软件开发标准---档案管理规定.doc

文件编号： NP403100文件名称： 内部质量体系审核版次： 第1版修改状态：1A 生效日期： 1997.5.1页码： 2/7档案管理规定档案管理规定 Ver2.1 P-6/6文件修改控制修改记录编号修改状态修改页码及条款修改人审核人批准人修改日期目录1. 目的2. 适用范围3. 职责3.1 项目管理部门3.2 各职能部门4. 规定内容4.1 材料形成4.2 整理组卷4.3 档案的管理4.4 档案的借阅5. 引用文件5.1 东北大学产品生产与科技开发类档案管理办法：1997年附录一：档案卷封皮标签式样、档案卷背脊式样附录二：备考表式样附录三：档案目录式样附录四：档案卷卷内目录式样1. 目的为提高软件产品和软件项目的质量及软件开发过程中的管理水平，更好地为以后的软件发工作提供有效的服务，采用先进的管理手段，实现软件产品和软件项目档案的科学管理，大力开发档案信息资源，为考核软件产品和软件项目档案提供依据，特制定本管理规定。2. 范围适用于所有的书面材料和电子文件。存档材料包括：申报材料、审批材料、业务往来合同、软件开发各个环节中形成的不同载体、形式的文件材料。3. 职责3.1项目管理部门：负责公司所有软件开发资料的存档管理工作，并按规定向有关部门或领导报送或报检存档资料。3.2各职能部门：根据本规定进行本部门所需的资料存档工作。（本规定中，所有涉及“项目管理部门”的地方也适用于各职能部门）。4. 规定内容4.1材料形成4.1.1软件开发或各项管理活动进行中或完成后，活动的有关人员应及时向项目管理部门提交须归档的有关资料，项目管理部门也应及时收集和催交各项须归档的资料。4.1.2 归档的资料必须字迹工整、清晰，纸张大小为A4号复印纸（210297mm，下同）幅面；手写文字、签字等，一律使用蓝、黑钢笔，签字应同时书写签字日期。归档资料如有涂改的地方，涂改位置应有相应负责人签字。4.1.3 归档资料必须对公司当前和长远具有参考价值和凭证作用。4.1.4 归档资料必须能完整、准确、系统地反映各项活动的全过程和各个阶段。4.1.5 归档资料必须遵循自然形成规律，保持其有机联系，必须实物一致并且有成套性。4.1.6 归档的原则是：以时间顺序为主，以档案的重要性为辅，兼顾档案的分类。先发生的档案存档在前，后发生的档案存档在后；书面资料存档在前，电子文件存档在后；不同存贮介质的资料应单独存放等。如果需要，应使用临时案卷存放归档的资料。4.1.7 归案的材料一般归档一份（原件），重要和经常使用的可酌加副本。4.2整理组卷4.2.1 软件开发或管理活动全部完成后，项目管理部门应在两个月内将全部材料进行检查、整理组卷。4.2.2 档案组卷应使用文件夹、档案盒或其他档案用具保存，这些档案用具应适当标识。4.2.3 软件开发的档案应以软件项目或软件产品为单位单独组卷立档。与开发过程关系密切的管理性文件，如各种评审记录等，应一起进行组卷。4.2.4 书面资料的幅面大于A4号复印纸规格时，应按A4号复印纸规格向前折叠。4.2.5 卷内的文件材料应按原件在前、附件在后排列。4.2.6 完成组卷的书面材料进行逐页编号，每卷从1开始，无论单面或双面只要有书写、印刷的文件材料，每面均为一页。页号位置标在非装订线一侧的下角。以件为单位的应在右上角加盖有单位名称、档号、件号戳记章，并逐项填写。4.2.7 填写卷内目录和备考表。卷内目录应放在卷内材料首页之前，备考表放在卷内材料尾页之后，且备考表的立卷人应是本项目的最后负责人，软件开发档案的检查人应为软件开发部/事业部部长。4.2.8 对手册等不装订的文件材料，要按照卷内目录的编排次序进行排列。4.2.9 案卷封面标题应简明、准确，左上角应有档号、档案馆号、缩微号，封面的下部应有归档单位、起止日期、保管期限等。4.2.10 软件开发负责人在归档前提出划定案卷保管期限和密级的意见，经项目管理部门负责人同意后确定。4.2.11 与书面资料对应的软件载体：磁盘、磁带、光盘、MO盘等，应分别组卷，专柜保管，档号应与相应的书面资料卷一致。4.2.12 因某种原因被终止的开发项目，应在中断开发后两个月内完成立卷归档工作。4.2档案的管理4.3.1分类编号档案编号规则为：年度号 + 档案分类号 + 案卷号模式如下：19XX CP xx yy 1n其中：19XX表示年度号；cp为固定编号，表示产品生产类档案一级类目代号；xx为产品生产类档案二级类目代号，用两位数字表示，公司的代号为15；yy为产品生产类档案三级类目代号，用两位数字表示，从12开始，遇0跳过；1n为案卷号，采用数字流水号表示。4.3.2 编目每卷档案脊背上填写档号，也可以另行贴上有档号的标签，标签下沿位置在底边40毫米处。4.3.3 排架档案排架按档号顺序排列，并将案卷按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立摆放。4.3.4 保管1）保管档案的房间应注意防盗、防火、防潮、防尘、防虫蛀、防鼠咬、防高温、防磁、防强光、防静电等；2） 房间标准温度为1424，标准相对湿度为4560%；3） 档案文件的保管期限一般为50年。4.3.5 补充对归案后补充的文件材料应及时整理编目，补充材料少可归入有关案卷内，材料多时应单独组卷编目。4.3.6 鉴定和销毁由公司领导和项目负责人组成鉴定小组，根据保管期限，对已满期的档案进行鉴定，提出销毁或延长保管期的意见，登记造册，方可存毁。销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。4.4 档案的借阅凡借阅档案时，均应经项目管理部门部长同意，填写“档案借阅登记表”，对借出的档案，档案部门要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况，予以处理。5. 引用文件5.1东北大学产品生产与科技开发类档案管理办法(1997年3月3日东大档发19972号)附录一：档案卷背脊式样档案卷封皮标签式样档 号：1998 -CP1521-1档案馆号：缩 微 号：案卷题名 CAD图纸光盘存储标准的支持接口归档单位 东 大 阿 尔 派 本卷共 1 件 82 页起止日期 1998 年 1 月 12 日至 1998 年 5月 8 日 保管期限 长 期 密 级 _主 题 词 _档号1996-CP1515-2附录二：备 考 表（式样） 本卷情况说明：本卷1件，共392页GENERAL Ver1.0程序位置在IC9701(AT)的ALPINE95 At95007上P-TESTER Ver3.0程序位置在IC9701(AT)的ALPINE96 At96007上 立卷人_ 年 月 日 检查人_ 立卷时间 年 月 日附录三：产品科技开发档案目录（式样）序号档号案卷题名日期页数密级保管期限备注11998-CP1512-1NAVIKEN Ver2.11998-8-2172长期MO盘21998-CP1513-1多媒体办公自动化系统MOAS1998-12-3042长期磁盘附录四：卷内目录（式样）序号文件编号责任