201400207(改)运用SWOT模式提升中小企业审核的有效性.doc

运用SWOT模式提升中小企业审核的有效性文/刘志立随着质量管理体系QMS认证的普及，越来越多的企业有了认证的需求和动力，其中包括了为数众多的中小型企业。随着国家鼓励中小型企业发展政策的出台，也会随之而来产生更多的认证需求。如何在审核中关注中小企业的管理流程，、分析管理薄弱点并提出适用的管理建议，提高审核的“含金量”，是一个值得探讨的话题。一、认证体系企业运行的现状由于企业取得证书的目的不同，QMS及企业质量文化的成熟度不同，也有不同的实施效果：有的企业各方面处于质量受控的稳定状态受控，质量成本持续降低，预防和持续改进成为主要工作，质量成本持续降低，；有的则达不到预期的效果，反而成了额外的负担。根据质量管理体系和质量文化成熟度，下面是对中小型企业的质量管理现状分析，并以一、二、三、四区加以区分。当然这种划分不是绝对的，某些企业可能具有一些混合特点。【链接】质量文化企业在长期生产经营实践中，由企业管理层特别是主要领导倡导、员工普遍认同的，逐步形成并相对固化的群体质量意识、质量价值观、质量方针、质量目标、采标原则、检测手段、检验方法、质量奖惩制度的总和。 1.一区企业该类企业“质量文化”成熟度低，体系认证处于初期导入阶段。通常是市场需求或顾客压力，而不是在自身需求建立并实施QMS（质量管理体系）。体系QMS的建立也多依赖于咨询机构的帮助或“辅导”，因对标准理解不够，对体系建立的参与度也不足少有参与。以取得认证证书为目的，QMS可能与组织日常运作的方式并行，产生冗余工作，造成所谓 “两张皮”的现象。该类企业多为新兴的高新企业，人员精干且综合素质较高，能够接受新的管理思想和理念。，产品比较单一但科技技术含量高，。企业处于企业发展初创阶段,制度和体系亟待完善。对各类管理思想有强烈的需求。因此，如果审核员在与企业的审核中交流沟通得当，则可能使之成长为“明星企业”则可使之认可QMS对质量管理的重要性，成为认证机构的忠实客户，并激发出其他多种体系导入的潜在需求；如果只是一味地作符合性审核或审核脱离企业实际，则会成为“问题企业”，企业会最终将体系运行和审核当作一种负担和“鸡肋”。2.二区企业该类企业有成熟的“质量文化”，但无成熟的QMS，不符合ISO 9001：2008标准。该区企业对审核员意味着具有更多挑战，企业因对自身质量文化的自信而怀疑对QMS的意义持怀疑态度，是审核过程中面临的最大难题。此处所谓的“问题”并不单是企业经营管理的问题，更多的是指在体系推行和认证过程中的问题。由于片面追求通过认证及审核员在审核过程中用标准条款来“扭曲”受审核方的业务流程，使该类企业将ISO 9001QMS看成了强加在他们业务上的东西。对体系的态度也由原来的充分重视、热情参与，到勉勉强强，最后成了完全的应付。该类企业或许前身就是一个成长型的“幼童企业”，因为体系运行长期的“两张皮”及审核中缺乏沟通和交流，在企业质量文化逐步成熟时，QMS 没有同步成长，最终衍生为“问题企业”。3.三区企业该类企业的认证需求，往往来自顾客的压力或上级机构的要求，标准的符合程度较高，但因没有成熟的质量文化，质量管理体系QMS往往仅仅是建立在标准要求之上而不是组织企业自身的需要和期望之上。企业在体系建立的过程中，耗费了大量的人力、物力和财力，并希望取得预期的效果。但因为没有质量文化的“土壤”，故只有符合性，而适宜性和有效性性低于预期。 给该类企业作审核的过程中，审核员能够起到的是一个“催化剂”的作用。如果审核员能够与最高管理层进行良好的沟通，鼓励和激励企业超越标准的要求，并提出如何使QMS更具有实效性的有价值的观点，可使其改变对QMS 的看法，认识到得到的不仅仅是一纸证书，也是可以取得管理效益的一种工具。4.四区企业该类企业具有成熟的“质量文化”及成熟的QMS。其对增值审核的期望，是审核员最大的挑战。这类企业期望审核员是如何通过审核达到对企业管理体系的系统诊断，并能提出改进建议和方向，将QMS真正纳入组织的战略管理中。企业常常抱怨的是，符合性定期监督审核和复评仅是满足认证机构的“监督”要求，而不是企业希望的“增值”要求。这类企业对标准的精神有实质性的理解，非常希望体系QMS运行与现有管理体系有更高的结合度，为企业发展提供支撑。如果审核员能结合企业的管理现状与企业进行深入的沟通和交流，企业会成为体系的忠实推进者，也会成为及认证机构的忠实客户；而且，还会在尝到推行QMS“甜头”的基础上，有进行其他体系，如环境、职业健康安全认证的愿望。二、SWOT工具通过对受审核企业进行四区的分类及分析，我们可以了解了四区企业质量文化与质量管理体系QMS的现状及关系。在此基础上，运用SWOT工具实际上是对组织QMS内外部条件各方面内容进行综合和概括，进而分析的组织的优势和劣势、面临的机会和威胁的一种方法进行分析，可以得到如下审核现状分析结果。：由上述分析可以看出见，QMS审核工作优势与劣势俱在，机会与威胁共存。如何创造更多的满足企业需求的认证价值，成为审核员应该必须思考的问题。三、共性审核思路虽然各类企业对QMS 的认识和体系运行情况不同，认证目的多样，但如果通过推行QMS，能够提高管理效益和经济效益的话，则是所有企业都是持欢迎态度的。：应确定以过程审核方法为基本方法、，提供个性化增值服务，注重体系运行适宜性和有效性等基本审核思路。 审核应从“碎片化”、教条式和符合性审核渐进到适宜性、有效性和系统性审核，努力做到审核增值，即实现“增值审核”。通过与最高管理层良好的沟通和良性互动，提高其对管理标准及认证的认识。 最高管理者对体系运行的成败与否具有决定性的影响，审核组特别是审核组长在对最高管理者审核时，应注重管理意识的沟通，特别是通过体系运行可以实现的管理效益和经济效益的沟通。在与最高管理层沟通时，还应使其认识到QMS 与企业发展战略规划的相容性。、建立规范管理制度的重要性、专业管理人员的必要性。要重点贯彻预防为主的思想、从“人治”到“法治”的思想、自我改进、过程控制的思想。引导企业建立在“上下一体”的经营基础上的，注重“质量、现场、成本、效益”的综合管理绩效的管理体系。在审核中，除了关注企业的产品质量外、还要关注产品的现场、成本、效益及安全。这是因为，对部分生产对产品质量要求不高的中小企业来说，过多地提高质量意味着更多的成本投入。反之，生产现场不规范、安全隐患严重、成本缺乏科学控制手段等问题比较突出，如果审核员能够针对上述问题提出有效的改进建议，企业会非常欢迎的。四、分区企业的差异化审核审核员在理解总的审核思路的基础上，还应针对四种不同类别的企业，确定有针对性的、个性化的审核思路和审核方法。认真作好审核策划，以做到“有的放矢”，在有限的审核时间内达到更有效的审核目的。1.一区企业。在此类企业审核中，审核员进行有效性审核的主要目的，应是引导企业建立并完善以ISO 9001：2008标准为基础的、有效的QMS，并融入日常工作中。审核员应为组织企业提供有价值的改进建议，使之了解QMS怎样能变得更有效率和效果。同时，应强调完善质量管理基础与QMS结合企业管理实际的必要性和重要性和必要性。此类企业的审核，应注重企业的发展需求及管理制度的完善，作为体系有效性的重要支撑，并使管理层其认识到管理体系QMS的完善有助于企业持续健康成长。2.二区企业针对此类企业的审核，不能只是做简单的符合性审核，也不能仅简要地介绍管理标准或管理工具。应审视企业QMS 运行是否适宜和审核方法是否有效，应通过审核发现企业现有管理体系与QMS 的结合点，让使其企业认识QMS 不会对企业现行有效的管理体系造成困扰，而是一个推进。3.三区企业最高管理层的认识问题是该类企业最重要的问题，最高管理层其对体系的不信任，使企业没有实施QMS运行的基本条件和动力。此时，最高管理者成为认证过程的重要顾客。对审核员来说，最重要的是清楚了解企业的战略目标。审核员应安排更多时间与在此基础上与最高管理层详细沟通，以期影响或改变最高管理层对实施QMS的看法认识到QMS是为企业战略服务的，鼓励企业超越标准的要求，并提出如何使QMS更具有实效性的观点，可使其改变对QMS 的看法，从而为企业实施QMS提供支持，。并通过引导企业体系建立关注融合性、体系实施关注有效性以达到审核的目的。4.四区企业该类企业在QMS已经取得一定效益的基础上，希望知道如何取得更多的管理效益，在现有的QMS基础上进行更进一步的提升。此时，审核员可以向企业介绍卓越绩效等管理体系或先进的管理工具，如方针目标管理、FMEA、6方法、5S程序、系统问题解决、质量环等。对此，审核员至少应该了解组织已采用的各种方法，并让其明白这些方法在满足ISO 9001：2008