四川省荣新房地产集团部门职责手册.doc

四川省荣新房地产集团部门职责手册 编制：荣新集团人力资源中心 批准： 张雪林 发布日期：2012年12月28日执行日期：2013年01月01日目 录第一章 手册说明3第二章 荣新房地产集团组织架构4第三章 部门职责5一 部门通用职责5二 各部门职责62.1 集团总裁办62.2 集团营销管理部72.3集团商业管理部 92.4 集团成本管理部102.5集团招标采购部 122.6集团设计管理部142.7集团工程管理部162.8集团运营管理部182.9 项目公司综合部192.10项目公司工程部202.11项目公司销售客服部222.12 项目公司财务部23 第一章 手册说明本手册旨在描述四川省荣新房地产集团部门组织架构、部门职能和岗位职责定位，是房地产集团公司组织管理的基本文件。它包括以下内容：一、房地产集团公司组织架构图：说明房地产集团职能部门、成员公司设置及其指挥关系。二、部门组织架构、部门职能描述、岗位设置与层级关系定位：主要阐述房地产集团公司各部门的核心职能，明确部门内岗位设置、岗位相关关系、主要职责定位，并确定其在房地产集团行政职等架构中所处的位置。本手册是荣新房地产集团组织管理的基本文件，当组织结构、部门设置、岗位设置和权责设计或业务流程发生变化时，应及时修订本手册。手册所称“集团” 、“公司”均指四川省荣新房地产开发（集团）有限公司。本手册的修订由荣新集团人力资源中心负责。第二章 荣新房地产集团组织架构第三章 部门职责一 部门通用职责1.部门管理1）贯彻执行公司及行业有关政策、制度；2）组织制定并实施各专业或分管范围内的管理制度、流程及作业文件，检查执行情况，不断进行完善和调整；3）根据公司战略发展规划，编制本部门年度和月度工作计划并组织实施，跟踪执行情况，必要时进行调整或采取有效措施，保证计划的有效实施；4）指导、监控和考核下属岗位的业务工作；5）对本部门员工进行针对性的辅导与培训；6）根据业务发展要求制定创新课题，不断进行业务和管理方面的创新。2.部门日常工作1）建立本部门所属岗位的关键绩效考核指标；2）根据公司绩效管理制度及考核指标，开展本部门员工的绩效辅导、绩效考评和绩效面谈等工作；3）编制部门预算，并按批准的预算范围组织实施和控制；4）完成本部门各类统计报表的编制、汇总及上报工作；5）负责对本部门所使用的办公设施及办公用品进行日常维护、管理工作；6）组织本部门员工的内部日常业务培训和岗位培训；7）承担与本部门有关的文件资料的起草和归档整理工作。3.知识管理1）负责根据本部门业务工作开展过程中出现的杰出贡献或重大失误编辑工作案例，进行知识管理；2）总结本部门先进、科学的管理经验或方法供其他部门学习和分享。4.其他配合性工作1）配合有关部门进行防火、防盗、保卫等工作；2）配合进行公司和部门接待工作；3）根据公司要求，协助和配合其他部门工作；4）负责本部门大事记的撰写和上报；5）完成上级领导交办的其他临时性任务。二 各部门职责2.1 集团总裁办2.1.1岗位设置图详见年度定岗定编图2.1.2 部门职责1. 文秘机要工作1）负责集团行政公文、传真、信函的收发、登记、传阅、批示；2）负责集团公文拟定、审核、印刷、传递、督办；3）负责集团会议的会务管理与会务服务；4）负责集团领导重要讲话文稿的起草及会议纪要的整理与发放；5）负责集团印章保管和使用、信函管理、商标注册、全资公司设立变更事宜； 2. 行政后勤管理1）负责集团公司规范化管理及各项行政管理制度的建设、修订完善和检查监督；2）负责集团总部车辆调配、车辆维护、司机管理及相关证照办理；3）负责集团对外事务的协调与联络及接待事务；4）负责集团内部信息沟通平台的建设，促进集团内部沟通；5）负责集团总部的安全管理及综合治理工作，对日常安全工作进行监督检查；6）负责公司日常行政及后勤的安排及管理。3. 档案管理1）负责编制集团档案管理制度和规定，并负责综合档案管理； 2）负责档案的接受、归档、存放和保管；3）负责档案的借阅登记、催收、鉴定和销毁；4）负责集团合同的盖章和归档管理工作。4. 资产管理1）负责集团办公用固定资产的购置审批以及登记建档工作；2）负责办理集团办公用固定资产的转移/报废手续；3）负责集团办公用耗材、低值易耗品和日常用品的采购、保管、领用和办公费用管理。5. 信息化管理1）配合信息部做好ERP上线运行等相关工作。2.2 集团营销管理部2.2.1岗位设置图详见年度定岗定编图2.2.2部门职责1市场调研1）负责国家和地方房地产政策的收集和分析；2）负责区域市场调查研究信息收集；3）负责区域消费者偏好、收入水平等信息调研；4）负责区域竞争对手情报的收集分析，营销策略的制定和调整；5）参与项目的可行性研究，提出可行性研究建议。2. 产品定位策划1）根据市场信息分析的结果，负责产品定位策划；2）负责组织产品深化建议书的编制和评审；3）参与各阶段设计方案的评审，提供营销专业性建议；4）负责召集产品定位评审会，提供产品定位报告。3营销策划推广1）负责营销策划机构的选择和评估；2）负责组织营销策划推广方案的评审；3）负责营销方案实施监控及效果评估。4客户关系管理1）负责荣域会会员服务策划及会员服务管理；2）负责客户资源管理，客户档案维护；3）负责组织客户满意度调查；4）负责客户投诉的分析和统计；5）参与重大客户投诉处理。5房地产品牌管理1）负责集团品牌分析、定位、规划等品牌策划工作；2）负责集团VI系统的建立、维护；3）负责集团品牌的推广和传播推广工作；4）负责集团客户会会刊的编辑和发行工作。6销售管理1）负责营销代理商的选择；2）组织审核营销计划，并负责各项目公司营销计划节点的监控；3）负责组织价格评审会，提出价格调整建议，并监督执行；4）负责营销优惠方案的制定及营销价格变动的处理；5）负责营销代理商业绩评估及代理费用结算管理。2.3 集团商业管理部2.3.1岗位设置图详见年度定岗定编图2.3.2部门职责1、政策和市场研究1) 研究商业物业的发展模式，梳理集团商业物业战略、发展思路，寻求适合集团的商业物业发展模式。2) 建立商业物业的市场研究体系，负责前期定位策划和推广策划，为项目制定开发目标提供依据。3) 参与项目的可行性研究，提出可行性研究建议。2、项目招商1） 负责项目商业的招商管理，根据项目招商计划，制定并执行招商推广计划。2） 编制并修订租售管理过程中涉及的相关规范性文件，包括“租赁合同、定铺合同、租赁意向书、商铺售卖等。3） 管理并督导租售代理公司等第三方代理公司的工作推进。4） 定期汇总整理各业态商业资源及投资客户群信息，建立商家资源库。3、产品定位1） 配合相关部门，确定项目整体定位、商业功能定位、商业业态定位等定位的建设方向和目标。2） 配合设计部门与设计单位完成商业物业的产品设计。3） 建立各类商业物业的设计条件，掌握商家的物业需求，反馈物业整改、入场装修意见。4） 对持有物业进行动态管理，树立良好的市场及品牌形象。4、资产管理1） 对集团持有商业资产的经营状况进行评估，定期进行资产的投资分析和运营状况分析。2） 建立并维护集团持有商业的资产档案管理。5、租售管理1） 根据市场及集团指标，制订投资开发项目中商业板块的租售计划及执行方案。2） 制定或调整持有商业资立的租售商务政策体系（包括租金、免租期、递增率等）。2.4 集团成本管理部2.4.1岗位设置图详见年度定岗定编图2.4.2部门职责1. 成本策划1）参与项目拓展阶段工作，在项目可研阶段根据规划草案进行成本估算；2）负责在设计阶段提出限额设计和成本控制建议，并组织设计部门进行建安成本的匡算、概算和预算，组织制定项目目标成本；3）负责组织编制项目目标成本和责任成本，并负责落实和监督。2建安成本管理1）负责工程重大设计变更的技术可行性论证；2）负责对设计变更的有效性及真实性进行签证确认；3）负责建立和完善公司成本管理体系，管理和控制项目建安成本；4）负责建安成本的调研，策划和建立设计、工程、材料设备及施工工程成本信息库；5）负责建立项目成本监控和预警机制。3. 预结算管理1）负责工程项目施工图预算；2）负责组织制定项目设计各阶段费用成本测算、概算、预算和成本控制目标；3）负责落实设计阶段对建安成本的限额要求；4）负责工程费用核算，审核合同款项支付申请； 5）负责工程扣款金额核定；6）负责工程保证金的支付审核；7）组织进行工程决算，编制项目成本决算报告。4. 动态成本管理1）及时建立和更新各项成本动态信息，组织建立项目成本动态控制体系；2）负责编制工程成本动态控制表和项目发展动态成本控制表；3）监督各阶段成本目标执行情况，建立成本监控预警机制，对超出目标成本控制范围内的支出进行审核并启动预警程序，控制目标成本的非预期超支；4） 负责审核、汇总设计变更、现场签证费用，对项目动态成本进行分析和监控，组织相关部门进行目标成本控制分析，提出目标成本调整建议；5） 负责项目设计、工程、材料设备、技术服务合同进度款结算审核。5. 成本分析及效益评估1) 负责收集、分析已完工项目的成本经济指标；2) 负责项目竣工结算后的成本分析评价及效益评估；3) 负责收集和整理项目工程报价和结算等经济资料并及时归档。2.5集团招标采购部2.5.1岗位设置图详见年度定岗定编图2.5.2部门职责1. 招标管理1）负责工程类、材料设备类和施工类招标项目的发标和回标工作； 2）组织对工程类和材料设备类供应商资格审查，并推荐入围单位；3）负责招标文件、议标文件和直接委托文件、经济标的编制；4）负责勘察设计、工程施工、营销广告类招标组织、答疑与评审工作；5）组织相关部门对候选承包商的考察、资质审查与询价，参与经济标的评标工作。2. 项目合同管理1) 负责项目合同商务条款的拟订，各专业部门负责合同技术条款的拟订；2) 参与工程、材料设备合同的谈判；3) 组织或协助相关部门（包括法务专员）对合同进行会审、修改、会签和合同签订工作；4) 负责项目合同的登记、保管、结案和项目合同台账的建立；5) 负责组织对项目合同履约情况的检查和监督；6) 负责跟踪监督项目合同执行部门的履行情况。3.供应商管理1）负责搜集材料、设备供应商资料，建立、更新供应商信息库与合格供应商目录，并及时向项目公司反馈相关信息；2）负责对材料设备供应商的供应状况进行动态评估、选择、分级及档案管理；3）负责材料设备采购方式选择、商务谈判、合同会签、合同交底等工作；4）建立材料设备战略采购协议，对大宗材料进行战略采购；5）负责组织合格供应商的评估，建立公司材料设备的采购价格、市场价格数据库；6）为新产品、新材料、新技术的应用提供支持和协作。4. 材料设备采购管理1）负责材料设备的调研和样品获取；2）负责材料设备选型审核、采购合同评审及采购实施；3）负责材料设备采购合同的拟定、谈判、归档管理，并参与材料设备的招标、评标、合同签订工作；4）保证材料设备按时、按质、按量供应；5）负责对材料设备现场使用情况进行监督检查；6）负责材料设备的进场验收；7）组织不合格材料设备的退货处理和索赔工作。5采购计划管理1）参与项目进度计划的编制；2）根据项目进度计划编制各项目材料设备采购计划；3）负责编制材料设备采购月度作业计划，确保项目采购计划的完成。6材料信息库管理1）负责建立材料设备信息库；2）新材料信息、市场及供应商调研；3）负责向工程管理部、项目公司推荐新材料信息。2.6 集团设计管理部2.6.1岗位设置图详见年度定岗定编图2.6.2部门职责1. 产品研发1）分析行业整体水平，研究产品发展趋势； 2） 负责建立、健全公司产品标准体系，根据公司战略，形成公司产品系列； 3）总结和分析已完成产品的设计缺陷和问题,拟制、修订、完善公司开发项目的产品标准。2. 项目前期参与1) 参与项目的初步研究，从技术可行性方面提供专业建议，参与编制初步可研报告；2）参与项目的可行性研究，提供专业建议，参与编制可研报告；3）参与项目可行性研究的论证评审，提供专业建议；4）参与编制、会签项目进度控制总体计划；5）参与产品定位策划报告评审，从技术角度提供专业建议，确定产品定位；6）负责编制项目整体设计计划书；7）协助招标成本部和工程管理部进行工程成本预、结算和工程监控。3. 设计单位选择与管理1）负责建立设计与地质勘察相关供应商（设计单位、外部专家、勘察单位）资源库；2）负责勘察设计单位的考察、资格审查、技术标书编制、合同谈判与邀标或直接委托工作；3）负责与勘察设计单位的协作、联络、合作评估与费用管理等工作；4）负责相应合同管理工作。4. 设计方案评审1）负责概念设计任务书、规划设计任务书、扩初设计和施工图设计任务书、景观设计任务书、样板房设计、卖场设计任务书的编写；2）编制施工图设计任务书，组织施工图审查，参加工程管理部组织的施工图设计技术交底；3）各阶段与设计单位的沟通交流及修改优化，组织各阶段设计方案评审；4）负责确定项目的产品配置，参与拟订和调整建造标准工作；5）负责推行限额设计方法确保项目设计成本控制在目标成本内；6）根据设计评审的结论，对超出目标成本的设计方案进行调整修正；审核设计变更的成本，确保满足目标成本的要求。5. 设计管理1）对方案定位、产品设计进行跟踪；2）牵头和组织设计优化讨论会，将讨论会征集的优化建议报设计单位进行修改；3）对设计图纸的建造成本提出建议意见；4）对设计变更的申请、接收、可行性论证、审核等进行管理；5）审核设计变更的落实情况，并对设计变更进行统计与分析，提高设计管理能力。6. 材料设备选型定板1）根据目标成本要求组织材料定板工作；2）根据工程管理部提供的材料选择建议，组织建筑、景观及装饰材料的选型和定板；3）负责确认材料样板，并提交工程管理部进行封样；4）组织水暖电气设备的选型评审。7. 技术管理 1）编制技术管理相关制度，建立健全部门技术管理档案；2）对工程项目中出现的问题进行研究，并提出建议；3）负责设计材料管理；4）负责报批报建技术性支持；5）参与项目成本管理，并提出成本优化建议；6）工程施工配合与技术支持，参与工程竣工验收；7）组织相关部门进行设计后评估工作；8）收集、归类、归档、管理相关设计技术档案，项目结束后移交集团综合管理部。2.7集团工程管理部2.7.1岗位设置图详见年度定岗定编图2.7.2部门职责1. 工程技术标准研究与管理1）负责搜集行业、竞争对手的工程技术数据，掌握当前房地产行业工程技术发展状况，建立公司工程技术标准信息库；2）研究公司工程管理状况，负责编制工程技术标准、施工工艺控制标准等，并组织实施； 3）根据规范要求提出工程施工方案改进、产品研发改进建议； 4）参与设计方案及产品定位策划报告评审，提供专业性建议；5）负责制定工程安全、文明施工规范，并主持项目重大工程技术问题解决方案的制定和实施；6）参与材料设备采购管理，并对材料设备的使用情况进行监督检查；7）负责新材料新技术的研究和推广运用。2. 工程采购与承包商管理1）收集工程承包商（包括监理单位）的信息，建立公司工程供方的信息库；2）根据项目总体计划，编制工程承包商招标采购计划；3）负责工程类招标项目的承包商推荐、技术标书编制，组织考察、参加技术答疑工作；4）负责协助项目公司权限内及零星工程议标采购的询价、议价和合同签定工作；5）负责工程招标备案及施工图交底工作；6）组织对工程承包商合同履约评价，更新承包商合作等级。3. 项目计划管理1）负责审核各项目施工组织设计、监理规划大纲及施工总体进度计划；2）组织编制、评审和会签项目进度总控计划监督各项目工程专项计划的实施，并提出整改意见；4. 工程质量、安全、成本管理1）负责项目工程计划、进度、质量、成本、安全文明施工情况的检查和监督；2）跟踪工程质量通病的防治与改进情况，并汇总分析和总结；3）业主重大投诉的技术核查与处理；4）工程设计变更的技术可行性论证及提供专业建议； 5）工程设计变更审核及工程签证管理；6）参与项目成本管理，并提出成本优化建议；7）工程技术服务与支持，参与工程工程的验收。5. 工程检查监督组织1）负责工程管理制度的建立与完善，以及工程标准和工程案例信息库的建立； 2）负责组织对各项目公司工程质量、成本、安全、进度的检查监督； 3）负责对工程设计变更和工程签证的执行情况进行监督抽查；4）负责对工程检查出的各项问题汇总，提出整改意见并监督实施。2.8 集团运营管理部2.8.1岗位设置图详见年度定岗定编图2.8.2部门职责1. 政策和市场研究1）负责房地产行业的市场行情研究和行业政策、情报的收集整理，为公司决策提供支持；2）负责对房地产调控政策进行深入研究，组织制定可持续发展的公司经营战略规划，并监督实施；3）负责同行业经营模式、资源状况、未来行业发展趋势的研究； 4）负责研究目标开发区域的宏观环境和城市总体规划等信息，定期编制和报送市场调研资料和分析结果； 5）负责项目所在地各种规费政策的收集归档。2. 项目拓展管理1）根据公司发展战略拟定公司的土地开发及储备计划； 2）综合分析目标区域土地信息，建立并维护土地市场信息获取途径，建立土地资源信息库（包括信息库的框架、评价指标和土地信息积累等内容）； 3）根据市场信息进行土地调研和土地勘察，为公司决策提供参考依据；4）负责与土地行政主管单位及其他合作方关系协调。3. 项目论证与土地获取管理1）寻找未来价值增长潜力较大的区域或地块，谋求发展机会；2）根据项目前期勘察，负责提交项目投资收益报告；3）组织项目可行性研究，提出初步产品定位，组织相关部门编制项目可行性研究报告，并组织进行项目论证；4）组织相关部门对计划竞买的土地进行综合分析，编制竞买方案，向决策层提出竞标建议；5）负责竞买投标文件的组织和准备，递交竞买申请书及竞标投标文件，配合公司竞标拿地；6）协助决策层开展与相关各方的商务谈判工作；7）通过各种形式获得目标土地，并参与土地项目的转让过程；8）跟进和监督土地或项目转让合同的履行，负责合同款的支付和补充协议的签订工作；9）负责获取发改委立项批复。 4. 计划运营管理1）制定可持续发展的公司经营计划；2）负责集团月度计划工作会等决议事项的跟踪检查；3）对集团年度经营计划执行情况进行检查并反馈； 4）根据项目计划监督检查各项目阶段性进度计划；5）负责各项目公司项目关键节点完成情况的监控。2.9项目公司综合部2.9.1岗位设置图详见年度定岗定编图2.9.2部门职责1. 报批报建1）项目公司土地证手续办理；2） 各阶段设计方案的报批工作，土地使用证、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建筑工程施工许可证等的手续办理；3）施工许可证、预售许可证和项目施工过程中各种手续办理；4）办理配套各专业的前期手续，并协助落实配套工程专业设计、施工进场和施工协调；5）负责与政府相关部门关系的建立于维护；6）所有报批报建资料的整理和归档。2. 行政后勤管理1）项目公司各类公文起草、处理与文件督办；2）负责项目公司技术、施工、工程设计变更、签证等相关技术资料的管理；3）项目公司重大会议准备、安排与实施；4）协助集团重大活动的安排和落实；5）负责项目公司车辆、办公用品、固定资产及安全管理；6）负责项目公司档案资料管理；7）负责项目公司授权范围内的物品的采购工作；8）负责项目公司各类接待事务。3. 人力资源管理1）负责项目公司员工培训、考勤、出差管理；2）负责制定员工招聘计划，实施权限范围内的缺员招聘；3）负责项目公司员工工作计划、考核的实施与统计报送。2.10 项目公司工程部2.10.1岗位设置图详见年度定岗定编图2.10.2部门职责1. 项目前期准备1）负责施工前各项准备工作的实施和督促，组织和落实工程施工进场安排；2）参与总包单位的施工组织设计方案的评审，并组织分项工程施工组织设计方案的评审；3）负责配合房屋拆迁工作，负责“七通一平”和临建工作。2.项目计划与进度管理1）参与项目策划和定位工作，编制工程进度计划和项目控制节点计划，报集团工程管理部审核；2）负责工程进度管理，审核承包商的施工总进度计划、分项工程进度计划、主体施工方案；3）负责组织项目施工进度计划的实施，并根据销售进度要求及时进行调整；4）负责项目计划和进度的整体协调。3. 工程质量安全管理与控制1）负责建立完备的工程例会制度，负责施工现场的管理与协调；2）编制质量控制要点计划，审核关键工序、关键部位施工方案，并监督实施；3） 对工程质量进行定期分析，防治和消除质量通病，建立质量案例信息库；4）负责审核监理规划及实施细则，监督其计划执行情况，并对监理工作进行考核；5）负责工程安全、文明施工管理，以及现场环境、治安管理，定期进行安全文明检查。4. 现场签证和项目成本管理1）负责审核和签署施工现场工程变更意见；2）负责工程签证的审核，及授权范围内的签证批准；3）负责工程作业内容的验收，及设计变更、工程变更的跟踪落实及回馈工作；4）负责供应商、施工承包商的材料及设备管理；5）依据项目成本定位与确定的目标成本，组织制定项目成本实施方案，确定项目成本控制重点，执行以成本控制目标为限额的工程施工任务； 6）每月对项目成本变动与管理状况进行分析，提出相关改进建议，及采购成本控制措施；7）组织对本项目公司签订合同履约情况的检查和监督；8）组织项目公司授权范围内的直接采购/零星采购。5. 物业维修1）负责在项目结束前对各项完工工程、竣工工程、在建工程进行维修维护；2）负责对工程维修维护中存在的问题进行整理总结与改进。6. 现场技术支持1）参与施工图设计和审查及技术交底，对工程现场施工单位进行技术支持； 2）负责对工程施工用材料、设备的使用进行指导监督；3）处理施工单位现场提出的技术问题，重大技术问题及时回馈工程管理部；4）组织解决遇到或可能遇到的造价、工期、质量和安全问题，并及时上报；5）组织专案例会，沟通、协调施工过程中现场技术、质量问题，并定期与设计部门联系，解决施工图中出现的问题。7. 工程验收和交楼管理1）组织参与基础、拆迁等重要分部工程的验收； 2）组织规划验收、主体工程竣工和分项工程等各项预验收；3）组织项目工程竣工交付验收；4）参与各阶段工程验收，并负责工程付款申请、工程扣款的审核和管理；5）负责收集、归档项目前期资料、项目图纸、配套设施等项目档案资料，项目竣工时移交集团工程管理部。2.11 项目公司销售客服部2.11.1岗位设置图详见年度定岗定编图2.11.2部门职责1. 销售策划参与1）协助集团营销管理部进行项目整体营销策划工作，参与项目营销策划方案评审； 2）项目前期营销活动的推广参与，及项目营销活动的实施、协调与评估；3）调查和搜集本地区消费者行为模式、消费趋向等市场信息，协助集团营销管理部进行本区域房地产市场、竞争对手、重点楼盘和宏观信息，提出初步研究结论；4）楼盘活动推广参与。2. 权证办理1）负责预售许可证等销售阶段手续的办理；2）负责为业主办理土地使用权证、业主房屋产权证等房屋所有权证；3）协助公司融资所需抵押物的产权、他项权证办理；4）协助财务部催收、催缴开发项目贷款客户的银行月供欠款；3. 销售管理1）协助编制项目营销计划、项目销售主要节点进度计划；2）负责协助和监督营销承包商执行营销和销售计划；3）负责协助项目招商计划和招商策划方案的实施、执行，并协助商铺租赁及租后的商业经营管理；4）负责销售资料