集团公司办公用品管理.doc

logo集团公司办公用品管理（试行）文件编号集总-03文件版本批准人批准日期浙江/集团股份有限公司制度1. 目的为规范办公用品的管理，降低办公用品费用开支，特制定本制度。2. 范围本制度适应于集团公司各部门及人员，各分子公司参照执行。3. 职责3.1 总裁办为办公用品的归口管理部门，各部门负责本部门月度办公用品的需求申购及使用管控。3.2 总裁办行政文员负责办公用品的需求汇总、采购、入库、保管、领发，并建立台帐，进行跟踪管理。4. 办公用品种类（1） 一次性消耗品：圆珠笔、签字笔、水笔芯、荧光笔、蜡笔、铅笔、笔式擦、刀片、胶水、胶带、浆糊、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、橡皮擦、笔记本、复写纸、标签、便条纸、信纸、信封、文件袋、打印油、订书针、修正液、印台油、电池等。（2） 管理消耗品：订书机、打孔机、大型削笔器、钢笔、笔筒、打码机、姓名章、日期章、日期戳、计算器、印泥、尺子、文件夹、文件架等。（3） 其它如有未尽物品，根据具体情况另行决定。5. 办公用品申购5.1 各部门根据年度、月度预算及实际需要于每月25日前将办公用品申请单（见附表1）交总裁办负责人审核，由行政文员汇总后统一安排采购。5.2 应急性管理用品或有新员工到岗需配置的办公用品，在填写申购单后，经总裁办负责人批准可随时安排采购。但各部门也应在办公用品年、月度预算范围内上报。5.3 行政文员应在接到办公用品采购汇总表（见附表2）的3天内，按规定将所需的办公用品采购到位。行政文员在将物品采购到位后需及时将所购物品登记于表办公用品采购记录表（见附表3）。5.4 行政文员采购时应严格遵循“货比三家”的原则，保证所购物品质优价廉，并接受审计监察部的检查。5.5 专业性办公用品（如计算机配件），采购时由专业人员配合共同采购。5.6 若一时采购不到的办公用品，经总裁办同意后各部门可自行采购。5.7 耗用量大的办公用品采购时应酌量库存。6. 办公用品领用6.1 办公用品分为个人领用与部门领用两种，由领用人自行签名。6.2 个人领用系个人使用保管用品，如笔记本、签字笔等。6.3 部门领用系本部门共同使用的用品，如：打孔机、大型钉书机、打码机等。7. 办公用品发放标准7.1 一次性消耗品依据平时记录，由总裁办负责人核定基准，并可根据部门人员的实际情况适当进行调整。7.2 管理消耗品应限定专人使用，并从第二次发放开始，须以旧换新。7.3 管理消耗品列入移交范围，如使用人故意或重大过失行为导致的毁损、灭失应由使用人自行购买补偿。 8. 办公用品保管8.1 总裁办设立办公用品领用台帐（见附表4），由行政文员统一保管，在领取办公用品时由领用人签字、行政文员登记，以便掌握办公用品领用状况。8.2 办公用品仅作办公时用，不能带回家私用。 8.3 新进人员到职时，由用人部门提出办公用品申请单，领取必需的办公用品，并列入领用台帐。8.4 人员离职时，应将所领用的剩余办公用品交到总裁办行政文员处保管。8.5 办公用品采用“谁使用，谁负责”的原则，如有遗失或人为损坏的，由领用人自行承担。8.6 办公用品入库和发放应及时记帐，做到帐物相符。总裁办负责每月建立办公用品台帐。8.7 办公用品的印刷（如一次性纸杯、信纸、信封、表格等印刷品），均由总裁办统一安排。9. 附表附表1 办公用品申请单（1页） 附表2 办公用品采购汇总表（1页）附表3 办公用品采购记录表（1页） 附表4 办公用品领用台帐（1页） 说明：本制度由集团公司总裁办制订、管理和解释。本制度于2008年6 月 23 日制定。本制度由集团公司总裁审核。本制度由董事长批准。本制度于董事长批准之日起生效。编制： 审核： 批准： 表1 办公用品申请单申请部门： 申请日期： 年 月 日序号品名数量规格核准数备注填报人： 部门负责人： 总裁办核准：表2 办公用品采购汇总表 汇总日期： 年 月 日序号品名