前台文员岗位职责和工作内容.doc

Techwin Precise Tooling Co., LtdWuyi, ChenJiang District, Huizhou, GuangDong Province, CHINATel: 86-752-2090188 Fax: 86-752-2090766 前台文员的岗位职责1. 接听、转接总机电话；接待来访人员。2. 负责总经理办公室的清洁卫生。3. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，协助各部门文员做好办公室档案收集、整理工作。4. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。5. 随时更新和管理员工的通讯录并发放到内部局域网及各个分公司。6. 及时下达领导的各类通知包括口头通知。7. 协助管理部主管做好公司宣传专栏的组稿。8. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。9. 及时计算月度快递费的汇总，办公用品费等相关费用的报销工作。10. 管理办公用品，对公司人员申请领用办公用品进行登记，发放。每月与行政，财务进行库存盘点工作，并将汇总表上报给部门经理一份。11. 管理办公各种财产，合理使用并提高财产的使用效率，提倡节俭。12. 管理好新入职员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。13. 给招聘主管做好面试人员面试接待的工作。14. 协助人事办理人员离职，入职的相关手续。15. 承办员工考勤工作和外出登记，每天检查到岗情况，每天不定时检查员工有无中途离岗等等，违反考勤制度的，没有正规手续的，一律严格按制度执行，无特殊情况当月考勤在次月第二日内完成，每天更新考勤表电子版，连同工作日志一同发到领导邮箱里。16. 协同工厂安全生产负责人及各部门安全员定期抽查办公区域内是否存有的安全隐患问题。17. 会议室使用管理和客户接待引见支持工作，做好会议室使用后的清理工作。18. 协助各部门文职人员做好组织公司及部门活动等事宜。惠州天阳精密部品有限公司管理部2011年8月18日附：前台礼仪公司前台是一个单位的脸面和名片，所以前台工作人员必须掌握公司前台接待礼仪，这对于塑造单位形象有着非常重要的作用。公司前台接待礼仪包括仪容规范、电话接待礼仪和来访者接待礼仪。 1、来访者接待礼仪前台在岗位上一般是坐着的。但遇到有访客来时，应立即起身，面朝向来访者点头、微笑致意：“您好，请问您找一位？”、“有预约吗”。知道找谁，并确认是预约之后，请来访者稍等，立即帮其联系。如果要找的人正在忙，可以请其稍等，用规范的仪态引领来访者入座倒水。如果等了很长时间，访客要找的人还在忙，要关照一下来访者并说向其说明，不要扔在那里不管。如果来访者知道找谁，但没有预约，前台要打电话问问，告诉相关同事或领导助理/秘书，单位的来访，不知道是不是方便接待。出于对来访者的礼貌和方便拒绝时的得体处理，即使是要找的同事或者领导亲自接，都可以当作是其他人接的电话，再询问。这样在来访者听来，即使电话那头没有答应接待，也不是他要找的人直接拒绝的，为一下步的处理留下了余地。如果来访者要找的没有出来接，让其自己过去，前台应该用规范的手势指引如何去，或者带来访者去。如果来访者要找的人的办公室门即使是开着的，也要先敲门，获得许可后再请来访者进入，为来访者倒好茶后，前台就要返回岗位。当然，如果前台只有一位的话，直接指引来访者就行了。2、电话接待礼仪前台接起电话的声音要不急不慢，并终保持轻松、愉悦的声调，不得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。接电话中，要勤说“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。在电话铃响的第二、第三声的时候接起电话。接起电话首先要说“您好，天阳精密部品有限公司（或简称“天阳精密部品）”，忌以“喂”开头。如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了”。对知道分机号码或者转向具体人姓名的电话，可以礼貌地说“请稍等”，并马上转接过去。鉴于前台每天要接很多电话，为防止嗓子出现意外，要随时准备水，以滋润嗓子，随时保持良好的声音效果。如果要求转接领导电话、对方又知道领导姓名，不知道分机号的话，就要礼貌地询问，对方是谁、哪个单位的。如果是如广告、变相广告之类的电话，应该用礼貌的借口挡驾，或者转到相关部门处理。前台文员服务规范 程序 标准 前台 造访： 1客户或来访者进门，前台马上起身接待，并致以问候或欢迎辞。如站着则先于客人问话而致以问候或欢迎辞。 单个人问候标准语如下： “先生，您好！”或“先生，早上好！” “小姐，您好！”或“小姐，早上好！” “您好！欢迎来到惠州天阳精密部品有限公司。” 来者是二人，标准问候语则为： “二位先生好！” “二位小姐好” “先生、小姐，你们好！” 来者为三人以上，标准问候语则为： “各位好！”或“各位早上好！”“各位下午好” “大家好！”或“大家早上好！”“大家下午好！” 对已知道客户或来访者姓名的，标准问候语如下： “X先生好！” “X小姐好！” 对已是第二次或二次以上来公司的客户、来访者，在沿用“单个人问候标准语”并看到客户点头或听到客户跟说“你好”之后，还可选用如下标准问候语： “先生，我记得您前不久（以前）来过我们公司，今天光临，再次表示欢迎！” a) 引导客户或来访者到咨询厅就座，递上茶水，送上公司营销宣传资料； b) 当场解答或电话通知相关业务接待人员出现，介绍时先介绍主人，后介绍客人； c) 引领客户或来访者接触相关人员，行走时走在客户或来访者侧前位置，并随时用手示意。途中与同事相遇，点头行礼，表示致意； d) 进入房间，要先轻轻敲门，听到回应再进。进入后，回手关门； e) 介绍双方，退出。如相关人员抽不开身回应，则安抚客户或来访者稍等， 退出。 7当值前台为女性，着职业套装，化淡妆。男性，则着西装，打领带。 禁忌：头发脏且蓬乱；穿拖鞋或穿皮鞋而不穿袜；口腔不卫生。 电话： 1听到铃响，至少在第三声铃响前拿起话筒； 2听话时先问候，并自报公司、部门。标准语如下： “您好，天阳精密部品！”或 “您好，这里是天阳精密部品！” 对方讲述时留心听并记下要点，未听清时，及时告诉对方。随后根据对方的初次问话，迅速判断出他有何需求？作出标准回话。 咨询业务：先生（小姐），关于这方面情况，让我们公司客户顾问X先生为您服务吧，他可以全面、专业地解释您所想了解的问题，电话转接，请稍等。 联系业务：与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员；无关联业务，则直接回答：先生（小姐），我们公司现在没有这方面需要，请您联系其他公司吧，谢谢！ 找人：先生（小姐），您找的X先生（小姐）名字叫什么？您跟他（她）预约了吗？请您稍等。（然后接通本公司X先生的电话，询问转接与否。） 不指明的电话，判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上把电话转给能处理的人，在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要地告诉接话人； 通话简明扼要，不应长时间占线。 结束时应说“谢谢！”，礼貌道别，待对方切断电话，再放下听筒 3、公司前台仪容规范面带笑容，保持开朗心态，有利于营造和谐、融洽的工作气氛；保持身体清洁卫生，这不仅是健康的需要，更是文明的表现，有利于与人交往；头发梳理整齐