文件、资料管理.doc

天津富士通天管理制度编号：C程003-00-03第A版1. 目的 为加强公司文件、资料管理,提高工作效率,制定本规程.2. 定义 本规程所称文件、资料,是指公司内部日常事务文书,是一种信息决策、执行配合、审批手续、立此存照、公务联系、宣传教育、工作依据规范指导等一系列重要手段的媒介体裁；以及与公司相关的外来文件、资料。2.1分类 依据文件、资料的功能分类如下:A规定、程序、任命书,B计划、总结,C通知、纪要,D报告、函、备忘录,E其它3.适用范围 本规程适用于上述文件的制定、发放、接收、传达、保存和废止程序.4.职责 各部门文件管理人员或庶务负责文件的登记、发放、接收、传达、保存及废止的执行.5.文件的制定、发放5.1A类由主管部门负责制定,总经理或本部门部长批准,本部门负责发放.5.2BCDE类由部门负责制定,部门主管批准,本部门负责发放.5.3文件资料的发放，使用“文件资料发放一览表”，可采用书面、张贴及电子媒体的形式。6.接收、传达、保存6.1文件及资料统一由本部门庶务或文件管理员接收.6.2各部门庶务或文件管理员制作文件资料传阅记录,在相应范围内传达签阅.(包括以电子媒体形式发布的文件资料)6.3有效传达后,各部门庶务或文件管理员分类后编制文件存放夹统一归档,并作相应记录.（文件检索表、文件夹标识、文件记录清单见附表）6.4保存期6.4.1原本a. 保存期最少3年b.有时效要求并时效大于3年的为时效期间加一个日历年 技术文件和资料管理规程P程002-00-XX 事务规程 D程001-00-XX 电子媒体发布实施细则 F程002-01-XX11.5本规程附表如下： 文件、资料发放一览表 文件记录清单 文件传阅记录 文件借阅登记表 文件检索表 文件夹标识11.6相关文件统一格式 通知 纪要 附表及相关文件统一格式见NT服务器CNOFJ02fw表样.xls文件、资料管理规程1999年2月10日 制定第 1页 共 3页修改次日期199.12-3200-9-26301.1.316.4.2副本a. 有时效要求的为时效内.b. 有新旧版本区分时,在新版生效同时旧版作废.c. 其它文件、资料为发文本年及下一个日历年.7.废止 文件、资料失效或保存期满后即可销毁.8.借阅 每次借阅人必须填写借阅记录并注明预计归还日期。9.外来文件、资料9.1外来文件、资料是指：A法律、政策类文件B国家级、部级、行业级标准C从日本富士通天接收的技术类文件资料9.2外来文件、资料管理9.2.1各部门依据事务规程的职能规定负责管理本部门相关的外来文件资料,包括收集和接收、向相关部门的传达、向上级领导的报告以及外来文件资料的保存。9.2.2各部门应遵守和执行外来文件的规定，并保证必要部门(人员)使用最新版本。9.2.3从日本富士通天接收的技术类文件资料的管理按技术文件和资料管理规程。其他如有特殊规定的按有关规定执行.10.内容及形式要求10.1 有统一内容或项目的相关文件、资料通知、纪要10.2 文件、资料格式要求所有独立存档的文件、资料，打印时左边距应控制在2-2.5cm、上边距2.5cm、下边距2cm，有特殊规定的按特殊规定处理。10.3不同尺寸的文件、资料的存放方式文件、资料一般使用A4纸张存放，如为横向打印，则纵向放置，标题在左；尺寸如为A3，存放时应折叠为A4大小，折叠方式是：正文面朝上横向放置（如为纵向打印文件、资料，标题在左横放），从右向左均折，右半侧再向右均折，压平存放。11.附则11.1本规程自2001年2月15日开始实施。11.2本规程的主管部门为管理部.11.3本规程发放范围为全公司。11.4本规程相关文件如下，应使用最新版本。 C程003-00-03文件、资料管理规程第 2 页 共 3页C程003-00-03文件、资料管理规程第3页 共 3页 目标 1程序规范 2 格式统一制定草拟