论图书馆管理的时代特征.doc

论图书馆管理的时代特征肖沪卫 （上海图书馆上海科学技术情报研究所 200031）文 摘 现代社会的发展使图书馆产生了以往所没有的新的管理特征，本文把其归结为高科技管理特征（数字化、网络化和虚拟化）、知识经济管理特征和可持续发展管理特征，并主要从信息资源和人力资源两个层面对此进行探讨。关键词 图书馆 管理 时代 特征Abstract The development of society leads to new management characteristics which are summed up as hi-tech managements (digitalizing, networking and virtualizing), knowledge-economy management as well as Sustainable Developing management.Keyword library management characteristic21世纪，信息技术突飞猛进，电子图书、电子期刊等电子出版物的出现，计算机和网络的普及，从根本上改变了图书馆的技术环境，改变了文献的载体、用语及其传播方式；知识经济和可持续发展的要求对图书馆的创新与竞争能力提出了更高的标准。这些都深刻影响图书馆活动的组织结构、服务模式以及用户的信息行为等，从而产生了传统图书馆所没有的新的管理特征。把握这种时代特征对于图书馆开拓创新、与时俱进具有积极的现实意义。1高科技的管理特征数字化、网络化与虚拟化管理是当前图书馆发展的主要特征。1.1数字化管理特征近30年来，人类生产的信息已超过人类历史几千年所产生的信息总和。全世界每天发表的论文达1300014000篇，每年登记的新专利达70万项，每年出版的图书达50多万种。汹涌而来的信息浪潮已使人们感到无所适从。因而图书馆的数字化管理变得刻不容缓。馆藏资源数字化：包括两方面内容，一方面将历代保存的传统的纸质文献经过数字化处理转成多媒体信息，包括文本、图像、声频、视频、影像等，可供计算机存取、传输；另一方面直接开发数字出版物，建立各种数据库，如利用本地信息资源开发建设有地方特色、具有权威性、实用性和可靠性的数据库，向人们提供科技、政治、文教、金融、经济、市场、社会、人文等全方位的信息资源。图书馆服务数字化：利用书目索引数据库、联网公共检索目录向用户提供信息检索服务；向来馆用户开放多媒体电子阅览室和出借阅读设备，供用户阅读电子刊物。特别是值得一提的是电子图书（Ebook）服务有可能十年内占据图书馆信息资源的半壁江山。目前Ebook阅读器款式已有十种之多，其人机界面同传统图书一样，有封面、有插图、有版式；同纸质图书具有同样的阅读方式，整页显示，可以翻页、加批注、划线和折页；但容量却大得出奇（通常一个电子阅读器可以装进18000页，相当45本400页厚的书），且能在黑暗中看书，易于查找和检索，并能朗读书中内容。数字资源保护管理：纸质书保存是防止纸张腐烂、虫蛀等损伤，而对数字资源来说，是防止存储介质的划伤或受到病毒和黑客的攻击。因为电子出版物等数字资源一般由计算机处理并存储在磁盘、光盘等存储器上，所以一定要对相应的设备进行合理的安排。如以磁盘为代表的磁介质忌强磁场，防挤压、高温及灰尘；以光盘为代表的光介质忌挤压、划伤及强光，因而保存管理应远离磁场，存放于干燥、阴凉、密闭、防尘性能好的地方。对于数据，最好采用双机备份、防火墙及软件杀病毒等措施。1.2网络化管理特征今天，网络已经成为图书馆信息管理、储存和传播的主要途径，建立在企业内部网（Intranet）和外部网（主要指Internet）基础上的图书馆管理呈现许多新的特点。图书馆各部门的业务工作和馆藏目录、参考咨询、文献检索、流通借阅、资料库使用等多种功能的图书馆服务全部聚集在一个视窗主页下进行，大大提高了图书馆的运作效率。网络化给图书馆管理带来的新特点：（1）一体化管理特点。我国传统的图书馆在信息资源建设上常有“大而全”、“小而全”的特点；各图书馆数据库互相攀比重复建设等等，在管理中“固步自封”、“孤芳自赏”。而网络化使图书馆的资源突破了传统的“馆藏”局限而扩展到整个网络，使得图书馆不再是一个孤立的单位，成为全球信息服务业的一部分，因此图书馆的管理要系统考虑信息资源的一体化建设和运作。（2）无层次管理特点。网络改变了信息的传递方式，使图书馆管理中的信息传递由阶层型变为任意型，原来起上传下达作用的中层组织逐渐削弱或消失。高层决策者可通过网络直接与基层进行多向联系。（3）“超链接”管理特点。每一个链接将分工细化的组织整合成一个相互关联的整体。管理者可以直接有效地监控（链接到）每一个组织。网络时代的图书馆管理通过运用“超链接“思维，可以改变原来一陈不变的组织结构与业务流程模式，使其随着环境变化或发展的需要不断进行新的整合或重构。因特网成为图书馆管理的新形式: 因特网最大的优势是信息资源极为丰富，可编索引的网页已超过10亿，并正以每天10万页，近2000万单词的速度递增。但是，这些信息地理上分散、组织上松散、数据类型多、随机变化大、网址更改频繁，因此存在着一些亟待解决的管理问题。图书馆对因特网上的信息管理，主要是如何为读者提供更加便利的网上信息服务，具体管理措施包括： (1)建立必要的网络信息管理机构并配备相应的人员。比如设置一种网络信息资源组织管理的新职务图书馆网络信息主管，他不仅熟悉图书馆工作，又要懂得网络信息技术，能从宏观上组织、管理网络信息的开发、整序，并与其他馆进行有关协作。(2)提高网络传播速度。要抓好高速宽带网的建设，提高上网速度，降低上网费用。对广大读者来说，网络传播速度取决于传输交换网的速度和接入网的速度，哪个速度慢了，都不能网上“冲浪”。图书馆应尽可能采用高带宽网络，采用光纤通讯。鼓励用户选用ISDN（一线通）、Cable Modem（电缆调制解调器）、ADSL（不对称数字用户线路）等宽带接入方式。（3）提供丰富的网络资源。如将馆藏的数字资源上网，或介入出版工作，成为网络资源的生产者；同时参与协调的图书馆都能共享馆藏资源，使得网络资源保障体系达到更完美的层次。（4）实行网络知识导航：为读者编制导航系统，研制查询工具和指引库，帮助用户从尽可能广的空间和尽可能短的时间范围内获取尽可能多的有价值的信息。1.3虚拟化管理特征一些具有不同资源及优势的组织或个人（可能是公共图书馆、大学图书馆，可能是读者，也可能是出版商）为了共同的利益或目标而走到一起组成虚拟图书馆。这种新型的组织模式使图书馆界限变得模糊。而建立在计算机图形学、人机接口技术、传感技术和人工智能等学科基础上的虚拟现实技术，又会使虚拟图书馆产生栩栩如生的逼真感。因而其管理具有虚拟化特征。（1）图书馆虚拟:利用Internet上的虚拟服务器，建立网络图书馆，由一个专业的管理环境来提供托管服务，节省了在硬件、维护和系统管理方面的投资，降低了图书馆参与协作所涉及的风险。图书馆外表展现的物理空间失去了意义，而它同样能提供及时、准确和多样的信息服务。（2）信息资源虚拟：在保持自身优势的前提下，将一部分藏书结构虚拟于图书馆的外部，或将图书馆的虚拟的外部藏书资源整合于图书馆内部。在物理的图书馆与虚拟的图书馆相互运作的过程中，实现了藏书结构的精干、高效、可塑性和灵活性。（3）人才资源虚拟：图书馆可以通过各种方式获取外部智力，诸如参考咨询、情报检索、用户教育等具体功能，而不一定拥有这些外部智力或与上述功能相对应的实体组织。从而有可能使各种优势资源以一定的形式有机聚集，集成出更强大的综合优势。(4) 服务虚拟：通过信息链接与虚拟现实技术可实现传统图书馆中各种服务方式，读者更觉方便。如利用虚拟现实技术构建一个阅览室，读者只要戴上特殊的头盔和一双银色的手套，就可以原地漫游“阅览室”了，可以用手打开柜橱的门，从柜架上拿下图书翻阅，这一切在读者的感觉中和真的一模一样。2知识经济的管理特征当今社会巳进入知识经济时代。知识经济是一种知识占有的经济。谁掌握的知识越多，创新能力越强，谁就是知识经济时代的嬴家。知识创新必须依赖前人积累的知识成果，而图书馆汇集了大量的知识，蕴藏着巨大的知识价值，是发展知识经济的重要条件。它作为信息技术与社会发展的一个有机切合点，在知识经济时代具有举足轻重的地位。2.1知识管理的特征2.1.1信息资源的知识管理传统图书馆只是管理知识内容的载体书本，提供的服务主要是满足人们一种简单的需求寻找书籍；而现代图书馆更强调知识内容的管理，提供的服务主要是满足人们“寻求知识”的需求。这种管理只有具备了基于内容的数据结构和检索算法的大型知识库，才能提供知识的增值服务。因此，图书馆信息资源管理的核心，就是按照知识管理的要求，对图书馆工作的各个方面予以重新定位与组织，从文献资源的采访到文献资源的组织，从Internet快速通道的熟悉到网上资源的分析加工，从数据库的整合到知识库的创建。2.1.2人力资源的知识管理知识存在于信息的使用者身上，存在于人脑之中，知识管理的重要任务在于发掘这部分知识。在组织的知识管理中，最为重要的是要在整个组织内创造、保存、传递和共享组织发展中的所有知识，从而保持组织高效的运作；以能力的发挥和优化组合为宗旨，实行岗位双向选择，形成人员结构配置合理、综合效能发挥最佳的知识团队。在个体的知识管理中，强调“以能为本”，即以人的能力为管理对象和核心，把知识深、能力强的人才放到最重要岗位上大显身手；强调“知识的导航员”，培养馆员具备较高的文献检索能力，能在最短的时间使用户获得最针对的文献；强调“知识专家”，通过培养或引进在图书馆集聚起一批信息咨询与研究专家，能利用各种专业知识进行综合分析，提供具有深度的决策咨询报告。2.2经济管理的特征2.2.1信息资源的经济管理面对复杂多变的周围环境和日新月异的知识经济竞争，对各种资源不断进行设计、发展、整合和利用，实现图书馆的产出(即其经济效益、社会效益和科技效益)大于其从社会、经济和资源系统所获得的投入。行之有效的方式之一就是开发社会急需的信息产品，如建设各类专题数据库，并将其推上市场。方式之二是提高信息产品档次，特别是在“信息爆炸”的现代社会里,时间就是金钱,信息就是财富,要充分利用现代“数据挖掘”技术,将分散在一册一册文献中的知识，重新整理加工,去粗存精，聚散整合，如同从矿石(文献 )中提炼金属和非金属元素(知识单元)一样，达到重整资源，提高利用率的目标。方式之三是深化服务内容，扩展服务领域，对不同层次读者,组织不同类型的专题服务，通过“低投入 ,高效益”的方式,为经济、社会、资源、环境等系统提供尽可能多、准的信息资源，促进这些系统的发展。方式之四是借用外来资源，如对因特网上某一领域信息资源进行检索、加工整理，实现最大可能的开发利用。2.2.2人力资源的经济管理“按需设岗”，这是人力资源经济管理的一个要求。按照用户信息需求变化、图书馆业务重心转移、服务内容调整和未来发展趋势，确定编制及人员类型，使馆员冗余度降到最低；把非重要部门从图书馆剥离除去，如实现后勤服务社会化，以减轻单位负担，从而集中精力、财力发展图书馆事业。“发挥潜能”，这是人力资源经济管理的又一个要求。当前我国图书馆管理的突出问题是创新不足、竞争不足，员工的工作热情不高，工作效率不高，其潜能未能充分发挥。究其原因是没有建立起有效的激励机制。“激励是管理的核心”，对于馆员提高贡献度具有重要的意义。在分配、职称等问题上要更新观念，使之与相应的激励机制配套。 “一馆两制”，这是适合当前需要的人力资源经济管理的重要举措。一个图书馆内实行两种不同性质的运行机制：一是公益性运行机制，二是产业性运行机制。这种重要的图书馆运行模式有利于减缓或部分解决信息资源总量激增与图书馆经费日益拮据的矛盾，增强图书馆自身的造血功能，从而增强图书馆在信息市场的竞争能力；有利于开发利用图书馆的信息资源，促进图书馆信息资源的增值；有利于锻炼和造就一支高素质、高水平和适应能力强的信息开发队伍。2.2.3知识经济最佳化供应链管理新经济时代的到来使供应链管理倍受关注。供应链管理指的是为了满足客户需求,在从原材料到最终产品的整个过程中,对物流、信息流、资金流、价值流以及工作流进行计划、组织、协调与控制,以寻求建立供、产、销企业以及客户间的战略合作伙伴关系,最大程度地减少内耗与浪费,实现供应链整体效率的最优化。尽管供应链管理尚未见在图书馆应用的报道，但随着知识经济管理的深入，它的应用指日可待。图书馆供应链管理是指利用现代信息技术,对图书馆采编到借阅或咨询的整条链上的信息流、服务流、资金流等进行控制,即从信息的采集、整合、制成信息产品到把信息产品或信息服务传递给用户,直到信息用户满意,实现用户价值与信息的增值。这种管理模式是将链上的所有部门如采编部、阅览部、办公室、咨询部等到信息最终用户连成一个整体的功能网链结构。这是一条信息链、服务链、资金链、增值链，链上的各部门在协同作战、竞争取胜的过程中,共享信息,共担风险,共同决策,互相受益,共同发展，目标是提高整个供应链运行的速度、效益及附加价值,使图书馆以最少的投入获得最大的收益。3可持续发展的管理特征可持续发展是一种全新发展模式，其宗旨是保证人类社会具有长远的持续发展能力。它所追求的是发展与持续两目标合取的最大值,它要为当代人之间、代际人群之间提供平等发展机会和条件。3.1信息资源可持续发展的管理特征图书馆的可持续发展对外表现为满足社会对信息的持续需求，管理特征是图书馆信息资源的可持续配置、开发、利用和保存。第一，实现图书馆信息资源的可持续配置。信息资源能够与当代社会政治、经济、科技、文化等发展相适应，这是图书馆可持续发展的必要前提，如果社会没有体会到图书馆的价值,就会把它看作是花钱而不会带来经济效益和社会效益的事,就不会给予必要的人、财、物的支持，图书馆就缺乏持续发展的动力。主要做法是建立文献流通监测机制，全面掌握文献资源的使用流向及各类文献流通比例，为进一步开发馆藏的种类、数量和扩充新的资源提供依据。加入WTO使图书馆信息资源走向国际舞台，图书馆应开展国际交流与合作，参与国际资源的优化配置。第二，实现图书馆信息资源的可持续开发。运用现代技术手段和科学方法对知识文献进行深层次开发，在二、三次文献开发、文献回溯过程中,注重科技期刊、科技报告、会议文献、标准、专利等文献的深层次挖掘，从对单纯提供文献线索为主转向揭示文献的知识单元与知识间的关联。可利用先进的“联机分析系统”，决策支持系统，开发各种多媒体决策咨询报告，为社会的未来发展提供预测和可行性分析。图书馆的可持续开发是一个没有终止的过程，因此在管理上随时获取信息,做出必要的反馈和调整是非常必要的。第三，实现图书馆信息资源的可持续利用。图书馆管理的矛盾,基本是图书馆的藏与用的矛盾。这一矛盾贯穿在图书馆管理全过程。怎样恰当掌握藏与用两者之间的关系,解决两者之间的矛盾,就成为图书馆事业管理始终需要注意解决的重大问题。加强知识产权保护工作，这是图书馆信息资源可持续利用的法规条件。加入WTO，就必须熟悉和掌握WTO有关知识和规则,善于运用技术、行政、经济和法律手段,强化信息资源管理,以提高图书馆信息安全保障水平。第四，实现图书馆信息资源的可持续保存。图书馆的可持续发展体现为后代人与当代人享有平等的图书馆资源权利。因此，图书馆在管理上要制定高度严格的文献保护战略,大力提高文献的科学保护能力,千方百计地延缓其自然老化过程;利用现代科学技术手段,既提供利用又保管好文献,从而使后代能永远享用图书馆资源;在考虑当代人保管和利用图书馆资源时,同时要想到后代的利用,对于事关后代利益的图书馆资源,要遵循与后代共享的原则。3.2人力资源可持续发展的管理特征图书馆的可持续发展对内表现为自身具有长远的持续发展能力，管理特征是图书馆人力资源的可持续配置、开发、使用和储备。第一，实现图书馆人力资源的可持续配置。图书馆的可持续发展取决于人才的发展，必须作为图书馆管理学研究的重点。为满足高速发展的社会需求，必须大力改善图书馆人力资源构成结构，合理配备图书情报、计算机、外语、管理、法律及专业技术人员。整个图书馆形成人才学科互补、年龄梯式、思维契合的结构框架，达到初、中、高级人员相递进，当前应特别注重博士级人才和信息分析师的引进；老、中、青相结合，当前应特别注重青年骨干的选拔重用，要为他们创造条件，搭建舞台，使他们有施展才华的机会，促其早日成熟。第二，实现图书馆人力资源的可持续开发。要求图书馆是一个具有主动创新能力的团队,是一个追求可持续发展的学习性组织。根本途径是建设一个鼓励冒风险和奖励创造性的环境,学习型组织具有非常多的可以充分表现个性的机会,鼓励个人建设自己,人员的创造性持续受到激励。图书馆的变革需要建立这样一个学习型组织来活化内