档案管理办法.doc

双鸭山市市区农村信用合作联社会计档案管理办法第一章总则第一条为规范市区农村信用社会计档案管理，维护会计档案的安全完整，依据中华人民共和国档案法、银行会计档案管理办法、银行会计基本规范指导意见的要求，制定本办法。第二条会计档案是记录和反映农村信用社业务经营活动的重要历史资料和证据，是信用社档案的重要组成部分。第三条会计档案保管设施及管理手段应采用先进技术，提高管理水平，以实现会计档案管理的现代化、信息化。第四条会计档案信息事关农村信用社的商业机密，其保管、调阅、查询要严格执行安全和保密制度。第二章会计档案的内容和形式第五条会计档案是指农村信用社业务经营活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料。第六条会计凭证类：记账凭证、原始凭证及其他会计凭证。第七条会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片账、辅助账簿及其他账簿。第八条财务会计报告类：月度、季度、半年度、年度财务会计报告，包括会计报表及附表、会计报表附注和文字说明及其他财务会计报告。第九条其他类：日报表、单位存款余额对账单、各类登记簿、会计档案移交清册、会计档案销毁清册、会计电子化系统开发和修改的文档资料及其他应当保存的会计核算专业资料。第十条会计档案在形式上可分为纸质档案和电子档案，纸质档案是以纸为介质保存的会计档案，电子档案指以磁、光盘、缩微胶片等电子信息载体为介质保存的会计档案。原始凭证、票据、合同等具有法律效力的资料应保存纸质档案。会计档案的光盘存储、微缩处理等高科技手段的应用须报经省联社批准。第三章会计档案的归档和装订第十一条营业机构每年形成的会计档案，由会计部门按照归档要求整理立卷，装订成册，按保管期限分类，建立会计档案保管登记簿（附件1）。第十二条会计档案立卷采用年度保管期限档案类别的分类方法，即先将同一年度形成的会计档案按保管期限分开，再将同一期限的凭证、账簿、报表分开组卷。 第十三条会计凭证的整理与装订（一）会计凭证应在事后勾挑完毕后按日及时装订。凭证过多的可分若干册装订，凭证过少的可将同一月份若干日（一般不超过 10个工作日）的凭证合并装订（用封面隔开），但须按日顺序排列。会计凭证一般装订厚度不超过5cm。（二）会计凭证按柜员顺序排列。柜员按先库柜员后其他柜员排列，其他柜员按柜员号从小到大排列。网点汇总轧账凭证排列在所有柜员传票的后面，按凭证号码顺序排列。（三）同一柜员的会计凭证按流水号从小到大顺序排列。（四）会计凭证的装订必须加装统一规格的凭证封面和封底。凭证封面应注明凭证日期、保管编号，填明记账凭证、原始凭证及附件张数，分册装订的还必须注明“共几册、第几册”等要素，同时应保证封面记录各柜员的记账凭证、原始凭证及附件张数与实际张数一致。（五）装订人员和会计主管人员（或集中事后监督的负责人）在加封处盖章，登记会计档案保管登记簿 入库（柜）保管。 (六)新建客户信息时打印的客户登记表不订入当日传票，专夹保管，按月或季单独装订。第十四条账簿的整理与装订（一）总账按月打印，按月装订，账页过多的可分若干本装订。（二）手工订本式登记簿应按本使用，按年分别装订；手工活页登记簿按年装；订计算机打印输出的登记簿按年或月打印，按年装订，页数过多的可分册装订。（三）分户账、满页账页或结清户账页，应按科目或账号顺序排列，妥善保管，年度终了按年度整理装订，账页过多的可分册装订。（四）装订成册的账页，要填写“账首”和“账页目录”，并且另加封面、封底，在装订处加封，登记账簿封面，注明账簿名称、年度及编号，由装订人员和会计主管人员在加封处盖章，登记会计档案保管登记簿入库（柜）保管。第十五条清单的整理与装订各类柜员流水清单按月装订，于月结后5个工作日内完成装订。流水清单按时间顺序排列，每日按柜员号顺序排列装订，装订时必须加装封面和封底；装订后，在封面的相应位置填写名称、年度、档案编号；在装订处加封，由装订人员和会计主管在加封处盖章，登记会计档案保管登记簿入库（柜）保管。第十六条报表的整理与装订（一）日报表按月装订，月报表按年装订，年终决算报表单独装订。（二）汇总报表单独装订。有关报表所附清单，一律装订在对外、对内报表合订册的最后。（三）装订时应加封面、封底，并在装订处加封。封面注明报表名称、年度及编号，由装订人员与会计主管人员在加封处盖章，登记会计档案保管登记簿入库（柜）保管。第十七条保存会计档案资料的磁、光盘、微缩胶片等介质，应按档案资料的年度保管期限/类别加以分类、编号，张贴标签并加装介质封套，注明档案资料名称、年度及编号，由经办人在标签和介质封套上盖章，登记会计档案保管登记簿归档保管。第十八条其他会计档案的整理与装订，按有关规定执行。第四章会计档案的保管第十九条会计档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管的期限分为三年、 五年、十五年三种。如果认为有必要可以延长保管期限，但不得缩短。有悬案待查或尚待查清的账务，其会计档案保管期限无限延长，直至查清。同一介质上有不同保管期限会计档案的，应按最长期限保管同一会计档案，采用不同介质保存的，至少应有一种介质的会计档案满足保管期限的要求。电子档案的保管年限与纸质会计档案相同，已作为电子档案保存的纸质会计档案保存期限至少为3年，确有必要的可以延长保存期限。第二十条会计档案保管期限从档案形成年度的次年度1月1日算起。第二十一条联社必须设置专用档案保管库保管会计档案，并指定专人负责管理。出纳人员不得兼管会计档案。第二十二条凡入库保管的会计档案，应按照会计档案保管年限、档案种类分类编号、登记，建立会计档案保管登记簿，按内容和形成时间分类索引，以便查阅。做到妥善保管，存放有序，查找方便。第二十三条采用磁性介质保存的会计档案每年翻录一次，实行双备份，异地保管。第二十四条会计档案保管库房应具备防盗、防火、防水、防潮、防有害生物等条件，对于电子档案，保管库房还必须具备防磁、防震、防静电、防磕碰、防化学腐蚀条件，符合温度、湿度等要求。第二十五条会计档案保管人员岗位变动，必须办理交接手续。第五章会计档案的移交第二十六条当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计部门保管一年，次年抄列会计档案移交清册（附件2）送联社集中保管，使用时向联社履行调阅手续。会计档案移交清册由会计部门负责编制，一式三份，移交、接收单位、监交单位各一份。第二十七条机构分设后，原机构续存的，会计档案继续由原机构保管，原机构解散的，会计档案应经分设各方协商后由其中一方代管；机构撤并，被撤销单位的会计档案移交并入机构或上一级机构保管。第二十八条会计档案移交程序 （一）由移交单位造具会计档案移交清册，详细列明移交的会计档案名称、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、移交单位、接收单位、移交人、接交人、监交人等内容。（二）移交单位的管辖社档案管理部门和会计部门共同派员监督移交。（三）、交、接双方和监交人按照会计档案移交清册所列内容，当场核对无误，并在会计档案移交清册上加盖交接双方单位公章、经办人和监交人名章。（四）会计档案移交接收单位保管。 第六章会计档案的调阅第二十九条会计档案一律不准外借，严防丢失和泄密。第三十条内部调阅会计档案，由调阅人提出申请，并填写会计档案调阅登记簿（附件3），经会计主管签字批准后，方可在档案管理人员陪同下调阅。采用网络形式查阅的，除应履行上述申请、审批手续外，在网络查阅涉及面、查阅人的权限和身份认证及相关查阅程序等方面应建立严格的控制制度。严禁内部调阅人员将档案带离指定的调阅场所。第三十一条法律、法规授权的部门查询会计档案时，应持有效证件及县级（含）以上主管部门的正式公文，经单位负责人或其授权人批准，在专人陪同下查阅。查阅人所需的证据和有关资料，可以抄录、照相、复印或复制，但不得带走原件，不得在会计档案上涂画。严禁将会计档案拆封、抽换和借出。第三十二条开户单位对自身的账务有疑问需查询银行会计档案的，该单位需凭对账单及盖有预留印鉴的公函，经营业机构负责人或会计主管人员批准，指定专人负责查阅后，出具查询结果，不得将档案交给查阅人自行查阅。不得将档案交由他人带走。第三十三条查阅会计档案的介绍信、查询书等法律文书应专夹保管，并将调阅日期、调阅事由、抄录复制情况等内容在会计档案调阅登记簿中详细记录，由批准人和档案保管人及调阅人、陪阅人共同签章（签字），以备查考。第七章会计档案的销毁第三十四条保管期满的会计档案，除本办法第三十六条规定的情形外，必须严格按以下程序进行销毁：（一）由联社档案管理部门会同会计部门提出销毁意见，造具会计档案销毁清册（附件4），详细列明要销毁的会计档案名称、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、己保管期限、销毁时间，采用磁、光盘、微缩胶片等介质保存的会计档案资料的销毁，还应列明保存介质的编号、会计档案资料的介质文件名称等内容。对存储在磁、光盘、微缩胶片等介质上的会计档案资料的销毁、删除，应会同技术管理部门人员进行，并由监销人员予以确认。（二）由理事长在会计档案销毁清册上签署意见。（三）销毁会计档案时，由档案管理部门、会计部门、稽核部门和保卫部门共同派员参加，理事长或主管主任现场监销。（四）参加销毁人员必须按照会计档案销毁清册所列内容清点将要实施销毁的会计档案，确保无误。销毁后，在会计档案销毁清册上签章。（五）实施销毁时，参加销毁人员必须在现场监销。第三十五条销毁会计档案时，应注意保密和安全。销毁前要认真清点核对，严防散失或发生流弊。第三十六条保管期满，但涉及未结清债权债务关系或其他未了事项的原始会计资料，不得销毁，应单独保管到未了事项完结为止，并应在会计档案保管登记簿中注明。第八章奖励与惩罚第三十七条联社要建立会计档案定期检查、评比制度，每年对会计档案的管理情况至少进行一次全面检查，重点检查会计档案的保管、调阅、销毁等手续是否完备，档案保管是否完整，与会计档案保管登记簿是否相符，保管条件是否符合要求。第三十八条会计档案管理成绩显著，为会计档案工作做出突出贡献的单位和个人，应给予表彰和奖励。第三十九条违反本办法且有下列行为之一的，依照中华人民共和国会计法、中华人民共和国档案法和银行档案管理办法的相关规定追究有关人员责任。（1） 故意销毁、隐匿、篡改经营活动中形成的各种会计档案资料的。（二）明知会计档案的保管状况存在隐患而不采取措施，造成会计档案毁损的。（三）对会计档案管理工作不负责任，造成会计档案丢失的。（四）泄漏会计档案秘密，对本机构经营或客户造成损失的。第九章附则第四十条本办法适用于双鸭山市市区农村信用合作联社所辖的营业部、信用社、信用分社、储蓄所。第四十一条本办法由联社负责解释和修改。此前下发的有关规定与本办法相抵触的，按本办法执行。第四十二条本办法自印发之日起施行。附件1、会计档案保管登记簿附件2、会计档案移交清册附件3、会计档案调阅登记簿附件4、会计档案销毁清册附件5、会计档案保管年限一览表15附件1 会计档案保管登记簿 种类：保管期限：第页入 库记录销 毁备注入库时间名称编号册数档案日期装箱号保管地点送交人保管人文别(号)日期经办人附件2 会计档案移交清册 移交单位：第 页日 期档案名称册数起止年度编号应保管期已保管期接收单位移交人接交人监交人备 注附件3会计档案调阅登记簿调阅日期调阅事由调阅单位调阅证明调阅人保管人批准人陪阅人调 阅 资 料归档时间备注附件4 会计档案销毁清册 单位（公章）：档案名称册数起止年度编号应保管期限已保管期限销毁时间批准销毁文号备注法定代表人：监销人：销毁人：档案保管人：附件5黑龙江省农村信用社会计档案保管年限一览表序号会计档案名称保管期限1年度会计决算报告与决算分析资料永久2资本金、股金及股权明细永久3机构变动交接清册永久4会计档案保管登记簿永久5会计档案销毁清册永久6会计档案移交清册永久7会计档案设立登记簿永久8开销户登记簿永久9协助查询冻结扣划登记簿永久10挂失登记簿永久11账销案存记录永久12其他需要永久保管的会计资料永久13记账凭证、原始凭证及附件15年14综合核算和明细核算的各种账、簿、卡等15年15月、季、半年报表及文字资料15年16重要空白凭证登记簿15年17差错登记簿15年18会计人员交接登记簿15年19重要物品交接登记簿15年20印章保管作用登记簿15年