惠当家财务管理系统说明书.doc

惠当家财务管理系统帮助说明书江西惠当家信息技术有限公司2012-11目录一、 系统设置41.1 系统信息41.2 计量单位41.3 系统配置51.4 权限管理91.5 数据搬移151.6 数据维护16二、 基本信息192.1 商品编码19三、 账套管理213.1 建账及开账213.2 系统月结243.3 系统年结253.4 汇率设置26四、 财务管理274.1 财务记账274.1.1 填写凭证274.1.2 填费用单274.1.3 其它收入284.1.4 内部转款294.1.5 货币兑换294.1.6 填收款单304.1.7 填付款单304.1.8 填借款单314.1.9 凭证列表314.2 凭证管理324.2.1 凭证统计324.2.2 现金银行帐334.2.3 职员利润表344.2.4 资产负债表344.2.5 损益表354.2.6 收付款日报351、 系统设置在使用系统之初，为保证系统的稳定性及确保数据的安全性，需要对操作员权权限进行分配、配置单据的显示方式、对系统整体进行设置等操作。1.1 系统信息点击【系统设置】【系统信息】，显示界面如下：1. 系统信息模块记录了系统名称、公司电话、加密狗号、系统版本、授权号、授权客户、有效日期、系统地址。2. 保存：录入司名称、及公司简介、上传LOGO，点击“保存”按钮即可。3. 上传LOGO：点击浏览按钮，选择LOGO文件，然后点击“上传”按钮即可。1.2 计量单位点击【系统设置】【计量单位】，显示界面如下：1. 新增计量单位：录入计量单位，单击“新增计量单位”按钮即可。2. 修改：选择需要修改的计量单位，单击“修改”按钮，修改完成，点击“保存”即可。1.3 系统配置点击【系统设置】【系统配置】，显示界面如下所示：1. 全局配置：实现对小数、单位、金额、税率、退货模式、打印方式、货币单位、考勤、查看文档密码、新闻、条码等的配置。2. 保存：录入您需要配置的小数、单位、金额等数据，完成后点击“保存”即可。 单据编号1. 单据编号：点击“查询”按钮后，显示如上图所示。2. 单据编号=单据名称+前缀+日期+操作员+流水号+单据号+录单日期。前缀：如商品管理SPGL；日期：勾选后，系统自动读取当前时间；操作员：勾选后，显示登陆的操作员；流水号：默认显示四位，可以手动录入数字；禁止修改：勾选后，不允许修改单据号。3. 预览：点击此按钮，弹出窗口，显示单据格式，如4. 清空：点击此按钮，清空按钮对应的单据编号。5. 默认：点击此按钮，还原到系统默认设置。6. 保存：点击此按钮，保存按钮对应的单据编号显示格式(保存一个）。7. 保存全部：点击此按钮，保存所有的单据编号。 单据配置 单据配置：主要运用于进销存单据的配置。包括是否记忆仓库、经手人（录入时，自动显示以前录入的仓库、经手人等信息）、自动生成摘要、是否显示预设进价等。 成本算法 成本算法：主要用于设置系统的采用哪种成本算法，选择后，点击“保存”按钮。 价格体系1. 价格体系：用于添加售价格式，如零售、分销等。2. 添加：录入售价名称，点击“添加”按钮即可。3. 转换：选择按钮左边的售价和右边的售价，点击该按钮即可转换。4. 删除自定义售价：点击下拉列表，选择售价，点击“删除”按钮，即可删除添加的售价。 全局配置 启动报警：用于设置启动系统的报警模式。如当超期应收付款会启动，系统完毕，点击“保存”即可。 短信设置1. 短信设置：勾选是否开始服务后，显示如上图所示。（不需要开启，不勾选即可。）2. 查询余额：录入用户名，密码，点击此按钮，即可显示该账户所剩余额。3. 发送短信：录入接收者的电话号码、及您发送的内容，如今天下午三点在会议室开会。 支付设置1. 支付设置：用于支付宝及银联的配置。在发工资、或商城中等模块中即可调用到该功能。2. 支付宝/银联：按照上图所示的格式录入您的支付宝/银联，最后点击“保存”即可。1.4 权限管理 权限管理用于设置操作员的系统单据操作权限。为加强对职员权限的管理可以先将操作员以角色的形式划分并设置权限组，即可快速锁定部不同角色的用户操作权限。用户组的设置有效的提高用户工作效率，减少无谓的时间浪费，并且能够防止出现越权现象等。权限管理=操作员列表+权限组（角色）+系统流程 权限组（角色）点击【系统设置】【权限管理】，再点击“权限组（角色）”，显示界面如下所示：1) 新建组1. 点击“新增组”按钮，进入到新增组窗口，录入组名称及备注，添加完成，点击“保存”按钮即可。2. 设置组权限3. 添加成员：点击“添加成员”按钮，弹出窗口，选择成员，点击保存即可。4. 查看用户：点击“查看用户”按钮，弹出窗口，可调动该组成员及设置组长。5. 菜单权限：点击“菜单权限”按钮，弹出窗口，选择该组操作菜单的权限范围。6. 商品权限、客户权限、部门权限、仓库权限：操作方法同上。2) 审批流程点击“设置”按钮，弹出窗口如下所示： 流程复制：点击此按钮，弹出窗口，如下：1. 选择单据类型（点击下拉列表选择），选择左边（被复制权限的单据），勾选右边（可多选，获取权限的单据），点击“开始复制”按钮即可。2. 批量设置：选择要设置的单据，点击此按钮，弹出窗口，设置单据流程。3. 全部置为无需审批：点击此按钮，所有单据都不需要审核。4. 关闭：退出窗口，点击“关闭”按钮即可。选择需要设置审批流程的单据，点击“”，按钮，弹出窗口如下： 建立流程1.点击“创建流程”按钮；2.在空白处，右击，点击“添加节点”，弹出窗口（录入节点名称，选择审批人/直属领导/角色组3.长，选择同意人数，点击“确定”）；4.在空白处，右击，继续添加节点重复2，反之，点击“添加动作”，弹出窗口（录入节点编号、名称，选择节点起始步骤，结束步骤，并设置条件，点击“确定”）；5.重复3，添加结束的动作，点击“确定”，流程建立如下：列表视图如下：6.清空流程：清空当前建立的流程。7.引用系统流程：点击按钮，选择系统已经建立好的流程。3) 组权限复制点击此按钮，弹出窗口如下所示：1. 开始复制：选择左边被复制权限的组，以及右边获取权限的组（可以选择多个），并选择被复制的权限(如菜单权限、支持复制多个权限），点击“开始复制”按钮即可。 系统流程1. 系统流程：可用于快速设置多张单据及职员（一个或多个职员）采用同一个审核流程。2. 点击“新建系统流程”按钮，弹出窗口，即可建立流程。3. 对刚建立的流程，选择职员，弹出窗口（点击职员对应的按钮，选择职员；点击单据对应的按钮，选择单据，点击“保存”）。 操作员列表1. 操作员列表：用于单独设置某个职员的操作权限。若设置了组，且该职员在组下面，那么职员权限【系统配置】下可以对汇率进行设置） = 1 ： 8 7. 保存：设置完毕，单元保存即可将当前信息保存下来。8. 返回：点击此按钮，即可返回到上一窗口。9. 重置：点击此按钮，即可重新设置当前汇率。10. 关闭：点击此按钮，即可将当前窗口关闭（退出当前窗口）。4、 财务管理4.1 财务记账4.1.1 填写凭证点击【财务管理】【财务记账】【填写凭证】，显示界面如下：1. 选择经手人、凭证字、录入顺序号；双击单元格，选择明细科目，录入借方金额、录入借方金额；录入完成，点击“保存”按钮即可。2. 查询凭证详细情况，点击【财务管理】【凭证列表】即可查看。4.1.2 填费用单点击【财务管理】【财务记账】【填费用单】，显示界面如下：1. 第一步：选择往来单位、经手人；第二步：双击单元格，选择科目名称，录入费用金额、备注；第三步：选择付款账户；完成录入，点击“保存入库”按钮。2. 查询费用单详细情况，点击【财务管理】【现金银行帐】，选择左边节点的付款账户，即可查看该账户所有的单据。或在【经营历程】中查询。3. 保存费用单后（如需审批，审批完成后），付款账户金额减少。4.1.3 其它收入点击【财务管理】【财务记账】【其它收入】，显示界面如下：第一步：录入往来单位、经手人、部门；第二步：双击单元格，选择科目，录入收款金额，选择收款账户；第三步：录入完成，点击“保存入库”按钮。 4.1.4 内部转款点击【财务管理】【财务记账】【内部转款】，显示界面如下：1. 转款单主要用于公司内部转账。如从中国银行转10万到招商银行.2. 录入经手人、部门，双击单元格，选择账户，并录入收款金额、备注；点击按钮，选择付付款账户，账户余额，实付金额；录入完成，点击“保存入库”。4.1.5 货币兑换点击【财务管理】【财务记账】【货币兑换】，显示界面如下：1. 货币兑换用于实现本币与外币之间的汇率兑换。2. 选择经手人、科目，并录入外币金额及本币金额，选择兑换帐户，完成兑换，点击“保存入库”按钮即可。4.1.6 填收款单点击【财务管理】【财务记账】【填收款单】，显示界面如下：1. 收款单提供商品货款、收预存款、收其它款录入。2. 所属项目，系统采用项目跟踪的方式，对工程进行结算。3. 录入往来单位、发送金额、收款账户，录入完成，点击“结算”按钮即可。4.1.7 填付款单点击【财务管理】【财务记账】【填付款单】，显示界面如下：录入往来单位、发送金额、收款账户，录入完成，点击“结算”按钮即可。4.1.8 填借款单点击【财务管理】【财务记账】【填借款单】，显示界面如下：1. 录入往来单位、发送金额、收款账户，录入完成，点击“结算”按钮即可。2. 财务报表3. 财务报表用于对凭证列表、凭证统计、现金流水帐、银行流水帐、收付款日报、经营历程、职员利润表、客户应收款、会员应收款、会员应收款、职员应收款、损益表、资产负责表的查询。同时体现数据处理能力强、扩展性能好、自动化程序高、操作简便的强大数据处理工具，满足最基本的数据处理分析需求，并能做常用的分析。4. 操作方法：点击财务报表下的任何一个按钮，进入到相关界面。5. 查询：输入单据编码、制单人、录单日期、凭证字、凭证号、顺序号、摘要等其中一项或多项，点击查询按钮，即可。6. 重置：点击此按钮，即可重新输入当前界面的信息。7. 导出EXCEL：点击此按钮，即可将当前信息导出EXCEL格式的文档。8. 导出PDF：点击此按钮，即可将当前信息以导出PDF格式的文档。9. 打印：点击此按钮，即可进入到打印界面，对报表进行打印。10. 显示库存不为零的数：勾选此按钮，所有库存为零的数量单据将不显示。4.1.9 凭证列表点击【财务管理】【财务报表】【凭证列表】，显示界面如下所示：1. 凭证列表用于展示所有的凭证。2. 通过输入单据编号、制单人、录单日期、凭证字、凭证号、顺序号、摘要、科目名称、当前姿态其中的一项或多项点击查询，即可显示您要查询的结果。3. 重置：点击此按钮，即可将输入的查询信息清空。4. 导出EXCEL：点击此按钮，查询的信息将以excel格式导出。5. 导出PDF：点击此按钮，查询的信息将以PDF的格式导出。4.2 凭证管理4.2.1 凭证统计点击【财务管理】【凭证管理】【凭证统计】，显示界面如下所示：1. 凭证统计用以显示所有凭证的期初金额、借方金额、贷方金额、借/贷、期末金额等。2. 通过单据编码、制单人、录单日期、凭证字、凭证号、顺序号、科目名称的一项或多项可以快速显示您要查询的凭证。4.2.2 现金银行帐点击【财务管理】【财务报表】【现金银行帐】，显示界面如下所示：1. 现金流水帐用以显示所有使用现金、银行结算的单据。操作描述：勾选左边树形菜单列表所要查看的单据按钮，勾选后，即可显示该按钮对应的单据。2. 通过日期、经手人、往来单位的一项或多项可以快速查询到您要查询的该列表。4.2.3 职员利润表点击【财务管理】【财务报表】【职员利润表】，点击“查询”，显示界面如下所示：1. 通过职员利润表能够快速的反映出哪些职员为企业创造的价值最高。2. 查询：选择时间、职员，即可查询某个职员在某段时间内为企业所创造的价值最高。4.2.4 资产负债表点击【财务管理】【财务报表】【资产负债表】，显示界面如下所示：1. 资产负债表用于反映企业或公司在一定日期内的财务状况。2. 本年利润所对应的是本年产生的利润