行政助理岗位说明书.doc

岗位说明书职 务 描 述职务名称行政 专员所属部门行政科职务代码GA-HZH-006薪资等级十级直属上级行政科科长所辖人员0定员人数2工作性质全职工作目的：协助行政科长做好信息的接收传递和文稿的校印整理工作；做好每位来宾的公关接洽工作，同时树立良好的企业礼仪服务形象。工作要点：1、熟悉公司的各级组织机构及相关的职能职责；了解部门的管理方式及运作流程，以便能很好的对来电咨询者起明确周详的指引解说作用，树立公司良好的外部沟通氛围。2、 详细的了解公司各部门重要联络人员的联系方式与业务辖属范围，以便在外部来电来人咨询时能够及时准确的起到指引传达作用。3、来宾的公关接洽与预约登记。4、会议室整体环境的日常维护与整理。4、参与会场的组织策划与先期准备，同时提供周到的现场会务服务。5、会议室重要资产的统计管理与日常维护。工作活动内容：1、职责内容：职责内容权限管理频次/周期输出载体作业依据（主要工作内容）（本职责所拥有的权限）（日、周、月、季、年）（即输出的结果）（制度及流程等）协助行政科长做好文字工作。校稿、修订、编撰每日文件公文写作公司内外函电收发和报刊分发工作保管与查验安排每日领取登记记录文档与传真及登记备案排版、复印每日台帐各种重要讯息与日常安排事项通知、记录每日台帐各种上报信息收集、分类、整理与反馈传达每日台帐领导交办事项反馈、执行每日对外重要事项沟通、接洽不定时台帐部门资产的登记管理，办公耗材的使用统计、更替、维护与申领计划定制，办公设备及辅助设施的日常管理与维护管理与维护每年台帐公司固定资产管理制度办公用品申购、收集与统计每月台帐来宾的预约登记、接待安排并随时提供现场咨询接待、咨询不定时台帐、台帐来宾厂区参观的导引与简介，宣传资料的发放与登记保管导引、简介不定时台帐、台帐企业重要宾客（政企）或参观团体的接洽安排与登记管理接洽、登记不定时台帐、台帐集团对外接待制度会议室及指定区域的卫生清洁与整理每日现场6S管理会议室重要设施及辅助设备日常、维护每日现场确保会议室水、电、气等设备的正常运行与及时服务及时服务不定时现场企业重要活动、集会的会务准备及礼仪接待工作准备及礼仪接待不定时现场2、工作关系描述：关系类别对象关系描述沟通频次公司外部（部门、岗位）（日、月、季、年）公司内部（部门）部门内部（岗位） 工作难点：1、 信息沟通传达的及时性与准确性。2、 各项日常事务并行处理的沟通力、协调性与时效性。3、 如何与性情暴燥的宾客进行有利于本厂的交流和沟通。4、 及时的反馈宾客的建议并细心的听取投诉与抱怨。5、提供服务的周到性、全面性与持续性。 工作禁忌：1、工作粗心大意，不注重方法原理，对于重要电话记载内容有遗漏、错摘现象，导致无法及时、准确、真实的传达来电人的本意。2、办事不细致耐心，缺乏对公司全面情况的了解，无法准确、细致耐心的聆听来电咨询并作相应的解答。3、对所负责的打印、复印、传真文件未进行有效登记，电话转接、传真收发不及时。4、办公设备维护管理不严，耗材领用计划缺乏控制，导致公司财产损失。5、工作态度不端正，办事拖拉，导致信息的传递不具时效性和连贯性。6、处事不细致，办事拖拉，不能很好的做好会务前准备工作职业规划方向：横向：纵向：行政科科长职 务 规 范生理要求：年龄：20岁30岁听力：正常视力：矫正视力正常性别：不限身高：女性：1.55m1.70m 男性：1.60m1.85m体重：与身高成比例，在合理的范围内均可健康状况：无残疾、无传染病外貌：无畸形、形象一般声音：普通话发音标准、语音和语速正常任职资格：1、 工作背景及经验：1、具备一年以上大中型企业工作经验，担当过商务礼仪、办公文秘、等相关职务。2、专业知识要求：熟悉日常的办公自动化作业流程，懂文件的收发登记，熟悉商务礼仪的内部细节与操作流程。3、专业及学历要求：商务、公关类专业，大专以上专业4、语言要求：CET-4以上5、岗位/技能/职称资格：普通话标准，善于人际间沟通与交流，懂商务礼仪服务，能熟练运用计算机进行快速的文档编撰、校验、编排与打字复印。岗位能力要求：工作细致耐心，有责任感，有良好的沟通能力岗位素质要求：1、 有良好的职业道德和工作观，对所负责的事物坚持到底。2、 工作耐心细致，办事一丝不苟，具备严谨的条理性和保密性原则。3、 具有敏锐的洞察能力和快速的逻辑思维判断能力。4、 具备较强的公关协调能力，能够快速的与周围环境进行融合，并且能够及时有效的起到信息沟通、传递及反馈作用。5、工作主观能动性强，富有积极进取的人生观，具备良好的心理素质，能够承受一定的工作环境压力。工作条件：1、工作时间要求：正常工作时间 8 小时/天， 5 天/周；2、班制：长白班3、特殊时间：平均加班时间 小时/天， 天/周，平均出差时间 小时/天， 天/周；4、工作环境描述：噪音 高温 尘毒 眩目 潮湿 脏污（根据职业健康普查范围列项） 5、作业风险描述：（根据危险工种范围及常发生作业工伤描述）6、作业设备或辅助工具说明：计算机、打/复印机、传真机及相关办公设备的操作考核指标序号固定指标考核项目评分标准分值/比例得分123456合计100岗位