常规A类物资管理制度(0530)[1].doc

编号：Q/WJ.JT.WZ.606-2012 共9页 第9页1目的为加强配件/物资库存状态管理，充分利用库存资源，降低库存资金占用，在集团范围内对常规A类配件/物资实施无库存供应方式。2范围适用于集团公司所有常规A类配件/物资。3定义3.1常规 A类配件/物资:泛指在全集团范围内均能够通用和普遍使用，且使用频率或使用量较高的配件/物资，如：办公耗材、电脑耗材、劳保护品、土产杂品、标准元器件、管路设备、木钳工具、石棉橡胶、化工油漆、金具、有色金属、钢铝型材、照明、塑料绝缘、电线电缆等。3.2技术管理部门：本制度中指总工办、安全办、信息中心、设备处（科）、计量处、监理部门等对口专业管理部门。3.3管理员：仓库保管员、记账员等仓库工作人员统称管理员。3.4废旧物资鉴定小组：由财务中心、审计部、总工办、设备管理部门、计量管理部门、物资中心、仓库等多部门联合组成，非常设机构，负责对废旧物资的界定和鉴定工作。3.5验收小组：由各技术管理部门抽调人员组成，非常设机构，负责对常规A类物资验收工作（不含办公和信息耗材类）。3.6安全库存：是指按常规用料和历史用料情况，能够维持短时间内使用，且避免因“断货”或“短货”而影响生产运营的最低物资库存。4职责4.1集团综合仓库4.1.1负责集团所有物料编码新增、调整、禁止、删除等管理工作，保障系统中的编码准确。4.1.2负责常规A类配件/物资界定。4.1.3负责常规A类配件/物资安全库存的制定。4.1.4负责常规A类配件/物资计划的汇总、审核、编制、提报。4.1.5负责常规A类配件/物资的保管、发货、盘点等工作。4.1.6负责组织常规A类配件/物资验收工作。4.1.7负责常规A类配件/物资维修退料的回收手续。4.2物资中心4.2.1负责配件/物资的采购、性价比预审及供应商管理工作。 起草：杨志刚 审核：刘同磊 批准：孙峰4.2.2负责配件/物资合同、协议的签订工作。4.2.3负责配件/物资价格审查和监督工作。4.3下属单位/部门4.3.1负责常规A类配件/物资临时计划提报。4.3.2监督和跟踪物资使用情况，发现质量等问题及时通告物资中心、集团综合仓库及其他相关质监部门。4.3.3生产工艺改造、大修等因素需要常规A类配件/物资调整或取消，需及时通知综合仓库。4.3.4参与物资使用状况评价。5管理内容及要求5.1物料编码管理5.1.1集团综合仓库负责集团所有物料（含采购物资和生产产品等）的编码管理工作，制定物料编码编制规则，并负责物料编码修订和维护。5.1.2物料编码新增5.1.2.1申请单位需提前2个工作日，向集团综合仓库提交“岜山集团物料编码新增申请表”，由集团综合仓库统一编制。5.1.2.2集团综合仓库必须在收到申请表当天,将新增单据处理完毕。5.1.3物料编码的调整5.1.3.1各单位在使用过程中发现物料编码错误或物料编码涉及内容错误，如错别字、名称不规范、规格型号错误或计量单位不统一等，需及时向集团综合仓库反映，或及时以“岜山集团物料编码调整申请表”形式报请集团综合仓库处理。5.1.3.2集团综合仓库在接到编码错误反馈或在收到“岜山集团物料编码调整申请表”后1个工作日内，对其进行审查处理。5.2. 物料属性判定5.2.1集团综合仓库负责常规A类配件/物资界定，并在EAS系统中进行登记备案。5.2.2其它类物资属性由使用单位界定，报集团综合仓库审核后在EAS系统中登记备案。5.2.3集团综合仓库负责常规A类配件/物资范围及种类调整（含新增、取消等），下属单位仓库无权擅自调整。5.2.4常规A类配件/物资范围及种类发生变动后，集团综合仓库应及时修改EAS系统中相关信息，以供各单位使用。5.3安全库存管理5.3.1安全库存编制依据参考各单位生产计划以及以往历史月消耗数据和经验，以能够满足正常生产/经营所需的最低库存量为准则。5.3.2物资采购/供货期限低于安全库存20%后，供应商必须在10个工作日内，补足安全库存要求。5.3.3安全库存设定原则原则上，凡常规A类配件/物资必须设置安全库存，但部分特别贵重、保质期限较短或用量较少的常规A类物资则无需设置安全库存。5.3.4安全库存调整常规A类配件/物资安全库存由集团综合仓库统一设定，原则上，一经确定，不得随意变动。但因生产/业务规模扩大等情况，集团综合仓库可作适度调整，并及时通知物资中心及供应商。5.3.5集团综合仓库至少每半年组织相关联单位/部门，对常规A类配件/物资安全库存标准进行评审，并及时依据评审结果调整安全库存标准。5.4计划管理5.4.1原则上，常规A类配件/物资无需提报月计划，一旦库存物资低于安全库存标准20%时，由集团综合仓库提交采购计划报物资中心进行采购。5.4.2发生以下情况时，使用单位/部门可向集团综合仓库提交临时紧急采购计划5.4.2.1未设安全库存的常规A类配件/物资。5.4.2.2计划性检修或其它可预知性原因，常规A类配件/物资用量特殊放大。5.4.2.3特殊紧急原因（如大型抢修），物资使用量较大，且库存量不能满足使用时。5.5常规A类物资合格供应商管理5.5.1合格供应商资质要求5.5.1.1具有独立法人资质，提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关有效证件。5.5.1.2具有良好的信誉及质量保证体系,质量能够持续满足使用要求。5.5.1.3具有良好的售后服务和配套支持能力。5.5.1.4能够保证及时供货，且具备长期的供应能力。5.5.1.5如遇特殊紧急需求，能够满足供货能力。5.5.1.6必须具有与供货规模相一致的资金实力，且愿意垫资经营。5.5.1.7具有良好的商业操守，能够服从管理，严格遵守公司各项规章制度和规定。5.5.1.8具有持续低价位或批量价位供货能力，且保证供货价格不高于地区同类市场价格。5.5.2常规A类配件/物资合格供应商审批及报备程序常规A类配件/物资合格供应商原则上由物资中心以招标（招标前供应商需提交相关资质证件）的形式进行确认，报请总裁批准后，由物资中心将提交相关资质证件进行备案。5.6价格审查及确认办法物资中心每季度至少组织一次价格审查及确认，并向集团综合仓库提交价格标底。价格审查及确认办法，原则上，以公开招标或市场询价等方式取得。5.7物资验收常规A类配件/物资验收由综合仓库负责组织，实行分类验收制度。5.7.1办公类由综合仓库组织集团党政办公室、质检中心进行综合验收。5.7.2信息类由综合仓库组织信息中心、质检中心进行综合验收。5.7.3其他A类配件/物资由综合仓库组织质检中心，与从验收小组中抽选不少于3名成员共同进行验收，原则上验收物资中使用单位人员尽量参与（计量器具必须有计量管理人员参与。）5.8收货登记5.8.1常规A类配件/物资由集团综合仓库负责统一收货登记。5.8.2供应商在集团综合仓库的铺货物资，属于仓库暂存，不办理入库手续。5.8.3购入常规A类配件/物资经验收合格后，仓库保管员根据“物资购入验收表”、“物资购入计划表”（或EAS计划登记）、采购合同或标底的复印件，并对物资实物清点查收后开具“岜山集团综合仓库到货登记表”（一式两联，一联：存根，综合仓库留存；二联：收货凭证，供应商留存）,并建立明细帐。5.8.4生产（如突发性检修）急用物资，在得到质检中心、集团综合仓库确认后可直接送达生产现场，但必须在3个工作日内，到集团综合仓库登记并补办领料手续。5.9库存管理5.9.1常规A类配件/物资送往集团综合仓库统一储存，同一物资原则上尽量由一家供应商供货。5.9.2仓库收到货后，必须及时现场进行实物查验和清点，原则上不得以“领料单”或其它凭据办理收货手续。5.9.3未进行收货登记或检验不合格的物资，一律不得存入仓库，确属无法及时运走的，需经仓库主管领导同意，由仓库负责提供临时储存点，但须与库内合格品明确区分。供应商临时存放10日内仍未运走的，每超一天，仓库按20元/天向其收取租金。5.9.4库存物资必须进行“材料卡片”标示，“材料卡片”中必须包含物料编码、物料名称、单位、规格型号、安全库存等信息，如发生变动，需及时更新卡片中相关内容，确保帐、物、卡相符。5.9.5对存放时间超过3个月仍未使用的物资，仓库应在每季度结束前10日内以书面形式汇总后，报送物资中心。对将要逾期失效的物资，仓库应至少在有效期（保质期）结束前15日内以书面形式汇总，并报送物资中心处理。5.9.6仓库应对库房物资进行日常保养、维护和定期检查，防止备件材料变质、损坏或遗失。5.9.7备用件达到保养期限或存放寿命时，集团综合仓库应组织总工办、设备管理部门、财务中心、审计部等部门进行综合评价。5.9.8仓库必须严格执行“日清、周对、月结”，如发现帐物不符实，严禁随意的修改账目和标识/牌号，必须查明是否有漏入库、多入库和偷领、冒领情况，并分析原因，制定整改措施杜绝出现类似问题。5.9.9精密、易碎及贵重货物要轻拿轻放、严禁挤压、碰撞或倒置，做到妥善储存和保管。必要的应建立单独的储藏间或储存货柜，避免不同物资混淆或串用。5.9.10仓库管理员对库存、代保管、待检验的物资负有保管责任。库房物资若有损失、贬值、报废、盘盈、盘亏等，库管员应及时报告，分析原因、查明责任未经批准一律不准擅自处理。5.9.11供应商在集团综合仓库的铺货物资，原则上不能随意撤换。如因招标或其他方面原因，发生供应商供货范围变动或不能继续供货的，物资综合仓库应依据安全库存首先通知新供应商补货完毕后，原供应商则须在7个工作日内将其所属货物撤换完毕，财务中心、审计部负责稽核。5.9.12仓库工作人员须严格执行上述条款，每违反一项，对责任人给予50元罚款，如造成经济损失，按损失额另行处罚。5.9.13库存物资摆放标准5.9.13.1按照物资入库时间顺序码放，物资出库时应按照“先进先出”原则取料。5.9.13.2物资码放必须遵循“合理、牢固、整齐和方便”原则，分区位码放。5.9.13.3标识定位采用“四号定位”原则，即定仓库号、货架号、架层号、货位号。（例如某种物资放在2号库房11号货架2层6号位，物资定位编号为2-11-2-06）。5.10领用/出库管理5.10.1领料单说明“领料单”一式四联，即，一联：存根，领料部门留存；二联：会计，附凭证使用；三联：仓库（一），集团综合仓库留存；四联：仓库（二），领用单位仓库留存。5.10.2物资出库后，仓库管理员须在受理的领料单上签字确认。5.10.3仓库管理员应按照领取数量和重量，确保维修退料、呆料、闲置及修复使用物资得到优先领用。5.10.4仓库管理员发放物资，遵循“先进先出”原则的同时要确保公司内部调拨的物资优先出库。5.10.5仓库管理员须凭“领料单”发货。“领料单”填写须清晰规范，且必须明确写明领取物料的“物料编码”。保管员发货时，必须认真检查物料编码填写是否正确，如填写错误须及时修正，坚持无领料单、内容填写不准确或有涂改痕迹不发货。紧急情况下（如突发事故、夜间用料等），允许以借条方式领取使用，但借条需注明领取物资编码、名称、规格/型号、数量、领取人及当班仓库管理员签字确认后发货，且使用单位必须在3个工作日内补交领料单。5.10.6仓库管理员要做好出库登记，填写“岜山集团综合仓库物资领用传递单”交记帐员作出库账目凭据，并及时录入EAS。5.10.7领用信息设备/耗材时，须信息中心核实批准，否则仓库不予发放。5.10.8部门领用工具后，必须由设备处（科）核实入“工具卡”，由直属上一级负责人签字后确认。 5.10.9“以旧换新”领料管理5.10.9.1原则上除消耗品、新增或技改以外的物资均实行以旧换新。属于以旧换新的常规A类物资在领用时，必须在领料单注明是否属于“新增”，如未注明，一律按以旧换新领料管理。5.10.9.2生产、安装急需物资或特殊情况下需先领用新物资才能退回旧物资的，领用部门必须在领料单备注说明，并在领用新物资当日起5日内将旧物资交回。未交回废旧物资的，按新物资价格的20%对责任部门进行处罚。5.10.9.3对不便于运输的重量较重或体积较大报废物资，到仓库登记备案后，由领用部门负责临时存放保管，仓库人员需及时通知废旧仓库统一处置。如造成废旧物资遗失的，按新物资价格的20%对责任部门进行处罚。5.10.9.4使用单位对更换的备品备件在维修记录中进行必须准确登记，在设备维修记录及设备台帐中明确记录更换的备件（包括修复件）。5.11仓库盘点5.11.1集团综合仓库于每月25日负责会同供应商对库存物资进行盘点，财务中心负责稽核。5.11.2盘点采用实盘实点方式，禁止目测和估计数量，及时填写“仓库物资盘点表”，记录盘点结果，参与盘点的人员必须在“仓库物资盘点表”上签字确认。5.12调转/回收物资管理5.12.1下列情况之一，集团综合仓库有权对下属单位/仓库物资进行调转/回收5.12.1.1集团经管会有明确批示，需要调转/回收物资。5.12.1.2下属仓库内自行存放/收入常规A类配件/物资。5.12.1.3下属单位/部门囤积常规A类配件/物资，且短期内不能消耗使用。如超需求领用、私设二级仓库或变相二级仓库等。5.12.1.4下属单位/部门大量存放闲置物资或报废物资，且未上报说明或申请处置。5.12.2物资调转/回收前，由集团综合仓库会同技术管理部门，对拟接收物资进行核验，并查明物资物料编码、名称、品种、规格/型号、数量、新旧程度、参照价格等信息，详细编制独立的调入物资明细账。5.12.3对全新物资、可再利用物资等分类存储，并明确标识，编制牌号。5.12.4调转/回收物资实行分类管理5.12.4.1有利用价值的，仓库应上架摆放，且优先出库。5.12.4.2有利用价值，但可预见在短期内不再使用的（如升级改造后淘汰的设备），按闲置物资管理。5.12.4.3有残值但不能再利用的按废旧物资转废旧中心统一处理。5.13闲置物资管理5.13.1闲置物资由保管单位/部门（指原单位或移交后单位）指定区域存放，且做好标示。5.13.2闲置物资在处置前，保管单位必须定期做好维护保养工作。5.13.3闲置周期大于两年的，属于长期闲置，应及时报请集团总工办统一处置。5.14废旧物资管理废旧物资原则上由集团废旧中心至少每季度集中组织整理/回收一次，并联合财务中心、总工办、审计部、设备管理人员对废旧物资进行分类处置。5.15维修退料管理5.15.1维修退料管理说明：维修退料是指设备维修或使用结束后，将剩余的完好物料退还仓库，以便于仓库能够准确掌握实际库存情况，及时调配使用，以避免滞料占用资金。5.15.2任何生产单位/部门严禁自行设置二级仓库或变相“二级仓库”，严禁大量囤积存料，更不得将维修余料自行随意备存。若发现违反该条款的单位/部门，对其单位负责人处以1000元以上罚款，仓库所在部门负责人处以500元以上罚款，并将二级仓库库存物资全部收回，领用部门再次领取此批物资时，将该物资二次计入领用生产单位成本中。5.15.3其退料流程：单位根据余料量开具领料单（红字），由仓库管理员核准物料后开具入库单（红字），对库存进行冲减。5.16下属单位仓库A类配件/物资出/入库管理办法5.16.1下属单位仓库仅做出/入库的账务处理，下属单位仓库不经手实物，实物收货、验收、发货和盘点由集团综合仓库统一办理。5.16.2月度结束后，凭供应商根据下属单位/部门的实际领料提供的供货发票、“领料单”、物资中心提供的当前有效的“价格标底”及在集团综合仓库“暂存”铺货时办理的“物资购入验收表”办理“入库”手续。随之，下属单位仓库根据“领料单”及时办理“出库”手续。5.17结算5.17.1.集团综合仓库于每月20日前对内部物资或外购物资进行分类整理后形成“岜山集团综合仓库物资领用传递单”，联同“领料单”、“物资购入验收表”（复印件盖章）、有效的“价格标底”转发给下属单位仓库。5.17.2内部调转物资结算5.17.2.1转出单位仓库根据集团综合仓库出具的“岜山集团综合仓库物资领用传递单”开具“收据凭条”，转入单位仓库依据“领料单”及“岜山集团综合仓库物资领用传递单”于22日前办理入库手续，并根据公司费用管理程序暨流程规范报请相关领导审批后，转财务中心办理转移手续。5.17.3外购物资结算5.17.3.1结算方式：按月、按实际领用量结算。即供应商所有在集团综合仓库铺货，均为“暂存性”铺货，非正式采购“入库”，下属单位/部门在未实际发生领料前不进行结算。5.17.3.2结算价格按领料时当期有效的“价格标底”执行。5.17.3.3下属单位收到供应商提供的供货发票，依据集团综合仓库提供的“领料单”、“岜山集团综合仓库物资领用传递单”、“物资购入验收表”及有效的“价格标底”，及时办理“入库”和“出库”手续。5.17.3.4供应商持发票及下属单位仓库开具的“入库单”到物资中心办理付款手续。5.18安全与消防管理5.18.1管理员对外来人员要严格监督，防止将火种或易燃物品带入库房内。严禁在库房内吸烟