《秘书实务》第二章-文档管理.doc

第二章 文档管理第一节 文档管理概述一、文书与档案的基本知识（一）文书工作的基本术语 1.文书、公文、文件 文书泛指社会组织及个人在社会活动中为记录情况、表达思想、传达意图、记载活动而形成的一切文字材料。 公文是国家机关或合法组织在公务活动中形成，按照规定程序来制发和办理，具有法定效力和规范体式的文书。 文件(狭义)是指组织在履行其法定职责或处理事务中形成的各种公文以及有名称或标题的内部文书。 2.文种、稿本 文种是按性质和用途确定的文件种类的名称。 公文文种可分为通用文种和专用文种两大类。 稿本包括文稿和文本。 文稿草稿、定稿。 文本正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。 3.公文体式 公文的整体结构形式文体、结构、格式 文体应用性文体。 结构公文的组织构造。 格式指公文各组成部分及各种标记在一定规格纸张上的规定位置。 （二）档案工作的基本术语1.档案、全宗、案卷、件档案过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案三要素：原始记录、物质形态、查考使用价值 全宗一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。 案卷由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。 件 归档文件的整理单位。2.档案室、档案馆 档案室是国家机构、企事业单位或其他社会组织内部设置的集中管理本单位档案的专门机构。 档案馆是集中管理特定范围档案的专门机构。3.档案的种类机关档案室的档案通常划分为以下门类： 文书档案、科学技术档案、专业档案、声像档案二、文档管理工作的内容 文书工作核心内容是公文办理。 档案工作 “秘书实务”中的档案工作特指组织内部档案室的档案管理工作。 三、文档管理的基本要求 (一)文书工作的基本要求:及时、准确、安全 (二)档案工作的基本要求1.统一领导，分级管理 2.维护档案的完整与安全3.便于社会各方面利用第二节 文书办理与管理一、发文办理程序 草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等。二、收文办理程序 签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办三、文书的保管 （一）保管工具 存放工具、装订工具 （二）分类 分类整理、分类存放四、文书立卷、归档、销毁和存查 （一）文书立卷（二）文件归档（三）文件的销毁和存查第三节 机关档案管理一、机关档案工作的基本任务 (一)对本机关文书归档工作进行指导和监督。 (二)负责管理本机关的全部档案。 (三)制定制度，对所属地区或下级单位的档案工作指导、监督和检查。 (四)确保档案和档案机密的安全。二、机关档案管理工作程序收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、移交 （一）档案的收集 档案的收集是机关档案工作的起点，和文书立卷工作是互相衔接。 （二）档案的整理 整理工作主要内容是档案分类、编制案卷目录、填写档号。 （三）档案的鉴定 1.判定档案的价值和保管期限 2.档案的销毁 （四）档案的保管 档案的保管就是运用适当的设备和手段保存和保护档案,以维护档案的完整和安全,延长档案的使用寿命。 （五）档案的移交 把保存期满的档案,连同案卷目录和有关检索工具、参考资料一并向有关档案馆移交。（六）档案的统计档案数目与现状统计档案变化的统计档案利用的统计三、档案的检索与利用 （一）档案的检索 档案检索工具有：目录、索引、指南。 （二）档案的利用 档案的利用是档案工作的最终目的。 机关档案室提供服务的方式有：档案查阅、暂时外借、档案证明、档案复制等。第四节 电子文档处理一、电子文件及归档电子文件 （一）电子文件 在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 （二）归档电子文件 归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件，包括电子文件内容、背景信息、元数据。二、电子文档的处理程序和方法 （一）电子文件的收集与积累 收集 存储 登记（二）电子文件的鉴定 1.确定归档电子文件的真实性、完整性、有效性。 2.划分归档电子文件的保管期限和密级。 （三）归档电子文件的整理 归档电子文件以“件”为单位整理。（四）电子文件的归档1.归档要求遵从归档电子文件格式标准2.归档方式逻辑归档和物理归档3.归档时间一般不超过3个月4.归档份数二份,保存