文件控制标准.doc

本 地 文 件 控 制标 准版 权 所 有， 注 意 保 密CS-LOS-ST-05-01-01-CH版本 04第 3 页 共 3页版 本 号修 订 日 期修 改 内 容 描 述022003年7月1日 重写以说明过程要求032006年4月1日 重新定义BOS小组职责和文件发布流程, 增加文件实施环节042010年1月28日 定义部门、工厂或分公司/子公司级文件更改意见的征询和会签负责人 更改征询意见日期规定 更改BOS文件批准、发布的职称 更改参考文件的编号 过程领导: 批 准: 发 布:签 名签 名签 名电 子 版 本 无 需 签 名 有 效1.0 目 的本标准描述了本地三层次文件的制订、批准和发布的工作路径。2.0 范 围本标准适用于XXX3.0 责 任发起者： 全体员工都可以对BOS提出改进建议，无论修改现有文件或新增文件； 公司质保部体系科作为汇总窗口；过程领导负责： 依据改进建议，评审本过程文件，提出新增或修改文件草案； 针对文件草案，向所有经理层征询意见； 向BOS小组提交文件草案。BOS小组负责： 审核文件草案是否符合公司长期和短期的业务战略和目标； 审核文件草案是否符合BOS上层次文件要求和外部认证要求； 审核文件草案是否符合BOS文件格式要求和过程权限要求； 向文件批准人提交文件草案。文件批准人负责： 批准文件草案内容；文件发布人负责： 批准发布文件； 明确发布日期。 BOS管理员负责： 更新BOS网页； 向全体薪水工发布更新信息。4.0程 序 4.1 本地文件分为公司级和部门、工厂或分公司/子公司级两层次。4.2 BOS文件改进提议： 4.2.1 对于公司级文件，发起者可采取填写BOS 更改提议表或发电子邮件方式提交改进建议；质保部体系科或公司各过程领导负责评审改进提议必要性和可行性；质保部体系科可根据需要向全体经理层征询改进提议的必要性；各过程领导详见BOS成员矩阵图。4.2.2 对于全球文件，发起者可采取填写BOS 更改提议表或发电子邮件方式提交改进建议；质保部体系科负责汇总，提交亚太区评审。4.2.3 对于部门、工厂或分公司/子公司级文件，发起者可采取填写BOS 更改提议表或发电子邮件方式提交改进建议；部门、工厂或分公司/子公司经理负责评审改进的必要性和可行性；部门、工厂或分公司/子公司BOS协调员负责部门、工厂或分公司/子公司级文件改进意见的征询；BOS协调员可根据需要向公司各过程领导或质保部体系科征询改进提议的必要性。 4.3 BOS文件草案制订： 4.3.1 对于公司级文件，各过程领导负责文件的编制；文件编号和文件格式应符合BOS文件标准、BOS文件编号规范规定。4.3.2 对于部门、工厂、分公司子和公司文件，各经理可指定人员负责文件的编制。文件编号必须包括CS和LOS/PLUS/POS/MOS，其余可自行确定，但文件格式应符合BOS文件标准规定。 4.4 BOS文件草案审核：4.4.1 对于公司级文件，各过程领导应向所有经理层征询意见，一般以五个工作日为宜；应依据意见，修改文件后再进行意见征询；对于财务、人事、IT涉及敏感问题的文件, 可免予征询意见。4.4.2 对于部门、工厂、分公司和子公司文件，BOS协调员应向本部门、工厂、分公司或子公司经理层征询意见；可根据需要向公司各过程领导或质保部体系科征询意见。4.4.3 本地所有文件由BOS小组负责最终审核，详见BOS成员矩阵图。 4.5 BOS文件批准和发布：4.5.1 对于全球文件，xxx负责文件批准，过程领导负责翻译，BOS小组负责校对，注意全球文件皆以英文版为准，中文版仅供参考；4.5.2 对于公司级文件, 文件批准人和发布人详见BOS成员矩阵图；4.5.3 对于部门、工厂、分公司/子公司文件，部门、工厂或分公司/子公司经理和质保部质量总监应进行联合批准，对于涉及到财务、人事、HSE、IT等文件，必须获得相关部门总监的批准，部门、工厂、分公司或子公司经理指定人员进行发布；4.5.4 对于文件外部发放，由质保部质量总监批准；4.5.5 除表格外，文件发布应采取PDF格式。 4.6 BOS文件实施：4.6.1 实施方法包括：培训、通知新旧文件自然切换、过程领导组织切换等；4.6.2 BOS小组应在BOS更改提议表中注明实施方法。5.0记 录/ 登 记 表记录由质保部BOS管理员保存。6.0参 考 文 件BOS更改提议表 (CS-LOS-FR-02