业务部5S实施应用.doc

业务部的5S实施方案业务部办公室管理制度.1目的:为加强公司办公管理,提高办公效率,降低办公成本,给车间起到一个表率作用.2原则：2.1办公管理贯彻“规范、效率、效益”的理念。2.1.1规范:以制度规范办公管理.2.1.2效率:有助提前整体工作效率.2.1.3效益:减少资源耗材,降低成本.3范围3.1办公室管理的范围包括:3.1.1档案管理3.1.2办公用品管理3.1.3邮件管理3.1.4文件打印管理3.1.5办公现场管理一 5S的具体实施解释整理（SEIRI）所为整理，就是把要与不要的东西分清楚，在把不要的东西丢掉。整顿（SEITON）所为整顿，把要用的东西以最简便之方式放好，并且能一目了然。清扫（SEISOU）所为清扫，经常打扫，常保清洁之工作环境。清洁（SEIKETO）所为清洁，就是维持整理、整顿、清扫3S之成果。教养（SHITUKE）所为教养，就是养成遵守既定标准之习惯。 二、 业务部门5S活动的具体内容（一） 档案管理项 目内 容整理 检查是否有闲置桌椅，是否有破损桌椅； 检查桌椅下是否经常打扫，是否干净整洁； 检查桌椅是否均粘有物品标签； 检查桌面，是否整齐、干净，是否有不该置于桌面的物品或资料； 检查抽屉内是否干净，资料或物品是否摆放整齐、合理；整顿 将办公室内桌椅摆放整齐； 将桌椅下方打扫干净，必须置于桌椅下方的物品必须堆放整齐； 整理桌椅标签，缺失的补齐，污损的更换刷新； 将桌面的物品或资料，分类整理后合理摆放，机密资料不能置于桌面，应收藏于抽屉或存档； 将抽屉内物品分类分区整理摆放；清扫 将闲置桌椅、破损桌椅清理出现场，或报废或交回物品管理部门； 清扫桌椅下方地面，将桌椅下方不洁物品、过期物品、私人物品清理出现场； 清扫桌面，将过期资料、无效资料清除，属于机密资料的应予销毁； 清扫抽屉，将过期资料、无效资料清除，属于机密资料的应予销毁；清洁 每天反复进行整理、整顿和清扫的3S小循环，以保持办公桌椅的干净、整洁； 随时自我检查，互相检查，定期不定期进行抽查； 对不符合的情况进行纠正；教养 对每个员工进行长期的5S教育、CI和公司规章制度教育； 每个员工坚持“日三省乎己”，并积极投身于“每日两次（班前班后各一次）三分钟5S、每周一次5分钟5S、每月一次10分钟5S”活动。 3、 合同资料项 目内 容整理 整理文件，区分有用与无用； 整理文件，区分不再使用与正在使用； 整理文件，区分未处理、正在处理与已经处理；整顿 文件柜应按存放文件的分类统一规划与标识； 未处理完的文件应分类、摆放整齐； 处理完的文件应分类放入文件夹； 不再使用的文件应分类整理归档； 文件夹应有相应标识，每份文件均应有编号； 所有文件均应建立电脑索引；清扫 对于无用的文件应区别不同密级进行清理销毁； 破损文件应及时修复清洁 每天反复进行整理、整顿和清扫的3S小循环，以保持办公桌椅的干净、整洁； 随时自我检查，互相检查，定期不定期进行抽查； 对不符合的情况进行纠正；教养 对每个员工进行长期的5S教育和公司规章制度教育； 每个员工坚持“日三省乎己”，并积极投身于“每日两次（班前班后各一次）三分钟5S、每周一次5分钟5S、每月一次10分钟5S”活动。 4、 计算机等办公设备项 目内 容整理 检查是否有闲置设备，是否有破损设备； 设备是否定期检查保养； 设备内部、下方是否经常打扫，是否干净整洁； 检查设备是否均粘有物品标签；整顿 将办公室内设备摆放整齐，并做到位置固定、标志明显、拿放方便； 将设备内部和下方打扫干净，衬垫物叠放整齐； 整理设备标签，缺失的补齐，污损的更换刷新； 对设备定期检修；清扫 将闲置设备、破损设备清理出现场，或报废或交回物品管理部门； 清扫设备内部和下方，将灰尘、脏物清理出来；清洁 每天反复进行整理、整顿和清扫的3S小循环，以保持办公设备的干净、整洁； 随时自我检查，互相检查，定期不定期进行抽查； 对不符合的情况进行纠正；教养 对每个员工进行长期的5S教育和公司规章制度教育； 每个员工坚持“日三省乎己”，并积极投身于“每日两次（班前班后各一次）三分钟5S、每周一次5分钟5S、每月一次10分钟5S”活动。 5、 公共场所、公共设施项 目内 容整理 检查是否有破损或污秽的公共场所或设施（门、窗、地板、天花板、墙壁、过道、洗手间等）； 公共场所、公共设施是否定期检查保养； 应有标志的公共场所、公共设施是否有明显标志；整顿 将公共场所、公共设施打扫干净； 整理公共场所、公共设施标志，缺失的补齐，污损的更换刷新； 对公共场所、公共设施定期检修；清扫 破损或污秽的公共场所与设施应清理，或报废或提请修理； 清扫公共场所、公共设施，将灰尘、脏物清理出来；清洁 每天反复进行整理、整顿和清扫的3S小循环，以保持办公公共场所、公共设施的干净、整洁； 随时自我检查，互相检查，定期不定期进行抽查； 对不符合的情况进行纠正；教养 对每个员工进行长期的5S教育和公司规章制度教育； 每个员工坚持“日三省乎己”，并积极投身于“每日两次（班前班后各一次）三分钟5S、每周一次5分钟5S、每月一次10分钟5S”活动。 （二） 业务管理活动业务管理活动主要包括：流动资金管理、资本管理、控制成本管理与控制、业务分析、业务计划等管理活动。现以流动资金管理中现金管理和应收账款管理为例说明5S活动在业务管理活动中的应用：1、 现金（资金）管理项 目内 容整理 检查现金存量的分布情况（库存现金、各种银行存款、在途现金、三月内到期的短期投资等）是否合理； 检查现金的支出是否在计划内，是否合理，收入计划执行情况等； 检查现金的短缺与溢余；整顿 调整现金存量的分布形式，使之比例适当； 根据事业计划的变更及时调整现金收支计划； 准确估计和使用现金的浮游量； 加速催收账款，保证并增加现金流入； 积极筹措资金，弥补现金的短缺；清扫 对于不合理或超计划的支出予以否定与整肃； 妥善处理现金的富余量；清洁 每天反复进行整理、整顿和清扫的3S小循环，以保证现金管理的有序、规范； 随时自我检查，互相检查，定期不定期进行抽查； 对不符合的情况进行纠正；教养 对每个员工进行长期的5S教育和公司规章制度教育； 每个员工坚持“日三省乎己”，并积极投身于“每日两次（班前班后各一次）三分钟5S、每周一次5分钟5S、每月一次10分钟5S”活动。 2、 应收账款管理项 目内 容整理 检查客户档案是否健全； 经常核对会计核算记录，检查有无漏入帐、错入帐、误入户头等现象； 按月向客户发送对帐单，核对有无未达账项； 进行账龄分析，按账龄长短对客户进行排序；整顿 建立健全客户档案； 根据营销策略、客户资信等因素制定收账政策； 根据营销合同的收款条件、结算方式、付款时间等条款及时催收账款； 针对账龄分析的结果正确评估发生坏账的可能性；清扫 对于无望收回的款项，应及时清理核销； 对于资信极差的客户，应建议停止交易转入诉讼程序；清洁 每天反复进行整理、整顿和清扫的3S小循环，以保证应收账款核算与管理的有序、规范； 随时自我检查，互相检查，定期不定期进行抽查； 对不符合的情况进行纠正；教养 对每个员工进行长期的5S教育和公司规章制度教育； 每个员工坚持“日三省乎己”，并积极投身于“每日两次（班前班后各一次）三分钟5S、每周一次5分钟5S、每月一次10分钟5S”活动。 在具体的业务部门的管理实践中，5S活动是否能实施成功，最重要的是看第5个S（教养）实施得