档案管理规定正式稿1.doc

济普201111号 关于印发档案管理规定的通知各部室、事业部、公司：为加强和改进档案管理工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为企业发展服务。根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法有关规定，我厂制定了本档案管理规定，现予印发执行。本规定在执行过程中遇有问题，请及时与厂办综合档案室联系。原有关档案管理规定与本规定不符的，以本规定为准。 附件： 档案管理规定 二0一一年五月三十一日档案管理规定目录 一、总则.32、 归档范围.3 （一）、科技档案归档范围.31、技术档案.3 2、产品档案.43、设备档案.44、基建档案.5 （二）、专门档案归档范围.51、财务档案.52、人力资源档案.5 （三）、文书档案归档范围.61、党群工作.62、行政管理.63、综合管理.6 （四）、电子与音像档案归档范围.7 （五）、实物档案归档范围.7 三、档案的管理.7 （一）、科技档案管理 .7 （二）、专门档案管理.8 1、财务档案.82、人力资源档案管理.8 （三）、文书档案管理.9 （四）、电子与音像档案管理.10 （五）、实物档案管理.10四、档案利用.11五、档案保密.11六、档案销毁.11 七、档案库房.12 八、档案统计.12九、档案责任追究.12附件：档案管理规定 一、总则(1) 、企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体，包括科技、产品、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、计划统计和党、政、工、团工作等一系列方面的档案。 (2) 、企业档案工作是我厂企业管理基础工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。档案的形成、积累、整理和归档工作列入各部室、事业部、公司职责范围，列入管理程序。 （三）、按照企业档案管理有关规定，结合实际情况，我厂档案划分为科技档案（技术档案、产品档案、设备档案、基建档案）、专门档案（财务档案、人力资源档案）、文书档案、电子与音像档案、实物档案五类。 （四）、各类档案实体具体的分类、分类编号、保管期限以及档案编目与检索工具编制按国家和集团公司规定执行。（五）、归档的基本要求 1、归档的文件材料必须完整； 2、 归档的文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程； 3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。 （六）、全厂档案管理由厂办公室负责，设综合档案室。并负责对各部室、事业部、公司文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。各部室、事业部、公司设兼职档案员。 （七）、档案管理人员须遵守以下职责1、 钻研业务，不断提高工作能力，保证档案工作任务的完成。2、 集中、统一、科学地管理好档案，维护档案的完整、系统、准确和安全，并及时、准确地提供利用。3、做好档案的整理、立卷归档工作。4、遵守档案保密制度，做好档案安全工作。5、严格执行技术档案的保管、借阅、发放制度。二、归档范围 各部室、事业部、公司在日常工作、生产中形成和积累的下列资料均在归档范围之列。 （一）、科技档案1、技术档案（1）、技术科研课题审批文件、任务书、委托书、选题报告、调研报告、方案论证、设计说明书、可行性分析报告，协议书、合同等文件; （2）、各种载体的重要原始记录、实验报告、计算材料，专利申请的有关文件、设计文件、图纸、关键工艺文件、重要的来往技术文件等材料; （3）、鉴定、验收、总结材料，论文、专著、参加人员名单，科研投资情况、决算材料等; （4）、成果和奖励申报材料及审批材料，推广应用的经济效益和社会效益材料等; （5）、技术推广应用方案、总结，扩大生产的设计文件、工艺文件，生产定型鉴定材料、转让合同、用户反馈意见等。 2、产品档案 （1）、产品生产协议书、任务书、委托书和有关合同文件; （2）、产品文件目录、明细表、汇总表等；（3）、产品技术技术标准，图纸;（4）、产品说明书；（5）、标准化审查报告;（6）、产品检验、鉴定文件，工艺文件，技术关键问题分析和处理报告，重大故障分析和排除措施报告，市场技术信息和用户意见； （7）、产品创优文件，包括优质产品申报表及其附件、优质产品证书等。 3、设备档案（1） 、设备、仪器购置申请报告及批复；（2）、订购协议或合同书； （3）、随机图册及说明书，设备合格证、装箱单、配件目录，安装规程及其开箱检验记录；（4）、随机附件丢失、损缺情况报告、索赔报告； （5）、设备安装记录，设备试运行记录，验收合格书；（6）、设备保养和大、中维修记录，设备事故记录、设备使用分析表、设备检验记录、设备履历表；（7）、设备停用、转售、报废文件材料； （8）、自制设备仪器的设计图纸、计算书、测定数据、性能鉴定材料、工艺安装图纸、使用说明书及检查维修记录等。4、基建档案 （1）、工程立项报告及批复；（2）、工程勘察报告，设计文件、图纸；（3）、红线图，拆迁、补偿协议书； （4）、招标、投标、中标、租赁文件；（5）、施工单位资质，原材料或构件出厂证明，建筑材料试验报告；（6）、设计变更、更改资料；（7）、隐蔽工程图纸及验收记录；（8）、设备、电气、仪表与管线安装施工文件，系统调试、试验记录，管线标高、位置、坡度测量记录，工程质量评定材料； （9）、监理合同、索赔材料；（10）、工程审计文件、材料、决算报告，竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会名册，环保、消防等验收审批文件。 （二）、专门档案1、财务档案 （1）、会计凭证：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、银行存款、余额调节表等； （2）、会计账簿：日记账、现金账、明细账、总账、固定财产卡片、辅助账簿、移交清单、保管清册、涉外账簿； (3)、会计报表：财务指标快报，月、季度会计报表，年度会计报表（决算）等。 2、人力资源档案（1）、职工履历材料；（2）、职工鉴定、考核材料；（3）、职工专业技术职务评聘；（4）、职工奖励与处分材料；（5）、职工工资、保险、福利待遇等；（6）、其他记载个人重要社会活动的文件材料。（7）、职工劳动合同管理、劳动工资和社会保险、职称评聘； （8）、劳动定额、定员和劳动调配、劳动保护等材料；（9）、职工教育培训工作；（10）、人事任免。（三）、文书档案1、党群工作（1）党委、各党支部工作计划、总结，会议记录、纪要，民主生活会议记录，本厂各类正式文件、上级来文； （2）、党组织机构设置、印鉴启用、人事任免的通知，党员年报、名册，吸收新党员，交纳党费等文件材料； （3）、理论学习教材、教案，政治思想工作、精神文明建设等方面的文件材料； （4）、工会工作计划、总结、会议记录，各种名册、报表，职工福利、劳动竞赛、文体活动材料，职代会材料，报刊上发表的作品，女工活动、计划生育材料； （5）、共青团工作、团员大会、团员管理、团员活动、团费管理等文件材料。 2、行政管理（1）、企业综合性计划、规划、总结、统计报表，厂务会议、办公会议记录、纪要、决议，本厂全部正式文件，上级发文；（2）、法律事务、安全保卫、信访、外事工作等材料； （3）、企业产权、资产、股权证明，清产核资材料，资产注入、划拨、划转、变动材料，注册登记材料；（4）、合资公司董事会材料；（5）、广告宣传、商标； （6）、企业各种资质证书、公证书材料； （7）、质量体系和CCC认证、复审材料； （8）、物业、后勤管理相关资料。 3、综合管理 （1）、企业改革、经营战略决策，方针目标管理等文件材料； （2）、各种经济合同、协议、意向书；（3）、资金管理、价格管理、成本、审计等文件材料，物资供应、仓库管理、废旧物资回收与修旧利废等文件材料； （4）、市场预测及分析报告，用户调查、客户台帐，产品销售材料；（5）、经济责任制、考核、奖惩等材料；（6）、生产管理、生产计划，安全操作规程、事故报告，员工安全教育等文件材料；（7）、质量管理、控制、质检报告，产品标准、质量事故分析等文件材料； （8）、能源管理、能源定额、降耗、计量工作中形成的文件材料； （9）、综合性的技术管理、生产技术控制、技术引进、产品创新、技术规程等文件材料； （10）、工业卫生、环境保护检测与控制，污染治理等工作中形成的文件材料。 （四）、电子与音像档案1、电子档案主要是通过计算机或其他电子媒介制作的档案，通常在计算机内储存。包括各种专用软件以及文字、图表、图形、工艺、设计书、作业指导书等。2、 音像档案 主要包括照片（底片）、录音带、录像带、光盘、唱片、影片、电视片等。 （五）、实物档案 1、荣誉性实物。主要指奖状、锦旗、奖章、奖品、荣誉册、光荣册、证书、奖牌、匾、合格证、奖杯、聘书、任命书等带有荣誉性质的物品； 2、赠品，主要指各有关部门赠送的牌匾、礼品等实物； 3、印章，包括各种各类失效的木印、塑印、钢印等； 4、样品，主要指企业生产的产品实物或模型。三、档案的管理（一）、科技档案管理 1、各事业部在产品开发、生产过程中，都要及时对技术文件、资料、图纸进行完整、准确、系统的整理。按归档范围和要求，组成卷、袋、册、盒，向厂办综合档案室移交。2、交接要办理交接手续，签字备查。凡不符合组卷要求或技术文件资料不全的，应进一步进行完善，合格后由综合档案室接收。3、为方便工作，相关技术资料在原件移交前，经相应领导同意后，事业部可复制备份留用。4、重要的外来、外购图纸资料，随仪器、设备入厂的图纸、使用说明书、电气线路图等在开封前，有关单位须通知综合档案室参加清点，如数归档。5、综合档案室对接收的科技档案进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理，编制目录，做到定位存放，妥善保管，帐档一致，方便利用。（二）、专门档案管理财务档案和人力资源档案分别由财务部门、人力资源部门设分室管理。 1、财务档案 （1）、财务部门指定专人负责财务档案的保管工作，档案柜由专人负责分类整理，档案柜钥匙由专人负责保管。（2）、每月形成的财务档案，由专人按照归档要求整理立卷、装订成册，编制财务档案保管清册，分别保存。凭证按月整理保存，年终将本年帐簿存档。（3）、财务档案不得外借。（4）、财务部门负责设置财务档案查阅登记清册，及时登记查阅人或者复制人的姓名、用项。 （5）、部门分立，财务档案由分立后的一方统一保管，另一方可查阅、复制与其业务有关的财务档案。对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出，移交业务相关方保存，并按规定办理交接手续。（6）、部门合并，原单位形成的财务档案应当由合并后的单位统一保管。（7）、部门之间交接财务档案的，交接双方应办理交接手续。2、人力资源档案管理（1）、人力资源部门要确保人力资源档案的真实、合法、有效性。（2）、人力资源档案管理人员负责收集各类人力资源资料，加以分类、整理和鉴别，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。（3）、各部室、事业部、公司有义务提供或反映本单位有关人力资源档案信息和资料。（4）、人力资源档案管理人员负责建立人力资源档案目录一览表。（5）、因工作调动而引起的档案转递应按发文要求包装、密封。档案转走后，同时在人力资源档案目录一览表上标明“注销”。（三）、文书档案管理 1、坚持部门收集、管理文件材料制度。按年度立卷，每年三月份前向厂办综合档案室移交前一年档案。2、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交办公室文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。3、凡本厂缮印发出的公文由办公室统一管理。 4、一项工作由几个部门参与办理，文件材料由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 5、外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员，须将会议的主要文件资料归档。 6、各部室、事业部、公司应根据本单位的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的案卷类目。具体由厂办综合档案室指导。7、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。8、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。 9、 卷内文件材料应批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 10、案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔填写各栏目，字迹要工整、清晰。 11、案卷装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷用三孔一线封底打活结的方法装订。（四）、电子与音像档案管理1、电子与音像档案是档案全宗的组成部分，应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档。2、 电子与音像档案分类、组合、排列和编目由综合档案室负责。3、照片档案按年代、事由分类。同属一类的照片按时间顺序编号，有底片的，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。录音带、录像带、光盘按年代、事由分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。同时编注与其他载体档案相联系的参照号。4、文字说明内容（事由、时间、地点、人物、背景、作者)由摄录者负责编写。时间用阿拉伯数字表示。5、照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；录音、录像带、光盘以盒为单元填写卷内目录，并填写卷内备考表。6、归档的电子与音像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改。7、电子与音像档案原版一般不得借出。（五）、实物档案管理由厂办综合档案室负责管理。4、 档案利用 （一）、各部室、事业部、公司向厂办综合档案室借阅一般性档案，须进行登记。借阅重要档案，须经相关厂领导批准。（2） 、外单位到厂查档，需持介绍信并经分管厂领导签字批准。 （三）、借阅档案限期使用，按期返还。返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。 （四）、不得对档案划道、涂改、折卷、裁剪、撕毁。 五、档案保密（1） 、我厂档案、特别是科技档案、财务档案、人力资源档案、重要的文书档案等均带有机要性质，必须做好保密工作。 （二）、利用科技档案、专门档案，须严格履行审批手续，未经批准的，严禁提供利用。对于擅自向外转借、提供图纸资料和技术文件等档案材料者，追查责任。 （三）、档案不允许随意复制（复印、誊抄、拍照）。确因工作需要必须复制的，须经档案主管部门或相关领导同意，并统一由档案主管人员按照审批手续提供复制件。（四）、不允许将涉密档案带回家中。严禁携带涉密档案游览、参观、探亲、访友，出入公共场所。 （五）、各部室、事业部、公司要定期检查档案保密工作，总结经验，堵塞漏洞，严防失密、泄密发生。（六）、发现泄密，应立即报告，及时追查。 六、档案销毁（一）、对没有保存价值的不归档文件，保管期限已满、无须继续保存的档案进行销毁，应严格履行批准程序。 （二）、档案销毁，必须由企业相关人员组成的鉴定小组按照国家有关规定进行鉴定。 （三）、经过批准确需销毁的档案，必须写出销毁档案内容和报告，列出档案销毁清册。 （四）、批准销毁的档案，要有厂办综合档案室和相关部门共同鉴销。销毁完毕，鉴销人要按规定填写销毁清册并签名盖章。 （五）、档案销毁后，必须在相应的案卷目录、档案检索目录和案卷目录登记簿上注明“已销毁”备查。 七、档案库房 (一)、除厂办综合档案室设专门库房、财务部及人力资源部设分室库房外，其他各部室、事业部、公司应设专门档案橱柜存放档案。（二）、档案库房、橱柜要保持清洁干净。做到存放条理化、排列系统化、保管科学