超市业务流程.doc

培训教程-超市业务流程业务流程新品导入流程市调比价初次谈判填写新品导入单新品会审厂家报价 退回二次谈判签 约备注：报价：供货商提供产品报价单（供应商基本资料表）、竞争店的零售价、样品（或照片）、相关证件（营业执照副本、税务登记证、生产许可证、商检合格证、进口商品检验合格证、商品检验报告、商标注册证、卫生许可证、电工类商品的安全认证、代理授权书、指定/总经销证书）等。市调比价：1、供货商的报价单之间的对比；2、超市的预定毛利率 ；3、根据竞争店的零售价填写新品导入时。谈判：品质、价格、包装规格、交货条件、售后服务、促销活动、广告赞助、返利、付款条件；二次谈判是根据新品导入会上做出的决议重新谈判。新品导入单：1、采购填写的内容为：供货商名称、供货商类型、经营方式、品名、条形码、产地、单位、装箱规格、单位规格、进价、预估销售额、折扣情况、返利情况、促销支持、通道费用、其他情况；2、市调填写的内容：竞争店售价（最低售价）、毛利率、预估毛利额、售价；3、新品导入参加人员：采购副总、采购部经理、采购员、市调部、营运部、资讯部；4、新品会审的决议由采购副总填写在批复意见处（上哪个新品、新品费多少等）；5、新品会审时也要做滞销品的淘汰。签约：合同一式三份，厂家一份、财务一份、采购一份。新品订货作业流程：签 约根据新品导入单填写新品订货单市调定零售价填写供应商信息档案和合同档案资讯编货号及供应商编号资讯部建立基本信息档案资讯部出定货验收单采购通知供货商送货备注：填写新品订货单：1、单据的填写应有采购或供货商按要求认真填写；2、第一联资讯部、第二联采购部、第三联供货商；3、采购填写的内容：第几页、共几页、供应商名称、经营方式、品名（规格+品牌+口味或颜色）、品牌、条码、产地、装箱规格、单位、单位规格、件数、数量、含税进价、售价；4、按新品定货单的签字进行签字：先供应商签字采购员签字市调签字采购部经理签字副总经理签字；5、市调和资讯凭借新品导入单及供应商所缴纳费用的凭据来监督采购同意供应商供应的单品，市调定价时凡未按照供应商规定的价格时第三联可以不填写售价。编商品货号、供应商编号1、商品货号由资讯部人员负责编制并把货号填写在新品定货单上；2、供应商编号由资讯部人员按主管采购来编制；如：和经理负责的供货商为10011999，田经理负责的供货商为20012999等。第一次商品验收流程：采购填写上货计划和棚割表采购通知厂家上货店长按上货计划安排人员接货供应商送货到验货处供应商把商品分类整理验货员手持新品定货单第二联、定货验收单、出库单、打价器进行验货验收数量、生产日期、保质期、促销品店长抽验填写定货验收单签字确认后传递定货验收单资讯打印验收入库单 如价格有错则做变价处理， 打印损益单。厂家确认验收入库单备注：上货计划：一式四联，第一联交资讯部打印定货验收单、第二联交财务提前准备应付款、第三联交店长安排员工验货和上货、第四联由采购通知供货商送货。棚割表：由采购根据商品布局图和谈判签约的商品品牌，把商品品牌定位在货架上。定货验收单：1、资讯部根据新品定货单打印定货验收单；2、一式三联、资讯第一联、财务第二联、供货商第三联；3、打印的内容：供应商名称、供应商编号、经营方式、货号、品名、条形码、单位规格、装箱规格、单位、定货数量；4、验货员需要填写的内容：实收件数、实收数量、生产日期、保质期、促销等；5、验收时只有单位规格不一样的前提下，单位规格只能在变大的情况下验货员才能接收，并在定货验收单上更改为实际的单位规格；验收时只有单位规格不一样的前提下，单位规格只能在变小的情况下验货员不能接收，在征得采购的统一下才能把定货验收单上的单位规格更改为实际的单位规格（采购与供货商再议进价）；6、验收时如果只有品名错误，验货员可以在定货验收单上把原来的品名更改掉；7、验收时如果条形码和规格同时错误则可看作一个新品，让供货商和采购商量是否上该单品，如需上时则重新建档打印定货验收单；8、如是新品第一次上货，录入员在打印定货验收单时须在定货验收单上注明“新品字样”；9、验收时如果实收数量定货数量，验货员直接按实收数量填写；验收时如果实收数量定货数量，验货员无权验收多余的商品，在征得采购员的同意下才能接受并要求采购员把定货数量划掉，重新写成实际的到货数量；10、在填写完定货验收单后，实收数量如果变小了，验货员则在实收数量处直接改掉无须店长签字；但是如果实收数量变大了，验货员让店长检验后签字才能生效；11、验货时，如果生产日期距保质期已超过1/3，验货员无权接收，在征得采购同意后，让采购签字确认才能验货；12、如果供货商送的商品在定货验收单上没有，让供货商和采购商量是否上该单品，如需上时则重新建档打印定货验收单；13、验完货后，供货商确认数量后，在定货验收单上签字，然后在验货员的定货验收单单据流转表上签字才能拿走此单据；14、验完货后，验货员应在5分钟内把单据传给资讯和财务（财务还要附带供货商的出库单），并要求在验货员的定货验收单单据流转表上签字才能拿走此单据15、租赁联营的厂商所供应的商品，验货员只验收商品的条形码、单位、规格、生产日期、保质期等，不验收商品的数量不管其库存16、验货时理货员点数量、生产日期、保质期，验货员进行记录；理货员凭第二联新品定货单在商品的右上角用打价器打上价格（商品有条形码时用单排打价器只打价格，商品无条形码时让厂家购买公司的自制条码，散货除外）17、凡是有厂家赠送给超市赠品且能贩售的情况下，需到资讯部重新打印赠品验收单；入库时按零进价入库，打印一联验收入库单传财务作营业外收入；18、凡是赠送给顾客的赠品要求厂家尽量捆绑，或由店长统计赠品数量存放到服务台，顾客凭借销售小票领取，最后汇总小票和赠品数量；19、验货时理货员尽可能熟记供货商所送的商品。验收入库单：1、资讯凭验货员传来的定货验收单打印验收入库单；2、验收入库单的内容：供应商名称、供应商编号、经营方式、货号、品名、条形码、单位规格、单位、单位进价、实收数量、金额；3、验收入库单一式二联，资讯打出以后转给财务和供货商并要求在资讯部的验收入库单单据流转表上签字；4、供货商看验收入库单的金额和出库单的金额是否一致，如不一致则先看实收数量和出库单的数量是否一致；如一致则需进一步核对单品的进价，如果是因为单品的进价错误导致验收入库单的金额不符时，让采购填写变价通知单来调整入库金额；5、核对验收入库单无误后，凭借验收入库单和定货验收单逢结账日到财务结账。商品补货作业流程：采购补货（供货商为单位）理货员填写补货单值班经理收集、审核整理交由理货组长审核理货组长交值班经理采购审核并传资讯部采购通知供货商送货资讯部出定货验收单备注：补货单：1、理货员填写补货单以供货商为单位分货道填写补货单；2、采购员对理货员给供货商下的定货量进行审核，审核完毕后签字；3、补货单一式两联第一联交资讯打印定货验收单；第二联采购发传真给供货商让其送货或供货商来取单子送货；4、补货除生鲜日配外，其他商品可定时补货（周日、周四汇总补货量，如周一、周五补货）；5、补货时不需要凭借新品定货单在商品上打价；6、其他验货须知同上。退货作业流程：1、 供货商之退货：理货员呈报组长组长呈报值班经理值班经理呈报采购部采购到卖场查看商品由采购驱分退与不退之商品理货员分供货商整理商品验货员填写商品退货单采购确认单据之商品采购按单据通知供货商退货无误后各部门签字退货单单据转资讯资讯部进行库存削减并打印退货结算单退货结算单转财务和厂商财务审核应付账款和退货金额厂商核对退货金额和退货单无误后让厂商把商品退掉备注：商品退货单：1、内容：供应商名称、供应商编号、货号、品名、条形码、规格、单位、数量、退货原因等；2、此单据一式三联，资讯、财务、供应商各一联；3、资讯凭借商品退货单打印退货结算单。退货结算单：1、内容：供应商名称、供应商编号、经营方式、货号、品名、条形码、规格、单位、进价、退货数量、退货金额；2、此单据一式二联，财务、供应商各一联；3、财务审核应付账款是否退货金额；如果应付账款退货金额则让采购和供应商协商，协商后采购在退货单（财务联）上注明对此事负责并签字；4、供货商核对退货结算单，如有异议则核对退货数量；如退货数量正确则核对单品进价，如有偏差，填写“变价通知单”收回原来的退货结算单，重新打印并转交财务和供货商；5、财务、供货商在资讯的退货结算单单据流转表上签字后才能拿走单据；6、供货商凭借退货结算单和退货单才能结账；7、审核完退货结算单，无误后财务通知防损员让供货商把商品带走。与顾客之退货：顾客持小票或发票及商品到服务台 不符合退货要求则返回顾客值班经理办理退货值班经理了解事情的原因，根据情况妥善处理值班经理填写顾客商品退货单收银台支付现金小票收回作为凭证并记录备注：还有一种形式的退货，是顾客在收银台已结账的商品。这时由收银员通知组长用钥匙或密码在本收银台进行退货。建议：尽可能的做到百分百退货，提高信誉度、知名度并培养顾客的忠诚度。顾客商品退货单：1、此单据一式两份，值班经理、收银员各一联；2、每月汇总一次此单据来衡量哪些商品属于滞销品淘汰的范围；3、收银员在缴款时凭借此单据冲抵应收账款。换货作业流程：1、与供货商之换货:理货员汇总换货商品通知采购员采购通知供货商换货供货商送货防损员填写换货记录表不同样的商品打退货同样商品直接调换打印定货验收单进行验货备注：供应商换货记录表：1、内容：货号、品名、条码、单位规格、单位、退出卖场数量、进入卖场数量、原因、供货商名称、供货商签字、理货员、验货员、防损员、店长、时间等；2、要求换货时同样商品数量必须相同；3、不同的商品对换时必须先退后进；4、此单据共一联有防损员保管；5、换货记录表必须有理货员、验货员、店长签字后防损员才能让供货商把商品带走。2、与顾客之换货：顾客持商品和小票或发票来换货服务台通知值班经理值班经理了解事情的原因，根据情况妥善处理值班经理填写换货记录表不同样的商品先退货同样商品直接调换挑选的商品按正常销售建议：尽可能的做到百分百换货，提高信誉度、知名度并培养顾客的忠诚度。备注：换货记录表：1、内容：货号、品名、条码、单位规格、单位、退入卖场数量、原因、供货商名称、理货员、防损员、店长、时间、顾客签名等；2、要求换货时同样商品数量必须相同；3、不同的商品对换时必须先退后进；4、退货时按顾客退货程序处理5、此单据共一联有值班经理保管；6、换货记录表必须有理货员、防损员、店长签字后防损员才能让顾客把商品带走。报废作业流程：理货员呈报理货组长理货组长呈报值班经理值班经理呈报采购采购到卖场查看商品并驱分退与不退之商品由验货员填写商品报废单店长交总经理签阅无误后各部门签字方可退场由验货员交资讯部录入进行库存削减打印报废金额报表交财务部进行账面金额削减备注：商品报废单：1、此单据一式三联，资讯、财务、店长各一联；2、该商品的处理结果最好由总经理决定；3、商品如果还能二次销售，则按营业外收入入账。商品变价作业流程：供货商或采购部提出变价原因值班长呈报采购并提供盖有公章的变价通知单交采购部值班长呈报采购采购部递交市场调研部值班长呈报采购市调员收取信息值班长呈报采购确认后由市场调研部填写变价单值班长呈报采购资讯部进行变价值班长呈报采购采购部经理签阅值班长呈报采购备注：1、供货商变价有两种：一是进价；二是售价。2、商品变价时，如进价上涨时供货商须提前一星期递呈变价通知；新价格须经双方于购销单品明细清单签字才被超市视为接受，价格被接受后并经过三天生效执行；新价格在生效执行之前，供应商不得限制超市的订货数量。3、对超市而言，商品变价的形式有多种：一是市调员对竞争对手的价格信息；二是DM商品的价格；三是季节性商品的价格；四是库存积压商品的价格。它们的流程是通用的，要求严格执行。4、如果进价下降售价不变，作为采购市调马上反应，采购部经理可以不签字；如果进价上涨，售价不变则按第2条执行，采购部经理必须签字；如果进价不变，售价上涨，则市调竞争店是否变价如果对手变价，我们也应该变价，采购部经理可以不签字；如果进价不变，售价下降，则市调竞争店是否变价如果对手变价，我们视情况考虑变价，采购部经理必须不签字。商品变价通知单：1、内容包括：供应商名称、供应商编号、经营方式、货号、品名、条形码、规格、数量、单位、进价（原、现、差价）、售价（原、现、差价）、备注、执行时间等；2、本单据一式二联，资讯、市调物价部各一联（市调物价一联必须附带变价证明）；3、如果是时段促销则在MIS系统输入时间段，避免重复变价；4、变价后，要打印一联的变价损益报表以供财务作帐；5、凡是售价变更资讯部必须打印出物价标签交给店长或值班经理让理货员知道变价信息；6、单据的数量如果是促销，则按促销时段内的销售数量来做损益报表；如果是正常变价则以电脑的数量来做变价损益报表。DM作业流程：由企划部提出值班长呈报采购结合采购部、企划部值班长呈报采购企划部设计活动内容及形式值班长呈报采购呈报总经理审批值班长呈报采购定稿后由采购部负责谈判值班长呈报采购市场调研部负责活动商品的价格值班长呈报采购企划部负责印制值班长呈报采购采购部负责校对值班长呈报采购现场部负责派发值班长呈报采购备注：1、谈判时，尽量以特价（进价）的形式或买赠的形式；2、筹备时间要在活动时间的前一个月或（一个半月）开始；3、凡参加活动的商品一定要有好的陈列和关联商品的陈列。滞销商品淘汰作业流程：定期召开滞销品淘汰会议值班长呈报采购市调员或分析员对商品销售进行跟踪值班长呈报采购分析员打出滞销品明细表交采购人员值班长呈报采购采购人员负责与供货商联系并拿出解决方案值班长呈报采购合同员记录会议结果并打印值班长呈报采购采购将已决定淘汰的商品明细交资讯部值班长呈报采购资讯部把此商品或供货商进行冻结值班长呈报采购店长转告理货组长避免下次补货时再次要货值班长呈报采购备注：1、此结果打印出来传采购经理、店长、采购员、资讯部、市调部各一份；2、淘汰时需要考虑的因素：供货商合作情况、毛利率、月销售（数量、额、毛利额）、在小类中的排名情况、交叉贡献度、纵横向比较、顾客的退换率。结算作业流程：1、 经销方式（按照定货验收单结算）：供货商提供定货验收单、验收入库单发票或相关单据值班长呈报采购采购人员填写付款会签单值班长呈报采购财务部和供应商进行对帐值班长呈报采购对帐结束采购部经理签字审阅值班长呈报采购总经理签字、审阅值班长呈报采购财务部进行结算值班长呈报采购备注：1、供货商须在结账时必须带齐对应的单据（定货验收单、验收入库单、退货单、退货结算单、抵扣单、收据或发票）；2、验收入库单必须在每次验收时对清楚帐且一一对应否则不予结算；3、退货结算单必须在每次退货时对清楚帐且一一对应否则不予结算；4、采购人员应根据签约协议与供货商进行结账；5、财务填写付款会签单时要核对供货商所提供的单据是否完整，方可于与结账；6、结账前财务人员要进行核对应付账款，在结账日前三天拿出供应商的应付账款汇总交给总经理审核和准备应付账款；7、结完帐后供货商提供的所有单据必须留下防止二次结算。付款会签单：内容：部门、采购经办人、供应商名称、供应商编号、复款方式、付款条件（以上由采购员填写）；验货单号码、退货单号码、抵扣货款的原因及金额、应付金额、实付金额、及附件（由财务填写）。建议：1、单据签字，最好是采购员去找相关领导，这样，可减少供货商的时间及麻烦；2、款到发货的供货商的款项由采购填写借款申请单，经采购部经理、业务副总会审后到财务取钱，等商品到了验收入库后拿定货验收单和验收入库单填写付款会签单，对完帐后借款申请单冲掉。2、联营及租赁（按照销售明细结算）：资讯部按实际销售额打出销售清单值班长呈报采购供货商提供发票或相关单据值班长呈报采购采购人员填写付款会签单值班长呈报采购供货商携带相关单据到财务部进行对帐值班长呈报采购采购部经理签字审阅值班长呈报采购总经理签字、审阅值班长呈报采购财务部按结账方式进行付款值班长呈报采购备注：1、资讯部负责出销售清单（出单人要求是资讯部主管，并要在清单上签字及销售金额）；2、采购人员见签字后按合同扣除点数；3、财务填写付款会签单时要核对供货商所提供的单据是否完整，方可于与对账；4、付款会签单的填写同上；5、结完帐后供货商提供的所有单据必须留下防止二次结算；6、销售清单一式两份，财务一份、供货商一份领走时要求在资讯的销售清单流转表上签字；7、单据包括销售清单、抵款单、收据或发票等。联营方式里还有一种是保底加联营：这里所指的是：按一定销售额扣除点数。例如：每月的保底销售额为5000元，扣率为20%，当月的销售额刚好，结账时按所谈扣率扣除既可。如没能按制定的销售额完成，结账时还按5000元扣除。但当月供货商不仅完成了制定销售额并且还有超出部分，按照采购人员先前谈好的扣率进行扣款。3、成本代销（也可按实际销售额结账）：资讯部按实际销售额打出销售清单值班长呈报采购供货商提供定货验收单、销售清单发票或相关单据采购人员填写付款会签单值班长呈报采购供货商携带相关单据到财务部进行对帐值班长呈报采购总经理签字、审阅值班长呈报采购采购部经理签字审阅值班长呈报采购财务部进行付款值班长呈报采购备注：1、这里的商品验收单只作为上货凭证；2、结账时按电脑的实际销售额所对应的定货验收单和入库验收单进行结算；3、如遇到一个定货验收单和入库验收单金额比较大时，可进行挂帐处理；生鲜即时降价流程：根据生鲜品的质量理货组长提出降价申