文档管理计划方案.doc

文档管理计划方案一、方案的目的档案是一个公司工作的史册和信息库，它起着凭证、依据和史料的作用，并为开展公司管理工作提供丰富材料。档案管理得科学合理，既可以反映当时工作得情况，又可以为今后开展工作提供重要的参考资料和文献。故为了加强公司管理部工作档案管理的系统性、完整性和科学性，使公司管理部的工作形成一定的历史资料，特制定如下制度：二、文件管理内容：文件档案分类为：公司外部文件（上级文件、国家政策）、日常通知及管理类文件、会议纪要类、人事档案类（包括各部门档案类及奖惩记录类）、工作计划总结类，有关档案都将据此分类：1.公司外部文件上级下发的文件、国家法规政策、行业管理规定各种项目申报的制度与通知。2.日常通知及管理类文件主要为公司内部各种制度性文件，如员工手册、国定假日放假安排通知。3.会议纪要类每星期一的周干部会议，以及会议纪要分发的文件领用登记表。4.人事档案类公司内部员工的人事档案包括在职与已离职，公司人事任免、调动与员工奖惩等。5.工作计划总结类公司各部门经理每星期上交到管理部的工作计划与总结。以及年度的各部门计划总结。三、文件材料整理工作分配：1、负责部门：1）管理部：文案工作，电子档案的建立2）其他部门：全力辅助管理部完成工作2、档案资料的收集：1）公司各部门要强化存档意识，在进行工作，开展活动时，应注意上述材料的收集、整理。及时送交管理部，以便尽快存档。2）公司员工必须的离职前认真办好离职手续以及文件移交工作，管理部应将员工登记表存档。3）各部门的工作计划总结应一式两份，一份交由办公部管理存档，另一份由本部门管理。要求统一格式，统一稿纸。4）收发的文件及各种相关简报等传达或传阅后一律归入档案。3、档案的整理：由于以前工作中的疏忽或遗漏，有一部分的文件档案未入档，所以就需要及时的整理入档，可以遵循以下步骤进行整理分类1）首先按年份分类2）按文件类型进行分类，可分为5类3）遵循文控的原则将文件进行编号，并进行装订4）对于缺失的文件应尽量补齐5）建立电子档案4、档案管理原则：1） 当有管理部人员在场时，直接由管理员负责归档； 2） 管理员不在时，应及时通知管理员，由管理员整理归档； 3） 管理员归档时，应详细填写档案管理纪录； 4） 未经过董事长或者管理部经理同意，任何人不得以私人借口借阅档案；5） 调档时，必须持有管理部经理的签字证明； 6） 调档时，必须有档案管理人员在场做详细记录，并填写档案借阅表；7） 档案一旦遗失，管理人员应立即上报有关部门并及时补档； 8） 档案管理员不得私自翻看档案； 9） 未经有关部门同意，任何人不得擅自改动档案，否则一经查实，报董事长严肃处理； 10）档案管理人员必须定期整理核查档案。11）对于缺失的文件档案各部门应该配合管理部尽力去收集齐全四、档案查阅办法为了加强档案管理工作，管理部应完整、科学地保管好公司的档案材料，以备查询、参考、交流，特制订本细则：1）查阅前请对照管理部的电子档案，明确档案名称详细资料；2）认真填写档案借阅登记表，并由审批人同意；3）各部门在指定时间办理查档手续，并确认归还日期；4）档案查阅完毕后请及时归还，过期不还或将档案遗失的应上报董事长做严肃处理； 5）本细则适用于公司在各项工作中直接形成的，对今后工作具有查考、利用价值的各种文字、图样、图表、声、像等不同形式的历史记录材料的管理工作。五、档案的要求：为加强公司工作档案管理制度的系统性、完整性和科学性，使公司工作形成一定的历史资料，特建立本制度。档案制度总则在于规范公司各类文件资料的管理，利于查询借阅及其他相关工作的有效开展。1、公司管理部应在第二年一月整理上一年度档案资料分类入库，如有人事调动应做好档案的交接工作；2、对符合规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向档案管理员或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有；3、公司的其它文件及文