杭州市公证专用纸管理办法.doc

杭州市公证专用纸管理办法第一条 为规范公证专用纸（以下简称专用纸）管理，根据中国公证员协会公证专用纸管理办法要求，结合我市实际，制订本管理办法。第二条 专用纸是制作涉外及涉港澳台公证文书的防伪纸张。第三条 发往外国及我国港澳台地区的公证书正本、副本的公证证词页、公证证词译文页应当使用专用纸。归档的公证书可不用专用纸。第四条 专用纸实行统一订购、统一发放、统一管理，责任到人原则。第五条 杭州市司法局公证管理处（以下简称公管处）负责全市专用纸的订购、发放和管理工作，并对发放情况造册登记；公管处主要领导为专用纸管理负责人（以下简称负责人）。第六条 各公证处应确定主任或一名副主任为专用纸管理责任领导（以下简称责任领导）；确定一名工作仔细、责任心强的在编公证人员为专用纸管理责任人（以下简称责任人）。责任领导和责任人名单分别报本级司法局和公管处备案。责任领导和责任人如有变动，应做好工作移交，并及时报告备案部门。第七条 各公证处应按照规定时间，根据专用纸实际使用量，确定下一年度所需专用纸数量计划并报公管处，由公管处统一向省司法厅订购。第八条 公管处从省司法厅购领专用纸后，应进行入库登记；公证处向公管处购领专用纸，应填写公证专用纸申购表（附表一）一式两份；公证专用纸申购表须经公证处责任人签名，责任领导批准，并加盖公证处公章；公管处负责人在公证专用纸申购表上签名并加盖公管处公章后，一份作为公管处专用纸出库依据，一份返回公证处作为专用纸入库依据。第九条 专用纸按照成本计价收费。费用由公证处负担，在公证业务费中列支。第十条 公证处购领专用纸后，经责任领导检查验收，由责任人依据经公管处负责人签名并加盖公管处公章的公证专用纸申购表登记入库并负责保管。第十一条 专用纸应存放在保险柜内。专用纸用量较大的公证处应设立专门的保管室或保管专柜。第十二条 具体使用专用纸的公证人员，应凭经过审批的公证卷宗到责任人处办理专用纸使用登记（附表二）填写手续，再按实际需用数量领取专用纸。第十三条 打印发生错误或其他原因 造成专用纸作废，使用人员应将作废专用纸及时交回给责任人，并办理作废专用纸登记（附表三）填写手续，再调换新的专用纸。第十四条 一包专用纸使用完毕，责任人应将专用纸使用登记和作废专用纸登记交责任领导审核签名以后，再启用第二包专用纸。第十五条 公证处应定期销毁作废专用纸。销毁作废专用纸前，公证处应将作废专用纸的编号剪下依次序粘贴于A4白纸上予以保存。销毁专用纸应有两名以上公证人员在场。第十六条 公证处 的专用纸使用登记、作废专用纸登记和作废专用纸编号应每半年一式两份汇总成册，复印件报公管处，原件移交公证处档案室，列为永久保管。第十七条 专用纸自购领、验收时起至制成公证书止，责任领导、责任人及公证处内部知情人员，均不得将专用纸储藏地点、保管方法等泄露给无关人员。第十八条 司法局对所属公证处的专用纸保管、使用情况负有检查监督职责，若发现问题，应及时责令公证处改正；公管处应经常性开展专用纸保管和使用情况的检查和抽查。第十九条 各公证处之间不得自行调剂专用纸。 第二十条 各公证处发现专用纸丢失、被盗，应及时向公安机关报案，并将丢失、被盗的专用纸数量与编号迅速报公管处；公管处立即报省司法厅。第二十一条 公证处有下列情形之一，由杭州市司法局报请司法厅批准，暂停办理涉外、涉港澳台公证业务：（一）专用纸被盗、丢失后隐瞒不报；（二）专用纸一次被盗、丢失数量达到二百张；（三） 专用纸保管、使用混乱，可能发生严重事故，经检查督促，在限期内不能改正。暂停办理涉外、涉港澳台公证业务的公证处，在查明原因、改进工作并对责任人作出相应处分后，可以继续办理涉外、涉港澳台公证业务。 第二十二条 公证处有下列情形之一，由杭州市司法局报请司法厅批准，撤销办理涉外、涉港澳台公证业务：（一）证处工作人员倒卖专用纸；（二）专用纸一次被盗、丢失数量达到一千张；（三）专用纸被盗、丢失达到两次。第二十三条 公管处和公证处人员因工作责任心不强、玩忽职守等原因，造成专用纸被盗、丢失的，应视情节轻重，给有关人员相应处分；倒卖专用纸、或者渎职，情节恶劣，造成专用纸被盗、丢失数量较大的，移送司法机关，依法追究刑事责任。第二十四条 本办法由杭州市司法局公证管理处负责解释。第二十五条 本办法自2003 年1月1日施行。 公证专用纸申购表（公证处入库凭据）单位名称（盖章）申购数量（单位：张）申 购 日 期经手人（签名）批准人（责任领导签名） 专用纸编号（公管处填写）杭州市司法局公管处 负责人（签名） 批 准 日 期杭州市司法局公管处（公章） - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 公证专用纸申购表（公管处出库凭据）单位名称（盖章）申购数量（单位：张）申 购 日 期经手人（签名）批准人（责任领导签名） 专用纸编号（公管处填写）杭州市司法局公管处负责人（签名）批 准 日 期杭州市司法局公管处（公章）杭州市司法