管理制度4、5.doc

消毒中心发货管理制度为规范发货管理，提高效率，满足市场经营需要，特制定本制度。（一）货款的管理1、 支付给厂家的货款1、陶瓷餐具（1） 业务经理接到客户订单，客户同意并按要求支付货款总额30%的定金后，业务经理与出纳核实、确认，客户已经支付定金，财务进行账务入账处理。（2） 业务经理上报订单计划，消毒中心总经理联系生产厂，报单进行生产。由会计填写支付厂家定金申请表，由消毒中心总经理审核、签字确认后。转出纳，出纳在规定时间内，付款，财务会计进行相关的账务处理。（3） 在生产厂家完成产品生产后，必须传相关生产资料或单据到公司，由消毒中心总经理审核确认后，通知物流山海货运站，并通知生产厂家发货。生产厂家把货物送到广东省潮州市彩塘镇山海货运站，由山海货运站负责组织验收（品名、数量、规格），验收合格后，通知南宁市许烁铠商贸有限公司财务部门。由会计汇总登记入账后，出具货款支付审批单，由消毒中心总经理审核、签字确认后，出纳在规定时间内，支付剩余货款。2、不锈钢餐具 （1）业务经理接到客户订单，客户同意并按要求支付货款总额30%的定金后（老客户支付定金不低于20%），业务经理与出纳核实、确认，客户已经支付定金，财务进行账务入账处理。（2） 业务经理上报订单计划，市场部经理联系生产厂，报单进行生产。与厂家进行沟通后，市场部经理填写支付厂家定金申请表，报消毒中心总经理审核，并签字确认后。转出纳，出纳在规定时间内，付款，财务会计进行相关的账务处理。（3）在生产厂家完成产品生产后，必须传相关生产资料或单据到公司，市场部经理审核确认。通知物流山海货运站，并通知生产厂家发货。生产厂家把货物送到广东省潮州市彩塘镇山海货运站，由山海货运站负责组织验收（品名、数量、规格），验收合格后，通知南宁市许烁铠商贸有限公司财务部门。由会计汇总登记入账后，出具货款支付审批单，由消毒中心总经理审核、签字确认后，出纳在规定时间内，支付剩余货款。3、货款，原则上要求款到发货。在特定情况下，业务经理申请获批，可按以下处理：1、客户在与公司签订统一的合同的情况下，做如下规定： （1）定金要求。根据公司要求，所有客户必须同意支付货款总额的30%作为定金（老客户定金不得低于货款的20%），方能下单订货或发货。业务经理在与出纳核实收到已经支付定金确认无误后，财务部方能开据销售清单。 （2）货到支付完余款后方能放货。在货物到达客户所在地的货运站，市场部经理接到到货电话，由市场部经理通知相关的业务经理，业务经理通知客户，货物已经送达，并要求支付剩余货款。业务经理在与出纳核实确认，客户已经确实支付剩余货款后，并告知市场部经理，由市场部经理通知客户所在地的货运站放货，允许客户进行提货。若客户拒绝、拖延支付剩余货款，则没收定金，并通知客户所在地的货运站把货物运回南宁，所有收货人均写市场部经理姓名、电话。（二）邮寄样品的管理1、邮寄样品给客户需寄样品的部门、业务人员，填写样品申请单，报消毒中心总经理签字同意后，由财务会计确认并登记后，根据样品申请单拿样品给业务经理，包装好，及时通知快递公司上门取件，财务及时跟进样品发送行程，确认客户签收样品后，通知相关业务经理。业务经理得知客户已经收到样品后，要及时跟进客户，进行洽谈，商讨订单等业务工作。遇到问题，可以咨询、汇报消毒中心市场部经理、总经理，协调处理。2、客户邮寄样品给我们业务经理通知财务会计，近期有XXX客户邮寄样品到公司，请财务注意查收；会计收到客户邮寄的样品，登记后交给相关的业务经理。业务经理拿到样品后，与消毒中心总经理、市场部经理商量制作事项。由财务会计把客户邮寄回的样品寄到潮州厂家，确认寄到后，市场部经理与厂家确认生产方面无异义后，协商好有关事项。报消毒中心总经理，来确定生产、价格、物流等相关事宜，并通知相关业务经理及时反馈给客户，与客户进行协商订单等相关问题。遇到问题，可以咨询、汇报消毒中心总经理、市场部经理，协调处理。3、经与客户商定、确认业务事项后，签订有关协议，按上述定金、发货规定要求执行。（三）收、发货物的管理（1） 广西区内的货物，由生产厂家负责送货至广东省潮州市彩塘镇山海货运站，由山海货运负责组织验收，验收合格后，及时送货至南宁市许烁铠商贸有限责任公司。南宁市许烁铠商贸有限责任公司后勤部收到接货电话，1天内组织相关人员，进行验收，确认品名、规格、数量相符（如与托运单存在差异，需查明原因）。后勤部核实无误后，确认签字，把入库单拿到财务部门，财务部门在进行入库处理。同时，通知消毒中心总经理、市场部经理、相关业务经理。业务经理接到到货通知后，业务经理在与出纳核实确认，客户已经支付定金，并告知相关人员，财务部方能开据销售清单。仓库拿到销售清单后，并根据业务经理提供的相关客户信息，组织人员进行及时发货，发货单收货人为市场部经理姓名、电话。 （2） 湖南省的货物，由生产厂家负责送货至广东省潮州市彩塘镇山海货运站，由山海货运站负责组织验收，验收合格后，再由山海货运站组织发货，并写收货单入信封。信封上需注明收货人是市场部经理收，电话是市场部经理的。在货物到达湖南货运站，市场部经理接到到货电话，由市场部经理通知相关的业务经理。业务经理通知客户，货物已经到达湖南客户处，并要求客户支付剩余货款。业务经理在与出纳核实确认，客户已经支付剩余货款后，并告知市场部经理，通知湖南货运站放货，允许客户进行提货。（3） 贵州省的货物，由生产厂家负责送货至广东省潮州市彩塘镇山海货运站，由山海货运站负责组织验收，验收合格后，再由山海货运站组织发货，并写收货单入信封。信封上需注明收货人是市场部经理收，电话是市场部经理的。在货物到达贵州货运站，市场部经理接到到货电话，由市场部经理通知相关的业务经理。业务经理通知客户，货物已经到达贵州客户处，并要求客户支付剩余货款。业务经理在与出纳核实确认，客户已经支付剩余货款后，并告知市场部经理，通知贵州货运站放货，允许客户进行提货。（四）、处罚：违反以上规定，视情节轻重罚100-500元；（五）、货款回笼要求由市场部门归口负责，财务部门实施监控，处理。1、货款情况，原则上要求预付定金，款到发货；特殊情况下，经业务经理申请获批，可按特殊处理，但责任由业务负责人承担，业务负责人需谨慎而行。2、客户必须签订公司统一的合同范本，规定如下：（1）、定金要求：根据公司要求，客户必须付货款总额的30%定金方能下单订货。老客户最少付20%定金，如客户未能支付一定的定金，需向市场部特殊申请（审核该客户的诚信度），报总经理后方能予以下订单。（2）、货款要求：产品运至目的地后，客户于货运部验货合格后，把剩余货款付清后，方可提货。根据目前现况，需跟托运公司签订有效的电话通知发货业务相关协议。A、如发生，客户验货后，货运公司未打电话给我公司而直接放货情况，业务经理要及时跟踪，如有可能，能亲自到客户所在地现场指引办公，保证公司货款安全。B、如联系客户后，客户没能及时提货，区域业务经理应及时落实处理，如有可能，到客户所在地落实情况，并安排公司产品的去向。（3）、如不按以上制度要求发货，发生货款拖欠现象，追讨货款所需费用将由该区业务经理承担，费用从工资及提成中扣除，顺道出差追款的除外。（4）、产生的死账，由该区业务经理全部承担，于该区业务经理的工资、奖金及提成中扣除。、当死账的金额多于该区业务经理年提成时，从发生死账日期起，停发工资，直至达到偿还完死账金额。、当死账的金额少于该区业务经理提成时，根据发生死账日期起，当区业务累计的年销售额的提成多于死账金额的，可以发放业务经理工资。（5）、每个区域以上情况（不含死账），每个季度允许发生一次，如发生时，需填写书面申请经部门经理、总经理审批后，方能