72存货管理业务流程.doc

7.2存货管理业务流程7.2存货管理业务流程一、 业务目标1 经营目标1.1 确定合理库存，防止存货积压、闲置，造成浪费。1.2 科学保管，保证数量准确、质量合格。1.3 规范存货处置，避免股份公司资产流失。2 财务目标2.1 保证存货账目的真实、准确、完整。2.2 存货成本计价准确。2.3 财务账表与实物核对相符。3 合规目标3.1 存货保管符合国家有关安全、消防、环保等规定。3.2 存货交易合同（协议）符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度。二、 业务风险1 经营风险1.1 存货储量不足，影响生产；储量过高，造成存货成本过大。1.2 对市场的形势把握不当，导致存货跌价损失。1.3 保管不善发生被盗、毁损、事故等，造成资产流失。1.4 长期呆滞造成存货挥发、失效、锈蚀等，导致资产损失。1.5 未及时完整办理保险，造成巨大经济损失。发生地震、洪水、战争等人力不可抗拒的因素，造成巨大损失。1.6 存货处置不规范，造成资产流失。1.7 未经审核，变更合同示范文本中涉及权利、义务条款导致的风险。2 财务风险2.1 财务账目记录有误，造成存货数据失真。2.2 存货计价错误，导致成本不准确。2.3 账、实不符造成潜亏（盈）。3 合规风险3.1 违反国家有关安全、消防、环保等规定，受到经济处罚。3.2 存货交易合同（协议）不符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度，造成损失。三、 业务流程步骤与控制点1 存货入库1.1 固体形态存货：分（子）公司仓储、质检部门要对存货数量、质量进行检验，审核到货清单、产品交付清单及剩余存货的退料清单，并与实物一一核对无误后，在ERP系统办理入库。一般物资采购质量检验参见1.4一般物资采购供应业务流程控制点6.4。1.1.1 物供中心仓库保管员和管子站保管员按东北油气仓储管理规程对固体形态存货进行入库。由经办人员核对无误后，在ERP系统中办理入库。1.2 液体形态存货：分（子）公司仓储（储运）部门根据仓储、质检部门、生产调度或业务部门预报的通知做好接卸准备，货到后负责质检、接卸、计量等工作，由经办人员核对无误后，在ERP系统中办理入库。1.2.1 物供中心仓库保管员按东北油气仓储管理规程对液体形态存货进行入库。由经办人员核对无误后，在ERP系统中办理入库。1.3 直接运抵现场使用的存货：分（子）公司采购、质检、仓储及使用部门的有关人员必须到现场验收，办理交接手续，并签字确认。在ERP系统中办理入库和出库,打印系统生成的入库单和出库单，入库单交采购员签字确认，出库单交领用部门签字确认。1.4 对于抵债偿还的实物资产，经分（子）公司相关责任部门鉴定后比照本流程控制点1.1、1.2和1.3执行。2 登记存货账簿、表2.1 分（子）公司财务部门审核采购合同、采购发票、退料清单和入库单等相关单据是否真实、准确，经审核无误后，在ERP系统中进行发票校验并打印会计凭证，会计凭证须经不相容岗位人员稽核。3 存货仓储保管3.1 分（子）公司仓储、供应及相关部门拟定仓储保管工作规程，经分（子）公司分管总经理审核批准后执行。3.2 各级仓储人员按照仓储保管规程，对存货分类保管；仓储部门负责人至少每月检查一次，并做好检查记录，及时处理安全隐患。对违反规程造成存货损失的，要追究责任人责任。经分（子）公司总经理批准，依据价值损失的大小和事故等级做出相应处罚。3.3 分（子）公司相关责任部门确定重要存货目录，根据年度生产经营计划、财务预算和市场情况，对重要存货拟定合理库存，报分管总经理审批后实施，在ERP系统中进行相应维护。3.4 内部移库，仓储部门按照业务部门开具的移库通知单在ERP系统中办理移库；移库单据须由收发货双方责任人签字确认。 对于生产环节的内部物料出入库或互供，可以用相应报表（收付存平衡表、产销存平衡表、互供量统计表、销售报表等）代替移库单据，但此类报表须经物料往来方责任人（或计量人员/统计人员）和仓储部门责任人审核签字。3.5 分（子）公司仓储部门至少每半年进行一次存货状态分析，对异常情况报警明示。供应、生产、营销、财务等部门共同研究降低（提高）库存方案，报分管总经理（或总会计师）审批。3.5.1 物供中心财务科、计划科、仓库、管子站每半年进行一次存货状态分析，并形成分析报告，报分管副总经理和总会计审批。3.6 分（子）公司对属于参加股份公司内部财产保险的存货，按照股份公司财产保险统一规定执行；不属于此范围的存货，根据需要可由仓储部门和财务部门共同商议，提出存货的财产保险方案，报分管总经理（或总会计师）审批后实施。 3.7 存货的请领、审批、保管应由不同的人员负责，并与负责采购、运输等业务的人员职责分离。分（子）公司仓储部门对存货收发及时在ERP系统中维护，进行日清月（日）结。4 存货出库4.1 一般存货领用：分（子）公司物资供应部门根据批准的需求计划发出货物，在ERP系统中开具出库单，由领用人签字确认。4.2 销售商品：分（子）公司仓储部门根据营销、计量等相关部门确认的实际发货计量单据在ERP系统中发货过账，并打印出库单交相关责任人签字。单位（厂区）门卫凭出门证并核实相关单据后放行。 对于管线出售的液体库存商品:分（子）公司有关部门办理相关合规手续后，由生产调度部门安排储运部门输送液体产品，根据管道流量表计算发出商品数量，发出商品数量经供方确认，营销部门审核后，由财务部门审核有关业务单据，办理货款结算手续。5 存货盘点5.1 分类盘点：分（子）公司仓储部门根据存货的品种按月分类盘点，并将清查的结果与财务部门的账表数据核对。盘点差异须进行分析，并经采购或供应、生产、营销、财务部门负责人签字复核后报总会计师。5.1.1 每月仓库、管子站需按品种分类对存货进行月盘点，并进行盘点差异分析，分析报告报总会计师。5.2 全面盘点：分（子）公司根据实际情况，至少每半年进行一次全面盘点（年底必须进行盘点），并出具残次冷背存货报告。存货全面盘点工作由财务部门组织，仓储部门、使用部门实物盘点，填写盘点表，并与实物账册、财务账表核对，由不相容部门（人员）监督、审核、签字。不相符的要查明原因，提出处理意见，经总会计师审核后，报分（子）公司总经理审批,并对相关责任人进行处理。年度清查结果上报财务部。 5.2.1 物供中心财务科、计划科、仓库、管子站每半年对库存物资进行盘点，填写盘点表。并与实物账册、财务账表核对，不相符的要查明原因，提出处理意见，经总会计师审核后，报分公司分管经理审批,并对相关责任人进行处理。年度清查结果按时上报股份公司财务部。6 存货处置6.1 分（子）公司对清查中发现的盘盈、盘亏、毁损以及经过技术鉴定需报废的存货，按规定权限批准后处置；超过分（子）公司处置权限的报财务部，财务部会同相关部门审核，提出处理意见并按规定权限逐级报批。6.2 分（子）公司对无使用方向的闲置存货，由仓储、供应、生产、营销、财务、设备、工程等部门共同组成的联合小组审核后，分析造成闲置的原因，提出处置意见及防范措施。6.3 分（子）公司联合小组根据市场情况或评估结果，确定闲置存货基础价格，通过拍卖、出租、转让（出售）、投资等方式处置闲置存货,按规定权限批准后处置；超过分（子）公司处置权限的报财务部，财务部会同相关部门审核，提出处理意见并按规定权限逐级报批。闲置存货评估（出租不用评估）应由分（子）公司在财务部确定的中介机构范围内选聘评估机构，并由财务部书面批复，评估报告须经存货所属单位盖章。分（子）公司财务部门提出初审意见，报财务部审定，财务部办理评估备案手续。6.4 对经批准报废和转让的存货，分（子）公司在清理完毕后，须将处置情况及财务核销的申请上报财务部，财务部按照规定权限逐级报批后予以批复；分（子）公司根据批复进行财务核销。7 存货核算7.1 分（子）公司财务部门按照股份公司规定的存货计价方法, 正确核算存货的实际成本。财务部监督检查分（子）公司存货计价方法是否正确。存货计价方法变更由财务部上报总裁班子审批，对外披露后，在下一年度实施。7.2 月末，对单到货未到的在途存货，应根据业务部门提供的有关在途存货统计报表，以及发票、付款凭据等经财务部门负责人审核后进行账务处理。相关会计凭证须经不相容岗位人员稽核。7.3 分（子）公司财务部门至少每半年根据有关资料判断存货是否存在减值迹象，如存在减值迹象则进行减值测试；需计提跌价准备的,及时进行账务处理。跌价准备数额上报财务部会同事业部审核，按规定权限审批后，分(子)公司按批复数进行调整。7.4 分（子）公司财务部门对存货处置的净损益,及时进行账务处理，纳入当