公司办公用品管理办法6-29.doc

公司办2010109号关于印发办公用品管理办法的通知公司各单位：现将公司办公用品管理办法印发给你们，请认真学习贯彻并遵照执行。各单位应于2010年9月1日前对公司或单位所属办公用品进行一次盘点清查，并建立健全办公用品登记表、低值易耗品台帐、固定资产登记卡、办公用品领用登记表、固定资产移交记录等相关资料台帐。二一年七月十五日主题词：行政 管理办法 通知 抄送：集团公司办公室，公司机关各部门，存档。 中铁十二局集团第七工程有限公司办公室2010年7月15日印发 共打印5份办公用品管理办法为优化办公环境，改善办公条件，规范公司办公用品的申购、保管、使用、调配、维修和保养，提高使用效率，满足员工工作需要，杜绝铺张浪费，制订此办法。 一、适用范围本办法所指办公用品的管理，除按规定包干使用的外，主要包括以下几类。1、办公家具类：资料柜、办公桌椅、沙发、茶几等。2、办公用品类：电脑、电话机、传真机、打印机、复印机、扫描仪、饮水机、碎纸机、除湿机、保险柜、办公用空调等。3、文化宣传类：电视机、功放机、投影仪、音响、摄影机、照像机、健身器材等。4、为便于调节使用，项目部（分公司）食堂内用的消毒柜、微波炉、电磁炉、电冰箱、液化气灶等，生活用的空调机、洗衣机、床铺等纳入办公用品管理。5、日常消耗品：碳粉、墨盒、硒鼓、复印纸、信封、纸杯等。6、其他：网络系统、视频会议系统、电视电话会议系统等。二、办公用品申购单项价值在200元-2000元的办公用品购置需填写办公用品采购申请单（附件一），单项价值在2000元以上的办公用品购置需填写固定资产购置审批表（附件二）。机关各部门的申购由部门主管、分管领导、主管领导签字后分别报公司办公室、党委工作部。其中照像、摄像器材、娱乐文化设施报党委工作部，其他办公用品报办公室。职能部门收到申请后，审查申购的办公用品是否必需，能否调剂解决。如确需购买的，按采购程序办理。项目部（分公司）在上场前或工作需要时购置办公用品，经单位部门领导、主管领导签字后，由综合办公室（综合工作部）按物品采购程序办理。三、办公用品采购1、办公用品采购要严格控制质量价格标准，各单位应尽量统一物品的型号、规格、品牌等。2、公司机关照像、摄像器材、娱乐文化设施等文化宣传物品原则上由党委工作部采购。其他办公用品原则上由办公室统一负责实施采购任务。3、项目部（分公司）办公用品的购买由综合办公室（综合工作部）实施。4、对专业性物品的采购，由所需部门协助采购部门共同进行采购。5、对单价大于2000元以上办公用品的采购，应先进行询价、比价、议价，并将最终议定价格呈报单位负责人同意后，方可实施采购任务。四、办公用品入库1、办公用品入库前须进行验收，对于符合规定要求的，由公司办公室或各单位综合办公室（综合工作部）登记入库，填写办公用品登记表（附件三）、低值易耗品台帐（附件四）、固定资产登记卡（附件五）；对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货手续。2、办公用品采购后交财务部门报销时需提供发票及其他相关单据（办公用品采购申请单、固定资产购置审批表、低值易耗品台帐、固定资产登记卡等）。五、办公用品领用领用办公用品应填写办公用品领用登记表（附件六）。领用单价在人民币200元以上的物品，须经部门主管核准同意。机关会议用办公用品的领用在提交机关各部门组织会议申请表时一并申请。六、办公用品使用1、员工要本着节约的原则使用办公用品；要精心使用办公设备，严格遵守操作规程。2、严禁员工将办公用品挪作私用或擅自处置固定资产类办公用品。3、员工应爱护好、维护好、保管好独立使用的办公用品。4、固定资产类办公用品以及属各单位内员工共用的办公用品要指定专人负责保管、维护。5、员工离职或岗位变动时要依办公用品领用登记表将所领办公用品退回或移交(日常消耗品除外)，固定资产类办公用品要同时登记固定资产移交记录（附件七）。6、办公用品因使用不当或被人为损坏或丢失，由责任人照价赔偿。七、办公用品维修公司机关办公用品由办公室负责协调和联系退换、保养、维修、配件等事宜，使用部门提出申请，固定资产类办公用品大修需填写办公用品大修审批表（附件八）。项目部（分公司）办公用品维修与保养由综合办公室（综合工作部）负责，按程序实施。八、办公用品报废公司非消耗性办公用品因超过使用年限或不可抗力因素损坏需要报废注销时，使用人应提出办公用品报废申请，经单位主管审核，并报公司负责人同意后，到办公室办理报废注销手续。属固定资产类办公用品同时需填写固定资产报废审批表（附件九）。项目部（分公司）所属的固定资产类办公用品比照公司办公用品报废程序进行。九、办公用品日常管理1、公司办公室是办公用品的主管部门，负责公司机关办公用品的登记造册、费用的核报等工作，对所属项目部（分公司）办公用品管理工作进行检查督促考核。党委工作部负责文化宣传用品的管理工作。所属各单位要明确专人，负责办公用品的管理工作，对本单位的办公用品分项造册登记，对于新购置或其他原因变更的办公用品要及时做好动态记录。2、工程项目结束后，须将公司办公用品上交业务管理部门，由业务管理部门进行调配或处理。属各项目部（分公司）的办公用品由本单位自行调配或处理，但必须按相关程序办理并将有关记录报公司办公室。电子产品类办公用品应交到办公室定期统一处理。3、常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。但要避免不必要的储存或过量积压，确保供应好、周转快、消耗低、费用省。4、要建立和完善办公用品台帐，定期进行办公用品盘点，确保帐物相符。附件一：办公用品采购申请单申购单位物品申购品名型号数量申购单位 领导意见主管业务 部门意见分管领导 意见总会计师 意见主管领导 意见备注经办人： 年 月 日注：单项价值在200元-2000元的办公用品购置。附件二：固定资产购置审批表申购单位申购固定资产型号申购理由 申购单位 领导意见主管业务 部门意见分管领导 意见总会计师 意见主管领导 意见备注经办人： 年 月 日注：单项价值在2000元以上的办公用品购置。办公用品登记表单位: 年 月 日 第 页品名规格单位单价数量金额保管人 购买时间 备注单位领导: 审核: 填表:附件四：低值易耗品台帐编制单位： 年 月 日 单位：元购买日期物品名称规格型号计量单位单价数量金额使用部门使用人签名备注附件五：固定资产登记卡（办公用品） 单位： 登记表编号：2010- 年 月 日资产名称规格型号管理号码增加方式新购/调转原 值购置数量购置时间存放地点经办人签字使用人签字调转/报废时间附属设备备 注 备注：本表一式两份，办公室备查一份，财务部存档一份。附件六：办公用品领用登记表编制单位： 年 月 日 单位：元日期物品名称规格型号单位数量领用部门领用人签名备注附件七：固定资产移交记录下列固定资产由 有偿（无偿）移交 接收使用 资产编号管理号码名称规格型号计量 单位数量生产厂家原值（元）累计折旧净值数量单价合计合计主要附属品：主管领导：调出单位主管：调入单位主管：分管领导：办公室：办公室：部门领导：财务：财务：财务部门：经办人：经办人：年 月 日年 月 日年 月 日附件八：办公用品大修审批表填报单位：（盖章） 年 月 日用品名称管理号码大修方式规格型号资产编号承修单位购置日期经办人上次大修日期上次大修主要部件预计费用主要技术状况送修单位意见主管部门