YH-QP-04-03 A0 质量记录控制程序.doc

文件名称：质量记录控制程序文件编号：YH-QP-04-03文件属性：二阶文件版本号：A0页 次：6 / 6文件发放范围副本发放单位：董事长 总经理 副总经理 管理者代表 财务部采购部 业务部 人事部 模具工厂 模具生产部模具工程部 压铸工厂 压铸生产部 压铸工程部 压铸项目部品质部 文控体系办 本副本编号（文控中心分发副本时填写）：正本保存单位：文控中心文件发行/修订履历版本号日 期内 容制作/修改人A02015-3-5首次发行制作/日期：_ 审核/日期：_ 批准/日期：_归档确认/日期：_ 归档人/日期：_如果“受控文件”章不是红色的，那么此文件未经DCC受控管制，为无效文件章节号内 容页 次1目的22适用范围23参考文件24定义25职责26程序2-67附件61 目的 对管理体系所要求的记录予以控制与管理，为证明产品、过程符合规定的要求以及为管理体系有效运行提供客观证据。2 适用范围适用于本工厂与管理体系有关的所有记录的管控。3 参考文件【受控文件编码原则】4 定义 记录：用以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。质量记录应包括但不限于质量性能记录、内部审核记录、管理评审记录、采购订单等。5 职责5.1 文控中心5.1.1 负责表单与记录的控制与管理；5.1.2 负责记录管控绩效的检查与督导；5.2 记录产生单位5.2.1 负责使用正确、有效的表单进行记录；5.2.2 负责记录填写正确、清晰；5.2.3 负责记录的收集、标识、储存、检索、维护及到期记录的处置等管理事宜。 6 程序 6.1 表单编号6.1.1 编号和版次：主要是针对记录格式进行编号，编号规则参见【受控文件编码原则】6.1.2 标识：一般于表单的右下角标识；6.2 表单格式6.2.1 表单格式包括但不限于公司LOGO标志、记录名称、编号、版次、记录项目等，且记录一般应由相应的系统文件的引用而产生；6.2.2 表单格式发生变化，制作部门需填写【文件会签审批表】，重新升版发行，同时回收旧版本。6.2.3 系统文件中所附表格为推荐使用表格，各部门可根据需要制定表格。但需满足条款6.2.1和6.2.2要求。6.2.4 表单随其所属的系统文件一起受控发行生效。6.3 表单管理 6.3.1 表单格式原稿（包括纸档和电子档），由文控中心负责保存，并根据表单设定、修订、保存期限整理编制【质量记录一览表】；6.3.2 文控中心负责及时通告各部门受控版本的最新表单，通知方式以受控发放的方式或上传网络系统等。6.4 表单的应用与填写 6.4.1 纸档表单由使用部门以打印件复印或印刷（用量较大时）的形式使用，电子档应用的记录可直接于计算机中应用与更新，适用时可转换为PDF档保存； 6.4.2 表单应用时，应保持格式无变化，允许延展使用的记录项目，也应保持延展部分与记录原格式的统一规范；6.4.3 表单填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改，如因某种原因不能填写的项目，应将该项单线划去或记N/A。各项签名栏不应空白，且各审批人员签名时，应有日期标识；. 6.4.4 为保证在有效期内记录内容清楚，纸档记录不得用铅笔填写（国家、行业标准、规范要求用铅笔填写的记录除外），不易保存的记录（如传真件）应复印（扫描）；6.4.5 如因笔误或计算错误等原因须修改原纸档记录内容，应采用双线划去原内容并在其上方写上更改后的数据，加盖或签上更改人的印章/姓名及日期（必要时由更改人直接上级签字确认）；电子档记录数据有效性，由填报人负责，其直接领导负责监督管控；按受控方式发行的记录，按文件管控要求执行。6.5 记录收集、存档、标识及检索 6.5.1 记录由产生部门负责收集及存档，并每季度至少一次登记于【质量记录归档登记表】中，可副印发放至相关单位。6.5.2 原则上三个月以内的记录应存放于各记录产生单位中, 建档时应将记录名称、起止日期、编号标示清楚; 超过三个月以上的记录, 由各部门资料管理员或指定专人负责存放于纸箱或统一集中保管, 并进行适当标识( 例如书写记录名称、起止日期等 )。6.5.3 相关记录如是电子信息文件（如word文档，Excel表格，Email等），记录产生部门可指定专人将电子信息文件列印成纸档后归档保存，或指定专人将电子信息文件按性质、类别刻录成光盘或磁带等电子媒介的形式归档保存。6.5.4 记录可以以文件夹、档案袋、纸箱等方式进行包装存档，并标识，记录标识的原则应满足基本的检索功能并且满足唯一性要求 6.5.5 为方便记录的检索取阅，各记录保管部门应采用适宜的存档及索引方法，主要检索方式如(建议性)：6.5.5.1 记录名称/编号 + 流水号；6.5.5.2 记录名称/编号 + 日期；6.5.5.3 记录客户别 + 日期； 6.5.5.4 项目号（如项目开发资料）等；6.5.5.5 必要时记录保存部门可自行利用各种编号或颜色别加以区分，以利于随时检索调阅；6.5.6 各责任部门应将收集的纸质或电子信息记录按性质、类别等分类保存。6.6 记录的保存6.6.1.1 保存原则各类记录保存期限参考原则如下表，具体保存时间依据各文件内规定的期限。质量记录分类序号类别保存期限1法律法规、行业标准及客户要求的记录按法律法规或客户要求保存2商务资料记录（订单、产品报价、）项目管理资料记录（各类产品设计开发、评估、工程变更、功能和性能测试记录、CPK、试产、产品控制计划，图纸、FMEA等）供应商资料记录（各类供应商的导入、审核、评定、材质证明、MSDS、合同）设备资料记录（设备验收、设备档案） 生命结束加1年3重要质量记录：内审、管理评审、客户审核、第三方审核报告等3年4质量检验记录（各类IPQC抽检、点检、巡检、测试记录、出货检验记录）纠正预防措施 (各类纠正预防措施报告)参数记录（注塑成型、喷涂、装配等设备参数）环境参数记录（温湿度、洁净度参数） 设备、模治具点检记录（设备及模治具保养、点检、维修）2年5其它1年6.6.2 记录保存方式6.6.2.1 记录储存方式可以以纸质文档或电子媒介的形式储存；6.6.2.2 记录的储存、保管应满足适宜的环境条件，包括温度、湿度、磁场环境等，如防潮、防火、 防盗、防虫蛀、防鼠害等，以防止记录的损坏、变质和丢失；6.6.2.3 对重要的电子档记录（如订单、客户信息、项目开发相关记录等）需作好备份，进行异地保存；6.6.2.4 传真件的记录和资料（不易保存者）须复印（扫描）后方可存档。6.6.2.5 公司各级人员必须做好记录的保密工作，否则于必要时将依法追究责任。6.7 记录调阅 调阅质量记录, 均须通知记录产生部门主管( 或指定保管人员 ), 调阅时应注意勿变更原来记录的保存顺序,尤须注意勿遗失记录。若发生遗失状况时应告知保管负责人。6.8 记录作废与销毁 6.8.1 对已超过保存期限的记录的销毁须上报部门主管审批后，由部门主管指定专人予以销毁，并建立【质量记录销毁清单】；6.8.2 销毁责任部门应根据实际情况采取适宜的销毁方式，如烧毁、粉碎等；.6.9 文控中心负责至少每季度对各部门记录的填写、保存与管理等实施情况及完善性进行检查。 6.10 记录保存记录控