保险公司2012年财务费用报销管理办法.doc

*保险公司2012年财务费用报销管理办法机关各部门、各支公司、营销服务部：为进一步配合*分公司财务管理中心账务处理的实效性，根据*分公司的预算指导意见以及结合各公司业务经营情况，*分公司对2012年费用报销管理做如下安排：一、费用报销时间安排：*支公司：每月8日至25日期间的星期一；*支公司：每月8日至25日期间的星期二；*支公司：每月8日至25日期间的星期三；*支公司：每月8日至25日期间的星期四；*支公司：每月8日至25日期间的星期五。城区各家支公司及机关各部门： 每月 15日25日（如与县级公司在同一时间段，县级公司优先进行费用报销）。二、报账要求（一）报销原始凭证不得涂改，必须字迹工整、签字齐全、发票项目合规、付款人名称完整、发票盖有发票专用章。（二）各公司会计将所报销单据录入费用报销系统，待系统出现已过账后再到财务进行报销处理。（三）现金支票须在两日内领取，不得跨月，转账支票五日内转到对方账户，如因此月末产生的未达账项，次月1号财务将对未达支票进行作废处理，产生后果由经办人及相关领导负责。 (四)请各家会计牢记自己的报账时间进行费用报销，逾期未报或重录、漏报及不需要报的费用月末前必须进行冲账处理。(五)电费、水费、电话费不受时间约束，随时打电话进行电汇及转账付费，会计收到发票后及时进行费用报销（滞纳金、罚款不得报账），不得跨月。(六)各项津贴、奖励等附加佣金付款截止日期为费用报销后三天，即每月23-25日。（七）机打发票日期必须是决算月后的，比如7月1日后不得使用7月之前日期的发票进行报销；定额发票（国税、地税）2011年之前印刷批次和日期的一律不得报账。（八）检查原始凭证的合规性，按照费用报销会计审核要点（详见附件3）审查支持性文件的完整性。（九）对于已经发生或部分发生的支出事项，尚未取得发票或未进行结算，支出（归口）部门应当在年底结账期内对支出金额进行估算，并提供相应支持材料，递交省级分公司财务管理中心按照财务报销流程进行预提处理。（十）对于未按（报账要求九）要求办理年度预提的财务报销申请，应提交省级分公司负责人审批，并作为前期差错在“其他业务支出-以前年度损益”科目核算，纳入各部门本年度预算考核范围。（十一）公司员工因公出差、举办会议、业务招待或采购办公用品等预算内支出项目，可根据财务规定借支款项。借款经办人必须是公司签订劳动合同人员。（十二）借款管理应坚持“谁借款、谁负责”的原则，借款事项经办部门对借款事项的真实性负责，具体操作和管理要求应当符合其他应收应付款项管理暂行规定的有关规定。三、权限管理要求：（一）城区支公司在预算额度内，经济事项完毕后，各部门应当及时办理报销手续（原则上应在经济事项发生后的5个工作日）。部门经办人整理纸质报销凭证，签字确认后，向预算管理员提交；由预算管理员提交费用申请，如需要动支申请，先提交动支申请，经城区支公司负责人、城区支公司上级公司分管领导（渠道负责人）、城区支公司上级公司负责人（如需）依次审批通过后，方可执行。（二）县支公司支出（归口）部门在预算额度内，经济事项完毕后，支出（归口）部门应当及时办理报销手续（原则上应在经济事项发生后的5个工作日）。支出（归口）部门经办人整理纸质报销凭证，签字确认后，向预算管理员提交；由预算管理员提交费用申请，如需要动支申请，先提交动支申请，经部门负责人、支出（归口）部门分管领导（渠道负责人）、县支公司上级分管领导、县支公司上级公司负责人（如需）依次审批通过后，方可执行。（三）客户服务中心在预算额度内，经办人应当及时办理报销手续（原则上应在经济事项发生后的5个工作日）。经办人整理纸质报销凭证，签字确认后，向预算管理员提交；由预算管理员提交动支申请，经客户服务中心负责人、客户服务中心上级分管领导依次审批通过后，方可执行。 （四）根据*分公司的预算指导意见以及结合各公司业务经营情况，纸制单据2000元以下费用由财务人员根据各支公司预算指标情况进行审批通过（见附表1）， 各支公司2000-5000元（不含5000元）之间费用有财务经理审批，机关费用统一由*分公司财务处理中心审核后财务经理审批方可报销。5000元（含5000元）以上费用需填写大额费用支出申请表并需要动支申请方可报销（见附表2）。请各县级支公司及营销服务部预算员认真核对。四、财务报销审批方式及影像管理（一）对于职工薪酬（包括工资、五险一金、企业年金计划等），财务报销采取纸质审批方式。（二）对于营业税金及附加、业务及管理费中的一般税费支出项目（除零星账簿贴花外），财务报销采取纸质审批方式。所有的纳税凭证全部由财务处理叫主税务管理岗审批后列支。（三）对于手续费及佣金支出（不包括附加佣金的教育培训支出和业务推动支出）、营业外支出、分保业务支出项目，财务报销采取纸质审批方式。（四）对于资本性支出及资产租赁项目，财务报销采取纸质审批方式。（五）除上述之外的支出项目，均纳入费用报销系统进行财务报销审批流程管理，通过费用报销系统进行电子审批和审核。需动支申请的，应在费用报销系统提交动支申请，取得原始纸质报销凭证后，制作影像文件上传费用报销系统进行电子报销审批，纸质报销凭证按照本规定的有关要求进行传递。（六）地市分公司本级、各县级支公司及客服中心纸质报销凭证，应当提交地市财务部门统一归集后递送至省级公司财务管理中心进行审核。（七）收到纸质报销凭证后，预算管理员初审通过后按照下列要求制作影像文件：1、资料拆分：去掉纸质报销凭证中存在的订书针、大头针和回形针等金属物；注意保持纸质报销凭证资料整齐，不得存在资料内容混乱、页面折皱不平、漏页、倒页等情况；保持原始纸质报销凭证的页码排放顺序。2、影像扫描：预算管理员运用影像设备对纸质报销凭证进行扫描，采用费用报销系统支持的格式进行存储，并建立影像文件页码顺序。对于一页双面的纸质报销凭证，需对其正反面资料分别进行影像化处理；对于页数较多的纸质报销凭证，需采取连续扫描方式制作影像文件。纸质凭证扫描的标准尺寸为A4幅面，大于A4的纸质凭证，应先缩放至A4大小，再进行扫描；小于A4的纸质凭证必须按要求平铺粘贴在A4纸上，再进行扫描。纸质粘贴单上应填写所附票据的金额、张数、经手人等要素。除小额交通、通讯等报销票据可采用覆盖式粘贴外，其他财务报销票据原则上均要平铺粘贴。3、影像质检：纸质财务报销凭证扫描后，预算管理员需对已扫描的影像文件进行逐份审核：（1） 影像文件应与纸质报销凭证一一对应，顺序一致，没有漏页、倒页、重页的现象。（2） 影像文件应准确完整地反映纸质凭证的信息，内容完整，要素齐全，影像上无非原件信息，不能出现金额、签名、公章等重要信息在影像文件中缺失等情况。（3） 影像文件文字清楚、图片清晰，大