重庆第九建设有限公司合同管理办法参考版本.doc

重庆第九建设有限公司合同管理办法（ ） 第一章 总 则第一条 为贯彻执行中华人民共和国合同法，加强公司经济合同管理，依法维护企业在经济活动中的合法权益，结合公司实际情况，特制定本办法。第二条 订立合同，必须严格遵守国家法律法规，遵循平等互利、协商一致、等价有偿的原则。订立合同必须严格执行合同起草、谈判、评审、会签程序，任何人不得越权签订对外合同或利用合同进行违法活动。第三条 本办法所指的合同是平等主体之间依据法律签订的各类合同，包括建设工程施工合同、专业分包合同、材料购销合同、设备购销合同、设备租赁合同、周转材料租赁合同、劳务分包合同、劳动合同、全额风险承包合同、内部承包合同及其它与经济事项有关的合同及函件。 第二章 合同管理机构及其职责第四条 公司合同管理实行归口管理、各负其责、统一审批制度，合同管理办公室设在资产管理部。各专业分公司、项目部及相关职能部门应设专职或兼职合同管理员。第五条 合同管理办公室主要职责：1.制定公司具体的合同管理制度、办法；2.对各专业分公司、项目部及相关职能部门起草的各类经济合同、对外经济函件的合法性和有可能带来风险的关键控制点进行审核；3.监督检查各专业分公司及相关职能部门合同的签订、履行情况；4.参与公司合同纠纷的仲裁、起诉和应诉工作，组织公司内部合同纠纷的处理；5.参与重大合同谈判，审查合同文本，提出修改意见；6.定期组织相关人员进行法律、法规的培训。第六条 合同管理员主要职责：1.参与本部门、本单位各类经济合同的起草；2.检查合同签订、履行情况，协助处理合同执行中的问题和纠纷；3.做好合同文本资料的收集保管、登记成册、整理归档工作；4.制止不合法的合同行为，并及时向公司合同管理办公室报告。5.参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼。第七条 授权委托制度及委托代理人职责：1.公司董事长可根据工作需要以书面方式授权委托代理人对外签订合同。委托代理人必须在授权委托事项、委托权限及委托时限范围内实施代理行为。没有代理权、超越代理权或者代理权终止后的行为，由行为人本人承担责任。2.被委托代理人职责：(1)在授权范围内谈判、签订、变更、解除合同；(2)提请有关部门、领导按规定进行合同会审；(3)对所签合同有认真执行或监督执行的责任，并了解合同履行情况；(4)及时向合同管理员通报合同在履行中发生的问题，并同时提出解决问题的建议；(5)参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼；(6)妥善保管与合同有关的文件、记录、传真等资料，授权委托签订合同完成，除授权委托书外，必须及时交合同管理员归档。第八条 合同归口管理分工1.市场营销部负责建设工程施工合同的归口管理；2.工程一部/工程二部负责专业内部承包合同、全额风险承包合同、专业分包合同、建筑用材料购销合同、外租机械设备和周转材料合同的归口管理；3.设备分公司负责设备出租合同的归口管理；4.周材分公司负责周转材料出租合同的归口管理；5.人力资源部负责劳动合同、劳动人事争议合同、劳务分包合同的归口管理；6.综合厂负责本业务产品销售合同的归口管理；7.资产管理部负责生产用机械设备、周转材料、车辆等固定资产购置和处置合同的归口管理；8.其它合同根据公司职能划分由职能所在部门归口管理。 第三章 合同的签订第九条 合同草拟1.合同草拟或谈判由合同归口管理部门负责。(1)建设工程施工合同原则上应使用建设部和国家工商行政管理局制定的示范文本；(2) 内部承包合同、全额风险承包合同、专业分包合同、设备租赁合同、周转材料租赁合同及劳务分包合同原则上应使用公司统一的标准文本，不得随意增加、删减与更改标准合同文本中的通用条款;(3)若必须采用合同另一方当事人提供的合同文本，在合同评审时应逐条进行评审。2.合同必须具备以下主要条款：(1)当事人的名称或姓名和住所；(2)标的；(3)数量；(4)质量；(5)价款或者酬金；(6)履行的期限、地点和方式；(7)违约责任；(8)解决争议的方法。第十条 合同评审合同草拟工作完成后，合同归口管理部门应组织公司相关职能管理部门及公司分管领导就合同条款进行评审。1.建设工程施工合同由市场营销部负责办理，预算部、工程一部/工程二部参与评审；2.内部承包合同、全额风险承包合同、专业分包合同由工程一部/工程二部负责办理，市场营销部、预算部参与评审；3. 公司向外租出的机械设备、周转材料租赁合同分别由设备分公司、周材分公司负责办理，工程一部参与评审；4. 租入机械设备、周转材料租赁合同由工程一部/工程二部负责办理，设备分公司、周材分公司参与评审；5. 建筑用外购材料合同由工程一部/工程二部负责办理，预算部、物资供应管理分公司、安装分公司参与评审；6. 综合厂本业务产品销售合同由综合厂负责办理，工程一部、预算部参与评审；7. 员工劳动合同、劳务分包合同由人力资源部负责办理，分管领导参与评审。劳动人事争议合同由人力资源部负责办理，资产管理部参与评审；8. 工伤事故处理合同由安全部负责办理，人力资源部、工会参与评审；9.工程质量检测合同、技术服务合同由质量技术部负责办理，工程一部、工程二部与相关项目部参与评审；10. 生产用机械设备、周转材料、车辆等固定资产购置和处置合同由资产管理部负责办理，审计部、工程一部参与评审；11. 公司内部合同由合同归口管理部门与公司相关单位/个人协商确定合同条款，报请分管领导、主管领导审批后签定；12.其他经济事项及对外函件由相应部门负责办理，分管领导评审，由分管理领导决定是否报资产管理部评审。合同评审可视合同本身的复杂性分别采取书面评审或会议评审方式进行，参加评审的人员应填写合同评审表并明确指出合同存在的缺陷。第十一条 合同审批合同审批实行会签制度，由合同归口管理部门的合同管理员持经评审的各类经济合同，分别报送公司分管领导、资产管理部、财务总监、总经理审核，最后由董事长或董事长授权人审批后送公司行政办公室用印。第十二条 合同用印1.公司合同专用章由公司行政办公室统一管理与使用，专用于公司对外签订经济合同。公司内部合同及公司与非法人单位签定合同或往来函件，不得使用合同专用章，统一使用行政印章或法定代表人/授权代理人签字；2.公司行政办公室应建立合同专用章和公司行政印章使用台帐。第十三条 合同文本传递与合同档案管理1.合同签订用印完毕，合同归口管理部门应及时催促对方当事人及时交回合同;2.原则上经济类合同公司应保留合同正本一份，合同副本二份，合同正本由公司档案室存档，一份副本由财务部保存，另一份合同副本由合同归口管理部门存档;3.对只有一份合同正本，一份合同副本的的，合同正本由档案室保管，副本由财务部保管，合同归口部门保存复印件;4.对于只有一份合同正本的的，合同正本由档案室保存，合同归口管理部门及财务部保存复印件;5.公司档案室、各合同归口管理部门需建立合同传递登记簿，明确各自责任;6.合同借阅管理，一般性合同的借阅由部门负责人审批，重要的如建设工程施工合同、内部承包合同、全额风险承包合同、专业分包、劳务分包、劳动合同、借贷合同、资产处置合同等需分管领导同意；7.档案室及合同归口管理部门应建立健全合同管理台帐，搜集和整理合同管理的有关凭证、资料，确保合同在签约、履行、变更、解除、违约、终止等全过程活动中的可追溯性。 第四章 合同的履行、变更、解除及纠纷的解决第十四条 合同交底1.由合同归口管理部门组织与合同履行有关的部门或分公司、项目部进行交底，可视合同复杂程度分别采取书面交底或会议交底方式进行，但都必须形成书面交底记录；2.合同交底的主要内容包括合同主要条款和对合同缺陷的强调。第十五条 合同履行1.合同产生法律效力后，必须严肃对待，认真履行，单方擅自变更或解除合同，将承担违约责任；2.合同的履行应当贯彻实际履行、全面履行、协作履行相互结合的原则，按照合同规定的内容履行自己的义务，确保公司信誉；3.各有关职能部门按照合同条款的要求关注履行情况，发现有可能违约或履行情况与实际不符等问题时需及时知会合同管理办公室、财务部，同时报告分管领导。第十六条 合同的变更与解除1.根据中华人民共和国合同法相关条款规定，当事人双方均可提出变更或解除所订合同。需要变更和解除合同，必须用书面形式及时通知对方后再办理变更或解除合同手续，不得用口头形式进行；2.需要变更或解除合同时，合同实际履行单位应及时向合同归口管理部门报告，由归口管理部门查清原因并提出处理意见，报经公司审批后与对方进行协商，再行办理变更或解除合同协议。第十七条 合同纠纷处理1.对外合同发生纠纷时，合同实际履行单位要及时向合同归口管理部门报告，由合同归口管理部门会同合同实际履行单位依据有关法律、法规与对方尽快协商解决。协商一致后形成书面协议；2.经协商不能达成协议的对外合同纠纷，经公司法定代表人委托，由公司资产管理部负责申请仲裁或诉讼，合同实际履行单位和合同归口管理部门以及其他各部门需积极配合资产管理部工作，及时提供一切原始资料；3.向仲裁机关或人民法院递交的仲裁申请书、起诉书或答辩状等文件，必须经公司主管领导审阅；4.内部合同发生纠纷时，由公司合同管理办公室出面协调解决，协调不成，报请公司处理。 第五章 奖励与惩罚第十八条 对在合同管理工作中作出贡献的单位和人员有下列情况之一者，予以表彰和奖励。1.对工作尽职尽责，依法签订合同或履行合同成绩显著，使公司取得了较好经济效益的；2.因制止合同违法行为或采取有力措施使企业免受经济损失的；3.在解决合同纠纷中起重要作用，为企业挽回或减少经济损失的。第十九条 在合同管理工作中有下列情况之一，但未造成经济损失的，对有责任的领导和直接责任者进行批评教育。造成经济损失的，按其情节轻重和经济损失大小进行惩罚或行政处分，严重违反国家法律、法规的，按有关规定移交司法机关处理。1.签订了违法合同或无效合同，而使单位蒙受经济损失的；2.在签订合同中循私舞弊，为个人或亲友谋取私利的；3.合同管理工作失职失误，造成经济损失的；4.未经法定代表人授权签订合同或超越代理权