媒介部工作流程(试行).doc

媒介部工作流程（试行）为适应我公司拓展新兴业务领域和提高行业核心竞争力的发展要求，必须充分发挥媒介部门信息整合与市场研究功能，并实现媒介部与其他部门间的高效沟通和流畅配合，建立高速工作渠道。因此，现将媒介部工作流程规范化、精细化，共分为三个部分：媒介策略工作流程、媒介执行工作流程、第三方监测数据提供工作流程。第一部分 媒介策略工作流程 (一) 具体流程要求工作步骤工作类别工作内容所需文件负责部门负责人提出媒介策略需求将BRIEF邮件发送给媒介BRIEF邮件销售部销售人员媒介策略思考与沟通媒介人员思考、与公司领导、部门领导、销售人员讨论后，向客户就brief提出问题。媒介部媒介人员提供媒介方案将媒介方案发给销售媒介方案媒介部媒介人员客户确认客户确认媒介方案是否执行销售部销售人员(二) BRIEF邮件格式要求收件人王博为; 邮件标题媒介策略需求+客户名称+方案完成时间邮件内容a) 投放目的（如：提高知名度、提高美誉度）b) 重点市场（如：大连、沈阳）c) 目标人群（如：20-45男，20+男，4+，45+女）d) 预算费用（如：50万）e) 投放周期（如：2013年11月1日-2013年11月10日）f) 竞争品牌（客户自己定）g) 投放媒体（如：大连2套，大连晚报）h) 资源偏好（如：大连好生活，晚报健康版）*如果是年度策略尽量了解到业务目标、营销目标。(三) 媒介策略制定1. 年度策略：公司领导负责策略方向，部门领导负责策略展开、方案合理性、经营目标、利润，媒介人员负责方案撰写。2. 波次策略：部门领导制定策略方向，媒介人员完成。3. 项目推荐：策略人员完成，主管审核。4. 要求：a) 确保数据的准确性，策略方向、论证过程，折扣（同一客户统一资源折扣要统一，不同客户不同折扣），资源替代方案。b) PPT规范：板式、字体统一，标注数据来源，注意美观大气。(四) 其他注意事项1. 策略客户确认a) 客户以邮件或书面方式确认策略。得到确认后与媒介购买再核查资源，及时提报客户。b) 要提前告知客户方案中资源并不是提前预留客户，资源签订状况会随时发生变化。2. 策略提报客户级别划分a) 年度方案提报：当面提案（公司领导、部门领导参加）。b) 波次策略提报：尽量当面提报，也可以邮件方式发送，后续及进行电话沟通。c) 项目推荐：以邮件方式提报，电话跟进。第二部分 媒介执行工作流程一、 电视台及电台媒体物料制作流程 媒体（物料审核）媒体投放流程 财务(一) 具体流程要求流程工作步骤工作类别工作内容所需文件负责部门负责人物料制作（电台）物料制作（有物料，可跳过此步骤）录音内容及要求用邮件发送给媒介物料制作邮件销售部销售人员将物料发给媒体审核录音媒介部媒介人员物料审核物料用邮件发送给媒介物料制作邮件销售部销售人员物料制作（电视台）物料审核将成品物料发给媒介1、医疗广告审查证明（扫描文件）2、医疗广告审查申请表（扫描文件）3、医疗广告成品样件表（扫描文件）4、物料（由客户提供）销售部销售人员媒体投放报版询问财务是否可以发布报版邮件销售部销售人员将报版邮件发送给媒介销售部销售人员以邮件通知销售版位有无媒介部媒介人员广告发布将成品物料给媒体串带媒介部媒介人员核对数量与财务核对发布数量媒介部媒介人员财务部财务人员(二) 邮件格式要求物料制作邮件收件人李慧;抄送赵雪丽;邮件标题制作物料+媒体+客户名称邮件内容a) 电视：提供素材、要求。b) 电台：录音文字、男声女声、语调语气、背景音乐报版邮件格式收件人李慧;抄送赵雪丽;邮件标题报版+媒体+发布时间+客户名称+广告长度邮件内容a) 客户名称、客户所属行业、段位、版本长度、发布时间、发布周期、客户联系方式。b) 电台报版邮件附件包括：需提供电台报版单及成品物料。c)电视台报版邮件附件包括：需提供电视台刊例报版单及成品物料。撤单邮件收件人李慧;抄送赵雪丽;部门领导; 仲琳娜;邮件标题撤单+媒体+发布时间+客户名称+版本长度邮件内容撤单理由(三) 媒体时间结点媒体类型时间结点电视台电台封单时间见表1提前2个工作日（如2013年9月5日发布，下单时间为2013年9月3日）提供成品物料时间a) 比表1提前2-3个工作日b) 如需审查，比表1提前10个工作日提前4个工作日（如2013年9月5日发布，提供物料时间为2013年9月1日）撤单时间a) 撤单时间与封单时间基本一致。b) 须发送撤单邮件给媒介并抄送给总经理，并电话与媒介沟通，以邮件发送时间为准。（如：原定周四发布，但客户需要撤单，周二下午5点前需发送撤单邮件给媒介并抄送给总经理，并电话与媒介沟通）表1： 发布时间封单时间本周下周星期四星期五星期六星期日星期一星期二星期三星期四晚间白天晚间白天晚间白天晚间白天晚间白天晚间白天晚间白天本周星期一星期二星期三星期四星期五(四) 医疗广告发布要求1. 文字要求：不可出现绝对化语言（如：顶级、一流、第一等）2. 款项注意：电视需抵押金、电台需先付款二、 报纸媒体 财务制作部(一) 具体流程要求工作步骤工作类别工作内容所需文件负责部门负责人报版将报版邮件发送给媒介报版邮件销售部销售人员以邮件通知销售收到报版信息媒介部媒介人员物料制作将报版信息发送给制作部传真媒介部媒介人员物料用邮件发送给制作部物料邮件销售部销售人员将物料成品发给媒介物料邮件制作部设计人员广告发布将物料发给媒体上稿媒介部媒介人员核对数量与财务核对发布数量媒介部财务部媒介人员财务人员(二) 邮件格式要求报版邮件收件人大连晚报杨玉辉;大连日报宁海飞;招聘、新商报、法制报、星海社区报贾清清;抄送赵雪丽;邮件标题报版+媒体+上刊时间+客户名称+版面尺寸邮件内容a) 客户名称、上刊时间、规格、尺寸、颜色、版位、来稿方式、业务员、备注。（以表格形式）。b) 招聘版还需提供客户联系方式。c) 客户所属行业是家电、医疗行业，需阐明广告类型（软文/硬广）。物料邮件收件人招聘;医疗1/4以上软文大连晚报杨玉辉;大连日报宁海飞;新商报、法制报、星海社区报贾清清;其他广告具体设计人员邮箱抄送赵雪丽;邮件标题客户名称物料+媒体+上刊时间+客户名称+版面尺寸邮件内容广告内容：题目、软文、职位、电话、地址等。a) 广告内容b) 具体要求撤单邮件收件人大连晚报杨玉辉;招聘宁海飞;新商报、法制报、星海社区报贾清清;抄送赵雪丽; 部门领导; 仲琳娜;邮件标题撤单+媒体+上刊时间+客户名称+版面尺寸邮件内容撤单理由(三) 媒体时间结点 上刊时间时间结点周二至周五下周一封单时间截止到前1天上午9点，以邮件发送时间为准。（如：需周三上刊，周二上午9点前报版）a) 截止到本周周五上午9点，以邮件发送时间为准。b) 大连晚报健康版截止到本周周四，以邮件发送时间为准。提供物料时间（到媒介的时间）a) 医疗广告要求上刊的前两个工作日的10点前传物料给媒介，以邮件发送时间为准。（如：周三上刊，周一上午11点前提供物料）b) 其他行业广告要求上刊前一个工作日15点前传物料给媒介，以邮件发送时间为准。（如：周三上刊，周二15点前传物料给媒介）a) 本周五15点前传物料给媒介，以邮件发送时间为准。 b) 大连晚报健康版本周四传物料媒介，以邮件发送时间为准。撤单时间c) 撤单时间与封单时间基本一致，但相对延后1小时。d) 须发送撤单邮件给媒介并抄送给总经理，并电话与媒介沟通，以邮件发送时间为准。（如：原定周三上刊，但客户需要撤单，周二10点前需发送撤单邮件给媒介并抄送给总经理，并电话与媒介沟通）(四) 医疗广告流程广告类型硬广软文1/4以下尺寸1/4以上尺寸流程内容参照正常流程执行。a) 需将物料以邮件形式发给媒介。b) 媒介将物料发给报社编辑，待编辑审核。i. 审核通过，媒介以邮件形式通知销售。ii. 审核未通过，媒介通知销售原因，销售与客户沟通物料问题，直到编辑审核通过。c) 媒介将物料发给媒体上稿。广告内容要求医院名称、地址、电话。a) 以科普形式为主，内容中揉入医院专家介绍或推荐的治疗方法、技术。b) 以活动信息为辅（优惠信息，季节信息，公益活动）。可发布医院网址、二维码。违规内容a) 新闻体，如记者、采访、新闻链接等。b) 与军队有关的字词，如部队、军队、解放军、军人等。其他物料要求a) 稿件初审：销售需对客户稿件进行初审，将违规内容去掉。b) 提供证件：广告中如出现专家，应提供专家证明文件，进行备案。c) 新医疗客户需提供三证备案（医疗广告审查证明、营业执照、医疗机构执业许可证）。(五) 其他注意事项1. 家电行业报版时间要求：苏宁和国美由于竞争原因，报版时间可延迟到10点，除此之外，其他客户9点之前报版。第三部分 第三方监测数据提供流程(一) 数据内容1. CTR广告监测数据a) 报纸（大连晚报、大连日报、新商报、半岛晨报）b) 电台（大连人民广播电台交通广播FM100.8）c) 电视（大连1套、大连2套、大连3套、大连4套、大连5套、大连6套、大连7套）2. CMMS消费者调研数据a) 消费者研究数据（媒体接触习惯、生活形态、消费行为等）b) 品牌研究数据（品牌市场地位、品牌代言人的选择等）c) 媒体研究数据（媒体影响力、媒体发展现状与趋势等）3. 艾瑞网络广告监测数据a) 企业/品牌广告数据b) 网站流量数据(二) 申请流程1. 申请人填写数据支持工作单，以邮件形式发送给媒介。2. 媒介待数据整理好后，以邮件形式回复。(三) 申请周期1. 数据申请遵循先来后到原则。2. CTR广告数据需提前2个工作日申请。3. 消费者调研数据需提前5个工作日申请。4. 网络广告数据需提前3个工作日申请。(四) 邮件格式要求1. 邮件标题：数据类型媒体客户申请时间（如CTR-大连1套-20130607）2. 邮件须阐明：a) 数据类型、客户名称、数据范围、所需项目(五) 其他注意事项1. CTR广告监测范围a) 电视：大连2套