投标管理和评审程序.doc

企业标准第A版，第0次修订投标管理和评审程序2011年08月01日 发布 2011年08月1日 实施发布文 件 名 称最新版本A.0页 数共页文件控制程序文件编号修 订 记 录版本修 订 内 容修订日期修订人A.0第一次编制，新版发行2011-08-01吕小飞NO:投标管理和评审管理1 目的通过公司的投标管理判断识别项目的风险和机会，并对投标产品进行有效评审，确保各部门准确的理解客户要求，并与客户进行有效的沟通，签订能最大限度满足顾客且符合本公司利益的产品合同，并使所签合同顺利履行。2 范围 适用于公司产品投标管理和评审3 术语及定义本程序采用GB/T19000-2008标准中术语，定义和IRIS Ver.02:2009标准中附录5，附录6铁路行业术语，定义及缩略语。4 引用标准或文件EN 15085 轨道应用 轨道车辆及零部件焊接外来文件管理办法5 职责5.1主管副总经理：领导公司投标工作的管理，对投标评审工作的有效性负责，负责合同评审记录的最终审核，并签字确认。5.2 业务部：负责公司产品投标管理工作，负责组织与客户进行谈判，澄清，合同签订，阶段后顾客闻讯与投标有关的事宜，负责公司产品投标文件评审的组织和管理，负责对投标文件中各商务条款及本部门相关的文件内容进行评审和确认。5.3研发部：负责对即使能力，技术要求进行评审和确认，并对投标合同中要求提供的图纸，资料等文件的可行性进行评审，提供技术方案和相关的技术文件。5.4 质管部：负责对投标文件中要求的质量保证能力及相关的体系文件评审。负责对投标产品质量标准进行评审。5.5 制造部：负责投标产品生产能力和交付能力评审5.6 工艺科：负责产品工艺制造能力进行评审确认，并对投标文件或者合同要求的提供的图纸，资料等文件工艺可行性进行评审，提供工艺技术方案和相关的技术文件（如作业指导书等），负责对标书合同或订单涉及到的技术要求标准进行评审。5.7 采购物流部门：负责对投标产品所需物资供应能力及发运能力评审。5.8 财务部：负责对投标产品的销售价格，结算方式及付款进行评审。5.9 工程部：负责对投标产品安装可行性，产品售后服务有关要求的确定，及顾客培训保证能力进行评审5.10市场部：负责对盲足投标文件的交付数量，进度要求的可行性进行评审，负责提供投标产品成本价格的构成5.11其他部门：根据投标文件的要求参加相关评审工作。6 工作流程和内容 工作流程责任部门工作内容说明记录表单文件接收分析处理合同变 更标书制作投 标合同签订归 档组织评审业务部负责接收顾客发出的适合本公司制造产品的邀请超标或者招标公告，并购买或接受标书。 外来文件接受记录业务部市场不接收文件后，进行分析，并根据文件的要求制定评审计划和需要评审的文件，组织相关部门参加筹备会，并将需要评审的文件以书面形式分发到相关部门业务部及相关单位组织相关部门对客户文件要求进行评审了解客户要求及法律法规，识别控制和确认，并在规定时间内完成评审合同评审记录业务部收集相关资料，并根据评审结果，在与客户进行沟通并达成一致的基础上，组织相关部门起草投标文件。业务部投标文件由公司法人代表或其授权人审批签字后即可成为正式投标文件市场部参与投标业务部及相关单位1， 如果中标，市场部签订和合同2， 如果顾客要求发生变更市场部应及时与相关部门进行确认需要变更内容，在投标完成或者合同签订后，市场部应及时将变更内容书面通知公司内相关部门，同时更新受影响的报价业务部产品招标文件，评审资料，合同文本，会议记录，来往邮件，等均由业务部进行整理收集归档7 管理内容（控制要求）7.1 投标管理与评审7.1.1 投标文件在收到顾客发出适合本公司制造产品邀请招标或者招标公告后，由市场部购买或者接受标书。7.2 成立项目招标小组7.3 市场部获取投标文件后，进行项目评估，对决定投标的项目，根据副总经理的指示，成立由相关部门领导和经办人组成的投标小组，对投标项目进行投标管理和评审。针对公司成熟产品的投标项目可以不单独成立投标小组，而是根据各部门职责分工完成投标项目的管理和评审。7.4 评审过程7.4.1业务部根据招标文件的要求制订评审计划和需要评审的文件，组织相关部门参加筹备会议，并将评审的文件以书面的形式纷纷发到相关部门。7.4.2 参与评审的有关部门在收到业务部发放的的需要评审的投标文件后，应组织认真阅读招标文件并对内容进行评审，了解顾客要求以及法律法规要求，识别控制和确认，并在规定时间内完成评审文件，经办人员和主管签字后书面形式反馈到业务部，对招标文件有差异条款，则按照7.8条执行。7.4.2.1研发部提供详细的技术方案和相应的差异，并对客户提出的技术方案的变更及时作出响应。7.4.2.2业务部更具招标要求及技术方案提供产品的成本状况，作为投标报价的依据，根据技术方案和成本状况及各部门提交的评审文件进行分析，了解评审结果与客户要求的差异，并与用户进行沟通，必要时分析风险和机会，并组织相关部门制定控制措施7.5完成评审后业务部根据评审结果，在与客户进行沟通并达成一致的基础上，组织相关部门起草制定投标文件。7.6投标文件由公司法人代表或其授权人审批签字后即可成为正式的投标文件 7.7 在投标或者合同签订过程中，顾客要求再发横变更时，可以与相关部门进行电话确认需要评审变更内容，并根据确认的最终结果修改投标文件或相关内容，在投标完成或者合同签订后，市场部应及时将内容书面通知相关部门，同时更新受影响的报价。 7.8澄清 7.8.1 对招标文件的澄清 相关部门在评审过程中，对招标要求与投标文件要求有差异的条款，应将其作为澄清的内容，并以书面形式传递到业务部相关负责人，由业务部与顾客就需澄清内容进行澄清，并将澄清结果传递给相关部门。 7.8.2 对投标文件的澄清 业务部组织有关部门参加澄清会议，对顾客提出的问题进行分析，提出解决方案，经汇总后，由业务部提交给客户，并将变更内容以书面形式发放到相关部门。 8 合同修订 8.1 在执行合同时，如因公司原因需要修改合同某些条款，则提出部门应出具书面申请，并经过相关部门评审后，提交主管领导批准，再由业务部与客户洽谈，并将洽谈的结果和合同修订结果以正式文件传递给相关部门，作为合同执行的依据。 8.2对于顾客提出的合同或者订单修订一件，业务部以书面的形式传递给相关部门，并组织相关部门按照7.4条要求进行评审，将评审结果反馈到顾客，与顾客进行有效沟通并达成一致后，进行合同或订单的修正。并将修订后的内容已正式文件传递到相关部门。 9资料管理9.1 产品招投标文件，评审资料（包括评审过程中所签字确认的文字资料，如：往来信函邮件，会议纪要，签字记录，文件发放记录等），合同文本及补充协议等，均由业务不负责保管并归档。9.2评审资料的保存期限为合同完成后三年10绩效指标（评审记录