基建项目文件材料在项目结束后三个月内归档 时间长的项目可分阶段 分单项归档 三 外购设备仪器或引进项目的文件资料在开箱验收或接收后先登记 等安装调试完后 随即与安装调试中形成的文件材料一起归档 四 负责人和职工外出参加公务活动形成的文件材料应在公务活动结束后即时交有关人员归档 五 会计文件材料在会计年度终了后归档 由本单位财务会计部门保管一至三年 向档案部门 办公室 移交 六 下列文件材料应随时归档 1 没有及时归档的零散文件材料 2 应归档的非纸质载体材料 指音像 实物等特殊载体 3 其它临时活动中形成的文件材料 第九条归档文件材料的整理参照 归档文件整理规程 文件级 进行 第十条应归档的文件材料一般归档一份 重要的和使用频繁的文件材料可根据需要确定归档分数 第十一条文件材料归档时 由承办部门填写归档材料移交清单 交接双方 指承办部门和档案部门 根据文件材料移交清单清点 核对无误后 在 档案交接登记表 上签字 移交清单由交接双方各保留一份 附件 文件材料归档范围及档案保管期限表 附件 文件材料归档范围及档案保管期限表管理类 第一条为科学地管理本单位档案 促进档案信息资源的利用与交流 制定本办法 第二条档案分类 一 档案一级类目的设置设置 管理档案 产品档案 科研档案 基建档案 设备档案 会计档案 照片档案 实物档案 音像档案九大类 示例 档案分类编号办法 二 档案二级及二级以下类目的设置1 管理档案二级类目按年度 文件材料形成年度 设置 三级类目按保管期限设置 2 会计档案二级类目按其种类设置 财务报告 会计帐簿 会计凭证 其它 设置 会计帐簿 会计凭证 其它的下位类目 即三级类目 按年度设置 3 产品档案二级类目按产品系列 或种类 设置 三级类目按产品型号设置 如果本单位产品比较单一 产品档案二级类目可以按产品型号设置 4 科研档案二级类目按课题性质设置 三级类目按课题设置 项目少不需要设置三级类目的 其二级类目可直接按课题设置 5 基建档案二级类目按性质 或用途 设置 三级类目按建筑项目设置 6 设备档案 设备档案的基本分类方法是型号分类法 根据生产组织形式和设备类型的不同 设备档案具体的分类主要有两种方法 第一种性质 型号分类法 第一种性质 型号分类法 第二种工序 型号分类法 第二种工序 型号分类法 7 照片档案按照 淄博市照片档案管理办法 执行8 实物档案实物档案二级类目按实物种类设置 9 音像档案音像档案二级类目按音像种类设置 第三条档号编制档号由类目号 件号组成 一 类目号的编制1 一级类目采用大写汉语拼音字母编写 即GL 管理 KJ 会计 CP 产品 KY 科研 JJ 基建 SB 设备 SW 实物 YX 音像 2 二级及二级以下类目 管理类二级类目为年度号 三级类目为保管期限号 永久为 1 长期为 2 短期为 3 会计类 音像类 实物类二级类目采用阿拉伯数字编写 三级类目为年度号 二 件号的编制1 各类档案件号的编写按照最低一级分类类目编写案件顺序号 2 阿拉伯数字编写的类目层次中间用间隔号 隔离 3 类目号与件号中间用间隔号 隔开 第四条档号示意 一 管理类档案GL2003 1 12003年永久性的管理类档案第1件GL2003 2 12003年长期的管理类档案第1件GL2003 3 12003年短期的管理类档案第1件 二 会计类档案KJ2 2003 82003年账簿第8件KJ3 2003 162003年会计凭证第16件KJ4 2003 12003年会计类其它材料第1件 三 产品档案CP1 1 1产品系列 型号产品第1件CP1 1 126产品系列 型号产品第126件CP2 1 1产品系列 型号产品第1件CP2 1 26产品系列 型号产品第26件CP2 2 1产品系列 型号产品第1件CP2 2 56产品系列 型号产品第56件 四 科研档案KY1 1 1科研性质 课题第1件KY1 1 22科研性质 课题第22件 五 基建档案JJ1 1 1基建性质 项目第1件JJ1 1 1266基建性质 项目第1266件 六 设备档案SB1 1 1设备性质 型号设备第1件SB1 1 12设备性质 型号设备第12件 七 实物档案SW1 6证书类第6件SW2 8奖状类第8件SW3 2锦旗类第2件 八 音像档案YX1 26录音带第26盘YX2 22录像带第22盘 第五条本单位档案分类大纲 第6条档案排架本单位档案按大类分别排架 一 管理类的档案首先按年度排列 在各年度内 按保管期限永久 长期 短期先后排列 在同一保管期限内 按件号顺序排列 二 会计档案按财务报告 账簿 凭证 其它分别排架 在各个二级类目中分别按年度顺序排架 三 音像档案按载体种类分别排架 四 实物档案按实物种类分别排架 除收发文以外 加强收集以下材料 计划总结 各种报表 党 团 年报等 各种会议记录纪要 包括党 政 职代会 团代会等 大事记 年鉴 本单位编辑的简报 出版物样本与定稿 外事工作的材料 包括请示 批复 来往函电 谈判记录 考察资料与报告 党员名册 职工名册 审计方面的材料 达标认证的材料 呈报 审批材料及证书 信用方面的材料 各种宣传方面的材料 反映本企业活动的报刊 广播稿及广告宣传等 后续 2 加强材料的收集a 管理类 企业管理标准规定 有关合同及协议 指行政合同 采购合同 销售合同 商务合同 不包括项目的合同 工商行政管理方面的材料 关系介绍信及存根 党 团 行政等 工资转移证 党 团 工会会费收据 信访材料 法律与公证事务中形成的材料 违纪案件的材料 立案报告 调查依据 审查结论 处理意见等 劳动人事方面 招聘 用工 劳动合同等 学术论文 考察报告 专题总结 调研材料 除报告 帐簿 凭证外 加强以下材料的收集 工资表 清产核资 资产评估方面的材料 税务方面的材料 生产财务和成本核算 固定资产的新增 报废 调拨材料 固定资产卡片 会计档案销毁清册 银行余额调节表 银行对账单等 b 会计类 加强设备 音像方面的材料收集d 产品类除鉴定证书以外 加强以下方面材料的收集 样机试制计划 样机试制工艺流程 试制工艺文件和工艺装备文件 样机试制运行记录 样机试制过程纪要 设计文件补充及更改材料 设计文件更改记录 样机试制总结报告 样机试验计划 样机试验方案 样机试验所需仪器与设备清单 样机试验分项目记录 样机试验中形成的原始数据与原始材料 样机试验分项小结 样机试验总结报告 试验鉴定大纲 试验规程 样机鉴定验收书 样机生产考验记录 后续 c 基建类 样机生产考验总结报告 设计定型后的成套设计文件 研究总结报告 设计定型 工作报告 工艺方案 工艺规程 管理用工艺文件 生产定型 设计文件 工装设备文件 设计文件与工艺文件的补充更改文件和更改通知单 鉴定大纲 立项建议书 计划任务书 技术研究和技术工作报告 技术性能测试报告 用户意见 经济效益分析 试验资料及资料归档证明 保密级别建议 推广应用建议 财务决算证明 产品说明书 查新报告 国内外技术对比分析报告 标准化审查报告及依据标准 销售技术服务阶段形成的材料 除开箱材料之外 注意收集考察决策 安装调试 维护 修 改造方面的材料 设备购置计划申请书 设备购置计划投资预算书 设备购置技术经济论证材料 设备购置批准书 设备购置协议书 订货合同 设备安装任务书 设备安装工艺工程 设备精度检查记录 试车记录 设备性能检查与运转情况纪录 设备安装调试验收单 设备安装验收移交单 设备运转 检修记录 设备运行交接记录 后续 e 设备类 设备事故报告 设备性能安全 精度检查记录 设备故障修理停车记录 设备送修转交单 设备修理完工通知单 设备二级保养记录 设备大修理完工报告及质量检查记录 设备改进方案 改造计划设备改造过程中形成的技术文件和原始记录 设备改造验收材料 设备报废申请书 设备报废鉴定与审批材料 设备报废处理转交单 设备信息反馈意见书等 加强以下材料的收集 选题建议书 有关本选题的综合评述材料 研究方案 任务通知书 技术说明书 任务协议书 任务计划书 课题实验设计方案 课题实验设计 实验记录 观察记录 计算材料 分析整理材料 实验工作总结 调查考察材料 合理化建议 扩大实验方案 设计文件 工艺文件 工艺装备文件 现场测试数据 试验详细记录 更改与补充文件 变更通知单 后续 f 科研类 各个单项的测试与试验报告 扩大试验的鉴定材料 扩大试验总结报告 科研成果总结报告 学术论文 科研成果鉴定申请报告 技术鉴定证书 鉴定委员会总结材料 鉴定委员会评审原始记录 成果推广现场试验方案 成果推广现场形成的有关材料 成果推广技术服务有关材料 成果推广回访报告 成果推广总结报告 二 改进方法 3 整理中需要注意的一些方面 a 会议记录要求用 会议记录纸 进行记录 一次会议作为一 件 在填写 录入 题名 时 需要根据会议主要内容拟写题名 b 档案交接登记表 移交清单和销毁清册归全宗卷 二 改进方法 3 整理中需要注意的一些方面 c 请示与批复各作为一件 在同一年度的保管期限要一致 实体尽可能排在一起d 内容紧密的材料实体尽可能排在一起 比如一次会议的材料 达标认证的材料 违纪案件的材料等 三 企业档案管理考核的重点 考核的重点 档案安全保管情况文件材料整理归档情况 考核重点在考核标准中的体现 重点工作5项基础性工作7项方向性工作 加分3处必须做好的工作 一票否决8处 考核重点 1 2档案工作坚持集中统一管理原则 对各种门类与载体档案实行综合管理6分2 2库房建设符合保管要求6分3 4归档文件齐全 完整 准确12分3 8档案保管安全6分3 12档案管理现代化与单位管理现代化同步5分4项占35分 基础性工作 1 11建立健全单位档案工作各项规章 制度4分3 6组卷规范 合理 符合国家或行业标准要求2分3 7编目规范 排架合理2分3 11建立了全宗卷1分 基础性工作 4 1检索工具基本满足利用者需要4分4 4通用性编研成果3分4 6利用效果3分共7项 占19分 方向性工作 加分项目 1 6 3 档案人员积极开展档案学术研究 当年在省级以上正式刊物发表文章的 每篇加1分2 2 4 设置专用档案展厅或陈列室的 加2分4 5 2 获省档案局开发利用档案信息资源成果奖 每一奖项加1分 必须做好的工作 一票否决项目 按规定向档案馆移交档案或送交现行文件没有按规定建立档案工作的 考核不合格有积存文件材料没有整理归档的 考核不合格拒绝资料的 考核不合格档案库房存在严重安全隐患而无切实整改措施的 考核不合格 必须做好的工作 一票否决项目续 所属单位有2个以上考核不合格的 考核不合格逾期没有填报档案工作考核书及自查报告的 考核不合格单位主办的重大活动没有进行档案登记 并按规定归档的考核不合格发生档案损毁 丢失 失泄密等事故或其他违反档案法律法规行为的 考核不合格共8处 全是应该做到而没做到的 四 考核准备 四 考核准备 工作准备 9月中旬以前自查准备 9月下旬 10月初材料准备 10月初 考核前 工作准备 档案整理上架 所有的整理工作 6月底以前完成 上架排列 档案编目编研 续编专题目录 文号索引 续编全宗指南等档案库房检查 检查库